Seznam primárních účetních dokladů a pravidel pro jejich provedení

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

V podniku se denně provádí mnoho operací. Účetní vystavují protistranám faktury a posílají jim peníze, počítají mzdy, penále, počítají odpisy, připravují výkazy atd. Denně jsou vystaveny desítky dokladů různého druhu: administrativní, jednatelské, primární. Poslední skupina má velký význam pro činnost podniku.

Co jsou to „primární dokumenty“?

Každá událost ekonomického života organizace musí být potvrzena papírem. Tvoří se v době operace nebo bezprostředně po jejím ukončení. Sestavování účtování, výkaznictví se provádí na základě informací uvedených v prvotních účetních dokladech účetnictví. Jejich seznam je velký. V článku budeme zvažovat hlavní, nejčastěji používanédokumenty.

Proč potřebujeme primární?

Primární dokumentace je nedílnou součástí účetnictví. Jak je uvedeno výše, vzniká v době transakce nebo bezprostředně po jejím ukončení a je důkazem skutečnosti té či oné skutečnosti ekonomického života podniku.

Seznam primárních účetních dokladů pro jednu transakci může obsahovat:

1. Smlouva.
2. Účet.
3. Stvrzenka nebo jiný platební doklad.
4. Nákladní list.
5. Akt o dokončení.

Požadované podrobnosti

V současné době existují jednotné formy primárních účetních dokladů. Používají se k zobrazení informací o různých operacích, respektive seznam sloupců v nich je odlišný. Mezitím všechny primární dokumenty obsahují jednotné povinné podrobnosti. Mezi nimi:

1. Název společnosti.
2. Název dokumentu (například „Pokladní poukázka“).
3. Datum vzniku.
4. Obsah operace, na kterou je dokument vypracován. Například při vyplňování faktury může odpovídající sloupec uvádět „Převod materiálů ke zpracování“.
5. Peníze a přirozené ukazatele. První se používají k vyjádření nákladů, druhé - množství, hmotnosti atd.
6. Pozice odpovědných zaměstnanců ("hlavní účetní", "skladník" atd.).
7. Podpisy osob zapojených do transakce.

Důležitý okamžik

Primární dokument obsahující všechny požadované podrobnosti má právní sílu.

Upozorňujeme, že řádně vyhotovené dokumenty mohou být použity v soudních řízeních jako důkaz platnosti (nebo neplatnosti) nároků. Mnoho dokumentů je vypracováno dodavateli. Je nutné pečlivě zkontrolovat správnost registrace a v žádném případě neuvádět podpisy za dodavatele (dodavatele apod.), pokud tak neučinili.

Primární dokumentace musí být pečlivě uschována.

Potřebuji primární těsnění?

V praxi mnoho protistran tvrdí, že chybí ve formuláři TTN a některých dalších dokumentech. Připomeňme, že od roku 2015 je většina organizací osvobozena od povinnosti mít pečeť. Takové podniky jej mohou použít podle vlastního uvážení. Pokud ano, musí být informace o jeho přítomnosti zapsána v účetních zásadách.

V případě, že protistrana trvá na použití pečeti při registraci primární značky a společnost má právo ji ze zákonných důvodů nedat, musí být protistraně zasláno písemné oznámení s odkazy na předpisy upravující toto problém.

Smlouva

Pokud je protistrana dlouhodobým partnerem, pak je docela možné uzavřít smlouvu na několik transakcí. V tomto případě je důležité jasně definovat lhůty pro plnění povinností, posloupnost a postup výpočtu a další nuance. Smlouvu lze sepsat na prodej zboží, poskytování služebnebo produkční práce. Za zmínku stojí, že občanské právo umožňuje i ústní uzavření dohody. V obchodní činnosti se však zpravidla používají písemné formy smluv.

Faktura

V tomto dokumentu dodavatel uvádí částku, která má být převedena protistraně za zboží, služby nebo práce. Při platbě se standardně předpokládá, že subjekt s transakcí souhlasí.

Faktura musí být přítomna:

1. Název dokumentu.
2. Název služeb (zboží, práce), za které se platí.
3. Cost.
4. Celková částka.
5. Podrobnosti pro platbu.

V současné době je celý seznam účetních dokladů obsažen v programu 1C, takže jsou zpracovávány automaticky.

Upozorňujeme, že faktura má pro regulační orgány malou hodnotu. V něm prodejce zafixuje stanovenou cenu. Z pozice účetního je faktura nejdůležitějším prvotním dokladem, na jehož základě se tvoří účetní zápisy.

Faktura funguje jako typ faktury. Tento dokument obsahuje speciální řádek pro specifikaci částek DPH.

Dokumentace k platbě

Skutečnost platby můžete potvrdit pokladním dokladem nebo jiným podobným dokladem. Platba potvrzuje skutečnost platby za dodávku výrobků, služeb, práce. Konkrétní typ dokumentu se vybírá v závislosti na metoděplatba: hotově nebo bankovním převodem.

