Strom cílů organizace: formace, schéma

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Dnes existuje plánovací nástroj zvaný strom cílů. Příklady a způsoby, jak jej vytvořit pro organizaci, budou popsány v tomto článku.

Každá činnost začíná plánováním. Chcete-li něco udělat, musíte mít nejprve určitý akční model.

Kompetentní plánování aktivit organizace je více než polovinou úspěchu celého podnikání.

Obecný koncept termínu

Tento pojem dokáže vysvětlit téměř každý. Cílem je požadovaný výsledek, kterého organizace plánuje v průběhu své činnosti dosáhnout. Každý podnik, který chce být v podnikání úspěšný, by se měl snažit toho dosáhnout. Stanovený cíl slouží nejen jako měřítko pro činnost organizace, ale také slouží k nastavení jejích standardů a hodnocení výkonnosti.

Často stanovování cílů k dosažení toho, co je zamýšleno, je založeno na předpokladech o možném budoucím vývoji, takže realita jejich realizace a přiměřenost jsou založeny na přesnostihypotézy.

Cíle mají termín. Čím větší je, tím vyšší je nejistota možné budoucnosti. Podle toho jsou cíle s delší předem stanovenou dobou stanoveny v obecnější podobě.

Nejobecnější tvrzení, které ospravedlňuje vznik a fungování organizace, se nazývá poslání.

Co je strategie

Úspěšné společnosti kladou velký důraz na strategii. Toto je hlavní plán pro implementaci určitých úkolů, které určují jejich důležitost pro organizaci.

Jinými slovy, strategie je řetězec cílů vedoucí k určitému plánovanému výsledku událostí.

Jaké je poslání

Tento termín se používá v různých oblastech – lékařství, náboženství a dalších. Posláním organizace je filozofické zdůvodnění činnosti firmy, její ideologická složka, ideál, ke kterému by se firma měla v průběhu své existence snažit.

Hlavní součásti poslání organizace:

• Zaměřeno na zákazníka.
• Pravdivost. Poslání musí být čestně řečeno, nesmí mít nejednoznačné výklady a také odpovídat skutečnému stavu věcí.
• Jedinečnost. Posláním by mělo být něco, co dělá vaši společnost jedinečnou, odlišuje ji od konkurence.

Pokud mise stanoví obecné vodítko pro všechny činnosti organizace, pak je cíl univerzálnější a konkrétnější.

Principy formulace

Při formulaci cíle je důležité dodržovat následující zásady:

• Specifické. Cíle je nutné formulovat co nejjasněji a nejpřesněji, aby každý pochopil, o co jde.
• Měřitelnost. Je to příležitost kvantifikovat, zda bylo dosaženo výsledku. to se provádí porovnáním s dříve stanoveným cílem. Můžete to měřit podle kritérií, jako je počet kladných recenzí, poměr, frekvence toho, co se děje, čas, průměry atd.
• Dosažitelné. Cíl by měl být v souladu se současnými možnostmi společnosti.
• Významnost. Cíl by neměl odporovat poslání ani dalším aspiracím organizace.

Principy řízení organizace

Správa je založena na následujících principech:

• Rozvoj cílů až na úroveň každého jednotlivého zaměstnance. Zároveň by si plány zaměstnanců a organizací neměly odporovat.
• Synchronizace a úprava cílů zaměstnanců v průběžných fázích hodnocení.
• Interakce mezi manažerem a zaměstnancem při formulaci cílů, jejich koordinace.
• Provádějte pravidelné hodnocení výkonu a zpětnou vazbu zaměstnanců.

Metody stanovování cílů v organizaci

Plánování v jakékoli společnosti může být centralizované a decentralizované.

• Decentralizované plánování je stanovení cílů každou strukturální jednotkou společnosti samostatně.
• Centralizované plánování činností v organizaci zahrnuje existenci ústředního orgánu respmateřská společnost, která direktivně stanovuje cíle pro své podřízené společnosti. Všechny zdroje zaměřené na řešení stanovených úkolů jsou také distribuovány centrálně.

Typy cílů

Mohou být podmíněně rozděleny na strategické a taktické.

• Strategické – to jsou ty, jejichž dosažení přivede organizaci na novou finanční nebo strukturální úroveň. Klasické příklady strategických cílů jsou: inovace a akční plánování, získání určitého podílu na trhu. Každá organizace má však svou vlastní strategii.
• Taktické – to jsou ty, které odrážejí určité fáze dosahování strategických. Jsou funkční (cíle pro určité časové období, čtvrtletí, rok atd.).

Všechny cíle lze také rozdělit na jednoduché a složité. Jednoduché se provádějí v jednom kroku. Složité zahrnují celou řadu činností pro jejich realizaci. V závislosti na složitosti a zaměření úkolů se buduje hierarchie cílů.

Jsou také krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé. Záleží na uvedeném termínu.

• Krátkodobé – to jsou cíle, které jsou splněny v období do jednoho roku. Vyžadují maximální specifičnost a jasnost formulace.
• Střednědobé – to jsou cíle, jejichž realizace je plánována na jeden až pět let.
• Dlouhodobý – jehož implementace vyžaduje více než pět let.

Můžou být také:

• Provozní – provádí se pravidelně po dlouhou dobučas.
• Návrh – proveden jednorázově.

Aby se správně sestavila struktura a hierarchie cílů v závislosti na jejich naléhavosti a významu pro společnost, často se používá metoda stromu cílů. Tento přístup je jedním z nejúčinnějších nástrojů pro plánování úkolů.

Co je to strom cílů

Tento termín se objevil nedávno, takže ne každý zná jeho podstatu. Strom cílů organizace je hierarchická struktura všech cílů organizace zobrazená jako graf nebo tabulka.

