Podmínky a doba uložení prvotních dokladů v účetnictví

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Jak ukazuje praxe, téměř v každém moderním domácím podniku vzniká největší množství dokumentace účetnictví. Je to samozřejmě pochopitelné: právě na tomto oddělení se pracuje s penězi a každou takovou operaci je potřeba úředně zafixovat na papíře. Navíc termín pro uchovávání primárních dokumentů v organizaci je právně stanoven, což znamená, že nebude fungovat jen tak zbavit se „kusů papíru“, budete je muset skladovat alespoň několik let a teprve poté zničit je. Mimochodem, proces zbavování se starého papíru také není snadný, má řadu specifických vlastností. O tom všem - dále.

Dokumenty, dokumenty…

Pokud uvedete statistiky o množství vyrobené dokumentace, ukáže se, že téměř ve všech moderních domácích podnicích je účetnictví zdrojem 80–90 % papírových dokumentů. Není třeba je jen uchovávat. Omezení určují nejen to, jaká je správná minimální doba uložení primárních účetních dokladů (obvykle se liší odpět let až desetiletí), ale také podmínky, ve kterých by tyto objekty měly být. Zároveň je třeba připomenout, že existuje rozdělení na dokumentaci pro dočasné uložení a trvalou.

Jak však ukazuje praxe, ne všichni manažeři společnosti mají zájem porozumět složitosti podmínek uchovávání primárních dokumentů. Abyste se zachránili před bolestí hlavy, můžete využít služeb specializovaných archivních společností. V takové firmě přesně vědí, jaký typ dokumentů, jak dlouho je potřeba uchovávat, za jakých podmínek, podle jakých pravidel. Kromě toho má taková organizace technickou kapacitu na zničení dokumentů svěřených k uchovávání po uplynutí lhůt. Je to opravdu pohodlné, ale stojí to peníze. Pokud chcete ušetřit peníze, budete muset vyčlenit speciální místnost pro archiv a pochopit, jaká je zákonná lhůta pro uložení primárních účetních dokumentů v organizaci.

Chci – nechci

Problém mimochodem nevzniká od nuly. Současné zákony stanovují podmínky uchovávání primárních účetních dokladů a v každém podniku je musí dodržovat. Z právní úpravy vyplývá, že povinnost uchovávat dokumentaci je pověřena každá provozující právnická osoba. To znamená, že na formě činnosti nezáleží – ať už jde o soukromého podnikatele podnikajícího samostatně, nebo o velký koncern, i tak se musíte postarat o uložení účetní závěrky a další dokumentace. Je důležité si nastudovat zákonstanovené lhůty pro uchovávání elektronických primárních dokumentů, papírových, takže v případě konfliktu se zhotovitelem nebo při ověřování kontrolním orgánem nebudete v nepříjemné pozici. Navíc nedodržení zákonem stanovených časových intervalů může při kontrole vyvolat nemalou pokutu. Současná právní úprava obsahuje předpisy upravující minimální dobu uchovávání prvotních účetních dokladů. Je důležité, aby podnikání bylo bezpečné a podnikání v naší zemi se vyznačuje legálností a dodržováním zavedených pravidel.

125. federální zákon, přijatý v říjnu 2004, hovoří o době uchovávání elektronických primárních dokumentů a papírových dokumentů. Už podle názvu se věnuje archivnictví a správnému podnikání. V tomto oficiálním dokumentu jsou zvažovány vlastnosti ukládání úředních dokumentů vytvořených účetním oddělením. Zde můžete najít jak funkce, které vám umožňují rozlišovat mezi dokumentací dočasného a trvalého uložení, tak výrazy specifické pro konkrétní typ papíru.

Platí pro koho?

Povinnosti dodržovat minimální doby uložení primárních dokumentů jsou přiděleny:

• místní vlády;
• vládní agentury;
• entrepreneurs;
• enterprises;
• podnikající osoby.

