Hlavní fáze výběru personálu, vlastnosti procesu a kritéria

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Řešení otázek souvisejících s personálem, zejména fáze náboru a výběru personálu, jsou pro každou organizaci nesmírně důležité. Tato skutečnost je dána tím, že dobře vybraní zaměstnanci jsou schopni své funkce a povinnosti vykonávat mimořádně efektivně, což s sebou nese provázanost celého podniku a zvýšení jeho příjmů.

Aby fáze náboru a výběru personálu v organizaci proběhly bez problémů a přinesly efektivní výsledky, je třeba mít na paměti, že celý systém řízení lidských zdrojů je založen na určitých konceptech a je komplexní. Na základě toho musí mít vedoucí či vedoucí personálního oddělení správnou metodiku výběru kandidátů na volná místa a využívat k tomu specifické znalosti a nástroje. Tento článek podrobně popíše všechny fáze a metody výběru personálu a také hlavní kritéria pro tento proces.

Příprava na výběr

Vedení organizace může zpočátku určit image a profesionální kvality osoby, kterou by rádi vidělikonkrétní pozici. Hlavním cílem výběru je proto mezi uchazeči najít tu nejvhodnější osobu, jejíž osobní a obchodní vlastnosti by odpovídaly vlastnostem a pracovním podmínkám.

Před stanovením fází a kritérií pro výběr personálu je třeba vzít v úvahu, že existuje určitý podíl organizačních záležitostí, které ovlivňují tento proces. V době rozhodování o přijetí nových zaměstnanců se jedná o různé způsoby získávání kandidátů (inzerce v médiích, přilákání pracovních center atd.)

Po obdržení odpovědi od zainteresovaných kandidátů můžete identifikovat určitý vzorec, který vám napoví, jaké metody výběru je třeba použít a na kolik fází výběru personálu bude celý proces rozdělen.

Za tímto účelem profesionální manažeři vypočítají poměr výběru zaměstnanců, který představuje poměr počtu vybraných kandidátů k počtu všech, kteří chtějí získat konkrétní pozici. Provedením povrchní analýzy životopisů a vyhodnocením komunikace s kandidáty po telefonu lze tedy vědecky pochopit, kdo bude muset „bojovat“- kandidát o práci nebo organizace o kandidáta. Výsledky koeficientu vám řeknou následující:

1. Pokud je koeficient výběru roven nebo extrémně blízký 1, pak bude výběr jednoduchý a rychlý. Důvodem je stejný zájem ze strany uchazečů o zaměstnání a zaměstnavatele.
2. Pokud je koeficient menší nebo roven 0,5, znamená tože se výběrový proces stává obtížným. V tomto případě však stojí za to připomenout, že pokud je koeficient pod 1 nebo dokonce blízko 0, pak se šance na nalezení vhodného zaměstnance zvyšuje, protože zde je pozorováno, zda kandidát vyhovuje požadavkům předloženým organizací.

V závislosti na zjištěném koeficientu by se dále měly určit fáze výběru personálu.

Fáze 1: Předvýběr

Za jakýchkoli okolností a způsobů vyhledávání kandidátů se s ním manažer začíná seznamovat v nepřítomnosti, prostřednictvím životopisu, telefonického rozhovoru atd. Dá se tedy říci, že jde o hlavní fázi výběru personál, protože zde jsou primární korespondence uchazeče o zaměstnání odhaleny plánovaná pozice. Existuje několik prověřovacích formulářů, které lze použít k prozkoumání údajů žadatele, o jejichž výběru obvykle nejprve rozhoduje žadatel.

Organizace má však právo sama určit, v jakém formátu bude studie dat v této fázi výběru personálu probíhat. Pokud například vedoucí personálního oddělení určil, že předvýběr proběhne na základě prostudování obdržených životopisů, pak v případě osobního vystoupení je osoba vyzvána, aby opustila tento dokument žádosti a počkala na rozhodnutí o tomto problém.

Je třeba se pozastavit nad formami této fáze výběru personálu, z nichž hlavní jsou tyto:

1. Odvolání. Volitelný formulář, který vyžaduje psaníosoba, která se obrací na vedoucího organizace s žádostí, aby byl považován za kandidáta na volné místo. Tento dokument lze zaslat jako průvodní dopis k vašemu životopisu.
2. Shrnutí. Formulář, jehož součástí je vyplnění ve volném formuláři s uvedením základních údajů o uchazeči, jeho předchozích zaměstnáních, profesních zkušenostech, vzdělání a osobních kvalitách. Na základě tohoto dokumentu přihlášky se rozhodne, zda kandidáta pozvete do organizace k osobnímu rozhovoru.
3. Rozhovor během telefonního hovoru. Vynikající forma výběru, která vám umožní určit úroveň družnosti, schopnosti vést obchodní jednání atd.
4. Rozhovor. Tento formulář je skvělou příležitostí ohodnotit zaměstnance analýzou jeho odpovědí na otázky a také neverbální formy komunikace.
5. Osobní záznamy zaměstnanců. Tento formulář je povinný pro zaměstnání. Pokud je uchazeč o pozici zaměstnancem, který již v organizaci pracuje, můžete si o něm prostudovat informace pomocí tohoto dokumentu.

Za zmínku stojí, že kandidáta můžete hodnotit i podle toho, jak se dokázal prezentovat a jak v této fázi dokázal prokázat své obchodní kvality. Pokud například člověk poslal životopis a kromě něj napsal odvolání, ve kterém uvedl, proč chce získat tuto práci, může říci, že tento kandidát ví, jak používat obchodní techniky a hodnotit osobníkvalitní. Za zmínku také stojí, že v tomto případě existuje další možnost zkontrolovat úroveň vzdělání žadatele.

