Nápravné opatření je Definice, vlastnosti a principy

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Nespěchejte se zavřením stránky, když uvidíte tupá „nápravná opatření“spojená s velmi smutnými písmeny „QMS“. Ano, souhlasíme, z hlediska míry nudnosti v očích zaměstnanců firem se systémem řízení kvality může polemizovat pouze ochrana práce. Mezitím je QMS nejúčinnějším a časem prověřeným systémem s bohatou historií a důmyslnými implementačními nástroji. Jedním z klíčových nástrojů systému jsou nápravná opatření.

Definice a vysvětlení

Nápravné opatření je opatření přijaté k odstranění příčin neshody. V tomto případě je klíčové slovo „důvody“. Jinými slovy, vše je třeba napravit, aby se podobné nesrovnalosti v budoucnu již nikdy neopakovaly.

Neshoda je odklon od zavedených požadavků. Všimněte si, že v QMS není místo pro slova jako "chyba", a to je velmizásadně. Výraz "omyl" implikuje přítomnost viníka, a tedy i odpovídající trest.

V QMS nic takového není a nikdy nebude. Porozumění a přijetí je polovina úspěchu při implementaci QMS.

Především dejte vše na své místo.

Procedurální trio

Nápravné opatření v QMS je jedním ze šesti povinných postupů popsaných v legendární normě ISO 9000. Tento postup úzce souvisí s dalšími dvěma, takto vypadá „trojka“dohromady:

1. Neodpovídající postup řízení produktu.
2. Postup nápravných opatření.
3. Postup preventivního opatření.

Zjednodušeně řečeno se nejprve zjistí případné nesrovnalosti a poté se plánují a realizují opatření k odstranění jejich příčin.

Klíčový problém: kde „něco“hledáme?

Abyste mohli něco opravit, musíte toto „něco“nejprve najít a opravit. Závady ve vyráběných produktech, porušení kázně, hrubost při komunikaci s klíčovým klientem, zkreslování účetní závěrky, nárůst počtu pracovních úrazů – příkladů nedodržování je celá řada, mohou být velmi různorodé. o rozsahu škody společnosti a podle předmětu. Ale na papíře to všechno vypadá dobře. Ve skutečnosti je velmi obtížné shromáždit objektivní výrobní fakta negativní povahy. Obvykle to provádí zástupce managementu kvality, který nemá ponětí o nuancích výroby a dalších interních tajemstvích.

Sbírkaskutečná fakta pro plánování a implementaci nápravných opatření by měla být prováděna neustále a z několika zdrojů: v interním auditu, zprávách zaměstnanců, stížnostech spotřebitelů.

Nebudeme na sebe a na kluky klepat

Tady je hlavní překážka implementace chladného systému kvality, včetně efektivního řízení nápravných opatření. Můžete vést semináře a psát motivační dopisy zaměstnancům o tom, jak je důležité včas vyplnit formulář hlášení o neshodě, aby společnost okamžitě přispěchala s plánováním a přijímáním nápravných opatření k jeho odstranění. Budou se zájmem naslouchat, pokyvovat hlavami a dokonce vám poděkovat za váš příspěvek pro společnou věc.

Potom ale riskujete, že dostanete v nejlepším případě zprávu o klasickém rozporu od širokých mas pracujících: všechno je to o nízkých mzdách, to je ten hlavní rozpor. Zvedněte to a všechno bude okamžitě dobré. Nejzajímavější na tom je, že většina lidí píše takovou zprávu od srdce s upřímnou vírou v úspěch.

Co dělat a jak žít? Učit, vysvětlovat, pomáhat s vyplňováním formuláře, vyjednávat s prvním manažerem tak, aby zprávu napsal jako první. Ne praním, ale válením: je třeba přemýšlet a dál se držet své linie. Buďte co nejjasnější a nejtransparentnější.

