Účetní doklady jsou Koncepce, pravidla pro evidenci a ukládání účetních dokladů. 402-FZ "O účetnictví". Článek 9. Prvotní účetní doklady

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Řádné provedení účetní dokumentace je velmi důležité pro proces generování účetních informací a stanovení daňových povinností. Proto je nutné s dokumenty zacházet se zvláštní péčí.

Specialisté na účetní služby, zástupci malých podniků, kteří vedou nezávislou evidenci, by měli znát hlavní požadavky na tvorbu, design, pohyb, skladování papírů.

Koncept dokumentu

Regulační akty o účetnictví nezveřejňují pojem dokumentu. Proto se vyplatí použít definici stanovenou GOST R ISO 15489-1-2007.

Účetní dokumenty jsou identifikovatelné informace zaznamenané na hmotném nosiči, vytvořené, přijaté a uložené jednotlivcem nebo organizací jako důkaz při potvrzování obchodních aktivit nebo právních předpisůzávazky.

Primární dokumenty jsou dokumenty, které obsahují zdrojová data o procesech a operacích. Jedná se o účetní doklady, které slouží jako podklad pro účetní zápisy.

Primární účetní doklady jsou doklady, kterými se evidují skutečnosti ekonomické činnosti. Tento koncept federálního zákona „o účetnictví“je upraven články.

Hlavním požadavkem předloženým pro jejich sestavování je, že musí být sestaveny při uskutečnění ekonomické činnosti nebo bezprostředně po jejím dokončení (pokud je to možné).

Primární práce

Primární účetní doklad musí být vyhotoven v okamžiku obchodní transakce, a pokud to není možné, ihned po jejím dokončení.

Hlavní primární dokumenty jsou:

1. Nákladní list ve tvaru TORG-12.
2. RKO a PKO.
3. Účetní reference.
4. Přehled výdajů.

Růdy primárních dokumentů

Žádný normativní akt neobsahuje seskupování a klasifikaci účetních dokladů. Lze rozlišit následující typy účetních dokladů, jedná se o doklady zohledňující:

1. Místa jejich kompilace: externí a interní.
2. Použitelné dokumentární formy: nesjednocené (vytvořené v souladu s formuláři, které byly nezávisle vyvinuty organizací), jednotné (vytvořené v souladu s formami obsaženými v albujednotné formuláře).
3. Typ informačního nosiče: elektronický a papírový.
4. Objem dat: souhrnný a primární.
5. Typ závazků, účetní oblasti, aktiva: účtování hotovostních transakcí, účtování časového rozlišení a výplaty mezd, účtování zásob, účtování dlouhodobého majetku atd.

Primární účetní formuláře

Evidence v účtování účetních dokladů spočívá především v použití jednotných a samostatně vyvinutých formulářů. Použití mnoha sjednocených od roku 2013 není povinné.

Všechny primární formuláře musí schválit vedoucí organizace. Následující jsou aktuálně povinné:

1. Podle účtování služeb nákladní dopravy (272-P vlády).
2. Podle účtování práce její platba (1-P Státního statistického výboru).
3. Účtování hotovostních transakcí (88-P Státního statistického výboru, 3210-U Banky Ruské federace).

Pro platební příkaz je rovněž uveden standardní formulář. V procesu vydávání jednotných formulářů je povinné vyplnění účetních dokladů, a to všech poskytnutých sloupců (řádků). Pokud nějaká informace chybí, uveďte do příslušného sloupce pomlčku.

Za zmínku stojí, že používání účetních dokladů, které v současnosti nejsou vyžadovány, se v organizacích stále používá. S přihlédnutím k vnitřním potřebám podniku mohou být tyto formuláře finalizovány. Mohou být vhodnější a pohodlnější pro stanovení konkrétních obchodních aktivit. Například můžeteOdmítněte používat tiskové náležitosti a značky na přední a zadní straně.