V souvislosti s archivní dokumentací, včetně dokumentace týkající se personálu, bude nutné dodržovat zákon. Celýdoba uvedená v právních dokumentech musí být na bezpečném místě. Kromě federálních zákonů jsou specifika podmínek uchovávání primárních dokumentů a účetních registrů ovlivněna řadou regulačních dokumentů, které jsou platné jak na území země jako celku, tak v každém jednotlivém regionu. Nejdůležitějším dokumentem je však výše zmíněný 125. zákon, který poskytuje úplný seznam dokumentace upravující dobu uchovávání účetních dokladů.

Zákon číslo 129

V roce 1996 byl vydán federální zákon o vlastnostech účetnictví. Uvádí, že účetnictví může generovat dokumentaci na papíře i pomocí různých obráběcích strojů. Firma si přitom musí sama pořizovat kopie dokumentace na papír, aby k údajům o nich měli přístup všichni účastníci operací. Pokud regulační úřad požádá o přístup k dokumentaci, jsou zástupci společnosti povinni jej poskytnout. Jak státní zástupci, tak zástupci soudu mají právo tak učinit.

Vytváření, uchovávání v souladu s lhůtami uchovávání primárních účetních dokladů, poskytování na vyžádání musí odpovídat formulářům stanoveným v regulačních předpisech. Dokumenty musí být žadateli zaslány v papírové podobě. Dovolují-li to možnosti strojů použitých při práci, souhlasí-li všichni účastníci, lze hlášení zaslat v elektronické podobě. Povolují to také platné zákony naší společnostizemě.

Dodržujte pravidla

129. federální zákon obsahuje zmínku o povinnosti dodržovat podmínky uchovávání primárních účetních dokladů. Zejména článek 17 uvádí, že každá právnická osoba musí takovou dokumentaci bezpodmínečně uchovávat, včetně rejstříků a zpráv. Délka časového intervalu je stanovena pravidly pro archivaci na státní úrovni. Doba trvání tohoto období nesmí být kratší než 5 let.

Pro dokumentaci upravující účetní politiku a některé další kategorie (programy používané na strojích zpracovávajících informace, pracovní účtová osnova) je stanovena zvláštní doba uchovávání primárních dokumentů. Doba trvání je zde samozřejmě také pět let (v některých případech lze tuto dobu nastavit i déle), ale doba se začíná počítat od okamžiku, kdy byl tento doklad v podniku naposledy použit. V čele právnické osoby je osoba, která je ze zákona odpovědná za uchovávání veškeré požadované dokumentace v dodržení časových intervalů. To znamená, že každý vzdělaný a zodpovědný šéf musí znát dobu uložení prvotních dokladů v účetním oddělení, pokud chce mít situaci ve firmě pod kontrolou.

Jak ukazuje praxe, mnoho organizací pravidelně provádí inventuru úřední dokumentace a místní předpisy zřizují osoby odpovědné za uchovávání dokumentů, s nimiž kontrolní orgány skutečně spolupracují při kontrole dodržovánípravidla archivace.

Vytváření a ukládání: vše podle pravidel

Na základě platné legislativy mohou účetní generovat primární dokumentaci i souhrnnou dokumentaci nejen v papírové, ale i elektronické podobě; zároveň jsou povinnosti pořizování papírových kopií přeneseny na právnickou osobu a na žádost zájemce, kontrolního orgánu, je společnost povinna zaslat papírové dokumenty na adresu co nejdříve. Kompilace a uložení musí být provedeno ve formě stanovené aktuálními regulačními předpisy.

O době uložení primárních dokumentů v účetním oddělení, pořadí tohoto procesu, vypovídá seznam dokumentace, která bere v úvahu typické manažerské dokumenty, které se tvoří v průběhu práce jakéhokoli podniku. Ty vznikly v roce 2010 dokumentem schváleným ministerstvem financí a federálním archivem. Navíc je nutné vzít v úvahu požadavky daňového řádu, který upravuje, že každý občan naší země je odpovědný za vedení účetní evidence po dobu čtyř let. Týká se to dokladů souvisejících s účtováním výdajů, příjmů a také potvrzujícím platbu daní.

