Plán toku dokumentů pro účetní zásady: ukázka. Nařízení o účetní politice

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Tok dokumentů podniku je jeho centrální nervový systém. Legislativní regulace podnikatelské činnosti se neustále zvyšuje a zlepšuje. Důležitá je nejen správná organizace pohybu písemné formy dokumentů, naléhavým se stal i problém elektronické podpory fungování podniku. V mnoha oblastech toku dokumentů se stala povinná elektronická výměna informací.

Primární dokumenty nejsou vždy zpočátku vyhotoveny písemně, ale ať už jde o jakýkoli dokument, má určité vlastnosti, dobu existence a specifický pohyb po odděleních a zaměstnancích. Nezáleží na velikosti podniku, jeho právní formě, rozsahu působnosti a oblasti působení, ale na rozvrhu pracovních postupů pro účetní politiku v podniku.je lepší to navrhnout ještě předtím, než to vůbec začne.

Účetní zásady jsou povinnou součástí pracovního postupu

Předpisy o účetních zásadách jsou v platnosti od dob SSSR, od roku 1983! Účetnictví nikdy nebylo srdcem podnikání, ale vždy bylo jeho základní páteří.

Odpovědnost za vývoj účetních pravidel obvykle leží na bedrech hlavního účetního a je schvalována vedoucím podniku. Primární dokument prochází následujícími fázemi:

1. Vytvářejte nebo přijímejte.
2. Přijetí a zpracování.
3. Přenést do archivu.

Jakoukoli akci s primárním dokumentem charakterizuje:

• zdroj nebo odesílatel dokumentu;
• příjemce nebo účinkující;
• datum přijetí k provedení;
• čas provedení;
• cíl výsledku provedení.

Jakýkoli primární dokument má významný obsah a v procesu jeho pohybu je dodáván se stavovými indikátory, které vám umožňují sledovat soulad s účetními zásadami schválenými podnikem.

Obvykle se pro účetní zásady v účetnictví sestavuje harmonogram pracovních postupů, ale je dostupný a povinný pro všechna oddělení podniku v jejich kompetenci.

Závazné právní požadavky

Je vyžadován doklad o výdajích. A stejně jako dříve se jedná o skutečnou přítomnost písemného dokumentu vypracovaného v souladu s platnou legislativou a místnímitvorba podnikových pravidel. Důležité je také načasování.

Daňový řád Ruské federace vyžaduje potvrzení všech transakcí. To je jedna z hlavních podmínek pro účtování nákladů při výpočtu daně z příjmů. Pohyb dokumentů však ne vždy splňuje požadavky výrobních činností: platba může projít a materiály se mohou zpozdit s dodáním, zboží bylo odesláno, ale spotřebitel nezaplatil. V důsledku toho se některé primární dokumenty zpožďují z hlediska termínů ve srovnání s jinými.

Nepředvídaných situací je vždy dost, ale příkladem ideálního toku dokumentů je rozvrh pracovního postupu pro účetní politiku. Odchylky od plánu jsou povoleny, ale měly by být co nejvíce minimalizovány a plán by měl umožňovat odpovědnost každého účinkujícího.

Ukazatele stavu dokumentu

Je těžké najít podnik, který by nepoužíval program pro správu elektronických dokumentů, ale i v podniku, který nemá jediný počítač, je vytvoření nebo přijetí primárního dokumentu doprovázeno vytvořením "ukazatel" jeho stavu.

Pro velké podniky s mnoha divizemi a vzdálenými pobočkami je sledování stavu všech dokumentů povinným a samostatným výrobním procesem. Zde je vzorem rozvrh pracovního postupu pro účetní politiku a skutečný stav je základem pro optimalizaci rozvrhu, vyjasnění termínů a potrestáníporušovatelů a identifikace způsobů, jak vyřešit vznikající výrobní potíže.

Je důležité si uvědomit, že mnoho událostí je extrémně časově kritických:

• poskytování daňových přiznání;
• placení daní;
• podání elektronických prohlášení;
• další právně závazné akce.

Pokud lze porušování vnitřního výrobního cyklu nějakým způsobem vyrovnat, pak je to ve vztazích s vládními agenturami nepřijatelné a je spojeno s vážnými sankcemi nebo ztrátami.

