Správa elektronických dokumentů: výhody a nevýhody, podstata systému, způsoby implementace

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Stále více společností přechází na elektronickou správu dokumentů, která zahrnuje používání různých programů pro vytváření a ukládání dokumentů. Organizace zároveň nedisponuje archivem obsahujícím papírové kopie dokumentů. Elektronická správa dokumentů má mnoho výhod, kvůli kterým podnikatelé rádi odmítají používání papírových dokumentů. K přechodu na něj je ale potřeba nainstalovat specializovaný software na fungující počítače a také jmenovat odpovědného zaměstnance, který se bude tímto workflow zabývat.

Koncept správy elektronických dokumentů

Je reprezentován moderní metodou práce s různou dokumentací. V průběhu činnosti každé organizace vzniká mnoho různých papírů, které je nutné neustále tisknout a dlouhodobě skladovat v oddělené místnosti.

Pokud má podnikatel nebo společnost řádně vyřízenoelektronický podpis, které dokumenty jsou certifikovány v elektronické podobě, pak není nutné tuto dokumentaci tisknout na papír.

Výhody elektronické správy dokumentů

Přechod na elektronickou dokumentaci certifikovanou EDS má mnoho výhod. Právě díky přítomnosti četných pozitivních parametrů přechází na tento způsob dokumentace stále více podnikatelů. Nejprve byste však měli zhodnotit výhody a nevýhody elektronické správy dokumentů. Mezi hlavní výhody patří:

• okamžitě vyhledává potřebnou dokumentaci díky kompetentní struktuře a spolehlivosti úložiště;
• struktura pracovního postupu je centralizovaná;
• všechny dokumenty lze ukládat elektronicky na různá média a dokonce i na vzdálené servery, takže i když v kanceláři vypukne požár, nemusíte se bát, že by byla zničena jakákoli důležitá dokumentace;
• všechny dokumenty se snadno registrují a schvalují;
• všechny dokumenty jsou podepsány na základě jejich zaslání prostřednictvím elektronických komunikačních kanálů, což šetří značné množství času a úsilí zaměstnancům jakéhokoli podniku;
• v případě potřeby můžete vytvořit kopii požadovaného dokumentu během několika sekund;
• audit je výrazně zjednodušen, protože se provádí v elektronické podobě a pro tyto účely si můžete pozvat i najaté specialisty, kteří dostávají dokumentaci elektronickými kanály.

Výhodyelektronické systémy správy dokumentů jsou významné a nepopiratelné, ale před přechodem na ně byste měli zhodnotit negativní aspekty každého systému.

Systémové chyby

Výhody implementace systému elektronické správy dokumentů jsou nepopiratelné, ale tento proces má určité nevýhody. Patří mezi ně:

• nezbytně nutné k registraci elektronického digitálního podpisu, za jehož vytvoření se platí velké množství finančních prostředků;
• pokud partneři nepřešli na elektronickou správu dokumentů, není možné používat elektronické dokumenty;
• spousta peněz a času se vynakládá na instalaci dalšího softwaru a najímání spolehlivého zaměstnance, který vede všechny elektronické záznamy;
• dosud nebyly opraveny žádné přísně jednotné formáty takového pracovního postupu;
• mnoho dodavatelů a kupujících má podezření na používání elektronických dokumentů podepsaných společností EDS.

Každý podnikatel si proto musí nejprve prostudovat výhody a nevýhody elektronické správy dokumentů, aby mohl učinit správné a relevantní rozhodnutí.

Důvod vývoje

Výhody elektronické správy dokumentů jsou četné a významné. To vede k tomu, že se neustále vyvíjí a zavádí do práce různých podniků, které nejsou jenkomerční, ale i veřejnoprávní. Mezi hlavní předpoklady pro jeho efektivní a neustálý rozvoj patří:

