Aktuální, předběžná a konečná kontrola: proč a jak se provádí

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Efektivita řízení je dána dosažením cíle, ve všech fázích pohybu k výsledku musí manažer vykonávat kontrolu a dohled nad procesem, zdroji, prostředím. Kontrola je jedním z nejdůležitějších funkčních účelů vůdce.

Koncept kontroly v managementu

Řízení je nezbytné pro efektivní organizaci činností, racionální utrácení zdrojů a dosahování cílů. Management má tradičně pět základních funkcí: plánování, organizování, motivování, kontrola a koordinace. Každý z nich má svá specifika a význam. Kontrola, aktuální nebo strategická, je tedy důležitou činností manažera, která porovnává výsledky práce s plánem ve všech fázích výrobního procesu, kontroluje výsledky z hlediska souladu s normami a normami a odstraňuje vznikající odchylky.

Význam kontroly se vysvětluje potřebou odstranit nejistotu ohledně stavu věcí ve firmě a postupu výrobního procesu. Také kontrola je předpokladem úspěšné činnosti. Onumožňuje zhodnotit situaci a předejít vzniku krizí. Kontrola a dohled jsou nezbytné, ale mohou mít mnoho podob a plnit různé funkce. V závislosti na stylu vedení v organizaci může být kontrola soustředěna v rukou jednoho manažera, obvykle senior manažera, nebo může být delegována na několik zaměstnanců.

Ovládací funkce

Kontrola je nepříjemný okamžik práce pro lídra i interpreta, ale je nezbytný. V managementu je zvykem mluvit o několika základních kontrolních funkcích:

- Hodnocení vnějšího a vnitřního prostředí. V průběhu kontroly manažer shromažďuje informace a odstraňuje nejistotu v pochopení aktuálního procesu. Provádění kontroly umožňuje odhalit negativní nebo ohrožující faktory ve vnějším i vnitřním prostředí a najít příležitosti k jejich eliminaci nebo zohlednit při výkonu činností.

- Reakce na odchylky. Manažer kontroluje, aby měl přehled o všech detailech výrobního procesu a měl čas reagovat na změny a odchylky. Kontrola vám umožní včas zaznamenat chyby a hrozby a rychle obnovit výrobní proces.

- Alokace zdrojů. Taktická a technická kontrola umožňuje co nejracionálnější využití dostupných peněz, vybavení, najít správné místo pro kompetence zaměstnanců. Kontrola vám zároveň umožňuje identifikovat rezervy a produktivně je využívat.

- Udržování zpětné vazby. Interaktivní funkce kontroly je ta v průběhu její implementaceje navázána interakce mezi všemi prvky systému, mezi manažerem a vykonavatelem.

- Hodnocení výkonu zaměstnanců. Aby bylo možné kompetentně motivovat zaměstnance a efektivně platit za jejich práci, je nutné vybudovat jasný systém hodnocení, v tomto pomáhá manažer kontrolovat na všech fázích výroby.

Typy ovládání

Složitost procesu dohledu má za následek několik kvalifikací kontroly.

Podle četnosti procedur se rozlišují:

- Předběžná kontrola. Ještě před zahájením prací by měla být přijata opatření ke sledování a hodnocení klíčových zdrojů: materiálních, lidských, výrobních. Jeho účelem je zabránit možnosti negativních důsledků jednání výkonných umělců. Umožňuje vám provádět úpravy plánu ještě předtím, než se začne realizovat a než dojde k chybám.

- Aktuální ovládání. Provádí se při provádění práce, jejím účelem je identifikovat ve fázi vzniku a předcházet chybám a odchylkám. Jeho cílem je sledovat dodržování norem a standardů. Současná kontrola vyžaduje neustálý tok informací a rychlou opravu chyb.

- Konečná kontrola. Provádí se ve fázi sčítání a hodnocení dosažených výsledků. Hlavním účelem tohoto typu kontroly je předejít podobným chybám v budoucnu. Data získaná během této fáze se stávají základem pro vytváření nových plánů.

Na základě frekvence kontrolních akcí, strategických, taktických aprovozní kontrola. Funkční příslušností odborníci nazývají finanční, výrobní, marketingové a personální typy řízení. Můžete také rozlišovat vnější a vnitřní typy ovládání podle směru působení.

