Analýza situace: možnosti, vlastnosti, fáze a výsledky analýzy

2025 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2025-01-24 13:13

Vůdci jsou často nuceni činit rozhodnutí nikoli v souladu se stávajícím plánem, ale na základě aktuální situace. To se děje z různých důvodů. Hlavním úkolem manažera je analyzovat situaci, vyvinout a přijmout nejoptimálnější postup při řešení vzniklých problémů.

Co je to

Situační analýza je způsob zpracování informací, který je nejprve rozděluje na části a poté pečlivě zkoumá každý prvek jednotlivě, aby našel problém a vyřešil jej. Například zisk podniku se může snížit v důsledku rostoucích nákladů nebo v důsledku poklesu výnosů, nárůstu pohledávek a dalších faktorů. Aby bylo možné určit, který faktor ovlivnil změnu zisku, je nutné tyto faktory prostudovat.

Pouze poté, co je identifikována příčina, bude osoba s rozhodovací pravomocí (DM) schopna vypracovat akční plán a vyřešit problém. Za účelem analýzy situace sestavuje pověřená osoba tým specialistů, kteří shromažďují data a provádějí analýzypostupy, každý ve své vlastní oblasti odborných znalostí a dovedností.

Kdo provádí analýzu

Analýzu konkrétních situací neprovádí jedna osoba, ale několik skupin. Vede je manažer nebo osoba s rozhodovací pravomocí (DM). Tým tvoří:

• Odborníci první úrovně. Shromažďují a zpracovávají primární informace.
• Odborníci druhé úrovně. Prozkoumejte zprávy a rozvíjejte nápady na řešení problému.
• Analytická skupina. Zkoumá nápady, které vypracovali odborníci druhé úrovně, a vybírá z jejich pohledu nejrealističtější možnosti vývoje událostí. Analytici vyvíjejí obchodní strategie a strategie řešení problémů.
• Rozhodující osoba vybírá z navržených variant strategie rozvoje tu, která je podle jeho názoru pro řešení problémů v současné situaci nejvhodnější. Nese za to plnou odpovědnost.

Pouze velká společnost si může dovolit provádět rozsáhlé práce s několika skupinami specialistů. Ve většině případů vedoucí společnosti provádí analýzu situace se zapojením jedné skupiny - specialistů z oddělení. Práci druhé skupiny a analytiků vykonávají lidé, kteří jsou členy vedení společnosti, účetní, marketéři a inženýři. Scházejí se na obchodní schůzku, diskutují o situaci a hledají řešení problémů.

Proceedings

Analýza začíná identifikací odchylky výkonnosti firmy od plánovaných. Například ve sledovaném čtvrtletí byl odhalen pokles příjmů o 30 % a manažer nemůže vysvětlit důvodytuto úroveň poklesu. V tomto případě by měl sestavit skupinu odborníků a prostudovat situaci. Proces se skládá z následujících fází analýzy situace:

1. Identifikace odchylky indikátorů - identifikace problému.
2. Organizace skupiny odborníků vedoucím.
3. Přiřazení každému odborníkovi webu pro práci.
4. Shromažďování informací podle oddělení.
5. Odborníci zpracovávají obdržené informace pomocí svých specializovaných znalostí a dovedností.
6. Příprava zpráv o pokroku specialisty.
7. Prostudování těchto zpráv vedoucím, projednání obsahu zpráv na valné hromadě.
8. Vývoj řešení problému a uvedení jednoho nebo více do praxe.

Příprava na zprávu a její prezentaci

Vůdci jsou neustále zaneprázdněni prací, takže nemají čas číst dlouhé a dlouhé zprávy. To naznačuje, že informace ve zprávě by měly být prezentovány stručně, výstižně a pokud možno vizuálním a pohodlným způsobem. Je lepší, když místo stovek psaných stran a sloupců čísel bude zpráva obsahovat grafy, schémata, výsledky výpočtů a posudek odborníka, který provedl rozbor v konkrétní oblasti. Ve zprávě by samozřejmě měly být uvedeny zdroje informací a nejdůležitější ukazatele, které podle názoru odborníka způsobily odchylku v práci společnosti. Technologie analýzy problémových situací by proto měla být vypracována dříve, než taková situace nastane. Společnost musí mít počítače se speciálním softwarem prořešení podobných problémů.