• Počítá se s možností jeho uplatnění v daňové legislativě. Některé typy daňových přiznání lze podávat pouze elektronicky. To platí pro zprávy o pojistném uvedeném v PF pro zaměstnance, jakož i pro prohlášení 3-NDFL předložené Federální daňové službě pro každého zaměstnance podniku. I hlášení SZV-M za všechny zaměstnance společnosti se podává elektronicky, pokud organizace zaměstnává více než 25 osob. Některé společnosti jsou proto jednoduše nuceny přejít na elektronickou dokumentaci, protože stejně musí vydat EDS.
• Mezi hlavní výhody elektronické správy dokumentů patří možnost jejich opravy v účetnictví. Na základě federálního zákona č. 402 lze primární účetní dokumentaci vytvářet nejen v papírové podobě, ale také v elektronické podobě, pokud je možné ji podepsat elektronickým podpisem.
• Od roku 2017 začal efektivní vývoj toku dokumentů v soudních řízeních. Nyní musí být každé soudní rozhodnutí zveřejněno v otevřených zdrojích. Kromě toho mají všechny firmy a jednotlivci možnost podat reklamaci nebo stížnost elektronicky, což vyžaduje EDS. Elektronický podpis proto nevydávají pouze velké společnosti, ale dokonce i jednotlivci.
• Vývoj elektronických technologií probíhá rychle, takže nyní má téměř každý přístup k internetu, což značně zjednodušuje proces komunikace s ostatnímilidé a vládní úředníci.

Proto lze tvrdit, že používání takového workflow je stále více žádané.

Další významná výhoda

Mnoho společností navíc spolupracuje s podniky v jiných regionech nebo zemích, takže je mnohem snazší vyměňovat si různé dokumenty při provádění elektronické správy dokumentů. To vám umožní výrazně zvýšit prodejní trhy a navázat kontakty s přímými výrobci.

Toto je další významná výhoda elektronické správy dokumentů. Zlepšení kvality řízení bylo pozorováno od prvního dne zavedení vhodného systému.

Jak se přihlásit?

Na začátku vedoucí podniku vyhodnotí výhody a nevýhody systému elektronické správy dokumentů. Pokud se rozhodne o jeho zavedení ve společnosti, jsou za tímto účelem provedeny následující kroky:

• Koná se valná hromada akcionářů, kde se hlasuje pro zavedení tohoto systému.
• Pokud je rozhodnutí kladné, pak ředitel společnosti vydá odpovídající příkaz.
• Je vhodné vypracovat vnitřní předpis upravující pravidla pro používání elektronické dokumentace.
• Vyberte podpis, který bude použit v procesu podepisování různých dokumentů.
• Pokud je vybrán jednoduchý podpis, pak je připojen na základě kódů a hesel, jakož i jinými prostředky a přístupem k němuje omezená, proto je určena konkrétní osoba, která se bude schvalováním elektronické dokumentace zabývat.
• Je vybrán certifikační orgán. Zastupuje ji specializovaná organizace, která se zabývá elektronickou správou dokumentů. Je důležité vybrat si společnost, se kterou bude ziskové a pohodlné spolupracovat. Předem byste měli zhodnotit cenu nabízených služeb a také různé funkce, které lze při spolupráci využít. Je stanoveno, jakou odpovědnost nese vybrané středisko za různé chyby, které mohou vzniknout v procesu udržování elektronické správy dokumentů.
• Připravují se dokumenty, na základě kterých je uzavřena smlouva s vybraným centrem.
• Vysvětluje se smlouva s vybranou organizací. Poté centrum vytvoří a vydá certifikát klíče EDS svému klientovi.
• Do práce organizace je přímo zaváděna elektronická správa dokumentů. Za tímto účelem jsou všechny papírové dokumenty převedeny do elektronické podoby a je stanoven postup pro výměnu elektronické dokumentace.

Faktury lze vystavovat elektronicky, ale měli byste se nejprve ujistit, že použití takové dokumentace bude pro protistranu výhodné. Důvodem je skutečnost, že společnost musí mít technické prostředky ke zpracování těchto dokumentů.

Výběr EDS

Dokonce i mezi výhody elektronické správy dokumentů patří snížené náklady na přípravučetné papírové dokumenty. Ale v každém případě budete muset vynaložit určité náklady. Týkají se provedení elektronického podpisu používaného v procesu schvalování elektronické dokumentace.

ETS může být předložen v nekvalifikované nebo kvalifikované formě.

