Efektivita účetnictví: doba uložení dokumentů

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Efektivita účetnictví je do značné míry ovlivněna kompetentní organizací ukládání dokumentů, které se v podniku hromadí. Proto, aby se předešlo problémům, měl by se každý účetní rozhodně seznámit s požadavky na podmínky a postup uchovávání dokumentů v souladu s legislativou Ruské federace.

Jaké je pořadí, ve kterém jsou dokumenty uloženy?

Federální legislativa od roku 2013 vyžaduje, aby každý podnik uchovával všechny primární dokumenty, finanční výkazy, účetní registry a pracovní standardy, jakož i jakékoli další dokumenty související s činností tohoto ekonomického subjektu. Toto pravidlo platí i pro dobu uchovávání dokumentů v elektronické podobě, které jsou stále častěji využívány v hospodářské činnosti podniků různých organizačních a právních forem.

Jak dlouho to trváuložit dokumenty?

Doba uchovávání dokumentů - nejméně pět let nebo déle (v souladu s pravidly stanovenými organizací). Zajímavé je, že daňový řád počítá s dalšími dobami skladování (čtyři roky). To platí pro všechny účetní závěrky a období se počítá od okamžiku jejího posledního použití. Nejlepší je samozřejmě uchovávat doklady po dobu pěti let, což vám ušetří spoustu času a nervů, kdyby se něco stalo! Doklady o transakcích zahraničního obchodu je třeba posuzovat samostatně. Pokud zahraniční protistrana poskytuje delší dobu pro uložení dokumentů než v Ruské federaci, je lepší si ji vybrat a nedoufat, že s transakcí v budoucnu nebudou žádné problémy. A to musí být upraveno ve vnitřních předpisech podniku, které zabrání mnoha chybám zaměstnanců.

Kdo je zodpovědný za ukládání dokumentů?

V souladu s "literou" zákona je vedoucí organizace, tzn. jeho generální ředitel je osobně odpovědný za uchování dokumentů v archivu podniku. Pokud není dodržena doba uchovávání dokumentů nebo organizace oběhu dokumentů, bude od podniku vybrána pokuta ve výši deset tisíc rublů a třicet tisíc rublů za opakované porušení. V případě, že taková nezodpovědnost vedla k podhodnocení výše daně, bude muset být zaplaceno dvacet procent nezaplacené daně, ale tato pokuta nemůže být nižší než čtyřicet tisíc rublů. Právní předpisy Ruské federace také samostatně stanoví sankce zaúředníkům za ztráty způsobené neefektivní organizací skladování dokumentů v podniku.

Jak zničím dokumenty, jejichž platnost již vypršela?

Pro začátek je třeba poznamenat, že některé dokumenty nejsou zničeny, ale převezeny do obecního archivu, takže je velmi důležité je nejen označit dobou použitelnosti, ale také se postarat o jejich uložení. nápis „Odborná revizní komise“(EPK). Pokud není potřeba převádět dokumenty do archivu, musí vedoucí organizace vydat zákon o zničení dokumentů. Pokud takový akt nebyl vypracován, pak se dokumenty považují za chybějící a je vyžadován příkaz ke jmenování komise k prošetření takové ztráty.