Buďte ve věcech chytří

Správná organizace procesu v souladu s podmínkami uložení prvotních účetních dokladů zahrnuje profesionální přístup, zapojení pracovníků odpovědných za účetní dokumentaci, zpracování archivních informací o samotné organizaci pracovního procesu. V současné době zde nejsou téměř žádná místaspecializované školení v archivnictví, takže najít skutečně kvalitního odborníka je často obtížné. Na druhou stranu progresivní legislativa vyžaduje dodržování lhůt uchování prvotních účetních dokladů, jinak vám mohou hrozit kategoricky nepříjemné pokuty. Nejlepší možností pro dostatečně objemný tok dokumentů je vytvoření oddělení odpovědného za archivaci u zaměstnanců společnosti a zajištění pravidelného školení pracovníků odpovědných za dokumentaci interními zdroji. Díky tomu budou inovace stanovené v zákonech pod kontrolou a budou v souladu se všemi požadavky.

Alternativní možností, která také umožňuje zohlednit dobu uložení primárních dokumentů a dodržovat ji při svých pracovních činnostech, je spolupráce se zprostředkovatelem, který přebírá závazky k uchování písemností klienta. Výběr archivní firmy pro sebe však také není snadný úkol. Je nutné pečlivě analyzovat všechny dostupné možnosti, abychom dali přednost spolehlivé firmě a nebáli se, že se může zavřít a budova vyhořet.

Funkce ukládání některých typů dokumentace

Jak vyplývá ze současné legislativy, primární dokumentace, stejně jako registry, výkaznictví a bilance, musí být přeneseny do archivu. Všechny tyto kategorie úřední dokumentace až do jejich odeslání do archivu musí být uchovávány v účetních prostorách právnické osobyje povinna zajistit všechny podmínky pro bezpečnost papírů: skříně musí být uzavřeny, musí být dodržována požární a jiná bezpečnost. Uvnitř podniku je zvláštním dokumentem jmenována osoba odpovědná za bezpečnost dokumentace.

Pokud společnost používá přísné formuláře pro hlášení, ze zákona musí být tyto dokumenty uchovávány v trezoru nebo speciální skříni, v místnosti, která je uzavřená a zaručuje bezpečnost dokumentace. Primární dokumentace aktuálního časového období, zpracovaná ručně, by měla být shromážděna chronologicky do registrů, které jsou poté odeslány do archivu k trvalému uložení.

Na co si ještě dát pozor?

Při uchovávání bankovních výpisů, hotovostních příkazů a předběžných zpráv musí být veškerá dokumentace vedena chronologicky a svázána pro společné systematické ukládání. Některé specifické kategorie dokumentů (výkazy směn, pracovní příkazy) lze uložit bez vazby, ale zařadit je do složek, aby se nic neztratilo nebo nebylo použito pro nečestné účely.

Za bezpečnost dokumentace, stejně jako za její včasné odeslání do archivu, odpovídá především hlavní účetní, i když v případě potřeby mohou místní předpisy obsahovat delegování pravomocí na jinou osobu. Vydávání primární dokumentace, výkaznictví, rozvahy je možné pouze v některých případech, pokud existuje oficiální příkaz hlavního účetního. Strukturální divize obecně nemají přístup k účetním dokladům. Zabavení dokumentace je možnépouze v případě, že existuje speciální žádost od vyšetřovacích agentur, soudu nebo jiných orgánů, které mají příslušné pravomoci podle zákona. V tomto případě je nutné doložit úřední usnesení vypracované v souladu se zákonem. Při odstoupení je nutné sepsat protokol, jehož jedna kopie se proti podpisu předá zástupci organizace.

Doba uložení primárních dokumentů je uvedena v tabulce níže.

Funkce pracovního postupu

Pojem „tok dokumentů“se vztahuje na soubor faktorů spojených s pohybem dokumentace od okamžiku vytvoření papíru až po jeho převedení do archivu. Vypracování harmonogramu je odpovědností hlavního účetního, i když v některých podnicích je pověřeno specialistou na správu dokumentů. Jak však ukazuje praxe, nejsprávnější je zahrnutí takového harmonogramu do účetní politiky organizace, která je následně schválena speciálně vydaným příkazem podepsaným vedoucím představitelem společnosti.