Jedním z nejoblíbenějších zúčtovacích dokumentů je platební příkaz. Jde o příkaz majitele účtu, aby banka převedla finanční prostředky na uvedený účet. Doklad lze použít při platbě za služby, zboží, při platbě zálohy, splácení úvěru atd.

V případě srážek do rozpočtu se vyplňuje pole 22 „Kód“. V platebním příkazu je v tomto sloupci uvedeno UIN (jedinečný identifikátor). Díky němu finanční úřad pozná plátce.

Pole „Kód“v platebním příkazu lze vyplnit různými způsoby. Záleží na tom, jak přesně subjekt plní svou povinnost vůči rozpočtu: dobrovolně nebo na žádost regulačního úřadu.

Nákladní list

Formulář TTN vystavuje odesílatel. Nákladní list je podkladem pro předání zboží příjemci. Dokument je vyhotoven ve 4 vyhotoveních. Podle TTN prodávající zohledňuje prodej a kupující obdrží dodávku zboží.

Upozorňujeme, že TTN se vystavuje při přepravě zboží vlastními silami. Pokud přepravu provádí třetí strana, je vystaven formulář 1-T.

Další důležitý bod: informace v TTN se musí shodovat s informacemi na faktuře.

Akt o dokončené práci

Tento dokument je sepsán mezi zákazníkem a dodavatelem. Úkon je potvrzením o provedení práce, poskytnutí služeb za dohodnutou cenu v termínech stanovených dohodou. Jednoduše řečeno, totozpráva dodavatele zákazníkovi.

V současné době není schválena jednotná podoba zákona. Společnost má právo vytvořit formulář sám a opravit jej v účetních zásadách.

Hlavní detaily aktu jsou:

1. Číslo a datum registrace v účetních záznamech.
2. Datum kompilace.
3. Podrobnosti smlouvy, podle které je akt vytvořen.
4. Doba, objem, cena práce.
5. Podrobnosti o účtu, za který se má zaplatit.
6. Jméno zákazníka a dodavatele.
7. Podpisy stran transakce.

Akt je vždy vyhotoven ve dvou vyhotoveních.

Formulář M-15

Tato zkratka se používá k označení faktury za výdej zboží. Je třeba poznamenat, že tento dokument není povinný, ale podniky jej často používají.

Faktura za výdej materiálů na stranu se vystavuje, pokud je nutné převést cennosti z hlavní (ústředí) kanceláře do vzdálených divizí nebo jiných společností (pokud existuje zvláštní dohoda).

Pravidla formuláře M-15

V první části dokumentu je uvedeno číslo v souladu s tokem dokumentů v podniku. Zde byste také měli uvést celý název společnosti a OKPO.

První tabulka odráží datum dokumentu, kód transakce (pokud je použit odpovídající systém), název strukturální jednotky, oblast činnosti podniku, který fakturu vystavil.

Podobnějsou uvedeny údaje o příjemci a osobě odpovědné za doručení. Následuje odkaz na doklad, podle kterého je faktura vystavena. Může to být smlouva, objednávka atd.

V hlavní tabulce je ve sloupcích 1 a 2 uveden účetní podúčet a analytický účetní kód pro všechny materiály, které mají být odepsány.

Poté se do sloupců 3-15 zadají následující údaje:

• název materiálů s individuálními vlastnostmi, značka, velikost, třída;
• číslo skladu (pokud tam není, buňka není vyplněna);
• kód jednotky;
• název měrné jednotky;
• množství převedeného zboží;
• informace o skutečných předmětech uvolněných ze skladu (vyplní skladník);
• celkové náklady na materiál;
• cena bez DPH;
• přidělená částka DPH;
• celkové náklady včetně DPH;
• inventární číslo materiálu;
• číslo pasu (pokud je k dispozici);
• číslo záznamu podle karty účtu.

Fakturu podepisuje účetní, zaměstnanec odpovědný za uvolnění cenností ze skladu a příjemce.

Předběžné přehledy v „1C“

Vytváření výkazů je jednou z nejběžnějších činností účetního. Mnoho vyúčtování prováděných v hotovosti se provádí na základě zálohových dokladů. Patří sem cestovní výdaje, nákupy domácnosti atd.

Zaměstnanci podniku často dostávají z pokladny prostředky na výdaje domácnosti. Po získání nezbytných cenností (například psacích potřeb) se zaměstnanci ohlásí a poskytnou podpůrné dokumenty účetnímu oddělení.

Účetní musí zaznamenat všechny výdaje v účetním systému. "Předběžné přehledy" můžete otevřít v "1C" v sekci "Banka a pokladna", podsekce "Pokladna". Zavedení nového dokumentu se provádí tlačítkem "Vytvořit".