Plán toku dokumentů pro účetní zásady: ukázkový obsah

Forma popsaného dokumentu není zásadní. Jako obvykle jej vyvíjí hlavní účetní, schvaluje vedoucí podniku a je tabulkou. Upozorňujeme na příklad takového grafu.

Každý dokument má název a všechny řádky tabulky jsou očíslovány. Jsou vyžadovány minimálně dva sloupce:

• vytvoření nebo přijetí dokumentu;
• kontrola a zpracování dokumentu.

První sloupec obsahuje dvě pozice:

• zodpovědný (zaměstnanec, oddělení);
• datum provedení.

Druhý sloupec – tři až čtyři pozice:

• zodpovědný za ověření (provedení);
• datum provedení;
• doba převodu do mateřské organizace;
• forma registrace výsledku exekuce.

Podniky nejsou omezeny ve znění nadpisu tabulky podle harmonogramutok dokumentů pro účetní politiku. Níže uvedený příklad ukazuje jednu z možností.

Je důležité, aby logika tabulky přesně odrážela: jaký dokument, jak vypadá, kým a kam je odeslán, kým a kdy je proveden a kam je odeslán výsledek. Dodatečně je možné zajistit vlastní doručení spotřebovaných primárek do archivu. Obvykle je harmonogram pracovních postupů pro účetní politiku vládní instituce doprovázen předpisy pro práci s archivními dokumenty. Pokud jde o státní subjekty, je to zakotveno v zákoně.

Archiv dokumentů a období uchování

Archvy (i pro středně velké podniky) rychle dosahují působivých velikostí. Je dobrým zvykem připojit vzorový pracovní postup pro účetní zásady s dalšími doporučeními ohledně archivace a práce s archivními dokumenty, aby je pobočky mohly opakovat.

Legislativa stanoví různé doby uchovávání pro různé dokumenty. Účetní politika ústředí nemusí být stejná jako účetní politika pobočky. Rozsah působnosti různých oddělení podniku může být radikálně odlišný. Logiku stavby harmonogramu, jednoznačnou identifikaci dokumentů, fáze jejich průchodu, pravidla pro sledování ukazatelů a předpisy pro archivaci je ale vhodné budovat jediným způsobem.

Sjednocení účetních zásad, a zejména archivní práce, je zásadní pro optimalizaci infrastruktury podniku adopravní informace.

Jakýkoli podnik není kontrolován pouze státními orgány, ale také jeho vlastním managementem a zakladateli. Poslední možnost obvykle není nakloněna chápat nuance a jedná podle jediného přísného algoritmu.

Funkce účetních zásad v soukromém sektoru

Mnoho organizací se neomezuje na normy stanovené legislativou, ale vytváří svůj vlastní regulační rámec. Plán pracovních postupů pro účetní politiku LLC, výrobního družstva, partnerství, fondu a jiného typu právnické osoby můžete často najít ve formátu vlastní verze představy o obchodních procesech a jejich konstrukci v praxi, v reálném podnik.

Významným rozdílem mezi veřejným sektorem a soukromým podnikáním jsou širší finanční příležitosti, které umožňují založit podnikovou infrastrukturu na oblíbeném drahém systému, například založeném na řešení Oracle Primavera Instantis. Oracle má spoustu takových drahých nápadů, ale ne každý podnik si je může koupit a mít dostatečné vybavení k jejich provozu.

Software pro správu dokumentů

Charakteristickou vlastností, která ovlivňuje implementaci účetních pravidel, je dostupnost vysoce kvalitního, drahého, složitého a žádaného softwaru. Mnoho velkých podniků si pořizuje nová řešení, která umožňují distribuované zpracování obrovského množství informací.

Tento radikální přístup se však v praxi jen málo lišísituace ve středních a malých podnicích. Nemůžete ani zmínit vládní organizace. Dodnes všude dominuje Excel a podobné univerzální produkty a vývoj proprietárního softwaru.

Tato okolnost (koexistence seriózního informačního systému a několika proprietárních programů) naznačuje, že software v této oblasti potřebuje neustálé zlepšování.

Na základě výše uvedeného se zdá být vhodné při vytváření účetních zásad pro podnik zaměřit se nikoli na používaný software, ale na regulační moment a soulad právních ustanovení harmonogramu pracovních postupů se současnou legislativou a skutečnou potřebu konkrétního podniku.