Jak správně vést pokladní knihu. Pokladní kniha: vzorová náplň

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

V souladu s vnitrostátními zákony jsou všechny organizace povinny uchovávat volné finance v bance. Většina vypořádání právnických osob by přitom mezi sebou měla být provedena bezhotovostní formou. Pro cash flow potřebujete pokladnu, pracovníka, který s ní bude pracovat, a knihu, do které se budou evidovat transakce. Dále se budeme podrobněji zabývat funkcemi vyplňování dokumentace.

Pokladní kniha: proč je potřeba a jak ji vést?

Jak ukazuje praxe, ve většině organizací se obrat finančních prostředků provádí bezhotovostní formou. To však vůbec neznamená, že by se při činnosti těchto společností nepoužívala hotovost. Pokud existuje alespoň malé procento transakcí uzavřených pomocí bankovek, musí mít podnik pokladní knihu. Jak si tento deník vést? Kdo by do něj měl vkládat informace? Tyto otázky znepokojují mnoho podnikatelů. Nutno podotknout, že podleOd roku 2014 nesmějí podniky, které mají účetní knihu příjmů a výdajů, vydávat opční listy na hotovostní transakce. V souladu s tím nemusí být u nich vedena pokladní kniha, jejíž vzorové plnění bude popsáno níže. Někteří podnikatelé ji však využívají i nadále. Mnoho organizací jej však sestavuje nesprávně. Abyste se vyhnuli problémům s finančním úřadem, sankcím a jiným sankcím, měli byste pečlivě zvážit provedené operace a vědět, jak správně vést pokladní knihu.

Regulační rámec

Předtím, než vstoupila v platnost nová doporučení o účtování hotovostních transakcí, nebyly v legislativě žádné přímé náznaky, že by všichni podnikatelé měli mít pokladní knihu. Vzor výplně také nebyl nastaven. V praxi rozhodčích soudů se vyskytly případy, kdy bylo rozhodnuto ve prospěch podnikatelů, kteří nezohledňovali hotovostní operace v deníku. Od roku 2012 je přijat postup pro vyplňování pokladní knihy. Pokyn předepisuje povinnou přítomnost transakčního deníku pro všechny podnikatele bez ohledu na to, jaký daňový systém používají, pokud provádějí hotovostní transakce. Za nesprávnou přípravu dokumentace a jiná porušení účetní kázně, která budou odhalena při auditu, může být organizaci uložena pokuta

Funkce dokumentu

Než řeknete, jak správně vést pokladní knihu,by měl vysvětlit, co to je. Z výše uvedených informací je zřejmé, že se jedná o speciální deník pro evidenci všech hotovostních transakcí. Pokladní kniha je navíc zařazena do seznamu účetní dokumentace. Usnesením státního výboru pro statistiku byla schválena podoba účetního deníku. Jmenuje se KO-4. Správný postup při vyplňování pokladní knihy určují příslušné předpisy. Pokyny byly schváleny centrální bankou v roce 2011. Vědět, jak správně vést pokladní knihu, je velmi důležité, protože ji kontrolní inspektoráty kontrolují poměrně často. Pro každý rok je vypracován nový dokument.

Vzor pro vyplnění a vedení pokladní knihy: základní ustanovení

Dokument má 50 nebo 100 stran. Pokud jde o otázku, kdy je nutné vést pokladní knihu, v souladu se zákonem je stanoveno, že deník se sestavuje od začátku roku a vzestupně. Na titulní straně je uvedena doba platnosti dokumentu. Pokud časopis skončil před koncem roku, je sestaven nový. Záznamy se nepřerušují a pokračují v chronologickém pořadí. Na titulní straně nového časopisu je uvedeno datum začátku a konce jeho sestavování. V tomto případě bude snadné určit pořadí dokumentů. Podnik zpravidla pořizuje hotovou pokladní knihu vytištěnou v tiskárně s linkovanými sloupci a grafy. Doklad můžete vyhotovit i v elektronické podobě (jak správně vést pokladní knihu v tomto formátu bude popsáno níže). Všechny stránky jsou v celém časopise okamžitě očíslovány. Celkový početlisty jsou nalepeny na konci (na poslední straně). Uvedené množství je potvrzeno podpisy vedoucího a odpovědné osoby. Sešitá kniha je zapečetěna voskovou nebo mastixovou pečetí.

