Co je to služební cesta: pojem, definice, právní rámec, řád služební cesty a pravidla registrace

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Služební cesty jsou služební cesty, při kterých důležité pracovní úkoly řeší najatí specialisté společnosti. Mohou být krátké nebo dlouhé. Každý zaměstnanec by měl vědět, co je to služební cesta, jak je správně zpracována a zaplacena a s jakými potížemi se může specialista potýkat.

Koncept

Abyste pochopili, co je pracovní cesta, musíte si dobře prostudovat zákoník práce. Znamená to, že ji zastupuje služební cesta určená pro důležité pracovní úkoly.

Vedoucí společnosti samostatně rozhoduje o nutnosti vyslat zaměstnance do jiné oblasti k plnění různých úkolů. Nejčastěji se postup provádí pro jednání se zástupci jiných společností, nákup zařízení nebo podpis smluv.

Pokud pracovní povinnosti osoby přímo souvisejí s častými cestami a přesuny, pak takové akce nejsou služebními cestami.

Nuancedekorace

Každý zaměstnavatel by měl vědět, co je to pracovní cesta, aby ji mohl správně zařídit. Pravidla pro tento proces zahrnují:

• služební cesta je vydávána výhradně pro zaměstnance oficiálně zaměstnané společností;
• najatý specialista může odmítnout vycestovat, pouze pokud k tomu má dobré důvody nebo je taková možnost předepsána v jeho pracovní smlouvě;
• zaměstnavatel je povinen zaměstnance předem upozornit na možné cesty;
• Není neobvyklé, že pracovní smlouva nebo dodatečná dohoda k ní stanoví, že najatý specialista může odmítnout cestu bez negativních důsledků představovaných disciplinární odpovědností, například když je nemocný nebo se musí starat o příbuzné.

Pokud není pracovní cesta řádně vykonána nebo proplacena, je to základem pro podání podnětu najatému specialistovi na inspektorát práce.

Kdo nesmí na služební cesty?

V Ruské federaci jsou služební cesty využívány manažery různých společností poměrně často, což umožňuje řešit různé pracovní záležitosti. Ne všichni zaměstnanci však mají nárok na služební cesty, takže následující zaměstnanci nemají nárok na tento postup:

• těhotné ženy;
• zaměstnanci s dětmi do tří let;
• rodiče, kteří vychovávají postižené dítě.

Existence důvodů, jako je svatba dítěte nebo úmrtí příbuzného, nemůže být podle zákona základemoficiální zrušení zájezdu. Pokud je ale mezi zaměstnancem a šéfem firmy dobrý vztah, pak se většinou ředitel rozhodne cestu odložit nebo si na ni vybrat jiného specialistu.

Pokud občan bez vážného důvodu odmítne vycestovat, je to základem pro uložení pokuty nebo dokonce pro násilné propuštění najatého specialisty.

Koho lze poslat na cestu?

Zaměstnavatel může vysílat na pracovní cesty zaměstnance, kteří ve firmě obvykle pracují trvale a plní stejný typ úkolů. Nejčastěji tento postup provádějí inženýři, obchodní manažeři nebo dokonce účetní.

Pokud je povaha práce specialisty zpočátku spojena s neustálým cestováním, služební cesta pro něj není vydána. To zahrnuje kurýry nebo řidiče kamionů.

Pokud zaměstnanec pracuje doma, pak může na služební cesty jezdit obecně, jak je uvedeno v Čl. 310 TK. Postup je prováděn výhradně ve vztahu k zaměstnancům pracujícím v kolektivu společnosti. Na služební cesty není dovoleno zapojovat specialisty, se kterými byla sepsána občanskoprávní smlouva.

Čas cesty

Služební cesta zaměstnance může trvat různě dlouhou dobu, takže šéf společnosti může stanovit libovolnou dobu takové cesty. K tomu je třeba vzít v úvahu, kolik práce bude vykonáno, a také to, s jakými obtížemi se může specialista potýkat.

V legislativě nejsou žádné informace o tom, comaximální doba jízdy. Proto je povoleno vyslat občana do jiného města řešit různé problémy na několik let. Pracovní cestu představuje cesta, která trvá déle než jeden den, takže pokud jsou všechny pracovní záležitosti vyřešeny během jednoho dne, není taková cesta považována za pracovní cestu.

Návrh cestovního řádu

Při vyslání konkrétního specialisty na služební cestu je důležité sestavit určité úřední dokumenty vedoucím společnosti. K tomu je ve společnosti nejprve sepsáno zvláštní ustanovení, ve kterém jsou uvedeny tyto údaje:

• účel pracovní cesty;
• místo, kde budou vykonávány pracovní povinnosti vybraného zaměstnance;
• doba služební cesty;
• průvodní dokumentace předaná zaměstnanci organizace;
• plat, denní příspěvky a další platby;
• další informace, které jsou pro zaměstnance povinné.