Rozdíl mezi nápravným a preventivním

Dokonce i konzultanti QMS mají někdy potíže projednat nápravná a preventivní opatření a vysvětlit rozdíl mezi nimi. Přitom je to docela jednoduché, rozdíl je jasný a docela hmatatelný. Posuďte sami:

• Jednoduchou úpravou je opravit nekonzistenci na místě. Příklad: prasklé potrubí, které je třeba okamžitě ucpat. Toto bude úprava.
• Nápravným opatřením je odstranění příčin neshody. Proč potrubí prasklo a co je třeba udělat, aby se to nestalo.
• Preventivní akce je akce, která má zabránit neshodě nebo vývoji při zavedení nové služby nebo produktu. Dobrým a velmi častým příkladem je preventivní opatření ve všech pobočkách společnosti, pokud je v jedné z nich zjištěna neshoda.

Všechno to začalo britskými bombami, které nevybuchly

Existuje mnoho příkladů nápravných opatření, včetně historických. Začátek byl příběh britské bomby z druhé světové války, který odstartoval procesní přístup a všechny normy ISO ve výrobě.

Bomby začaly často explodovat v některých britských vojenských továrnách, než byly odeslány (nesrovnalost). A v jiných továrnách naopak bomby nevybuchly - další rozpor. Řešení (nápravné opatření) našlo ministerstvo obrany. Do každého závodu vyslala své inspektory. Nyní měl každý výrobce povinnost předepsat sled všech operací a kontrolor kontroloval, zda je pracovníci dodržují. Bomby nyní explodovaly na správném místě ve správný čas. Prostě? Ano. A brilantní.

Toyota a japonská celková kontrola kvality

QMS ve společnosti Toyotaje již dlouho standardem japonského modelu kvality a předmětem obecného studia a diskuse. Toyota je hlavní „základnou“Edwardse Deminga, autora japonského ekonomického zázraku s jeho slavnými provozními principy používanými v továrnách Toyota po celém světě.

Nápravná opatření se nezaměřují na osobnost zaměstnance, ale na jeho chování. Ne disciplinární opatření, ale lidský rozvoj a řešení problémů jsou hlavními hodnotami Toyoty v tomto bloku otázek. Japonský systém celoživotního zaměstnání přebírá nejvyšší míru odpovědnosti pracovníků. A proto musí lidé pracovat trpělivě a pečlivě.

Vezměte si například nedochvilnost zaměstnanců, která je v japonském firemním prostředí nepřijatelná. Pokud si ale myslíte, že taková nepřijatelnost je v Toyotě vrozenou vlastností lidí, tak jste na omylu. Pro porušovatele pracovní kázně je podepsán jasný pětikrokový plán nápravných opatření. Ukončení je poslední pátý krok, ke kterému téměř nikdy nedojde.

Recept od Toyoty: pět kroků pro ty, kdo porušují firemní disciplínu

1. Prvním krokem je jednoduchá připomínka od vedoucího, nejlépe ve formě vtipu nebo rady ke koupi budíku. Tato akce není nápravná akce.
2. Pokud zpoždění trvá čtyřikrát nebo vícekrát za rok, je přijato první nápravné opatření ve formě písemné upomínky. Zaměstnanec musí napsat, co udělá, aby situaci napravil.
3. Pokud se stejný zaměstnanec opozdí alespoň dvakrát v příštím roce, bude se konat disciplinární jednání za účasti vysokých úřadů. Účelem takového nápravného opatření je co nejvíce pomoci pracovníkovi najít řešení a pozor, ujistit se, že si nešťastník byl vědom toho, co od něj firma očekává. Je provedena analýza nápravných opatření předchozí fáze. Na této schůzce je vždy přítomen zástupce personálního oddělení, který pachateli vystupuje jako advokát.
4. Pokud během příštího roku dojde ke dvěma zpožděním, dostane zaměstnanec … volno, aby mohl učinit konečné rozhodnutí a napsat dopis komisi. Pokud se komise rozhodne ponechat si zaměstnance v Toyotě, vyplatí mu tento den volno.
5. Zaměstnanec má nyní čtyři roky „zkušební doby“. Pokud během těchto let dojde byť jen k jednomu zpoždění, komise doporučuje, aby byl pracovník propuštěn.

