Obchodní proces: analýza obchodních procesů. Popis, aplikace, výsledky

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Každý podnikatel musí alespoň nepřímo vědět, co je to obchodní proces. Analýza podnikových procesů pomáhá snižovat náklady, zvyšovat ziskovost a v konečném důsledku zvyšovat zisk podniku. V ekonomické literatuře se s tímto pojmem poprvé setkáváme v pracích badatelů v 80. letech minulého století. Tehdy si ve Spojených státech poprvé mysleli, že efektivita veškeré výroby závisí na souboru vzájemně souvisejících akcí nazývaných obchodní proces.

Definice

Obchodní proces je komplexní koncept. Rozvoj podnikání je velmi závislý na vzájemně souvisejících operacích, postupech a činnostech. Bez dodávek surovin, jejich zpracování, pracovníků u strojů a účetních si závod nelze představit. Podnik je uzavřený systém, který funguje jako integrální organismus. A aby vše fungovalo správně bez zádrhelů a prodlev, potřebujete hlavní mozek – zkušeného manažera, který bude analyzovat a sledovat koherenci všech obchodních procesů.

Pokud se podíváte z ekonomického hlediska, pak provázanost všech možných činností, při kterých dochází ke zpracování ekologických zdrojů do finálního produktu pro spotřebitele, se nazývá obchodní proces. Analýza obchodních procesů je hodnocením účinnosti konkrétní akce, operace nebo události související s výrobou.

K čemu jsou

Popis obchodních procesů je docela snadný. Největším problémem reality je ale to, že v žádném podniku u nás se jen zřídka najde člověk, který má skutečný zájem na zefektivnění různých výrobních procesů. Malé a střední podniky se snaží používat zastaralé metody ke snižování nákladů, zatímco na Západě už dávno pochopili, že úspěch podnikání závisí na kompetentním najatém manažerovi, který má zájem o maximální výsledky své práce.

Vytváření obchodních procesů dává jasné pochopení: kdo je zodpovědný za jakou fázi, jakou pozici zaujímá a co by se mělo udělat. Takové strukturování zpřehledňuje organizaci výroby a usnadňuje její řízení. Sdělením stromu cílů zaměstnancům můžete zvýšit jejich motivaci tím, že prokážete, že jejich práce směřuje ke společným cílům. Navíc organizace podnikání tímto způsobem pomůže identifikovat zbytečné náklady na finanční a časové zdroje.

Jak vytvořit

Bez ohledu na to, zda se jedná o velký nebo malý podnik, přístup k vytvoření podrobného plánu je stejný. Zvážitkonkrétní příklad. Existuje firma, která prodává pohovky. Diagram obchodních procesů je podobný stromu. Hlavní větve obsahují hlavní funkce, které se rozvětvují na menší. Jaké jsou tedy hlavní fáze obchodního procesu pro maloobchodníka?

1. Nákup zboží. Toto je první a ústřední obchodní proces. Jaké jsou jeho dílčí fáze?

• Analýza dodavatele.
• Sestavování smluv s výrobními závody.
• Sestavování smluv s dopravními společnostmi.

2. Umístění pohovky. V této fázi jsou takové momenty:

• Výběr pokoje.
• Výstavba nebo pronájem prostor.
• Vytváření podmínek pro prodej.

3. Prodejní proces.

• Nábor.
• Nákup pokladny.
• Vytváření atmosféry a designu pro prodej.

4. Marketing a reklama.

• Umístění znaku.
• Vytvářejte vizitky, brožury, brožury, katalogy atd.
• Umístění reklamy.

Seznam může být dlouhý. Je důležité pochopit, jak jsou vytvářeny obchodní procesy. A pak vám dáme pár zlatých pravidel pro organizování podnikání, aby bylo úspěšné.

Pravidlo 1

Za každou vybranou obchodní fázi je odpovědná konkrétní osoba. Zapojte je do tvorby schématu. To poskytne příležitost detailněji porozumět procesu, zaujmout zaměstnance a zvýšit jejich motivaci směřující k dosažení společných cílů. To je důležité zejména v raných fázích zakládání podniku. Začátek podnikání je vždy spojen sobrovské potíže a včasné stanovení cílů pro konkrétní fáze poskytne podrobnější plán opatření.

Pravidlo 2

Používejte automatizované programy a vizualizujte své obvody. K dnešnímu dni existuje mnoho hotových programů, které pomáhají strukturovat informace. Malé a střední podniky je používají všude.

Pokud pracujete ve skupině, vezměte si tabuli nebo kousky papíru, na které si vše zapíšete, a za pochodu nakreslete strom svých procesů. Začněte s velkými operacemi a rozdělte je na menší. Pro velké podniky je vytváření obchodních procesů obrovskou pečlivou prací, která vyžaduje maximální koncentraci a koordinaci činností všech zaměstnanců.

Pravidlo 3

Při formulování obchodních procesů se řiďte strategií společnosti, nikoli její organizační strukturou. Stejná funkce může jít nad rámec zavedených oddělení. Například při dodávce produktu od dodavatele lze uvažovat o hranici obchodního procesu, dokud produkt neopustí samotnou maloobchodní prodejnu, to znamená, když je umístěn do regálů a je k dispozici spotřebiteli. Tento proces zahrnuje několik oddělení, která jsou součástí organizační struktury.

Pravidlo 4

Nerozpisujte svůj plán příliš podrobně. Pokud diagram přetížíte zbytečnými informacemi, povede to k obecnému zmatku a velké zátěži pro odpovědné zaměstnance. Pokud plánujete provést změny v určitém segmentu, tato část musí být podrobná a vše ostatní je třeba zvážit.pouze povrchně, aniž bychom zacházeli do detailů. Efektivita obchodních procesů podléhá Paretovu zákonu „20/80“, kdy 20 % podrobných popisů přinese 80 % úspěchu celé operace.

