Předběžná zpráva o služební cestě. Formulář předběžné zprávy

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2024-01-17 18:44

Pro vyúčtování finančních prostředků, které jsou vydány zaměstnancům organizace na cesty nebo jiné potřeby, se používá speciální formulář. Říká se tomu „předběžná cestovní zpráva“. Tento dokument je dokladem o použití peněz. Základem pro vydávání finančních prostředků je příkaz přednosty. V tomto článku najdete vzorovou předběžnou zprávu na služební cestu, dozvíte se pravidla pro odeslání formuláře.

Tok dokumentů

Pro odeslání na služební cestu je třeba vystavit:

• order;
• přidělení služby;
• ID.

Při návratu musí být předložena zpráva o dokončení úkolu služby.

Zaměstnanec musí mít vždy u sebe cestovní potvrzení. V každém bodě jsou v něm provedeny poznámky o čase příjezdu a odjezdu. Podle Čl. 168 zákoníku práce Ruské federace musí zaměstnavatel uhradit zaměstnanci tyto výdaje: cestování, ubytování, denní diety, další náklady, které byly dohodnuty s vedením.

Obvykle penízevystavené zaměstnanci před odjezdem. V souladu s Předpisy o provádění hotovostních transakcí na území Ruské federace se tato operace provádí hotovostním příkazem (RKO) na základě žádosti zaměstnance, kde je uvedena částka a podmínky. Prostředky jsou poskytovány: hotovost z pokladny, bankovní šek, firemní karta, peněžní poukázka.

Design

Od roku 2002 používají právnické osoby všech forem vlastnictví speciální formulář č. AO-1. Předběžné hlášení o pracovní cestě, jehož tiskopis lze převzít z účetního oddělení podniku, se vyplňuje v jednom vyhotovení do tří dnů ode dne návratu. Odesílá se k ověření finančnímu oddělení.

Na přední straně jsou uvedeny následující údaje:

• název organizace;
• číslo a datum dokumentu;
• název pododdělení;
• F. I. O. zaměstnanec, jeho pozice;
• určení finančních prostředků: potřeby domácnosti, služební cesta, nákup materiálu atd.;
• údaje o případné předchozí zálohové platbě jsou uvedeny v tabulce. Zde je také uvedena vydaná částka, utracená část, zůstatek finančních prostředků nebo překročení (v rublech a kopejkách).

Formulář předběžného hlášení je vyplněn na obou stranách. Zadní strana obsahuje seznam dokladů, které potvrzují výdaje (šeky, vstupenky, účtenky atd.), jejich čísla a data a výši výdajů. Pod tabulkou musí odpovědná osoba připojit svůj podpis.

Poznámky k účetnictví

Po obdržení formuláře musí finanční úředník vyplnit následujícípodrobnosti:

• "účetní položka" - transakce s čísly podúčtů odrážejícími utracené částky;
• složení žádostí - počet předložených dokumentů;
• schválená částka vynaložených peněz je zaznamenána a podepsána hlavním účetním;
• vyplacený zůstatek nebo kontokorentní úvěr;
• číslo a datum PKO nebo RKO;
• pod čarou řezu je potvrzení o přijetí k ověření dokumentů. Zde účetní zaznamená iniciály zaměstnance, číslo a datum zprávy, vynaloženou částku (slovy), počet poskytnutých dokumentů.

Vyplněná zpráva o cestovních výdajích je předložena ke schválení vedoucímu organizace.

Při návratu ze služební cesty musí zaměstnanec předat:

• certifikát;
• přidělení služby;
• předběžná cestovní zpráva s dokumenty potvrzujícími výdaje.

Pokud byla použita karta, musí být přiloženy šeky z bankomatů. V případě zahraniční pracovní cesty musí zaměstnanec poskytnout kopie pasu a stránky označené datem překročení hranice.

Zpráva o cestě, jejíž příklad bude uveden níže, je předložena vedoucímu ke schválení. Nevyčerpaná část finančních prostředků se ihned vrací do pokladny nebo je zadržena ze mzdy. Maximální částka je omezena na 20 % příjmu, ve vzácných případech - 50 %.

Zadávání dat do programu "1C Accounting"

Na základě dokončených aschválenou zálohovou zprávu, program generuje účtování o použití finančních prostředků. K tomu je k dispozici stejnojmenný dokument, který se otevře prostřednictvím nabídky Pokladna na panelu nástrojů.