S pomocí informací obsažených v pozici lze vyřešit řadu problémů, které se vyskytnou při provádění úkolu. Dokumentaci připravují pracovníci HR.

Během cesty je důležité vyřešit finanční záležitosti, na které jsou potřebné finanční prostředky přiděleny účetním oddělením, poté jsou do pozice zadány platební údaje. Podepisuje ji vedoucí společnosti. Pozice v každé společnosti může být sestavena v jakékoli formě.

Jaké dokumenty se připravují?

Provyslání zaměstnance na pracovní cestu, je nutné připravit určitou dokumentaci pro vedoucího společnosti. Zahrnuje následující dokumenty:

• Úkol služby. Nejprve vedoucí oddělení, ve kterém najatý specialista pracuje, vytvoří zprávu zaslanou vedoucímu společnosti. Označuje nutnost vyslání zaměstnance na pracovní cestu. Kromě toho je uveden účel tohoto postupu a doba trvání cesty.
• Objednávka na služební cestu. Na základě zadání je vydán příkaz vedoucího společnosti. Označuje, který zaměstnanec organizace by měl jet na služební cestu, aby vyřešil konkrétní problémy.
• Cestovní certifikát. Převádí se na vybraného najatého specialistu. Tento doklad je označen po splnění každého přiděleného úkolu a také při příjezdu nebo odjezdu z místa bydliště. Pokud je občan odeslán do cizí země, není nutné tento dokument generovat.

Již po skončení služební cesty občan nahlédne do příslušné zprávy. Označuje, zda specialista splnil všechny úkoly stanovené vedoucím společnosti.

Pravidla pro vytváření tras

Zadání práce je důležitý dokument, který přesně specifikuje, jaké úkoly by měl specialista vykonávat, kdo bude poslán na cestu a jak dlouho bude cesta trvat.

Směr na služební cestu se proti podpisu přenese na vybraného zaměstnance. Měl by si tento dokument dobře prostudovat, aby zjistil, zda můžese zadanými úkoly. Dokumentace je podepsána vedoucím společnosti, poté začíná příprava na pracovní cestu. Níže je ukázkové přiřazení úlohy.

Jak obnovit?

Není neobvyklé, že se zaměstnanci nepodaří dokončit přidělené úkoly v omezeném časovém období. V tomto případě telefonicky nebo jinými formami komunikace je s vedoucím dohodnuto prodloužení doby zájezdu. V tomto případě zaměstnavatel učiní následující:

• vypracovává se nový cestovní řád, který uvádí důvod prodloužení cesty;
• vydána objednávka s přesným datem, kdy se pracovník bude moci vrátit domů.

Vzorovou objednávku na služební cestu si můžete prostudovat níže.

Jak zrušit?

Často nastává situace, kdy není potřeba služební cesta. Pokud již byly všechny dokumenty připraveny, je nutné cestu oficiálně zrušit. Za tímto účelem je zaměstnanec písemně informován o zrušení.

Poté je vydán příkaz, který ruší předchozí příkaz, a je v něm zapsán důvod takového rozhodnutí. Pokud již byly finanční prostředky reprezentované cestovními výdaji převedeny na občana, pak tyto peníze občan vrátí.

Jak je uvedeno na vysvědčení?

Každá organizace musí vést pracovní výkaz. Zákrok obvykle provádějí vedoucí různých oddělení. Samostatně se ve vysvědčení uvádí, že to byl konkrétní specialistavyslán na služební cestu. Na základě těchto informací je proveden kompetentní výpočet mzdy zaměstnance.

Ve vysvědčení je přítomnost osoby na služební cestě označena písmenem „K“. Navíc jsou vyznačeny všechny dny nepřítomnosti občana na pracovišti.

Platební pravidla

Platí manažer během služební cesty, hotelů, stravy a dalších výdajů najatého specialisty. Zaměstnanec tedy může počítat s následujícími typy plateb:

• plat za všechny dny, kdy byl občan na služební cestě;
• za diety, jejichž hlavním účelem je úhrada stravy a ubytování;
• úhrada dalších výdajů vzniklých zaměstnanci při práci v jiném regionu.

Vedoucí společnosti musí v době vystavení objednávky, na základě které odjíždí najatý specialista na služební cestu, sepsat zvláštní prohlášení. Na základě tohoto dokumentu se zaměstnanci vystavuje záloha. Výše této platby by se měla přibližně rovnat denním výdajům občana na ubytování a stravu. Platbu předem lze poskytnout v hotovosti nebo bezhotovostně.