Pomocí rozvrhu můžete harmonizovat organizační procesy a zjednodušit plánování v podniku. Harmonogram workflow primární dokumentace je seznam výkonných pracovníků, časové intervaly, ve kterých musí být dokumenty odeslány do účetního oddělení, a časový rámec, po který je účetní zpracovávají. Nezapomeňte popsat účetní období, včetně rozvah. Často účetní pravidla obsahují úpravu lhůt uchovávání prvotních dokladů a tato lhůta resprovnají se zákonem stanovenému nebo vyšší, pokud to vyžadují specifika činnosti společnosti. Při odevzdání výkazu za rok je dokumentace připravena předepsaným způsobem a předána do archivu. Zároveň se počítá s tím, že v budoucnu může být nutné vytěžit užitečná data z objemu přeneseného do úložiště. K tomu je zvykem rozdělovat případy do složek, přičemž seskupování je vysvětleno obsahem. Nezapomeňte každé složce přiřadit relevantní název.

Funkce úložiště pouzdra

Veškerá dokumentace vytvořená v průběhu činností podniku, jak je uvedeno výše, je rozdělena na dokumentaci určenou k dočasnému uložení a trvalou. Při předávání písemností do archivu je nutné předat každou z těchto kategorií samostatně, bez míchání úředních písemností ve stejných složkách. V tomto případě musí být kopie uchovávány odděleně od originálů. Také v samostatných složkách budete muset třídit dokumentaci zobrazující výkaznictví, plány na rok a za čtvrtletí, na měsíce. Jeden soubor musí obsahovat jednu dokumentaci.

K seskupení jednoho případu můžete použít dokumenty vygenerované v jednom období (čtvrtletí, rok, měsíc). Výjimkou jsou tzv. přechodné kategorie – například osobní spisy, jejichž uzavření není časově shodné s kalendářním rokem. Pokud soubor obsahuje dokumentaci vytvářenou v průběhu několika měsíců, je nutné každý měsíc oddělit od ostatních zvláštním listem s tím, jaké období dokumentuje blok následující. V tomto případě je povoleno seskupit až 250 listů do jednoho pouzdra. Tloušťka složky může být 4 cm nebo méně.

Na co si ještě dát pozor?

Jak je patrné z pravidel archivace, pokud má dokumentace přílohy, musí být tyto (bez ohledu na to, kdy přesně byly sestaveny) připojeny k dokumentaci, kterou doprovázejí. Obecně je posloupnost pro archiv účetní dokumentace velmi důležitá, proto je nutné ji důsledně dodržovat. Zpravidla se nejprve zaúčtují výkazy, poté vysvětlivky a poté rozvaha doplněná přiloženými dokumenty

Při organizaci ukládání osobních účtů zaměstnanců společnosti je nutné k tomu vyčlenit samostatný případ, ve kterém je dokumentace uspořádána po letech s přísnou chronologií. Roční korespondence je formována do složek označujících kalendářní rok a je také systematizována podle dat. Po každé žádosti musí následovat odpověď.

Některé funkce

Doby uchovávání předepsané v daňovém řádu se mohou lišit od lhůt uvedených v zákonech upravujících činnost účetnictví. Při pozorování takového nesouladu se doporučuje především dodržet delší časový úsek - ten umožní v případě potřeby na dokumentaci odkázat, použít ji, i když podle některého ze současných pravidel lhůta již vypršela. Kontroloři si navíc nebudou mít na co stěžovat. Je také nutné pamatovat na zvláštní seznam zveřejněný v roce 2000 s uvedením doby skladováníněkteré specifické skupiny dokumentace. Tento seznam je pravidelně aktualizován a doplňován, takže hlavní účetní podniku a oddělení odpovědné za správu dokumentů musí sledovat aktuální informace.

Pokud byly porušeny podmínky skladování, odpovědnost za to nese vedoucí společnosti, a to navzdory skutečnosti, že otázka bezpečnosti je primárně v kompetenci hlavního účetního. V případě porušení objednávky, doby skladování je společnost pokutována. Pro úředníka se trest obvykle pohybuje od dvou do tří tisíc rublů. Pokud však primární dokumentace není vůbec uchovávána, mohou být potrestáni pokutou pět tisíc rublů nebo více.