Základ, styly a struktura vyjednávání

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

V životě každého člověka hrají vyjednávání důležitou roli. Každý den se lidé musí v práci i doma na něčem dohodnout. Vyjednávání má v životě obchodníků velký význam, protože na takové obchodní komunikaci závisí úspěch činnosti a následně finanční příjem.

Nestačí však potkat člověka a zahájit s ním konverzaci. Zkušení obchodníci říkají, že je nutné znát strukturu obchodních jednání, jejich styly a další nuance. To vše může pomoci ve chvílích, kdy je potřeba přesvědčit partnery nebo se s něčím dohodnout.

V dalším článku bude podrobně zvážena struktura vyjednávání, popsány jejich fáze a funkce. Kromě toho budou klasifikovány styly vyjednávání a nuance obchodní komunikace po telefonu a s partnery z jiných zemí.

Definice pojmu „vyjednávání“

Než začnete studovat strukturu vyjednávání, musíte pochopit, co to je a jakou roli obecně hrají. Jednání jsou tedy obchodní komunikací, jejímž cílem je dosáhnout společných rozhodnutí o projednávaných otázkách. Zpravidla vyjednávání znamenáje komunikace lidí, kteří mají podobný názor a sledují stejné cíle.

Role vyjednávání v podnikání

Takovou komunikaci je nutné odlišit od té, kdy partneři zcela souhlasí se svým přesvědčením, nebo jsou naopak kritičtí. V prvním případě se skutečně jedná již o spolupráci a ve druhém o konfrontaci. Hlavním cílem jednání je najít optimální řešení problému pro obě strany a stanovit společný akční plán.

Pokud se strany kvůli tomu sejdou, mají zájem o spolupráci. Proto je úlohou vyjednávání rozvíjet plodný pracovní vztah.

Struktura vyjednávání

Každý druh vyjednávání předpokládá stejnou strukturu. Zkušení obchodníci se snaží budovat svou konverzaci dodržováním určitých fází. Tento přístup šetří čas a je zaměřen na úspěšnou komunikaci. Struktura vyjednávání tedy zahrnuje čtyři hlavní fáze:

1. Příprava.
2. Vyjednávání.
3. Ukončit jednání.
4. Analýza výsledků.

Každá z těchto fází je v procesu obchodní komunikace stejně důležitá. Je důležité poznamenat, že struktura procesu vedení mezinárodních jednání je naprosto podobná výše uvedené. Je však třeba si uvědomit, že komunikace s partnery z jiných zemí také vyžaduje další přípravu, protože je třeba studovat tradice, normy komunikace a další podrobnosti těch lidí, se kterými budete muset vyjednávat. Stojí za to zvážit každý z nich podrobněji.způsobem.

První fáze: příprava

Úspěch jakékoli obchodní komunikace s partnery ve větší míře závisí na kvalitě přípravy na jednání. Odborníci v této fázi struktury obchodních jednání navrhují použít následující model přípravy:

1. Určete předmět jednání. Je důležité pochopit, o čem se bude diskutovat, protože bez tohoto okamžiku není možné těžit z komunikace. Podle zkušených manažerů přichází iniciativa vždy od někoho, kdo se více vyzná v diskutovaném tématu.
2. Je nutné sestavit přibližný program jednání. Zvláštní scénář pomůže předvídat výsledek komunikace. V závislosti na složitosti jednání může existovat několik scénářů.
3. Je nutné určit okamžiky, ve kterých je možné ustoupit partnerům a ty, ve kterých je naprosto nemožné ustoupit. Zároveň je nutné předvídat, jaké ústupky ve prospěch druhé strany jednání mohou znamenat.

Tento model je velmi univerzální. Je však nemožné implementovat takový akční plán v rámci přípravy na obchodní komunikaci, pokud předtím nebyly prostudovány následující otázky:

1. Účel jednání.
2. Partner (jeho pozice na trhu, stav věcí atd.).
3. Vyjednáno.
4. Osoby přítomné na rozhovorech.
5. Podmínky a možné podmínky.

