Elektronický systém správy dokumentů (EDMS): co to je, funkce a doporučení

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Před několika lety se o systémech elektronické správy dokumentů hovořilo jako o světlé budoucnosti. Dnes jsou již aktivně využívány v soukromých i veřejných podnicích. Nejdůležitější ale je, že poptávka po EDMS neustále roste. Co je to elektronický systém správy dokumentů a jak funguje, uvažujme příklad systémů fungujících v Ruské federaci.

Pozadí

Abyste lépe porozuměli tomu, jak program EDMS funguje, je nutné si prostudovat základní pojmy a úkoly. Klíčové faktory jsou ty, které určují výběr konkrétního systému.

Pokud může organizace fungovat v podmínkách neformálního řízení, pak není potřeba správa dokumentů. S nástupem obchodních procesů je potřeba řídit mechanismus pomocí uspořádané dokumentace. Pokud se s papíry nezabýváte včas, začnou se hromadit a ztrácet.

Jako alternativa k papírovým médiím se používá speciální schéma ukládání souborůna serveru. Ale ani to nefunguje dlouho. S rostoucím objemem společnosti roste potřeba ukládat a synchronizovat informace.

Nastává dilema: zda použít k ukládání informací stará papírová média nebo EDMS. Co tak důležitého můžete díky elektronickému systému získat? Zvyšte efektivitu organizace.

Ekonomický efekt

Efektivitu práce lze zvýšit dvěma způsoby: snížením nákladů nebo zvýšením výsledků. Dokumenty EDMS vám umožní dosáhnout dvou cílů najednou. To znamená, že implementace systému umožňuje organizaci utrácet méně, ale vydělávat více.

Snížení nákladů prostřednictvím snížení nákladů na papír, plýtvání časem, zrychlení komunikace, změna firemní kultury.

Abyste mohli vyhodnotit efektivitu programu EDMS, musíte vypočítat čas strávený papírováním. Konzultační společnosti odhadují, že takové operace zaberou 20 % pracovní doby. V systému ruské byrokracie to zabere ještě více – 60 % času. Zavedení EDMS sníží tyto náklady nejméně 10krát.

Práce v kanceláři a tok dokumentů

Tyto dva pojmy spolu souvisí. Vedení záznamů je termín, který označuje formální soubor pravidel pro práci s dokumenty. Některé systémy EDMS lze přizpůsobit podle pravidel kancelářské práce, ale existují i takové systémy, na jejichž základě se kancelářská práce již tvoří.

Dokument je jednotka úložiště informací v EDMS. Tok dokumentů je tvořen zrůzné zdroje: jiné systémy, aplikace, e-mail, ale především - z naskenovaných papírových médií. Nedílnou součástí EDMS jsou proto skenery a další vybavení. Systém ukládá všechny dokumenty, uchovává jejich historii, zajišťuje pohyb po organizaci a provádí s nimi obchodní procesy.

V takové databázi je rozhodnutí, pokyn a příkaz SED. Jejich prostřednictvím je organizace řízena. Jakýkoli dokument je dodáván s "nápovědou". Sada polí ve formuláři závisí na typu dokumentu. Informace jsou v systému uloženy ve formě databáze každého pole takové karty.

Funkce a úkoly EDMS

Program pro správu dokumentů je navržen tak, aby řešil následující úkoly:

• systematizace práce s dokumenty.
• vytváření dokumentů podle šablon, ukládání jejich registrace;
• účetní automatizace;
• klasifikace dokumentu.

Pojďme se blíže podívat na funkce SED. Program pracovního postupu se používá pro:

• vytváření karet.
• tvorba textu dokumentu;
• uložit data jako pdf nebo ms word;
• správa uživatelských přístupových práv;
• vytváření tras;
• řízení toku dokumentů;
• zasílání upozornění, připomenutí;
• žurnálování, adresáře, klasifikátory;
• generování objednávky;
• hledejte a podepisujte dokumenty;
• generování přehledu.

Obecné funkce systému zahrnují:

• dálkovépráce s dokumenty;
• používání DBMS k ukládání dat;
• současná práce s EDMS;
• zabezpečené pomocí certifikátů, čárových kódů a personalizace.

Výhody a nevýhody

Přechod na SED má více výhod než nevýhod. Špatně organizovaný projekt však může zničit všechny výhody automatizace. Cíle implementace EDMS musí být dosažitelné. Mezi výhody patří:

• centralizované strukturované úložiště informací;
• stejný přístup k vytváření a zpracování dokumentů;
• použití šablon;
• search;
• přístup k auditu.

Nevýhody zahrnují vysoké počáteční náklady a přísné školení uživatelů.

Zpracování dokumentů

V EDMS prochází elektronická správa dokumentů řadou fází, během kterých jsou dokumentu přiřazeny určité vlastnosti. Zpracování se provádí ručně i automaticky. V druhém případě nastavte:

• podmínky pro přechody mezi fázemi;
• oddělení trasy;
• obráběcí cykly;
• spustit podprocesy, časovače, procedury zpracování;
• uživatelské role jsou nastaveny.

