Pokladní doklady: registrace, ověření, uložení. Postup pro vystavení primárních pokladních dokladů

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Pokladní doklady jsou doklady, které jsou vystaveny v souvislosti s pohybem finančních prostředků právnické osoby nebo fyzického podnikatele. Jejich formuláře schvaluje Státní výbor pro statistiku. Zvažme dále, jaké hotovostní doklady mohou podniky používat.

Objednávky

Fungují jako primární pokladní doklady. Objednávky mohou být příchozí nebo odchozí. První se použije při přijetí hotovosti. Potvrzení o příjmu vydává v jednom vyhotovení účetní a podepisuje Ch. účetní nebo úředník k tomu oprávněný. V nepřítomnosti odpovědných úředníků může hlavní pokladní doklady potvrdit vedoucí právnické osoby nebo samostatný podnikatel. Potvrzení o kreditním příkazu musí být podepsáno oprávněnými osobami (účetní a pokladní), potvrzeno razítkem (pečeti). Navíc se eviduje v příslušném věstníku. Potvrzení obdrží subjekt, který peníze vložil. Samotná účtenka zůstává na pokladně. Výdajový papír se vyplňuje při výdeji hotovosti. Je třeba říci, že pokladní doklady se sestavují, pokud podnik využívá jak tradiční metody zpracování informací, tak nástroje BT. Odchozí příkaz se stejně jako příchozí vystavuje v 1 kopii. Musí být také schválen oprávněnými osobami a registrován v příslušném časopise.

Plnění

Jak vystavit výše uvedené pokladní doklady? Plnění se provádí následovně:

1. Řádek „Základ“odkazuje na obchodní transakci.
2. Ve sloupci "Včetně" se zadává částka DPH. Je to psáno v číslech. Pokud služby, zboží nebo práce nejsou zdaněny, pak řádek označuje „bez DPH“.
3. Na řádku "Příloha" by měly být uvedeny doprovodné a jiné dokumenty s uvedením data jejich sestavení a čísel.
4. Ve sloupci "Kredit, kód pododdělení" je uvedeno odpovídající označení strukturálního oddělení, kterému jsou prostředky přijímány.

Registrace

Pokladní doklady musí být evidovány ve speciálním deníku. Registruje jak příchozí / odchozí objednávky, tak papíry, které je nahrazují. Mezi posledně jmenované patří například mzdy, žádosti o vystavení peněžních prostředků, faktury a další. Zároveň je třeba poznamenat, že výdajové příkazy, které jsou vystaveny na výplatní pásce na mzdy a jiné jí ekvivalentní částky, musí být evidovány po vystavení výplat.

Pokladní kniha

Slouží k účtování o výdeji a příjmu hotovosti. Kniha je číslována, šněrována a opatřena pečetí, která je umístěna na poslední straně. Je zde také proveden záznam s uvedením počtu listů. Poslední stránka musí být podepsána. účetní a obchodní manažer. Každý list knihy je rozdělen na 2 stejné části. Jedna (s vodorovným pravítkem) by měla být vyplněna jako první kopie, druhá jako druhá kopie. Ten se vydává ze zadní a přední strany pomocí uhlíkového papíru. Obě instance jsou očíslovány stejným číslem. První zůstávají v knize, zatímco druhé jsou oddělitelné. Ty slouží jako hlášení pokladních dokladů. Do ukončení všech operací pro aktuální den se nestrhávají. Záznamy začínají na přední straně prvního výtisku za sloupcem "Zůstatek na začátku dne." Před plněním musí být list přehnut podél linie trhání. Odříznutá část se umístí pod tu, která zůstane v knize. Pro zadání informací po "Přenosu" se odtrhávací strana překryje na přední stranu druhé kopie. Záznamy pokračují podél vodorovné čáry na zadní straně neoddělitelné části.

Další dokumenty

Hotovostní transakce lze registrovat pomocí různých papírů. Jedním z nich je například předběžná zpráva. Slouží k vyúčtování finančních prostředků, které jsou vydávány odpovědným osobám na administrativní a obchodní náklady. Jak se takové dokumenty připravují? Hotovostní transakce tohoto typu jsou účtovány přímo vykazující účetní jednotkou aTaké účetní. Předběžné zprávy se vypracovávají na papíře nebo na počítačovém médiu. Registrace pokladních dokladů se provádí přísně v souladu s pravidly. Každý formulář je vyplněn v jedné kopii. Na jeho zadní straně uvede odpovědná osoba seznam dokladů, které potvrzují vynaložené výdaje. Patří mezi ně například cestovní list, nákladní listy, šeky, účtenky atd. Zde předmět uvádí výši výdajů. Papíry, které jsou ke zprávě připojeny, musí být očíslovány v pořadí, v jakém jsou uvedeny. Kontrolu pokladních dokladů provádějí pracovníci účtárny. Zaměstnanci provádějí zejména kontrolu účelového vynakládání finančních prostředků, úplnosti poskytnutých dokladů, správnosti jejich vyplnění a výpočtu částek. Na zadní straně jsou uvedeny náklady, které jsou akceptovány pro účtování, na jejichž vrub jsou zaznamenány.