Pravidlo 5

Nebojte se pravdy a sestavte schéma založené na tom, co skutečně je. Tato situace nastává velmi často. Hlavní manažer se ptá svých podřízených na jejich oddělení, aby sestavil diagram obchodních procesů. Ti se snaží říct, jak se jim daří. I když ve skutečnosti není skutečná situace zdaleka ideální. Ale na základě falešných údajů bude vytvořeno špatné schéma, po kterém budou přijímána neefektivní rozhodnutí a veškerá práce přijde vniveč.

Nepleťte si „jak je“, „jak by mělo být“a „jak chci, aby to bylo“. Bez ohledu na to, jak je vše špatné, obchodní procesy jsou sestaveny přesně tak, aby tento stav zlepšily. Proto je nutné popsat pouze situaci ze skutečného života.

Automatizace obchodních procesů

Sledovat všechny události, které se ve společnosti odehrávají, je velmi obtížné, zvláště pokud jde o velké korporace a syndikáty. Velký byznys si lze jen stěží představit bez celého systému automatizovaných programů, které vám umožní analyzovat příchozí data a rozhodnout se. Proto dnes velmi často mluvíme o automatizaci obchodních procesů.

V praxi to znamená, že existuje speciální počítačový program, který zpracovává všechny druhy informačních toků, které zajišťují obchodní proces. Analýza obchodních procesů probíhá offlinerežimu a osoba se pouze seznámí s výsledky a vyvodí příslušný závěr.

Výběr metody analýzy

Když stojí domácí podnikatel před otázkou, jak nejlépe popsat obchodní procesy automatickým způsobem, najde mnoho možností, které nejsou pro ruský trh dobře optimalizovány. Téměř veškerý navrhovaný software byl vytvořen pro západní společnosti, které mají zkušenosti s optimalizací výroby. Ale po analýze některých dat jsme vytvořili vlastní seznam programů, které implementují obchodní proces.

1. BEST-5 „My business“je software, který často používají malé a střední podniky. Program je k dispozici pro jakýkoli počítač a jeho použití je velmi snadné. Jeho výhodou je, že dokáže analyzovat malé množství dat z malého podniku.
2. Firemní modelář. Často se používá v moderních podnicích, hlavně proto, že je levný. Zahájení podnikání se s tímto programem snadno organizuje, protože je velmi pohodlné vytvářet diagramy obchodních procesů, ale prakticky neanalyzuje.
3. iGrafx Enterprise Central. Velmi dobrý kanadský design. Dokáže nejen rozpoznat a sestavit obchodní plány, ale také úspěšně analyzovat pole vstupních dat. V naší zemi má velmi malou distribuci, i když je produkt velmi hodný.
4. Obchodní studio. Nejslavnější ruský vývoj. Integrováno s ostatními produkty MS Office (Word, Excel, Visio). Protuzemský podnikatel je nejlepší volbou z hlediska poměru ceny a výsledku. Vynikající analýza obchodních procesů. Výrobu lze úspěšně optimalizovat díky výsledkům získaným z programu.

Technologie pro budování obchodních procesů

Nejběžnější je dnes integrace automatické a manuální metody budování schématu „Business Process“. Analýza obchodních procesů se v tomto případě provádí ve dvou fázích: první s pomocí výsledků získaných na počítači, druhá - ručně manažerem.

Uvažujme dva hlavní přístupy k vykreslování grafů a tabulek. V tomto případě bude technologie podnikových procesů vytvořena pomocí následujících metod:

1. DFD (Diagram toku dat).
2. WFD (Work Flow Diagram).

První metoda DFD zahrnuje sestavení diagramu datových toků. Zahrnují: upřesnění práce procesu, odpovědné zaměstnance, potřebnou dokumentaci. Taková konstrukce dává ucelený obraz o činnosti firmy, jejích okolních vstupních a výstupních datech, všech prvcích výrobního procesu a vztazích mezi nimi. Tento přístup vám umožňuje zvýraznit bezplatné (nadstandardní) obchodní procesy, které snižují efektivitu výsledku a lze je různými způsoby optimalizovat.

WFD – diagramy pracovních postupů, které popisují obchodní procesy nižší úrovně. Rozvoj podnikání se může výrazně změnit, pokud znáte nejen vertikální hierarchii akcí, ale i horizontální. Co to znamená?

Pokud se podívátejasně, WFD-diagramy jsou mřížkou časových rámců, z nichž každý graf odpovídá za určitý proces. Předpokládejme, že dodávka zboží trvá dva dny – graf ukazuje začátek a konec procesu. Poté přichází událost umístění produktu na obchodní platformu a tento proces začne až po dokončení dodávky. Data jsou vynesena postupně do grafu. Události, operace a akce se mohou prolínat, pokud se provádějí současně. Je vhodné zahájit rozvoj podnikání v raných fázích tímto způsobem a určit, kolik času je potřeba pro celý výrobní cyklus.

Závěry

Pro malé nebo velké, nové nebo staré musíte rozumět tomu, co je obchodní proces. V kterékoli fázi životního cyklu firmy může optimalizace výroby výrazně ovlivnit další vývoj. Koneckonců, hlavním cílem existence každé organizace je dnes uspokojení potřeb spotřebitele. A pokud je klient spokojený, bude mít zisk. Závislost je zde přímo úměrná. Čím vyšší je úroveň spokojenosti spotřebitelů, tím vyšší je zisk firmy. A toho lze dosáhnout pouze analýzou a následnou změnou procesu v rámci podniku.