Je třeba poznamenat, že takové propouštění v Toyotě je extrémně vzácné. Obvykle se vše vyřeší v předchozích fázích nápravných opatření.

Můžete střílet. Jen pozor

Zásady „Toyoty“lze uplatnit i zde. Pokud se nad tím zamyslíte, pak analýza nesrovnalostí a hledání kompetentních nápravných opatření jsou přibližně stejným schématem hledání příčin.

Nesoulad může nastat kvůli skutečnosti, že neexistuje žádný regulační dokument a zaměstnanci jednoduše nevědí, jak provádět akce. Nápravným opatřením je vytvoření pokynu respmemorandum o příkazu k operaci.

Dalším důvodem nedodržení může být nedostatek školení nebo pracovních pokynů. Existují pravidla a postupy, ale nikdo na ně zaměstnance neupozornil.

A nyní třetí možnost: existuje postup a školení bylo provedeno a ještě jednou připomenuto. Ano, ale zaměstnanec je nedbalý a nechce pracovat. Tady musí být vyhozen, bude to těžké nápravné opatření. Již není nutné dokazovat, že toto rozhodnutí zapadá do QMS a principů Toyoty. A aby se neopakovaly chyby při výběru a přijímání nového zaměstnance na volnou pozici, popis požadavků na volné místo v náborovém oddělení by měl být sepsán s ohledem na případ s propouštěním.

„diamantový“systém Nižnij Novgorod: nulové vady

Zpočátku byla míra vad 65,9 %. Slavný příklad úspěšné ruské implementace principů QMS. „Diamonds“je název unikátního autorského systému, který byl vynalezen a implementován v malém závodě „Instrum-Rand“ve městě Pavlovo v Nižnij Novgorodské oblasti.

Závod vyrábí pneumatické nářadí, které se nakupuje v Evropě a USA bez předchozího ověření. Instrument-Rand je jedinou ruskou společností, která prošla technickým auditem Mercedes-Benz. Tým přirozeně šel dlouho a tvrdě na tuto úroveň.

Od samého začátku bylo jasné, že jakoukoli závadu lze řešit pouze v případě, že existují upřímné a úplné informace o tom, jak k ní došlo. Pouze v tomto případě bylo možné přesně identifikovat neshody a provést nápravná opatření k odstranění příčiny závady. Jinými slovy, bylo zapotřebí upřímných přiznání od dělníků, kteří s tím nikam nespěchali. Strach ze ztráty bonusu nebo potrestání byl trvalý a všudypřítomný.

V té době byl vynalezen a implementován systém s "diamanty", což byly … vadné díly. Poskytování informací o manželství bylo pozitivní, nikdo za to nebyl trestán. Naopak jakákoliv nesrovnalost byla v týmu prodiskutována, aby se společně našlo nejoptimálnější a nejsprávnější nápravné opatření. Pro „diamanty“postavili speciální stoly jako v muzeu. Takto se změnila psychologie pracovníků Nižního Novgorodu a Tool-Rand začal stoupat k výšinám totálního managementu kvality.

Závěr

Trpělivost, osvobození od stereotypů, dobrá znalost historie norem a vynikající komunikační dovednosti jsou souborem docela dosažitelných vlastností pro realizaci těch nejambicióznějších plánů pro posun společnosti vpřed.

V obchodní literatuře a na webu existuje mnoho nových modelů řízení: některé s exotickými názvy, některé se zdánlivě neobvyklými přístupy. Jen většina z nich připomíná nové bonboniéry s klasickou náplní.

QMS se svým systémem nápravných opatření nikdy nikoho nezklamala. Jednoduché a důmyslné jsou dvě nejvhodnější slova, která to popisují.