Model je funkční. Stavba modelu „jak je“a „jak bude“

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Organizace jako živý organismus je systém organizovaných informačních procesů přicházejících zvenčí, cirkulujících uvnitř, vytvořených jako výsledek. Ne všechny jsou přitom vědomě tvořeny managementem a/nebo zaměstnanci, významnou roli hraje objektivní realita.

Funkční model je systém propojených systémů: kromě plánovaných vzniká mnoho strukturálních prvků, procesů a funkcí, mimo jiné v důsledku chyb managementu, nepochopení úkolu ze strany zaměstnance, popř. neobjektivní hodnocení výsledku dosaženého manažerem. Nedostatečná analýza vnějších vlivů, duplicita úkolů, různorodost rozhodování, psychologie rozhodování a mnoho dalších okolností jsou základem pro studii, která analyzuje modely řízení organizace a navrhuje efektivní řešení.

V kterémkoli okamžiku můžete určit jakvypadá jako model funkční organizace ve stavu „jak je“(AS IS). Z hlediska zavedených metod je možné analyzovat přijaté nápady a formulovat cesty pro efektivnější práci a další rozvoj organizace.

Stávající zkušenosti a metodiky

Základní modelovací technika IDEF0 (Integrated Definition Function Modeling) je v současnosti reprezentována různými variacemi a skutečně dobrými zkušenostmi. Je založen na myšlence nedělitelné částice - bloku, který vykazuje nějakou obchodní funkci. Strany bloku jsou jeho role. Vlevo - vstup, vpravo - výstup, nahoře - ovládání, dole - mechanismus.

Tento formální postoj k organizaci nám umožňuje prezentovat ji ve formě vzájemně propojených bloků (obchodních funkcí). V důsledku toho je strukturální model organizace reprezentován souborem jednoduchých prvků. Princip funkční dekompozice: jeden blok - jedna obchodní funkce. Princip omezení složitosti omezuje počet prvků v každém diagramu. Princip kontextu – podstata obchodní funkce samotné organizace je prezentována jako kombinace představ o tom, co bylo plánováno vytvořit, co je a jak to funguje.

Pro objektivní konstrukci modelu řízení organizace jsou důležité i zkušenosti získané při vývoji a implementaci automatizovaných pracovišť, které byly stimulovány pokrokem ve vývoji výpočetní techniky, vznikem lokálních a globálních sítí.

Výsledek použití techniky: „být“(BÝT) obvykle představuje jakzavádí se ten či onen informační systém a proces rozvoje společnosti je považován za přechod ze současného stavu do stavu předem stanoveného. Použití techniky samo o sobě ne vždy přináší významný výsledek. Ne každý funkční model řízení lze přizpůsobit konkrétnímu modernímu informačnímu systému.

Základ začátku modelingu

Funkční organizační model je velmi obtížný úkol. Pro zjednodušení práce je třeba nejprve vycházet z toho, že materiálová složka je v normálním stavu a bezchybně funguje a technické služby organizace jí zajišťují vše potřebné, řídí inženýrské stavby a dodávky potřebných druhů energií v dostatečném množství. množství.

S tímto předpokladem můžete určit, jak vypadá funkční model pro danou organizaci v pozici „jak je“(AS IS) ve své nejčistší podobě. Pokud se později ukáže, že materiálová složka nefungovala dobře, bude vyžadováno další modelování.

Abyste byli úspěšní, musíte před zapnutím spotřebiče předpokládat, že zásuvka má správné napětí.

Počáteční cíl simulace

Po formulování obchodní funkce organizace, její pozice v okolním socioekonomickém prostoru je možné určit rozsah příchozích informačních procesů a odchozího provozu. Materiály, nástroje, zařízení, ale i výsledek fungování organizace: výrobky, služby, společensky užitečné činnosti jsou druhořadé ajsou během simulace prezentovány jako popisy, informace o působících skutečných objektech.

Běžná obchodní funkce jako systém, který kombinuje mnoho prvků a procesů, je reprezentována jako sada bloků, které implementují jednoduché obchodní funkce. V této fázi se určí duplicitní bloky, vytvoří se řada úkolů, které je třeba vyřešit.

Porozumění vzorcům řízení organizace je velmi důležité.

Vedení v organizaci

Organizace poskytuje řízení vlastníkovi, řediteli, manažerům, vedoucím na různých úrovních. Funkční model by však měl odrážet skutečný stav věcí a považovat zaměstnance společnosti za specifický aktivní zdroj.

Nezáleží na tom, kdo model staví. Může to být organizace třetí strany nebo vaše vlastní divize. Rozdíl je významný: řízení organizace je jedna věc, modelování druhá.

Pro přesné určení stavu „tak jak je“by se člověk neměl řídit názorem zaměstnanců – v tomto případě je předmětem výzkumu především personál na všech jeho pozicích. Jsou popsány funkčním modelem procesu, který v konečném důsledku poskytuje úplný obraz o všech procesech.

Vůdcovství a režie…

Vliv managementu a vlastníků výrazně zpomaluje proces modelování, což zhoršuje fungování organizace. Svědčí o tom zkušenosti s používáním techniky. Budování modelu „jak je“v kontextu jeho pochopenívedení je specifické osobní povahy.

Výběr interpreta by měl být akceptován jako absolutní fakt: je to on, kdo je odpovědný za své činy a není povinen řídit se radami, doporučeními nebo přímými pokyny organizace.