Prezentace každé zprávy by neměla zabrat více než 15 minut, aby se studium a diskuse o výsledcích analýzy situace neprotáhly na několik dní. Zprávy musí být věcné a informace musí být aktuální v době přípravy a prezentace.

Co dělá vedoucí s obdrženými informacemi

Získat výsledky analýzy situace ve formě zprávy je jen polovina úspěchu. Tyto informace by dále měl prostudovat a analyzovat vedoucí společnosti. A zde hodně záleží na jeho znalostech a zkušenostech. Zkušeností se přitom rozumí nejen jeho osobní zkušenost, ale také to, jak dobře ví, jak se podobné situace řešily v jiných podnicích. Manažer se obvykle před konečným rozhodnutím setká s dalšími manažery a odborníky, včetně těch, kteří se podíleli na analýze a reportování v terénu.

Jaké jsou situace

Problémové situace jsou standardní a nestandardní. K řešení standardních problémů používají manažeři metody situační analýzy analogicky. To znamená, že porovnávají údaje, které mají o jiných podnicích, s těmi, které byly získány jako výsledek studie jejich společnosti. Pokud jsou situace podobné, pak k vyřešení problému používají stejné metody.

Pokud je situace nestandardní, použijte metody analýzy konkrétních situací. K tomu se používají různé počítačové programy, které modelují možné možnosti vývoje, provádějí výpočty, studují dynamiku atd. K tomu může manažer využít speciální počítačové simulační programy na základě zadaných údajů. Například Project Expert se používá nejen k vývoji obchodních plánů, ale také k předpovídání práce stávajících podniků.

Problém lze vyřešit bez pomoci počítačových programů, což však zkomplikuje již tak složité výpočty. Kromě toho budou odborníci muset nakreslit grafy a schémata, aby mohli připravit zprávu. Zabere to hodně času. Manažer nesmí používat speciální software, ale pouze v případě, kdy je modelování na počítači nepraktické. Například v případě vyšší moci, pokud potřebujete rychle jednat a řešení nezávisí na minulém stavu nebo dynamice. Zároveň množství a kvalita příchozích informací nestačí k sestavení modelu na počítači.

Brainstorming jako metoda řešení

V obtížných situacích, kdy manažer potřebuje mimořádné řešení složitého problému, se může uchýlit k použití této metody analýzy konkrétní situace – shromáždit všechny odborníky, vedoucí oddělení a uspořádat „brainstorming“. Podstatou této metody je, že každý účastník schůzky vyjádří svůj názor na možnou příčinu problému a způsob jeho řešení. Právo vyjádřit své názory a myšlenky má každý, přičemž žádný z účastníků by podle pravidel neměl být sarkastický ohledně názoru druhého.

Je přirozené, že diskuse o problému by měla probíhat v rámci obchodní etikety aPřihlásit se. Stále však rozhoduje vedoucí nebo k tomu určený. Díky brainstormingu získá manažer několik cenných nápadů najednou. Taková analýza má své výhody i nevýhody. Mezi hlavní plusy patří rychlost a velké množství možností, mínusem je, že taková analýza situace ne vždy odráží skutečný stav věci a často trpí nedostatkem objektivity.

Problémy s modelováním událostí

Hlavním problémem technologie analýzy případů je, že odborníci musí pracovat s velkým množstvím informací, což může způsobit chyby. Problémem při modelování vývoje událostí je i velké množství dat, která je potřeba zpracovat v krátkém čase. Buď bude analýza trvat mnohem déle a výsledek ztratí relevanci, nebo z důvodu omezeného množství informací budou výsledky analýzy získány s vysokou mírou zkreslení. V důsledku toho může být model v nejlepším případě neefektivní, v horším případě může vést k bankrotu.