Schválení primárních účetních dokladů

Organizace jsou povinny schválit příslušné primární formuláře (4 odstavec 1/2008-PBU). Je však důležité si uvědomit, že pouhé propojení s albem Uniform Forms nebude stačit.

V účetních zásadách by měly být uvedeny konkrétní typy dokumentů z alb, které bude organizace používat, a také seznam osob, které mají právo podepisovat primární dokumenty.

Formuláře mohou být také schváleny jinými místními předpisy. Například příkaz ke schválení forem prvotních účetních dokladů. Účetní zásady musí obsahovat odkaz na takovou objednávku.

Požadované detaily účetních dokladů

402-FZ upravuje požadavky na povinné náležitosti prvotních účetních dokladů. Existuje sedm takových podrobností:

1. Datum dokumentu.
2. Jeho jméno.
3. Název ekonomické entity, která dokument sestavila.
4. Obsah obchodních faktů.
5. Částka peněžní nebo přirozené míry (s jednotkami).
6. Jména pozic osob odpovědných za transakci.
7. Podpisy s přepisy odpovědných osob.

Některé dokumenty, které nejsou primární dokumentací, mohou být použity jako takové.

Pokud organizace odráží náklady na nájem, pak jsou takové účetní doklady akty a nájemní smlouva. § 611 a 622 občanského zákoníkustanovit, že v takovém případě musí být vypracovány dvoustranné akty o přijetí a převodu předmětu hlášení. Pokud vezmeme v úvahu článek 753 občanského zákoníku, pak mohou jako primární dokumenty sloužit akty jednostranné povahy.

Dokumentace v účetnictví

Je důležité vzít v úvahu zvláštní případy, které se často vyskytují při přípravě dokumentace.

Odmítnutí použití pečetí. Hlavním účelem pečeti je ověřovat podpis vložený odpovědnou osobou. Od roku 2015 nejsou podniky povinny razítkovat. Informace o tisku by měly být zohledněny ve statutu organizace (82-FZ). Pečeť je vyžadována pouze tehdy, když to vyžadují federální předpisy.

Musí být přítomen na následujících dokumentech: osvědčení o dvojitém skladu, pracovní úrazy, dokumenty předložené celním orgánům, plná moc, která vám umožňuje zastupovat zájmy právnické osoby u soudů.

Pečetka není povinnou náležitostí, její přítomnost však může být zajištěna formou prvotního účetního dokladu, který schvaluje vedoucí podnikatelského subjektu.

Dokumenty vyhotovené v cizím jazyce. K účetnictví lze přijímat pouze dokumenty v ruštině. Pokud je dokument vypracován v jiném jazyce, musí existovat překlad do ruštiny a musí být řádek po řádku. Ověření překladu se nevyžaduje, s výjimkou případů stanovených Haagskou úmluvou:

1. Nerublové metry v primárních účetních dokladech. Údaje o nákladech v účetních dokladech se mohou odrážet v konvenčních jednotkách, v měně, v rublech.
2. Primární v elektronické podobě.

402-FZ umožňuje podnikatelským subjektům vystavovat primární doklady nejen v papírové, ale i elektronické podobě.

Elektronický dokument musí obsahovat všechny požadované náležitosti nastavené pro účetní doklady a také elektronický podpis.

Elektronické podpisy existují ve třech variantách – jednoduché, vylepšené nekvalifikované, vylepšené kvalifikované. Podle ministerstva financí lze použít kterýkoli z těchto tří podpisů.

Plná moc k podepisování primárních účetních dokumentů

Zaměstnanec organizace má právo podepsat, pokud je sepsán jeden z následujících dokumentů:

1. Zplnomocnění k podpisu primární (článek 185-189 občanského zákoníku).
2. Objednávka vpravo k podpisu.

Ve srovnání s příkazem opravňujícím k podpisu lze plnou moc vydat i osobám, které nejsou zaměstnanci organizace. Po dohodě stran lze k podpisu primárních dokumentů použít fax (článek 160 občanského zákoníku).