Odpovědná osoba

V podniku má na starosti pokladní knihu zaměstnanec. Jak správně tento deník vést, je uvedeno v příslušných doporučeních, která by měl zaměstnanec znát. Tento zaměstnanec provádí hotovostní transakce a zapisuje o nich údaje do dokladu. Vyplněný list je ověřen podpisem. To znamená, že zaměstnanec přebírá plnou odpovědnost za prováděné operace a zadávané informace. Na konci pracovního dne převede zaměstnanec zůstatek hotovosti do účetního oddělení. Spolu s ním je přenášena veškerá dokumentace - primární účtenky a inkasní příkazy. Vyplněný list knihy je rovněž podepsán přebírající účetní. Pokud tento není v podniku, podepíše se vedoucí. Tento postup se provádí denně. Pro provádění hotovostních transakcí musí být odpovědný pracovník pověřený vedoucím proti podpisu seznámen se svými povinnostmi, právy a odpovědností. Pokud mluvíme o tom, jak vést pokladní knihu jednotlivého podnikatele, pak samotný proces je podobný tomu, který se provádí v organizaci. Jednotlivý podnikatel však nemá vždy zaměstnance, a zejména nemusí nutně existovat osoba odpovědná za provádění a účtování hotovostních transakcí. Pokud jednotlivý podnikatel pracuje sám, pak přijímá a spotřebováváfinančních prostředků. Podle toho sám zapisuje do deníku a podepisuje vyplněné stránky. Pro ty, kteří nevědí, jak správně vést pokladní knihu, níže uvedené tipy pro účetní vám pomohou zorientovat se v požadavcích.

Titulní strana

Tato stránka by měla obsahovat následující informace:

1. Pro právnickou osobu - celý název organizace, pro fyzického podnikatele - celý název podnikatele, název jednotky (pokud se jedná o pobočku).
2. Doba platnosti časopisu. Pokud existuje několik dokumentů, může to být rok nebo konkrétní datum.
3. OKPO.

Uvnitř dokumentu

Když už mluvíme o tom, jak správně sestavit pokladní knihu, je třeba poznamenat, že položky, výdaje i příjmy, se zapisují na jednu stránku. Na konci dne se zbytek sníží a součet se sečte. O provedených transakcích je vypracována zpráva. Každý list knihy se skládá ze dvou částí s odtrhávací linkou. První polovina je stránka protokolu, která obsahuje informace o operacích. Druhou částí je zpráva pokladního. List můžete skládat podél trhací linie a ponechat si poznámky z uhlíkového papíru. Po zadání informací se list ořízne. První část stránky musí být svázána. Ke zprávě jsou připojeny dokumenty, které potvrzují provádění operací (tyto doklady se nazývají „primární“). Může to být například výpis z objednávky, pokladní doklad, žádost o platbu předem, plná moc a podobně.

Zadávání informací do sloupců

V horní části stránky by mělodatum, kdy byly informace zadány. Vyplňování listu začíná sloupcem udávajícím zůstatek na začátku směny. Zde se zadává částka, která se převádí z konce předchozí stránky. Dále zadejte sériové číslo hotovostního příkazu. Je uvedeno ve sloupci „Číslo dokladu“. Další řádek zadává osoba, které byl tento papír vydán nebo od koho tento papír obdržel. Pokud se jedná o fyzickou osobu, zadává se celé jméno, pokud je právnickou osobou název organizace. V dalším sloupci uveďte číslo odpovídajícího účtu nebo podúčtu. Zadejte informace, které označují způsob příjmu nebo vydání hotovosti. Například r / s - sch. 51, plat - sc. 70, zákazníci a kupující - sch. 62. Zde je třeba poznamenat, že tyto řádky nevyplňují jednotliví podnikatelé.