Je povoleno nevystavit zálohu, takže zaměstnanec během cesty utrácí své vlastní peníze. Poté shromáždí všechny platební doklady, na jejichž základě vedoucí vyplácí náhradu za stravu a ubytování na služební cestě.

Účel plateb

Při kalkulaci pracovní cesty se zohledňují veškeré výdaje, které bude muset zaměstnanec během pracovní cesty nést. Proto má každá výplata své vlastní nuance:

• Cestovní náhrady. Jsou zastoupeny platem občana za všechny dny zájezdu. Výpočet zohledňuje jak datum odjezdu na zájezd, tak i den návratu. Pro stanovení optimální výše platby se předběžně vypočítá průměrný denní výdělek specialisty ve společnosti. Pracovní cesta o víkendu se neplatí, proto je důležité spočítat počet pracovních dnů, během kterých byl občan na cestě. Pokud byl nucen pracovat i o víkendech a má také relevantní důkazy, může požadovat platbu i o víkendu.
• Denně. Představují je náhrady výdajů vynaložených zaměstnancem při stravování a ubytování v jiném kraji. Zaměstnavatel samostatně určuje výši této platby. K tomu se bere v úvahu, do kterého regionu nebo země je zaměstnanec vyslán. Obvykle se denní dávky pohybují od 1 do 2 tisíc rublů. Pokud částka při cestování v Rusku nepřesáhne 750 rublů. nebo při cestě do jiné země za 2,5 tisíce rublů, pak nepodléhá zdanění.
• Výdaje na cestu. Z rozpočtu organizace jsou zaměstnanci hrazeny veškeré výdaje, které je nucen nést v procesu plnění služebních povinností v jiném kraji. To zahrnuje nákup jízdenek na veřejnou dopravu, pronájem ubytování nebo jiné výdaje. V každém případě se bude výše platby lišit, protože se vypočítává individuálně.

Aby mohl zaměstnanec přijímat všechny platby, musí sestavit speciálnízpráva. Označuje všechny vzniklé výdaje, které musí být potvrzeny úředními šeky, fakturami nebo jinými platebními doklady. Pokud osoba pracovala v sobotu nebo neděli a může tuto skutečnost také prokázat, pak se den volna na služební cestě vyplácí na základě průměrného denního platu specialisty.

Funkce služebních cest do zahraničí

Řešení různých úkolů lze provádět nejen v ruských regionech, ale i v jiných zemích. Vyslání zaměstnance na zahraniční pracovní cestu má určité nuance. Patří mezi ně:

• Denní povolenky jsou vydávány v měně akceptované ve vybraném státě, ale musí být převedeny na rubly podle kurzu platného v době vydání finančních prostředků;
• aby denní příspěvky nepodléhaly dani z příjmu fyzických osob, jejich částka za den nesmí překročit 2,5 tisíce rublů;
• den, kdy byla překročena ruská hranice, se započítává do období služební cesty;
• mzda vyplácená občanovi, který je za prací v jiné zemi, je příjem z ruského zdroje.

Pokud je doba trvání takové cesty krátká, takže osoba zůstává daňovým rezidentem, pak se pro výpočet daně z příjmu fyzických osob použije standardní sazba 13 %. Pokud dojde ke ztrátě statusu rezidenta, použije se při výpočtu sazba 30 %.

Nuance vysílání zaměstnanců na služební cesty

Všichni zaměstnavatelé a přímí zaměstnanci by měli rozumět tomu, cotakovou pracovní cestu, jak se vystavuje a platí. Mezi hlavní rysy tohoto postupu patří:

• pokud byl občan nucen pracovat na výletě o svátcích nebo víkendech, je mu přidělena dvojitá platba;
• s platbami převedenými na zaměstnance, musí být zaplacena daň z příjmu fyzických osob a pojistné, ale to neplatí pro denní příspěvky, pokud jejich výše nepřesahuje 750 rublů. při cestování po Rusku;
• není nutné převádět diety najatému specialistovi vyslanému na jednodenní služební cestu, ale pouze pokud jede do jiného města v zemi a ne do jiného státu;
• pokud je cesta do zahraničí, pak i když na ní strávíte pouze jeden den, vyplatí se 50 % denního příspěvku;
• denní režim a práci o víkendech si oba účastníci pracovního poměru sjednávají samostatně.

Služební cesty často vedou ke kariérnímu postupu a příjemným zážitkům pro zaměstnance.

Závěr

Služební cesty jsou smysluplné služební cesty, které řeší důležité problémy pro jakoukoli společnost. Zaměstnavatelé by měli vědět, jak takovou cestu zařídit a zaplatit.

Zaměstnanci mohou od manažerů společnosti požadovat náhradu všech vzniklých nákladů. Za tímto účelem vypracují zvláštní zprávu a připraví podpůrné platební dokumenty.