Jak napsat obchodní dopis: pravidla a pokyny

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Základním atributem každého podnikání je obchodní korespondence. Zaměstnanci každého podniku komunikují s kolegy a zákazníky, s dodavateli a spotřebiteli. Obecně platí, že každodenní rutina každé kanceláře rozhodně zahrnuje účast na korespondenci.

Navzdory skutečnosti, že většina zaměstnanců v podnicích a organizacích každý den posílá a přijímá četné zprávy, ne každý při jejich vytváření dodržuje zavedené normy a pravidla. Ukazuje se, že napsat obchodní dopis správně a správně není tak jednoduché. Existuje řada požadavků a vzorů, které se ve světě uplatňují a souvisejí s workflow. Zahrnují pravidla pro psaní obchodního dopisu a také hlavní body týkající se designu.

Při psaní zprávy organizaci třetí strany nebo jen kolegovi v sousedním oddělení byste měli dodržovat přísný styl (s výjimkou přátelské korespondence, pro kterou neexistujepodobná omezení). Nepoužívejte příliš emocionální slova ani k popisu důležitosti transakce nebo potěšení z testovaných produktů. Obchodní dopis by měl být jasný, stručný a přiměřeně zdrženlivý.

Zpráva by měla začínat od adresáta. Pokud je určen pro zaměstnance organizace třetí strany, musíte určitě uvést jeho jméno, pozici příjemce a jeho celé jméno. V případě, že dokument zůstává ve firmě, stačí příjmení s iniciálami (lze doplnit i zastávanou pozici).

Obchodní dopis externí organizaci by měl být na hlavičkovém papíře společnosti (bez ohledu na to, zda je zaslán elektronicky nebo na papíře). Pokud chybí, můžete jednoduše uvést podrobnosti o odesílateli v „záhlaví“dokumentu.

Než se pustíte do sestavování textu, musíte se zamyslet nad jeho strukturou, určit hlavní body a cíle psaní. Díky tomu bude proces psaní mnohem jednodušší. Dopis by měl končit podpisem, který uvádí nejen jméno odesílatele, ale také funkci a také název podniku, který zastupuje.

Při zasílání nabídky potenciálnímu klientovi nebo partnerovi musíte na závěr určitě vyjádřit poděkování za spolupráci a naději na další společnou práci.

Kromě pravidel používaných v obchodní korespondenci existují také doporučení. Například jakýkoli dokument určený konkrétní osobě by měl začínat slovy „milý“s celým jménem ane iniciály. Není třeba používat zkratky v písmenech, například napište "uv." nebo omezit postavení adresáta, jeho pracoviště.

Mezinárodní tok dokumentů je považován za nejobtížnější, protože každý stát má své vlastní nuance komunikace a jazyk, ve kterém si musíte dopisovat se zahraničními partnery, není pisateli dopisu vždy jasný, takže musí využívat služeb překladatelů. Než se uchýlíte ke službám takového specialisty, je třeba si ujasnit, zda ví, jak napsat obchodní dopis v angličtině, nebo zda mluvíme o banálním doslovném překladu. Pokud je plánováno neustálé udržování toku zahraničních dokumentů, je lepší najmout zaměstnance, který mluví cizím jazykem natolik, aby na něj napsal obchodní dopis.

Obecně platí, že splnění úkolu v mnoha ohledech závisí na tom, jak je dokument vypracován a jak je navržen. Proto při komunikaci nikdy nepodceňujte důležitost obchodní etikety.