Strategické a taktické ovládání

Nejdůležitějším nástrojem pro realizaci podnikových plánů jsou strategické a taktické kontroly. Úkolem těchto typů řídících činností je sledovat správnost plánů a probíhajících akcí. Strategická kontrola je systematická kontrola dodržování globálních cílů, strategických programů a akcí. Cíle tohoto druhu činnosti jsou: stanovení správnosti zvolených dlouhodobých cílů a správnosti způsobu jejich dosažení, identifikace potenciálních příležitostí pro podnik. Taktické ovládání je spojeno s kontrolou dosahování krátkodobých, okamžitých cílů. Jeho nástrojem je technická kontrola, která je zaměřena na zjištění přísného souladu výrobního procesu s předpisy, normami a předpisy.

Kontrola ve fázích přípravy

Celý proces řízení je prostoupen kontrolními fázemi. Existuje tradice klasifikace etap, v tomto případě jsou: předběžná, aktuální a závěrečná kontrola. Každý z nich plní své funkce a má charakteristické rysy. Předběžná kontrola předchází zahájení prací, je nedílnou součástí plánování. Jeho účelem je vytvořit podmínky pro efektivní zahájení výroby. Na totoV této fázi se posuzuje připravenost a způsobilost personálu, dostupnost potřebných zdrojů a dokumentace činností.

Současná kontrola, na rozdíl od té předběžné, se časově shoduje s fázemi výroby. Jeho hlavní funkcí je zlepšit pracovní postup. Manažer neustále sleduje soulad všech výrobních operací a jednání výkonných umělců se schválenými plány a normami. Někdy se této fázi říká také „mezikontrola“, což zdůrazňuje její hlavní rys – identifikaci nedostatků a odchylek na cestě k cíli. Aplikuje se na posouzení řešení aktuálních i strategických problémů. Zvláště důležitá je konečná nebo konečná kontrola. Ve svých úkolech a toku se velmi liší od ostatních fází.

Konečná kontrola: specifika

Konečná fáze výrobního procesu zahrnuje řešení několika důležitých úkolů. Jedná se o identifikaci míry souladu se stanovenými cíli a výsledky, hodnocení práce personálu, sestavení seznamu chybných výpočtů a chyb, aby se na jejich základě přistoupilo k nové etapě plánování. Závěrečná kontrola by měla být provedena podle stanovených kritérií, aby výkonní umělci pochopili, jak je jejich práce kontrolována a jak to ovlivní jejich odměnu. Tento typ dohledu je spojen s hodnocením vynaložených prostředků, zjišťováním účinnosti strategií a taktik a posuzováním správnosti dříve učiněných rozhodnutí. Výsledky této fáze jsou nesmírně důležité pro budoucnost organizace, protože její výsledky mohouvyvarujte se chyb při vytváření plánů do budoucna.

Kontrolní postup

Kontrola, aktuální a konečná, se provádí podle jednoho algoritmu.

V první fázi se shromáždí informace, poté se formulují hodnotící kritéria pro každou operaci a proces, poté se určí cíle a metody kontroly. Toto je přípravná fáze. Dále kontrola vstupuje do fáze vlastního hodnocení procesu a akcí. Poslední fází je analýza obdržených informací a formulace závěrů, je synonymem pro závěrečnou kontrolu. V důsledku všech těchto akcí by se mělo zrodit manažerské rozhodnutí.

Principy ovládání

Manažer vykonávající kontrolu, aktuální, strategickou nebo konečnou, si musí pamatovat základní principy její implementace. Patří mezi ně:

- Včasnost. Mezi kontrolními procedurami by měla být určitá doba, neměla by být příliš častá, aby zaměstnanec neměl pocit, že se mu nevěří. Ale nemělo by se to dělat příliš zřídka, aby zaměstnanec neměl dojem nedostatku kontroly.

- Flexibilita. Musí se přizpůsobit aktuálním podmínkám.

- Ziskovost. Jeho cílem je šetřit zdroje, takže by neměl vyžadovat velké investice.