Účinnost analýzy ovlivňují tři hlavní faktory. Jedná se o kvalifikaci odborníka, množství informací, které může zpracovat, a čas, který je k dispozici na analýzu situace.

SWOT analýza

SWOT-analýza je studium a hodnocení silných a slabých stránek podniku, jakož i jeho příležitostí k rozvoji a hrozeb, kterým čelí nebo může čelit. Níže je uvedena matice pro provedení SWOT analýzy.

Levá horní buňka označuje silné stránky a příležitosti, které společnost má a které byly identifikovány během monitorování a v první fázi situační analýzy. Příkladem může být situace, kdy vešlo ve známost, že firma má monopolní postavení na trhu výroby určitých výrobků a díky určité technologii, kterou disponuje, je může vyrábět i levněji. Analýza pomůže identifikovat, o jaký druh produktu se jedná, než konkurenti vstoupí na trh.

Pravá horní buňka označuje silné stránky a hrozby. Například u některých základních produktů firmy, ze kterých má největší zisk, se objevilo několik konkurenčních firem, které vyrábějí podobné produkty a prodávají je levněji.

V levé dolní buňce jsou uvedeny nevýhody a příležitosti podniku. Navzdory vysokým nákladům je například produkt vyráběný společností žádaný.

Buňka vpravo dole označuje slabiny a hrozby. První mohou být vysoké náklady na produkty nebo jejich nízká kvalita a jako hrozby - akce konkurentů nebo solventnost spotřebitelů. Jak SWOT analýza vypadá, můžete vidět v tabulce výše.

Výhoda SWOT analýzy při analýze a hodnocení situace spočívá v tom, že umožňuje posoudit nejen vnitřní, ale i vnější faktory, které mohou být ještě významnější než vnitřní.

Faktorová analýza

Faktorová analýza je metoda situační analýzy, která zahrnuje provádění výpočtů na základěúdaje o práci podniku a konstrukci multifaktoriálního modelu současného stavu a dalšího rozvoje podniku. Obvykle se tato metoda používá při hodnocení finanční situace společnosti. Vypočítají se ukazatele jako likvidita, ziskovost, finanční síla a pravděpodobnost bankrotu.

Analýza případu

Jedná se o metodu analýzy, kdy se po přečtení zpráv o aktuálním stavu podniku účastníci schůzky rozdělí do skupin a rozejdou se ke skupinové diskusi o obdržených informacích. Poté se znovu setkají a každá skupina přinese své nápady do veřejné diskuse.

Průměrná velikost skupiny je tři až sedm lidí. Své nápady mohou vyjádřit jak na valné hromadě, tak přímo tomu, kdo musí rozhodnout. Případová analýza obsahuje popis problému, jeho srovnání s podobnými případy a řešení. To znamená, že skupiny by měly říct, jak vidí situaci, jak to pro ně vypadá a jaké kroky by měly být podniknuty k vyřešení problému.

Vyhodnocení získaných výsledků

Po provedení činností vyvinutých jako výsledek analýzy situace je nutné tyto výsledky vyhodnotit, tedy znovu analyzovat. Pouze v tomto případě se nekontroluje stav podniku, ale efekt po zavedení řešení do praxe. K tomu použijte metodu porovnání toho, co bylo před a po změnách.

Role analýzy v práci společnosti

Bez pravidelné fyzické analýzy situacenormální rozvoj podniku je nemožný. Manažer by si měl vždy uvědomovat, co se děje a umět určit nejen stav firmy, ale také jaké jsou vyhlídky jejího rozvoje. Pomáhá nejen zjistit, jaké jsou nedostatky v práci podniku, ale také identifikovat vnější hrozby a příležitosti ke zvýšení jeho konkurenceschopnosti a rozvoje. To však musí být provedeno rychle a s minimálními náklady. Rychlá analýza umožňuje udržet finanční stabilitu společnosti, identifikovat stávající nedostatky v práci a najít rezervy na jejich odstranění. V budoucnu bude manažer moci využívat výhody, které mu dávají zkušenosti a znalosti získané jako výsledek práce.