Typy ošetření:

• Vytvoření dokumentu.
• Úpravy.
• Přejmenování.
• Přesunout.
• Uložit.
• Indexování.
• Smazání.

SED náklady

Správa dokumentů nemůže plně fungovat bez licence, serverů, úplného nastavení a školení všech uživatelů. Každý z těchto prvků vyžaduje velké peněžní výdaje. Kromě toho bychom neměli zapomínat na integraci EDMS s jinými systémy, aktualizaci databází a softwaru, konzultace technické podpory a další náklady na údržbu.

Představení EDMS

Implementace projektu může trvat několik měsíců. Proces závisí jak na počtu dokumentačních procesů, tak na finančních, organizačních a zdrojových možnostech. Implementace se provádí podle následujícího algoritmu:

• vytvoření pracovní skupiny, identifikace vedoucího;
• definujte cíle a záměry;
• kontrola existujících procesů dokumentace;
• vývoj podmínek zadání;
• SED choice;
• uzavření smlouvy na implementaci EDS;
• vypracování a schvalování pracovních předpisů;
• Kontrola počátečního obsahu adresářů;
• Předběžný test EDS;
• školení zaměstnanců na pracovišti;
• test implementace EDMS;
• analýza výsledků testů;
• oprava chyb;
• úplná implementace EDMS.

Chyby při implementaci

Zvláštní pozornost by měla být věnována těm procesům, které vyžadují papírový dokument. Hlavní chybou je duplikace papírového dokumentu s elektronickým. To komplikuje práci a způsobuje negativní postoj k automatizaci. Nikdo si nepřiplatí za to, že dělá dvojí práci. Je nutné budovat automatizační procesy bezzdvojení. Druhou chybou je nepřipravenost personálu. Nové procesy jsou nejčastěji vnímány nepřátelsky. Proto je nutné zaměstnancům vysvětlit, proč se EDMS vůbec zavádí, aby vědomě přistupovali k procesu učení.

Technologie ukládání dokumentů

V EDMS se správa elektronických dokumentů skládá z atributů, na jejichž základě se provádí vyhledávání, klasifikace, seskupování a hlášení. Někdy je dokument vytvořen podle šablony, někdy přenosem dat z databáze. Atributy jsou uloženy v tabulkách. Samotný soubor je umístěn ve složce úložiště, informace z něj jsou umístěny v adresáři DBMS. K datům mají přístup pouze uživatelé EDMS.

Co je to inline skenování?

Úplné zpracování dokumentů s následným umístěním jejich vzorků do archivu probíhá pomocí skenerů. Během procesu skenování je možné automaticky vytvořit čárový kód na dokumentu a zaregistrovat jej do databáze s následným nasměrováním po zadané trase.

Optické rozpoznávání textu

Tento elektronický systém správy dokumentů EDMS převádí elektronický obrázek dokumentu ve formátu fotografie nebo jpeg do textového formátu. V tomto případě se používá speciální software ve formě samostatné aplikace nebo integrovaného ESCOM. BPM do EDMS. Co je ESCOM. BPM? Jedná se o program pro rozpoznávání dokumentů napsaných různými fonty. Je však třeba poznamenat, že samostatné aplikace mají více funkcí a rozpoznávají i ručně psaný text.

Čárové kódy

Tato technologie poskytuje sadu postupů pro vytváření a aplikaci grafického čárového kódu na dokument. Jedinečný čárový kód je generován prostřednictvím systémového serveru. Zajišťuje také identifikaci dokumentu, jeho rychlé vyhledávání v databázi a distribuci na úložných místech. Při registraci dokladu je na štítek vytištěn čárový kód odpovídající identifikátoru elektronické karty. Je přilepena k papírové verzi dokumentu.

EDS

Digitální podpis umožňuje ověřit správnost dokumentu a neměnnost údajů. Podepisování se provádí pomocí poskytovatele kryptografie a softwarového klíče - certifikátu. Poslední jmenovaný je soubor ve speciálním formátu, který se znovu vygeneruje v centru pro vydávání licencí. Pro zajištění bezpečnosti informací byste měli certifikát uložit na čipovou kartu nebo klíče I-Token. Jsou chráněny PINem. Pokud je PIN několikrát zadán nesprávně, certifikát bude automaticky zablokován.

Vyhledávání celého textu a atributů

Hledání atributů se provádí prostřednictvím speciálního formuláře pomocí několika hodnot z polí karty. Například kritérium "Účet" hledá data v poli "Příjemce" nebo "Odesílatel". Zároveň systém porovná zadaná kritéria s údaji na kartách a do výsledku zanese ty karty, které se shodovaly. Vyhledávání je založeno na přesné nebo částečné shodě.

Fulltextové vyhledávání se provádí podle údajů vdokumentu, včetně tvarů slov prostřednictvím vestavěných nástrojů DBMS, jako je MS SQL SERVER, ORACLE. Pro plnohodnotné vyhledávání je třeba do databáze vložit soubory ve formátu dokument (doc), tabulka (xls), prezentace, zprávy.