Sekretářka společnosti: povinnosti

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Aby věřitelé vstoupili na globální trh a stali se atraktivními pro investory, musí zavést správu. Pro zvýšení efektivity práce společnosti přibyla státu ze zákona nová pozice - podnikový tajemník.

Tato osoba je tváří společnosti. Díky němu, tajemníkovi, dochází k interakci mezi zaměstnanci společnosti - představenstvem, vrcholovými manažery a majiteli akciové společnosti.

Mezinárodní a ruská praxe

V zahraničních společnostech se tajemník společnosti nebo tajemník společnosti objevil již poměrně dávno a zaujímá významné postavení v korporaci. Je stěžejním článkem ve správě hlavních oblastí činnosti společnosti. S největší pravděpodobností je to způsobeno úrovní managementu a obchodními tradicemi, které se vyvinuly v různých zemích.

Právní předpisy vněkteré země ukládají velkým veřejným společnostem povinnost mít tuto pozici u svých zaměstnanců. Například:

• Zákon o společnostech z roku 1985 (UK).
• Zákon o korporacích z roku 1991 (Austrálie).

V ruských společnostech v roce 2002 zmiňovali funkce a pravomoci podnikových tajemníků. Autorizovaná komise na federální úrovni pro trh s cennými papíry vypracovala Kodex chování společnosti, schválený vládou Ruské federace ve stejném roce.

Nejprve musely akciové společnosti zavést tuto pozici do svých zaměstnanců, díky čemuž byly po určité době patrné pozitivní výsledky.

Sekretářka společnosti v Rusku

Práce jako sekretářka společnosti je velká zodpovědnost. Je ručitelem ve vztazích představenstva s ostatními členy společnosti. Tajemník zajišťuje ochranu zájmů všech stran dodržováním legislativních a interních statutárních dokumentů.

Urovnáním vznikajících konfliktů se kanály mezi představenstvem a představenstvem znatelně zlepšily. Existuje zvýšená kontrola nad prováděním předložených rozhodnutí a zpracováním informací, což přispívá k vyváženějšímu a produktivnějšímu řízení.

Pro koho je tato pozice určena?

Před výběrem někoho na tuto zodpovědnou pozici je vhodné rozhodnout o povinnostech tajemníka společnosti. Seznam úředníkůpovinnosti zahrnuté ve výkonu podnikového tajemníka jsou poměrně široké. Jedná se například o pomoc členům představenstva a výboru při poskytování odborného poradenství, informačního pokrytí, organizování a pořádání schůzí akcionářů, řešení konfliktních situací, vedení interní dokumentace a jakýchkoli korporátních akcí v mezích zákona. Tento seznam není úplný, ale díky němu můžete pochopit, komu by tato pozice měla být svěřena.

V praxi bylo pozorováno, že právníci nejčastěji vykonávají povinnosti tajemníka společnosti. V jejich prospěch hovoří vlastnosti jako znalost zákonů, vedení záznamů a zpřístupňování informací. Jsou schopni poskytnout právní ochranu a odbornou pomoc. Slabou stránkou je nedostatek organizačních schopností, nedostatečné znalosti o vedení valných hromad akcionářů.

Poměrně dobrý firemní tajemník může být vedoucím právního oddělení. Na rozdíl od běžného právníka má manažerské schopnosti. K dispozici má tým zaměstnanců, kteří plní drobné úkoly. Mezi nevýhody takového kandidáta patří neochota dělat drobnou práci a to, že může firmu stát poměrně draho.

Poměrně často existuje hlavní účetní, který kombinuje práci sekretářky. S největší pravděpodobností je toto jmenování vedeno častým plněním povinností ostatních zaměstnanců. Pravda, minusů je víc než plusů. Pozitivní lze nazvat správou dokumentů a výkonem monotónní práce. Nevýhody jsou nedostatečná znalost správy a řízení společností, korporátního práva, dovednosti řešení konfliktů, nedostatek právního vzdělání a kompetence v organizaci a pořádání setkání akcionářů.