K realizaci strategických plánů společnosti lze využít jak provozní, tak projektové cíle různých úrovní.

Metoda stromu cílů spočívá v takovém rozdělení strategických úkolů organizace na jednodušší, aby se nižší úkol, který je implementován, stal nástrojem pro realizaci vyššího. Zároveň je každý důležitý úkol rozdělen na několik jednodušších, aby bylo dosaženo maximálního zjednodušení struktury.

Jak postavit strom cílů

Podívejme se podrobněji na algoritmus pro vytvoření stromu cílů organizace.

• Nejprve je určen hlavní strategický cíl organizace. Je formulován v jedné nebo dvou větách a měl by vysvětlovat, co by se mělo na konci stát.
• Poté se cíl rozloží – rozdělí se na jednodušší úkoly, jejichž realizace společně povede k jeho dosažení. Tento proces by mělsplňovat následující požadavky:

-divize musí být kompletní, nesmí chybět žádná součást;

-divize musí být exkluzivní. Žádný jednoduchý úkol nemůže obsahovat jiný;

-divize musí mít společný základ pro všechny jednoduché problémy.

-oddělení by mělo být jednotné. Každá úroveň se musí skládat z úkolů stejného rozsahu a významu.

• Jsou vytvořena omezení platná pro každou konkrétní organizaci.
• Analýza možností pro každý úkol. Kterýkoli z nich lze provést různými způsoby. Všechny možné možnosti implementace jsou analyzovány a jsou vybrány ty nejoptimálnější.
• Dále jsou vytvořeny úkoly a funkce pro zaměstnance a oddělení.

Diagram stromu cílů

Jak víte, informace jsou vždy lépe vnímány vizuálně. Proto je strom cílů organizace znázorněn ve formě tabulky nebo vrstveného diagramu, kde nejvyšší úroveň je hlavním cílem organizace.

Další podúrovní budou ty cíle, jejichž realizace povede k dosažení toho hlavního.

Následují cíle, které povedou k realizaci cílů na vyšší úrovni. Každý z nich podléhá rozkladu, pokud to dává logický smysl. Počet úrovní ve stromu cílů závisí na složitosti a velikosti organizace.

Čím větší je podnik, čím složitější je jeho struktura, tím více úrovní rozkladu bude ve stromu. Hierarchie cílů organizace tedy přímo souvisí s její strukturou afunkce.

Pro přehlednost by měl být celý diagram zobrazen na jednom listu.

Při čtení diagramu by mělo být jasné, jak dosáhnout kteréhokoli z uvedených cílů, hlavních i jednoduchých.

Jasné porozumění tomu, jak dosáhnout stanovených cílů, je kritériem pro hodnocení stromu z hlediska jeho vhodnosti pro další práci.

Funkce stromu cílů

Podrobné, vizuálně zobrazené schéma všech cílů je nezbytné nejen pro velké společnosti, ve kterých je mnoho oddělení, zaměstnanců a úkolů.

Strom cílů organizace zefektivňuje jakoukoli činnost, slouží jako vodítko při všech možných volbách a umožňuje vám mít na paměti všechny nezbytné prvky podnikání.

Strom cílů na příkladu hotelu

Posláním této instituce je poskytovat kvalitní ubytování pro hosty města v atmosféře útulnosti, pohodlí a pohody.

Všechny hotely se snaží maximalizovat zisky.

Strom cílů malého hotelu lze postavit následovně:

Cílová úroveň	Popis
Hlavní cíl	Získání nejvyššího možného zisku
Hlavní cíle	Zlepšit kvalitu služeb				Rozšíření rozsahu možných služeb			Představení reklamy a marketingu
Dílčí cíle první úrovně	Zlepšit kvalitu výrobního procesu		Zlepšit interakci se zaměstnanci		Službykonference a bankety		Poskytování cateringových služeb	Reklama a přilákání nových zákazníků		Zvýšení loajality zákazníků
Dílčí cíle druhé úrovně	Nákup nového vybavení pro efektivnější úklid domácnosti	Vytvoření CRM - systémů pro zrychlené rezervace a servis	Školení personálu	Nový systém motivace zaměstnanců	Přidělení a renovace zasedací místnosti	Vytvoření konferenční místnosti	Kavárna nebo restaurace na místě	Internetová reklama	Distribuce obchodních nabídek na služební cesty zaměstnanců organizacím	Klubové karty pro stálé zákazníky s bonusy a slevami

Zároveň je pro každý cíl druhé úrovně vytvořen seznam úkolů a zdrojů pro jejich realizaci.

Například pro přidělení zasedací místnosti a její opravu se vytvoří následující seznam úkolů:

Podmínka - v prostorách hotelu musí být volný pokoj nebo možnost uvolnit a předělat jeden z pokojů. Zároveň musí být taková inovace finančně proveditelná. Úkoly tedy budou:

1. Vypočítejte si možný zisk ze zasedací místnosti.
2. Vypočítejte si náklady na opravy.
3. Dohodněte se s týmem oprav a nastavte požadovaný časový rámec.
4. Zařiďte jednání pro klienty.

Účel restaurace nebo kavárny na území hotelu je méně konkrétní, měl by být dále rozdělen navíce úrovních. Proč jsme to neudělali?

Faktem je, že otevření stravovací jednotky je velmi obtížný úkol. Souvisí to prakticky s otevřením dalšího podniku. Proto jsou nejprve sepsány všechny možné způsoby realizace tohoto cíle. Obvykle má dvě alternativy:

• Pozvánka ke spolupráci s restauratérským partnerem.
• Otevření restaurace zakladateli hotelu.

Na základě poměru přínosů a rizik je vybrána jedna cesta. Na jeho základě se sestavuje nový strom cílů pro otevření restaurace na území hotelu.