Krok 2: Vyplnění dotazníku

Tato fáze náborového procesu vám umožňuje zjistit kvalifikaci kandidáta na pozici a porovnat ji s požadavky kladenými organizací. Seznam otázek zpravidla sestavuje personální manažer nebo vedoucí personálního oddělení. Schvalování záležitostí je v kompetenci generálního ředitele podniku.

Tento postup vám umožňuje ušetřit značný čas na koordinaci kandidátů s vedením HR manažera a úřady mít jistotu, že výběr najde člověka skutečně vhodného na danou pozici.

Vyplnění dotazníku, stejně jako předvýběr, je hlavní fází výběru personálu.

Fáze 3: Předpohovor

Účelem této akce je na základě prvního vnějšího dojmu a fyzické kondice určit, zda je uchazeč vhodný na danou pozici. Nevládní organizace se mohou uchýlit k pořádání takových setkání na neutrálním území, například v kavárně nebo jiném neutrálním zařízení.

Během této fáze je vhodné si promluvit a prohlédnout si dokumenty kandidáta potvrzující jeho vzdělání, odbornou praxi, certifikáty o doplňkových kurzech atd. Předběžný pohovor zpravidla vede personální manažer nebo supervizorLidské zdroje.

Krok 4: Testování

Při odborném výběru zaměstnanců lze fázi testování provést v době předběžného pohovoru, což šetří čas, nebo ji lze naplánovat na jiný den. Testy mohou být psychologické a typické, jejichž účelem je zjistit motiv uchazeče k získání konkrétní pozice, vypracovat psychologický portrét a samozřejmě určit profesní způsobilost.

Vývoj a výběr testů provádí personální manažer nebo vedoucí personálního oddělení, koordinuje se s liniovými manažery obchodů, oddělení a služeb, ve kterých jsou volná místa otevřena. Schvaluje seznam testů vedení společnosti na základě toho, co by chtěli vědět o přijatém zaměstnanci.

Fáze 5: Doporučení

Tento krok je volitelný a jeho průchod se provádí ve dvou případech:

• pokud žadatel nezávisle poskytl doporučující dopisy z bývalých zaměstnání;
• pokud je potřeba zjistit pravdivost odhalených informací o kandidátovi a zjistit postoj ostatních lidí k němu.

Fázi doporučení lze provést telefonickým hovorem bývalému vedení žadatele nebo podáním formální žádosti o jeho předchozí zaměstnání. Stojí za zmínku, že k druhému jmenovanému se uchyluje velmi zřídka a pouze v případě, že existuje výběr kandidátů na vedoucí pozice nebo těch, kteří mají velmi specifické zaměření.

Fáze 6: Hloubková konverzace

Možná je tato fáze náboru a výběru personálu jednou z nejdůležitějších a rozhodně se nedoporučuje ji vylučovat. Během hloubkové konverzace můžete doplnit všechny chybějící informace o kandidátovi a určit jeho vhodnost pro danou pozici.

V praxi práce s lidskými zdroji se stává, že člověk nemusí mít patřičné odborné vzdělání nebo potřebné pracovní zkušenosti, ale jeho přirozené nadání mu umožňuje ucházet se o jakoukoli pozici.

HR manažer se na tuto fázi připravuje, poté vede rozhovor s přímým manažerem nebo vrcholovým vedením společnosti.

Fáze 7: Zkouška

Tato fáze zahrnuje zadání úkolu pro kandidáta, podobného tomu, kterému bude muset čelit v procesu práce. Po zkoušce liniový manažer vyhodnotí výsledek a vyjádří se k odborné vhodnosti osoby. Úkol pro takovou zkoušku připravuje personální manažer společně s přímým manažerem.

Konečná fáze: Nabídka práce

Poté, co byli vyřazeni nevhodní uchazeči a organizace učinila rozhodnutí, je uchazeči o zaměstnání nabídnuto zaměstnání. V této fázi je zaměstnanci vytvořena osobní karta, připravena veškerá dokumentace a osoba je oficiálně zaregistrována na pozici.

V tuto chvíli je nesmírně důležité takový okamžik předvídat – i když se člověk dobře projevil ve všech fázích výběru personálu v organizaci,stále existuje možnost setkat se s neprofesionalitou nebo jinými lidskými faktory. Proto se doporučuje přihlásit zaměstnance se zkušební dobou.

Vytváření rezervy

V procesu personálního výběru ve fázích návrhu jeho realizace jsou prověřováni kandidáti, kteří se z toho či onoho důvodu nevešli na volná místa. Zde se však může stát následující:

• Počet volných pracovních míst bude nižší než počet způsobilých žadatelů.
• Mezi lidmi, kteří se ucházejí o určitou pozici, se najdou tací, kteří se na ni nehodí, ale naprosto odpovídají pozicím, na které se v budoucnu plánuje nábor.

Aby nedošlo ke ztrátě cenného personálu, který může být pro podnik užitečný, HR manažer sestaví seznam rezervistů. Tento seznam musí obsahovat všechny podrobnosti o žadateli, včetně kontaktního telefonního čísla nebo adresy.

V tomto případě je uchazeč o pozici odmítnut, ale je informován, že je na rezervním seznamu a může být pozván, pokud taková potřeba nastane.

Závěr

Výběr a výběr personálu je proces, který vyžaduje pečlivý přístup a úspěch celého podniku jako celku závisí na tom, jak dobře personální služba funguje. Proto by se do procesu hledání správného personálu měly zapojit vhodné metody, nástroje uvedené ve výše uvedených fázích výběru.