Do procesu přípravy se může zapojit mnoho specialistů, nicméně osoba, která se bude přímo podílet na komunikaci s partneremje povinen prostudovat každý detail informací, které byly dříve shromážděny. Stojí za zmínku, že je to kvalita přípravy, která určuje výsledek rozhodování. Například první fáze struktury obchodního vyjednávání zkoumá, co bude klientovi nabídnuto, účel schůzky, platební schopnost klienta a další podrobnosti, které vám umožní propagovat produkt a uzavřít obchod.

Druhá fáze: vyjednávání

Struktura vyjednávání zahrnuje následující metody vedení ve druhé fázi:

1. Variační metoda. Je postaven na základě skutečnosti, že negativní reakce partnera na předložené podmínky je předem známa. Taková jednání lze nazvat složitými. Proto byste během konverzace měli pracovat na nalezení nejlepšího řešení problému s diferencovaným přístupem.
2. Metoda integrace. Je vhodné uchýlit se k této metodě, když je partner posedlý svými vlastními zájmy, ale nebere v úvahu nuance sociálních vztahů. Tato metoda má za cíl přesvědčit druhou stranu o účelnosti odhadu ztrát v případě zanedbání sociálních vztahů. Hlavním účelem použití této metody je přesvědčit partnera, že odpovědnost za rozhodování o projednávaném předmětu leží na všech stranách vyjednávání.
3. Metoda vyvažování. Tato metoda zahrnuje výběr nejlepších argumentů k přesvědčení partnera. Mohou to být fakta, statistiky, výpočty atd. Důležité je, že při použití této metody je nutné stát namísto partnera a zhodnotit situaci z jeho strany. To vám umožní vybrat ten nejsprávnější argument ve správný čas.
4. Kompromisní metoda. Tato metoda znamená, že partneři jsou připraveni hledat kompromisy předem a v případě rozdílnosti názorů se důsledně dohodnout. Kompromisní metoda neznamená odmítnutí původních podmínek, je zaměřena na zvážení problému s využitím všech možností. Stojí za zmínku, že kompromisní metoda se používá, když odmítnutí vyjednávat a neschopnost uzavřít určité dohody ohrožuje obě strany nepříznivými důsledky.

Fáze vyjednávání ve druhé fázi

Obecně lze rozlišit následující fáze vyjednávání, které zahrnují strukturu jednání ve druhé fázi:

1. Setkání a navazování kontaktu. Jednání začíná od okamžiku, kdy došlo k setkání s partnerem, i kdyby musel být doprovázen z letiště a nádraží. Tato fáze nemusí být z hlediska předmětu jednání tak důležitá, ale v závislosti na tom, jaký dojem na partnera udělá strana schůzky, bude částečně záviset výsledek jednání.
2. Začátek obchodní části. V této fázi je pozornost partnera upřena na informace a předmět diskuse.
3. Přenos informací. Tato fáze zahrnuje přesvědčování druhé strany, že bude jednat moudře tím, že přijme vaše přesvědčení.
4. Podrobné odůvodnění. V této fázi probíhá argumentace vlastních nápadů a návrhů. JiníJinými slovy, pokud má partner o návrhy zájem, ale není si ničím zcela jistý, je nutné vše výše uvedené vyargumentovat a vyloučit všechny pochybnosti.

Třetí fáze: dokončení jednání

Poslední fází vyjednávací struktury je povinný debriefing. Pokud byl průběh obchodní komunikace velmi pozitivní, pak ukončení jednání znamená krátké shrnutí. Je to nutné, aby si každá ze stran byla jistá, že si všichni dokonale rozumí. Poté se diskutuje o vyhlídkách na nová setkání.

Jinak, když v důsledku jednání nebylo dosaženo žádné dohody, je důležité udržovat subjektivní kontakt s partnerem. Je důležité shrnout, co se nám podařilo najít společnou řeč, a říci body, které jedné ze stran nevyhovují. Na konci obchodní schůzky, která má negativní výsledek, je důležité neztratit tvář a pokusit se rozptýlit atmosféru nenuceným a přátelským rozloučením. V žádném případě ale nesmíte s partnerem mluvit sprostě a svým odchodem zbrkle přerušovat jednání. Stojí za připomenutí, že je lepší nabídnout projednání problému o něco později, jednání odložit, připravit se na ně pečlivěji a pokusit se najít takové argumenty, které by vám umožnily o něčem přesvědčit druhou stranu.