V horní části formuláře je uvedeno:

1. Název společnosti.
2. Sklad, kde budou připsány nově přijaté cennosti.
3. Zaměstnanec podává zprávy o přijatých prostředcích na základě zprávy.

Dokument obsahuje 5 záložek. V části „Zálohy“vyberte doklad, na který byly prostředky vystaveny:

1. Doklad o penězích.
2. Platební hotovostní příkaz.
3. Inkaso z účtu.

Pokud bylo zboží zakoupeno za vydané prostředky, zobrazí se na kartě se stejným názvem. V části „Nádoba“uveďte informace o vratné nádobě (například láhve na vodu). Záložka "Platba" odráží informace o hotovosti zaplacené dodavatelům za nákup předmětu nebo vystavené proti nadcházející dodávce.

V části „Ostatní“jsou uvedeny údaje o cestovních výdajích: diety, náklady na palivo, jízdenky atd.

"Univerzální" formulář

V seznamu primárních účetních dokladů je jeden papír, který lze použít v různých situacích. Používá se jak při tvorbě účetních, tak idaňové hlášení. Jde o účetnictví. Formulář je vyžadován v případě potřeby k opravě vzniklé chyby. Kromě toho je dokument vyžadován při provádění operací, které vyžadují vysvětlení, promítnutí výpočtu, potvrzení transakcí, pokud neexistují žádné další doklady.

Nuance

Stojí za zmínku, že podnik má právo potvrdit dokončení transakcí, které nevyžadují provedení standardních (standardních, sjednocených) formulářů, nikoli pomocí certifikátu, ale prostřednictvím nezávisle vyvinutého primárního účetnictví dokumenty. Jejich seznam by však měl být stanoven ve finanční politice společnosti.

Pravidla pro sestavení certifikátu

Pro tento dokument nebyl schválen jediný jednotný formulář. Specialisté jej tedy mohou sestavit ve volné formě nebo použít šablony vyvinuté v podniku. Mezi povinné informace, které by certifikát měl obsahovat, je třeba uvést:

1. Informace o podniku.
2. Datum a důvody sestavení.
3. Primární účetní doklady a účetní registry, ke kterým je připojen certifikát.
4. Podpis odpovědného zaměstnance.

Můžete psát na běžný bílý list A4 nebo na firemní hlavičkový papír.

Při kompilaci musíte být velmi opatrní, abyste neudělali chyby. Čím podrobnější je odkaz, tím méně dalších otázek mají inspektoři.

Dokument by měl samozřejmě obsahovat pouze spolehlivé informace. Pokud běhembudou zjištěny pravopisné chyby, je vhodnější vystavit certifikát znovu.

Funkce úložiště

Vše, co se týká primárních účetních dokladů, musí být uchováváno v podniku po dobu nejméně 5 let. Výpočet tohoto období začíná od data konce vykazovaného období, ve kterém byly doklady vydány.

Extra

Primární lze vydat v papírové nebo elektronické podobě. V poslední době stále více podniků preferuje elektronickou správu dokumentů. To je pochopitelné: zpracování a odeslání dokumentů trvá mnohem méně času.

Elektronické dokumenty musí být ověřeny digitálním podpisem (vylepšeným nebo běžným – na základě dohody mezi protistranami).

Odpovědnost

Primární dokumentace je nejdůležitějším prvkem obchodního života podniku. V jeho nepřítomnosti budou společnosti čelit vážné sankce ze strany regulačních úřadů. Pokuty budou rovněž udělovány v případě zjištění chyb v primární dokumentaci, nepřesných informací.

Porušení předpisů se trestá nejen daňovým řádem, ale i řádem správních deliktů. Pokud existují důvody, mohou být pachatelé rovněž stíháni.

Závěr

V práci podniku lze použít různé dokumenty. Některé z nich přitom mohou mít jednotnou podobu a některé může firma vyvíjet samostatně. Bez ohledu na to však musí být v dokumentech uvedeny všechny požadované podrobnosti.

Některé podniky používají kombinované dokumenty. Mluvený projevmluvíme o jednotných formulářích, doplněných v souladu se specifiky činnosti organizace.

Je důležité zohlednit vybrané typy primární dokumentace v účetních zásadách podniku. V průběhu činnosti společnosti může vzniknout potřeba nových dokumentů. Pokud jsou vyvinuty podnikem, měly by být uvedeny v účetních zásadách.

Upozorňujeme, že protistrana může také samostatně vyvinout určité formy cenných papírů. Ve finanční politice je nutné uvést, že společnost přijímá takové dokumenty od protistran.

K zaznamenávání mnoha transakcí nesmí organizace používat jednotné formy primární dokumentace. Pokud však mluvíme o hotovostních transakcích, pak jsou prováděny výhradně schválenými příkazy a jinými platebními dokumenty.