Nekvalifikovaný

Vydává se pomocí kryptografické transformace dat, pro kterou se používá speciální klíč, který má majitel EDS k dispozici. Je důležité se předem rozhodnout, kdo přesně ve společnosti bude podepisovat elektronické papíry.

Pomocí takového podpisu můžete odhalit různé změny provedené v dokumentaci po jejím podpisu.

Kvalifikovaný

Za tímto účelem společnost obdrží speciální certifikát obsahující ověřovací klíč EDS. K vytvoření takového podpisu se berou v úvahu požadavky uvedené ve federálním zákoně č. 63.

Takový EDS se obvykle používá ve velkých společnostech, které se snaží zachovat obchodní tajemství, a proto je díky vylepšené kvalifikované EDS zajištěna bezpečnost elektronických dokumentů.

Po výběru konkrétního typu elektronického podpisu je uzavřena smlouva s vybraným certifikačním centrem.

Pravidla pro zavedení systému do práce společnosti

Výhody elektronické správy dokumentů ve srovnání s papírem jsou považovány za nepopiratelné, ale často v procesu její implementace do práce organizace nastanou určité potíže. Proto pravidla tohoto procesu zahrnují:

• zpočátku je na příkaz vedoucího jmenován specialista, který se bude zabývat překladem papírových dokumentů do elektronické podoby;
• na každém pracovním počítači je nainstalován speciální software, který vám umožňuje podepisovat dokumenty s dříve vydaným EDS;
• při sestavování, zpracovávání a odsouhlasování různé dokumentace se přihlíží k základním pravidlům kancelářské práce, která platí i pro papírové dokumenty;
• elektronické dokumenty musí mít všechny potřebné detaily, pečetě a EDS;
• informace mohou být zaneseny do podnikových předpisů o tom, jaké metody potvrzování akcí s těmito dokumenty budou použity.

Tento proces není považován za příliš obtížný, pokud je dobře pochopen.

Pravidla spolupráce s jinými společnostmi

Každá společnost, která takový systém ve své práci implementuje, chce využívat elektronickou dokumentaci ve spolupráci se svými hlavními protistranami. Za tímto účelem by při sepisování smlouvy s jinou společností měla být do textu dokumentu zahrnuta doložka o tom, že všechny dokumenty budou přenášeny prostřednictvím elektronických komunikačních kanálů. Poté je potřebná dokumentace sestavena a podepsána dříve vydaným EDS. Všechny nástroje EDS musí být certifikovány, jinak je nelze používat při provozu společnosti.

Je mnohem snazší vytvořit takový pracovní postup s různými vládními agenturami, například s Federální daňovou službou nebo penzijním fondem. To je způsobeno tím, že takové organizace již mají potřebný software propracovat s elektronickou dokumentací.

Jak se ukládají dokumenty?

Hlavní výhodou elektronické správy dokumentů je, že v organizaci není vyžadováno vyčlenění samostatné místnosti pro vytváření archivu, protože všechny dokumenty jsou uloženy na počítačích, serverech nebo různých elektronických médiích. Ale přesto musí každá společnost zaplatit řádné uložení dokumentace, aby k ní neměly přístup neoprávněné osoby nebo organizace.

Při ukládání elektronických dokumentů se berou v úvahu následující pravidla:

• nomenklatura případů je nutně sestavena pro celou společnost a její podoba a obsah závisí na oboru činnosti, ve kterém společnost působí;
• probíhá kontrola hodnoty dokumentů;
• každá dokumentace je označena použitím elektronické správy dokumentů;
• všechny dokumenty musí být archivovány.

Při zohlednění těchto pravidel nebude obtížné správně uložit dokumentaci v elektronické podobě.

Závěr

Správa elektronických dokumentů má mnoho výhod. Zvyšování kvality práce firmy je důsledkem její realizace. K tomu je důležité učinit vhodné rozhodnutí pro vedení podniku, vybrat certifikační centrum a vydat EDS. Do počítačů je nainstalován speciální software a jsou provedeny nezbytné změny v regulačních místních aktech společnosti.

Pomocí elektronické dokumentace je to značně zjednodušenofungování společnosti a také snadná spolupráce s dalšími firmami a vládními organizacemi.