Rozvrh pracovních postupů v účetnictví

Rozvrh workflow je popis, který může mít formu tabulky nebo diagramu, postupů pro vytváření, přesouvání, zpracování, ukládání účetních dokladů. Harmonogram může být schválen jako příloha účetních pravidel nebo jako místní normativní akt. Ve druhém případě by účetní pravidla měla obsahovat odkaz na tento akt.

Plán pracovního postupu musí nutně odrážet:

1. Podmínky, během kterých musí být dokumenty vypracovány, odeslány, zpracovány, uloženy.
2. Pozice osob odpovědných za provoz zohledněné v harmonogramu pracovních postupů (105-P Ministerstva financí).

Časopis pro účtování primární dokumentace

Vedení takového deníku je spíše pravidlem racionálního řízení dokumentů než účetnictví. Je nezbytný pro evidenci účetních dokladů - příchozích a odchozích prvotních dokladů. Odborníci doporučují vést si podobný deník v případech, kdy se účetnictví vede bez použití specializovaných účetních programů.

Při použití 1C lze například vygenerovat a vytisknout žurnál dokumentace, jakmile to bude nutné. Evidence příjmových dokladů tedy zobrazí doklady dodavatelů, resp. evidence pokladních dokladů, dokumentaci na pokladně podniku.

Účetnictví, na rozdíl od daňového účetnictví, umožňuje odrážet fakta o ekonomické činnosti při absenci primárních účetních dokladů, ale pouze v případě, že jsou stejně obdrženy později.

V tomto případě by se fakta o ekonomické činnosti měla zaznamenávat pomocí odhadované hodnoty. Jakmile dokument dorazí, není stornován. Je nutné pouze opravit datum jeho přijetí.

Tento přístupregulováno 21/2008-PBU, 119n-P Ministerstva financí, AKPI16-443-R VS.

Dokumenty týkající se zprostředkovatelských transakcí jsou výjimkou z tohoto postupu. Zprostředkovatel je povinen předat veškerou dokumentaci. V případech, kdy je zpráva o provedené transakci sepsána s chybami nebo nepřesnostmi, může mít příkazce právo vznést námitky do 30 dnů ode dne jejího obdržení (článek 999, 1008 občanského zákoníku).

Uložení a zničení účetních dokladů

Pořadí uložení primárek určuje 558-P Ministerstva kultury. Celková doba uchovávání dokumentace v souladu s 402-FZ „O účetnictví“, článek 9, je 5 let. Vedoucí podniku je odpovědný za organizaci ukládání dokumentace.

Některé dokumenty by měly být uchovány po delší dobu:

1. O pořízení movitého majetku – minimálně 10 let.
2. Pro transakce s nemovitostmi – na dobu neurčitou.
3. Výplaty dividend a cestovní certifikáty pro služební cesty na Dálném severu – 75 let.

Pokud platnost interních záznamů vypršela, mohou být zničeny. O možnosti zničení by měla rozhodovat odborná komise, která se vytváří každý rok nebo působí trvale. Na základě výsledků činnosti takové komise by měl být vypracován zákon, který bude reflektovat seznam dokumentů ke zničení.

Podnik může dokumentaci zlikvidovat sám nebo jejím předáním specializovanému subjektuorganizace.

Odpovědnost za ukládání primárních dokumentů

Za hrubé porušení požadavků na účetnictví a finanční výkaznictví se udělují sankce. Jedním z nejhrubších dokumentů je absence povinných primárních účetních dokladů, účetních registrů, finančních výkazů a auditorské zprávy pro ekonomický subjekt.

Pokud budou taková porušení zjištěna, budou uděleny pokuty v následujících částkách:

1. Úředníci – 5–10 tisíc rublů.
2. Opakované porušení ze strany úředníků – 10–20 tisíc rublů nebo diskvalifikace na 1–2 roky.