Sekretářka ve škole: povinnosti, popisy práce, pracovní podmínky

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Práce na konkrétní pozici zahrnuje provádění určité činnosti najatým zaměstnancem. Povinnosti tajemníka ve škole jsou nedílnou součástí pracovní náplně osoby zastávající tuto pozici. Pomocí tohoto dokumentu můžete jasně nastínit nejen rozsah povinností, ale i další aspekty profesní činnosti.

Obecná ustanovení dokumentu

Tato část dokumentu obvykle uvádí postup při přijímání kandidáta na pozici, podřízenost tajemníka při výkonu jeho bezprostředních povinností a požadavky na uchazeče.

Aby mohl být kandidát přijat a poté sloužit jako tajemník školy, musí mít odborné vzdělání. Alternativně může mít uchazeč ukončené střední vzdělání a ukončené odborné přípravné kurzy podle stanoveného programu. Přitom požadavky na pracovní praxi nejsouprezentováno.

Zaměstnání a propouštění provádí přímo ředitel vzdělávací instituce. Zaměstnanec se hlásí při plnění úředních povinností tajemníka ve škole přímo řediteli.

Co vede sekretářku

Tyto informace jsou také uvedeny v části s obecnými ustanoveními v popisu práce. Umožní vám jasně pochopit, které dokumenty slouží jako vodítko pro odborníka, který plní povinnosti sekretářky ve škole.

Následující dokumentace by měla být použita jako základ:

1. Příkazy, směrnice, usnesení a další regulační dokumenty.
2. Standardy pro jednotný systém organizační a administrativní dokumentace.
3. Zřizovací listina a vnitřní předpisy vzdělávací instituce.
4. Popis práce sekretářky.
5. Pravidla a předpisy pro ochranu práce, bezpečnost, sanitaci ve výrobě, požární ochranu.
6. Pravidla interpunkce a pravopisu.
7. Základní pravidla pro práci s kancelářským vybavením.

Je třeba vzít v úvahu i ty normativní a legislativní akty, které se týkají přímých povinností tajemníka ředitele školy. To vám umožní dělat svou práci co nejproduktivněji a nejefektivněji.

Smluvní podmínky

Přímé povinnosti sekretářky ve škole jsou nejdůležitější částí práceinstrukce. Definuje, jaké činnosti bude muset člověk u něj vykonávat během pracovního dne.

Profesní povinnosti tajemníka vzdělávací jednotky ve škole jsou následující:

1. Příjem korespondence přijaté vzdělávací institucí.
2. Korespondence podle pokynů ředitele.
3. Vedení záznamů (i v elektronické podobě).
4. Provádění operací souvisejících se shromažďováním a zpracováním informací (včetně používání výpočetní techniky).
5. Sledování včasné přípravy a kontroly dokumentace.
6. Kompilace dopisů, žádostí, dokumentů a odpovědí na příkaz ředitele vzdělávací instituce.

Tajemník je v úzkém odborném kontaktu nejen s ředitelem, ale také s vedoucími strukturálních úseků školy, pedagogickými sbory a zástupci ředitele. Kromě toho účinkující v této pozici nejen samostatně plní všechna pravidla instituce, ale také sleduje provádění ostatními zaměstnanci. Stojí za zmínku, že povinnosti tajemníka ve škole se neliší od pověření tajemníka vzdělávací jednotky.

Co by měl vědět odborník

Při ucházení se o zaměstnání vyžaduje vedení uchazeče nejen určité vzdělání, ale také zavazadlo určitých znalostí. A čím profesionálněji se žadatel bude řídit tím, co potřebuje vědět, tím vícepravděpodobnost dobré práce.

Seznam požadovaných znalostí zahrnuje následující:

1. Legislativní. Normativní a právní akty týkající se regulace vzdělávacích aktivit.
2. Pravidla pro obchodní dokumentaci a korespondenci, základy etiky a etikety.
3. Pokyny pro vedení záznamů.
4. Pravidla pro práci s počítačem a organizačním vybavením pomocí interkomů.
5. Pravidla upravující vytváření, zpracování, přenos a uchovávání dokumentace.
6. Struktura vzdělávací instituce.

S těmito znalostmi nezpůsobí práce sekretářky ve škole a povinnosti stanovené touto pozicí žádné zvláštní potíže. A to zase zvýší pravděpodobnost kariérního růstu.

Práva tajemníka

Kromě povinností tajemníka vzdělávací jednotky ve škole poskytuje každá pozice určitý rozsah odborných práv. Jsou také napsány v popisu práce.

Ve výčtu základních práv osoby zastávající funkci tajemníka školy je zahrnuto vyžádání si potřebných materiálů a informací od zaměstnanců (v případě potřeby od administrativy), zjišťování důvodů prodlení s výkonem přidělených pokyny, požadavek na dokončení dokumentů, ve kterých byla zjištěna porušení. Tajemník má také právo zapojit zaměstnance školy do provádění příkazů předávaných správou, schvalovatnávrhy dokumentace související s řídícími činnostmi instituce, jakož i návrhy na zlepšení řídících činností a zlepšení procesu práce s dokumentací.

Odpovědnost za pozici

Tajemník školy nese kázeňskou odpovědnost za nepřiměřený výkon nebo úplné neplnění svých bezprostředních povinností, vnitřních předpisů vzdělávací instituce, nevyužívání práv stanovených náplní práce. Limity odpovědnosti jsou určeny aktuální pracovněprávní legislativou dané země.

Odpovědnost je poskytována za způsobení škody škole nebo účastníkům vzdělávacího procesu při výkonu odborné činnosti nebo neplnění přímých povinností sekretářky školy, stanovených aktuální pracovní náplní a místní dokumentace upravující práci specialisty. Postup pro odpovědnost je určen občanskými a pracovními zákony platnými v zemi v době poškození.

Pracovní interakce a pracovní podmínky

Především stojí za zmínku, že sekretářka školy pracuje podle rozvrhu, který je sestaven na základě 40hodinového pracovního týdne. Zároveň však z popisu práce vyplývá, že pracovní den není standardizován. Při ucházení se o místo tajemníka vzdělávacího oddělení byste měli určitě vzít v úvahu tyto skutečnosti.

Tajemník vzdělávací instituce je při výkonu práce v kontaktu s pedagogickým sborem školy, administrativním a obslužným personálem. Interakce je realizována pro následné poskytování potřebných informací obdržených na jednání školské rady, žákovských a pedagogických poradách. Mezi odborné povinnosti sekretářky patří také kontrola plnění předávaných příkazů, pokynů a příkazů. Podléhají jí také personální, finanční a ekonomické činnosti vzdělávací instituce.

Závěr

Pomocí popisu práce vedení školy nebo jiné vzdělávací instituce jasně a srozumitelně poskytuje rozsah základních profesních povinností specialisty, nastavuje hranice podřízenosti, profesní interakce, vytyčuje hranice odpovědnost zaměstnance. Při sestavování tohoto dokumentu jsou brány v úvahu legislativní akty upravující práci různých odborníků, kvalifikační a informační příručky a další metodická literatura.