Z výše uvedených informací můžeme usoudit, že nikdo nebude schopen zcela nahradit tajemníka společnosti. Jednatel akciové společnosti má potřebné znalosti v plném rozsahu. Pravda, důležité jsou osobní vlastnosti člověka, jeho touhy a aspirace.

Základní požadavky na pracovní pozici

Vysoká odpovědnost znamená vysoké nároky. Jmenování do pozice, jako je sekretář společnosti, je řešeno představenstvem.

Hlavní požadavky lze identifikovat:

1. Vysokoškolské vzdělání (právní nebo ekonomické).
2. Znalost akciových trhů (ruských i zahraničních).
3. Znalost zákonů Ruské federace týkajících se akciového práva, tvorba předpisů.
4. Zkušenosti v oblasti managementu, znalost hlavních standardů ruského a mezinárodního podnikového řízení a ekonomických a finančních činností.
5. Zodpovědnost, družnost, smysl pro humor a vysoká odolnost vůči stresu. Stejně jako zodpovědnost, schopnost řešit konfliktní situace, organizační a analytické schopnosti.
6. Používání PC zdarma.

Pokud jsou cenné papíry společnosti akcionářů zahrnuty v devizových seznamech, musí tajemník společnostirozumí mezinárodnímu právu.

V týmu tajemníka společnosti může být několik zaměstnanců, kteří vykonávají určité funkce. Jejich počet může být v závislosti na velikosti firmy až sedm lidí. Sám tajemník organizace může být odpovědný představenstvu nebo generálnímu řediteli.

Poziční výhody

Význam takové pozice podnikového tajemníka, jehož povinnosti nelze podceňovat, je těžké přeceňovat. Je schopen ovlivnit úspěšnost a plodnost aspirací akciové společnosti. Nedostatek komunikace mezi články hierarchického řetězce ve firmě může vést k mnoha problémům. Můžeme vyjmenovat takové problémy, jako je trestní a správní odpovědnost, firemní konflikty, ztráta dobrého jména akciové společnosti a možný pokles cen akcií.

Důvěra investorů a akcionářů závisí na pověsti společnosti. Očekávají, že vedení bude jednat v jejich nejlepším zájmu. Nejefektivněji se s tímto úkolem vypořádá tajemník sdružení, jehož úkoly a funkce jsou uvedeny ve statutu a řádu akciové společnosti.

Hlavní funkce

Funkce generálního tajemníka jsou podrobně popsány v Kodexu chování společnosti. Důležitost role této pozice ve společnosti je označena pravomocemi jako:

• všimněte si všech osob účastnících se shromáždění akcionářů;
• seznam těch, kteří budouzúčastnit se schůzky;
• doručení bulletinů akcionářům z valné hromady;
• poskytování přístupu k nezbytným informacím;
• distribuce ověřených kopií materiálů potřebných pro akcionáře na valné hromadě;
• konzultace a zodpovídání otázek, které všechny zajímají během setkání;
• sběr a přenos vyplněných hlasovacích lístků sčítací komise;
• poskytování informací o konečných výsledcích hlasování;
• právní poradenství a ochrana práv akcionářů.

Školení

Je zde příležitost pro pokročilé školení na pozici, jako je sekretářka společnosti, školení s tím pomůže. S růstem poptávky, vyššími platy a vysokými nároky na profesi se v Rusku objevily nejrůznější vzdělávací instituce a semináře na téma podnikání. Je zde možnost absolvovat kurzy firemní sekretářky.

Závěr

Ruské společnosti, které převzaly zkušenosti zahraničních společností, rozvíjejí efektivitu instituce podnikových tajemníků a procvičují vytváření úspěšných organizačních aktivit. Snaží se demonstrovat pozitivní změny v transformaci corporate governance, a tím zlepšit image ruských akciových společností.