V deníku je potřeba vytvořit nový formulář kliknutím na tlačítko "Přidat". Jsou v něm vyplněny následující údaje:

• „Fyzik. osoba" - Celé jméno zaměstnance.
• "Cíl" - "cestovní náklady".
• Na záložce „Zálohy“v tabulkové části dokumentu číslo CSC, pro které byly prostředky vydány.
• V dolní části okna je v poli "Přihláška" uveden počet odeslaných dokumentů.
• Na záložce "Ostatní" jsou podepsány výdaje, které jsou uvedeny v dokumentu "Cestovní zpráva".

Příklad

Vstupenka č. 8956 od 20. 3. 2014 - 2500 rublů. bez DPH.

Potvrzení o ubytování č. 1245 ze dne 20. 3. 2014 - 2400 rublů. bez DPH.

Referenční kalkulace (na diety) - 600 rublů. bez DPH.

Po zaúčtování dokumentu by měla být vygenerována zaúčtování: DT 26 KT 71.01.

Příspěvek na diety

Toto je samostatná část nákladů, která není zdokumentována. Peníze jsou vydávány pro vlastní potřebu zaměstnance. Denní dávka je pro všechna sídla stejná. Podle zákona je maximální denní dávka, která nepodléhá dani z příjmu fyzických osob, 700 rublů. Částky přesahující tuto částku by měly být zdaněny sazbou 13 %. Denní příspěvek na zahraniční pracovní cesty závisí na zemi určení. Výpočet se provádí za kalendářní dny včetně víkendů aprázdniny, doba cestování. Platba může být provedena v hotovosti na základě žádosti zaměstnance nebo bankovním převodem. Druhá možnost se používá častěji. Při převodu těchto částek na „platové“karty však mohou vzniknout daňová rizika spojená s rekvalifikací prostředků. Aby se předešlo konfliktům, musí organizace v účetní politice zohlednit možnost převodu peněz na jakékoli podrobnosti o zaměstnancích. V opačném případě jim vládní agentury mohou účtovat dodatečnou daň z příjmu fyzických osob, pojistné a také penále a pokuty.

Pár slov o zahraničních obchodních cestách. Organizace může zaměstnanci vydat peníze v hotovosti v rublech, cizí měně nebo převodem na kartu. Denní dávka je stanovena kolektivní smlouvou nebo místními právními předpisy. Doba pobytu na služební cestě se počítá podle značek v cestovním pase. V případě nuceného zpoždění na cestě jsou diety vypláceny podle uvážení vedení.

Příklad hlášení výdajů na služební cestu

Název podnikuČíslo EDRPO

Výdaje č. 10 z 2015-01-04

Jednotlivec: Ivanov A. A. Oddělení: Dílna Pozice: Elektrikář

Cíl: domácí potřeby

Zpráva o použití finančních prostředků poskytnutých na služební cestu č. _-_nebo pod zprávou č. RKO -15 ze dne 19.4.2015 částka 500 rublů. 00 kop.

Zůstatek/ Překročení výdajů z předchozí zálohy	Datum	Target	Částka	Zůstatek / překročení
-	20.04.15	Motorový olej	500 rub.	0, 00
Celkem			500

Hlášení zkontrolováno:Celkem přijato: 500 rub. 00 kop.

Celkem vráceno ke schválení: 0 rub. 00 kop.

(vyplní účetní)

Celkem přijato: 500 RUB

Utraceno 500 rublů. 00 kop.

Zůstatek: 0,00 RUB

Hlášení potvrzeno ve výši: 500 rublů. 00 kop.

Překročení: 0 rublů 00 kopecks.

Příloha: 1 dokumenty

1. šek č. 1245 ze dne 20. 4. 2015.

Zaplacený zůstatek ve výši _ vystavený PKO č._ ze dne _ Překročení vydal: Pokladna č. _ ze dne _.

Datum Podpis

Takto se vyplňuje formulář předběžného hlášení. Všechny náklady jsou fixní s ohledem na kopecks.

Závěr

Výkaz cestovních výdajů potvrzuje použití finančních prostředků zaměstnanci. Formulář uvádí: kým, kdy a kolik peněz bylo vynaloženo. Jsou k němu připojeny všechny šeky a účtenky, které potvrzují použití peněz. Formulář je odeslán k ověření účetnímu oddělení a poté vedoucímu organizace.