Čtvrtá fáze: analýza jednání

I když se strany rozloučily, jednání v této fázi nejsou dokončena. To se děje až po jejich podrobné analýze a vypracování zprávy. Obvykleanalýza je nezbytná pro porovnání cílů obchodní komunikace a dosaženého výsledku, stanovení dalšího postupu a posouzení aktuální situace. Recenze může být písemná (pokud to situace vyžaduje) nebo reflexní (pokud není potřeba hlásit se vyššímu vedení).

Porozuměním struktuře jednání s klienty a partnery je mnohem snazší vybudovat komunikaci. Kromě toho je však nutné vědět, jaké mohou být styly vyjednávání.

Styly

Obecně existují styly vyjednávání jako tvrdé, měkké, obchodní a kooperativní. Tvrdý styl znamená nezlomnost a koncentraci pouze na vlastní požadavky. Soft je akomodační strategie. Nejčastěji se používá, když je pro jednu stranu důležitější udržovat přátelské vztahy.

Styl obchodování implikuje princip kompromisu, kdy jedna strana dělá ústupky, ale zároveň si určité ústupky „vyjednává“sama pro sebe. Kolaborativní styl je komunikace, která je zaměřena na naplnění zájmů obou stran.

Krátký soubor pravidel vyjednávání

Odborníci v oblasti obchodní komunikace doporučují dodržovat následující soubor pravidel, která pomohou vytvořit společný jazyk s jakýmkoli partnerem:

1. Nemůžete být osobní a ponižovat osobnost partnera.
2. Neignorujte obavy, prohlášení a pocity svého partnera.
3. Nejen byste měli klást otázky, ale také vysvětlit účel získání odpovědí.
4. Pokudúčastník chce něco objasnit nebo žádá zopakování toho, co bylo řečeno, nezlobte se. Musíme se snažit předávat informace způsobem, kterému každý rozumí.
5. Nepropadejte emocím.

Kromě tohoto krátkého shrnutí stojí za to připomenout, že byste se měli dobře připravit, předem analyzovat strukturu jednání a osvojit si styly jejich vedení. To vše vám pomůže vyrovnat se s úkolem mnohem lépe.

Pravidla přesvědčování při vyjednávání

Existuje několik tipů od psychologů a zkušených manažerů, které se mohou hodit ve chvílích, kdy je potřeba partnera o něčem přesvědčit. Nejprve se musíte naučit argumentovat. Nejprve musíte uvést silný argument, pak trochu slabší a na konci předložit nejsilnější, abych tak řekl, trumfový argument.

Zadruhé si musíte pamatovat, že nemůžete partnera uvést do nepříjemné pozice nebo zajet do rohu. Respekt je klíčem k benevolentnímu vztahu a o něčem můžete přesvědčit pouze tehdy, když je člověk pozitivní.

Zatřetí je důležité, aby se navrhované argumenty protínaly se zájmy partnera. V takové situaci je vysoká pravděpodobnost, že partner vyjádří svůj souhlas.

Telefonní konverzace

Někdy musíte vyjednávat o technických prostředcích komunikace. To samozřejmě ztěžuje komunikaci, protože je stále těžší porozumět reakci partnera.

Je důležité mít na paměti, že struktura telefonických rozhovorů je absolutněstejné jako u osobní obchodní schůzky:

1. Pozdrav.
2. Začněte vyjednávat.
3. Dokončování.
4. Analýza.

Na obchodní rozhovory po telefonu se vztahují obecně přijímaná pravidla vyjednávání. Jediné, co je důležité si zapamatovat, je, že nemůžete přerušit řeč člověka po telefonu, i když jeho slova s něčím odporují.

Závěr

Shrneme-li, stojí za zmínku, že vyjednávání je umění, pokud ho zvládnete, můžete dosáhnout čehokoli. Jak se stalo známo, když znáte 4 fáze struktury jednání, můžete předvídat výsledek obchodní komunikace a zajistit mnoho kroků partnera.

Nejdůležitější pro dosažení dobrých výsledků prostřednictvím vyjednávání je dodržovat výše uvedená pravidla a respektovat ty, se kterými musíte cokoli vyjednávat.