Informační systémy: funkce, které potřebujete

Při zjišťování úspěchů ve vývoji informačních systémů pro elektronickou správu dokumentů, účetnictví, logistiku atd. musíme přiznat, že rigidita rozhodování se stala tradicí. Zatím neexistují takové systémy, které by mohly překročit limity na začátku formulovaných úkolů. Úkoly se vyvíjejí, softwarová řešení se nevyvíjejí.

Vezmeme-li jakýkoli stávající systém (například „1C: Accounting“, „1C: Document Management“, eDocLib), můžete nejen vidět úroveň představ vývojáře o jeho funkčnosti, ale také okamžitě narazit na omezení v implementace určitých obchodních funkcí.

Musíme ale vzít v úvahu skutečnost, že bez použití alespoň jedné ze stávajících metod není možné získat představu o tom, jaký druh funkčnosti je potřeba a co je zjevně nadbytečné.

Po implementaci toho či onoho informačního systému je často nutné zdokonalit algoritmy a vyvinout další software. Toto je velmi důležitý bod při modelování hlavní obchodní funkce organizace.

Informační server společnosti

Pro efektivní aplikaci zavedených metod a vytvoření funkčního modelu jako ideálního(požadovaná) struktura funkcí a procesů, je vhodné uvažovat o firmě v podobě např. webových stránek. To vám umožní vytvořit si vlastní interní infrastrukturu (hlavní kancelář a vzdálené divize), implantovat do ní používané programy (účetnictví, logistika, správa dokumentů) a poskytovat funkčnost v souladu s pracovními povinnostmi zaměstnanců.

Touto formou je vhodné nejen formalizovat funkce jednotlivých prvků (personál, vybavení, používané programy, důležité tabulky atd.), ale také zajistit jejich rozvoj v průběhu práce firmy.

Aktuální elektronická "vinaigrette"

Je těžké podceňovat přínos, který tabulky a dokumenty Word přinesly k organizaci správy elektronických dokumentů. Z hlediska modelování a budování funkčního modelu organizace je důležitá analýza informačních procesů, použité tabulky a soubory.

Soustavou informací o používaných zdrojích lze snadno určit zdroj jejich změn, spotřebitele a především aktuální obsah. Zavedená tradice často vede k tomu, že plnohodnotné elektronické dokumenty ve svých formátech jsou součástí některých systémů správy dokumentů. Z hlediska implementace je to přijatelné, ale z hlediska účinnosti nikoli.

V poslední době se objevily a vyvinuly nástroje pro vytváření a zpracování tabulek a dokumentů pomocí knihoven PhpOffice (PhpExcel a PhpWord). Použití těchto nástrojů umožňuje izolovat od skutečných dokumentůpouze potřebné informace a vygenerovat požadované výsledky, které lze tradičně otevřít v MS Excel a MS Word.

Částečný souhrn výsledků

Použití oblíbených technik funkčního modelování, vybraných informačních systémů, účetních a logistických programů, spojených do jediného vlastního informačního systému (serveru), umožňuje vytvořit požadovaný model řízení organizace. A s pomocí nástrojů, jako je PhpOffice, mu můžete dát flexibilitu, možnost vývoje.

Bohužel jen zřídka je možné vybudovat požadovaný informační systém bez dalšího programování. Je však velmi důležité vzít v úvahu dosažené pochopení funkčnosti používaných softwarových produktů.

Moderní tabulkový procesor je především nezbytnou funkčností a jejím skutečným obsahem je skutečný odraz toho či onoho funkčního bloku na strukturálním modelu. Vezmeme-li jako příklad „1C: Accounting“, pak vidíme, že jeho struktura a funkčnost plně odráží realitu. Technická podpora výrobce zároveň vyrovnává tuhost systému a umožňuje spotřebiteli získat potřebnou funkcionalitu odrážející změny v informačním obchodním prostoru.

Vyšší moc: nepředvídané okolnosti

Odkazováním na okolnosti vyšší moci ve svých vnitřních i vnějších vztazích organizace spolehlivě svědčí o své neznalosti toho, jak z toho či onoho vyjde.situací. A tím automaticky podepíše garantované odstoupení od závazků.

Schopnost organizace dostát svým závazkům je nanejvýš důležitá pro partnery, zákazníky a její vlastní zaměstnance, tedy pro okolní socioekonomické prostředí.

Recept pro dokonalou společnost

Příroda je účelná, každý její organismus je promyšlen do nejmenších detailů a je schopen nejen adekvátně reagovat na jakoukoli změnu prostředí, ale také se sám, bez vnějších zásahů, zotavit.

Ideální organizace je taková, která ve skutečnosti „neexistuje“, ale plní svou funkci. Když organizace organicky zapadne do socioekonomického prostředí, které ji obklopuje, stane se její nepostradatelnou součástí a adekvátně se rozvine, jedině tak toto prostředí zajistí život společnosti a bude se o ni starat jako o součást svého těla.

Obrácený cyklus

Výsledek jakékoli simulace jakékoli organizace je především důvodem k opakování procesu. Modelování je vyšší úroveň programovací reality, méně formální a rigidní než budování informačních systémů.

Jakýkoli program (jak dosvědčují zkušenosti) lze zlepšit, protože je vyřešen sám o sobě. To dává důvod revidovat algoritmus řešení, jeho výsledek a kompetentněji vyhodnotit vstupní data.

Vybudovaný model je program vyššího řádu. Když je implementován, poskytuje neocenitelné praktické zkušenosti, je to dobrý důvodnávrat na začátek.