Další jsou sloupce „Výdaje“a „Příjmy“. Uvádějí částky v rublech v číslech. Za čárkou jsou uvedeny haléře. Například výše emitovaných prostředků je následující: 129,05 s. Každá transakce je zaznamenána ihned po dokončení. Zápisy se provádějí pouze na základě primárních dokumentů. Sloupec "Převod" obsahuje informace o množství operací na předchozích řádcích. Na konci musíte vypočítat celkový výsledek. Zadává se do sloupce „Celkem za den“. Výsledek se vypočítá zvlášť pro vydané a přijaté peníze. Další je "Zbytek". Je nutné sečíst veškerou hotovost, která přišla a zůstala z předchozího dne. Z této částkyvyplacené prostředky jsou staženy. Částka zaznamenaná v knize musí odpovídat skutečnému stavu pokladní hotovosti. Řádky, které zůstanou volné, by měly být přeškrtnuty. To je nutné, aby nikdo nevyplňoval prázdné sloupce. To se provádí písmenem Z. Na konci stránky jsou uvedena jména pokladního a účetního. Dále je uveden počet příchozích a odchozích objednávek vystavených za den. Pokud během dne nebyly provedeny žádné hotovostní transakce, stránka zůstane prázdná. Současně se zůstatek dostupný na konci dne převede na další bez úprav.

Elektronická verze

Rozsáhlé zavádění výpočetní techniky neobešlo pokladní knihu. Elektronická verze sestavování časopisu značně usnadňuje práci zaměstnanců. K údržbě knihy se používá speciální program. Zobrazí protokol na obrazovce počítače. Sloupce se vyplňují stejným způsobem, jak je popsáno výše. Každý den odpovědný pracovník zadá potřebné informace a na konci směny vytiskne list. Papírová verze by měla mít dvě části: samotnou zprávu a doplňkovou polovinu. Pokladní stránku podepíše. Pokud má zaměstnanec elektronický podpis, pak je povoleno jej používat, stejně jako běžný. Každá taková stránka je očíslována. Z potištěných listů se na konci roku tvoří kniha. Na poslední stránce je uveden celkový počet vložek. Je ověřeno podpisy a pečetí podniku. E-knihu je povoleno sestavit jednou za čtvrtletí, nikoli za rok. Zprávy a doprovodná dokumentace se zasílají finančnímu oddělení.

Příjmy a výdaje

Příjem hotovosti je vystaven pokladním příkazem. Stvrzenka - její trhací část - musí být uložena s výpisem z účtu. Operace pro nakládání s finančními prostředky se provádějí prostřednictvím jednoho nebo více nákladových příkazů. Při předání hotovosti bance je zaměstnanci vystaven účtenka a příkaz. První je uložena na pokladně a druhá na výpisu.

Opravy v časopise

Pokud byla v knize udělána chyba, která nemá významný dopad na hlášení, lze ji opravit. Vytrhávání stránek z časopisu je přísně zakázáno. Rovněž není dovoleno používat tah, fix, stírání čepelí, gumu a jiné podobné manipulace. Pokud překlep nezpůsobuje změny ve zbytcích žádného období, jeho oprava se provede následovně: nesprávný záznam je pečlivě přeškrtnut a správný je umístěn vedle něj. Oprava musí být nutně ověřena podpisy. Musí se podepsat pokladní a účetní. Pokud je na stránce několik oprav, musí být každá z nich certifikována. Pokud dojde k závažné chybě, pokladník vypracuje žádost adresovanou hlavnímu účetnímu. Vedoucí podniku shromáždí komisi, která bude zodpovědná za opravy. Na základě chyby je sestaven účetní výkaz. Popisuje povahu nepřesnosti a metodu její opravy.

Kontrola disciplíny hlášení

Správné driblovánípeněžní deník má právo kontrolovat bankovní organizaci obsluhující účet podniku. Manažer bude informován oznámením, že bude proveden audit. Bude nutné poskytnout bance k posouzení volné listy, plně vyhotovené, pokladní zprávy spolu s přiloženou dokumentací a zálohovými doklady, pokud byly peníze vydány na základě zprávy. Pokud kontrola ovlivní aktuální rok, není nutné deník sešívat (to se provádí na konci roku). Po ukončení kontrolní činnosti bude kniha vrácena podniku. O provedeném ověření ohlašovací kázně vydá v tomto případě pověřený orgán zákon. Pokud dokument obsahuje připomínky, musí být odstraněny ve lhůtě stanovené orgánem dozoru. Rovněž správnost vyplnění pokladní knihy může zkontrolovat finanční úřad. Za porušení zjištěná při kontrolní činnosti mohou být uplatněny sankce. Zároveň je třeba říci, že inspektor může podniku uložit pokutu, pokud byly zjištěny chyby do dvou měsíců od jejich přiznání.