Důležité nuance

Podrobnosti, které se týkají cizí měny (strana 1a na přední straně a sloupce 6 a 8 na zadní straně) musí být vyplněny pouze v případě, že odpovědná osoba obdrží prostředky nikoli v rublech. Zálohovou zprávu po ověření musí schválit vedoucí podniku nebo jím pověřená osoba. Teprve poté se to bere v úvahu. Pokud záloha nebyla plně vyčerpána, odpovědná osoba vrátí zůstatek zpět do pokladny. Zároveň je vyplněna účtenka. Prostředky jsou odepisovány v souladu s informacemi ve schválené zprávě.

Mzdy

Platba pokladních dokladů se provádí při výpočtu a výplatě mezd zaměstnancům podniku. Účetní oddělení vyhotoví odpovídající výpis v 1 vyhotovení. Časové rozlišení mezd se provádí podle informací uvedených v prvotní dokumentaci pro zaúčtování skutečně odpracované doby, výkonu atd. Řádky "Časově rozlišené" uvádějí částky podle typů plateb ze mzdové agendy. Váží se zde i ostatní příjmy (materiální a sociální benefity) poskytované zaměstnanci, splácené na úkor zisku podniku a podléhající zahrnutí do základu daně. Zároveň se vypočítávají srážky ze mzdy a stanoví se částka k předání zaměstnanci. Na titulní straně výpisu je uvedena celková částka k vyplacení zaměstnancům. Povolení k vydávání mezd musí podepsat vedoucí podniku. V případě jeho nepřítomnosti tento doklad vystavuje pověřený pracovník. Na konci výpisu jsou uvedeny částky složených a vydaných mezd. Po uplynutí lhůty stanovené pro výplatu peněžních prostředků zaměstnancům se jména zaměstnanců, kteří peníze neobdrželi, ve sloupci 23 označí jako „Uloženo“. Na vystavenou částku je sepsán výdajový příkaz. Jeho číslo a datum dokončení musí být uvedeno ve výplatní pásce na posledním listu.

Help-report

Tento dokument obsahuje odečty měřičů KKM a tržby za směnu (pracovní den). Help-report se vyplňuje v 1 kopii denně. Pokladník-operátor jej musí podepsat a předat vrchnímu úředníkovi(vedoucí společnosti). Zároveň je vyplněna účtenka. V malých firmách se peníze předávají přímo sběratelům. Při převodu hotovosti se vyplňují příslušné pokladní doklady banky. Tržby za směnu (pracovní den) se nastavují v souladu s ukazateli součtových počítadel na začátku a na konci dne. Zároveň se odečítají částky vrácené zákazníkům na nevyužité šeky. Zjištěné tržby potvrzují vedoucí oddělení. Při zaúčtování finančních prostředků ve zprávě se podepisuje vrchní pokladník a také vedoucí podniku. Referenční zpráva slouží jako základ pro sestavení konsolidované „Informace o odečtech měřidel KKM a tržbách společnosti“.

Věstník pokladníka

Tento dokument je vyžadován pro zaúčtování výdajů a příjmu hotovosti za každý KKM podniku. Deník slouží také jako kontrolní a evidenční hlášení odečtů měřidel. Tento dokument je sešněrovaný, očíslovaný a zapečetěný podpisy Ch. účetní, vedoucí společnosti a také daňový inspektor. Časopis je také certifikován pečetí podniku. Všechny záznamy provádí pokladník každý den. Postup při vystavování pokladních dokladů neumožňuje mazání a blotování v deníku. Veškeré provedené opravy musí být odsouhlaseny a ověřeny podpisy oprávněných osob. Pokud se naměřené hodnoty shodují, jsou zaprotokolovány pro aktuální směnu na začátku práce. Tyto údaje musí být ověřeny podpisy konajícího správce a pokladního. Řádek 15 uvádí částky, které se zapisujíšeky vrácené zákazníky. Informace k tomu jsou převzaty z příslušného zákona. Ve stejném sloupci je uveden počet nulových kontrol vytištěných během směny. Na konci pracovního dne operátor vygeneruje závěrečnou zprávu za směnu a s ní předá přijatou tržbu. Tím se vytvoří příchozí objednávka. Po provedení odečtů měřidel se zkontroluje skutečné množství účtenek a provede se odpovídající zápis do deníku. Stvrzuje to podpisy vedoucího (správce povinnosti), vrchního pokladníka a pokladníka. V případě nesrovnalostí mezi částkami uvedenými na kontrolní pásce a částkou tržeb je zjištěn důvod rozdílu. Zjištěné přebytky nebo nedostatky jsou zaznamenány v odpovídajících řádcích deníku.

Údaje o odečtech KKM a tržbách

Slouží ke generování souhrnné zprávy pro aktuální směnu. Tyto údaje slouží jako příloha výpisu skrutátora, sestavovaného denně. Údaje o indikacích a příjmech se tvoří v jednom exempláři. Spolu s výdajovými a příjmovými příkazy, certifikáty-hlášeními skrutátorů jsou převedeny do účetního oddělení podniku až do další směny. Vzor pokladních dokladů podle stavů měřidel na začátku a na konci pracovního dne pro každou pokladnu obsahuje výpočet tržeb. Zároveň je mimo jiné naznačeno jeho rozdělení po odděleních. Ten musí být potvrzen podpisy jednatelů. Na konci vyplněné tabulky se zobrazí výsledky podle stavů počítadel všech pokladen apříjmy společnosti se sčítají i s rozdělením finančních prostředků podle oddělení. V souladu se zákony je uvedena celková částka peněz, která byla vydána zákazníkům na šekech, které vrátili. Tato částka snižuje celkové příjmy společnosti. Informace musí být podepsány vrchním pokladníkem a vedoucím podniku.

Doporučení pro vyplnění

Při vystavování pokladních dokladů musíte dodržovat postup stanovený legislativními a jinými regulačními akty. Kromě toho existuje několik poměrně jednoduchých pravidel, jejichž dodržováním předejdete nepřesnostem při vyplňování papírů:

1. Částka ve slovech by měla být vždy velká. V tomto případě je povoleno psát haléře číslicemi. Například: Osmnáct tisíc rublů 10 kopejek.
2. Papírování lze dokončit ručně nebo pomocí technických prostředků (například počítače).
3. Regulační akty umožňují úpravu informací v pokladních dokladech. Musí však být splněna řada požadavků. Nesprávný údaj pečlivě přeškrtněte jedním řádkem. Správné informace jsou uvedeny vedle nebo (pokud je to možné) nad ním. Zde byste také měli vytvořit dovětek: „Věřit opraveno“, „Přeškrtnuto je neplatné“nebo „Pravda“. Vedle tohoto záznamu by měla být podepsána kap. účetní a vedoucí organizace (nebo samostatný podnikatel).
4. Pokud jsou na dokumentu skvrny, výmazy, šmouhy s „tahem“a jiné podobné metody opravy, je dokument považován za neplatný.

Dodatečná pravidla

Uchování pokladních dokladů je v souladu s platnou legislativou prováděno po dobu 5 let. Počítání této doby začíná 1. ledna roku následujícího po období ukončení kancelářských prací. Toto pravidlo je považováno za obecné. Pro výkazy mezd je stanoven zvláštní postup. Pokud zaměstnanci nemají osobní účty, jsou tyto doklady uchovávány v podniku po dobu 75 let. Po uplynutí této doby může být veškerá dokumentace převedena do archivu nebo zničena, pokud v ní nejsou žádné soudní spory, neshody nebo spory. Při práci s papíry je třeba dodržovat následující pravidla:

1. Formování dokumentů na svorky by mělo být provedeno pro každý den nejpozději následující pracovní den nebo první den volna.
2. Před přesunem papírů do archivu je třeba provést jejich inventarizaci.
3. Kontrolu tvorby případů provádí buď pokladník, nebo přímý manažer podniku.
4. V procesu vytváření svorky se papíry shromažďují ve vzestupném pořadí podle čísel účtů (nejprve debetem, poté kreditem).

Odpovědnost za bezpečnost pokladních dokladů nese vedoucí podniku. V případě nedodržení výše uvedených pravidel může být narušiteli uložen správní trest ve formě peněžité pokuty. Výše pokuty je stanovena v souladu se zákonem.

Závěr

Uchovávánípokladní dokumentace je považována za docela zodpovědnou práci. K vyplňování papírů je třeba přistupovat se vší odpovědností. Pokladní doklady se používají při sumarizaci různých údajů, výkaznictví, účetnictví. V tomto ohledu mohou chyby učiněné v počátečních fázích opravných transakcí vést k vážným zkreslením konečných dokumentů. Zaměstnanec, který je jmenován do funkce odpovědné za zpracování pokladních dokladů, musí mít příslušné znalosti a zkušenosti. Je třeba pamatovat na to, že všechny papíry, které provozovatel vyplní, jsou kontrolovány vedoucími úředníky a schvalovány vedoucím společnosti. Zvláštní pozornost by měla být věnována evidenci dokumentů. Zápisy do časopisů a knih musí být provedeny včas v souladu s pravidly. Protože se při přípravě zpráv používají pokladní doklady, všechny opravy v nich se provádějí přísně v určitém pořadí. Při nedodržení stanovených pravidel ztrácejí papíry platnost a informace v nich obsažené nemůže společnost použít v další manažerské práci.