Personální audit je Definice, typy, metody, úkoly a cíle

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Personální audit je kontrola efektivity práce zaměstnanců, prováděná speciálně určenými zaměstnanci nebo třetí stranou. Na rozdíl od klasického auditu používaného v účetnictví není personální audit povinný a není upraven zvláštními zákony a právními akty Ruské federace. Provádí se z iniciativy vedoucího podniku k vyřešení určitých problémů. Hlavním účelem takového auditu je nejčastěji zjištění stavu zaměstnanců společnosti. Používá se také k nalezení způsobů, jak zvýšit produktivitu a snížit výrobní náklady.

Jak klasifikovat

Inspekce se týkají jednoho nebo druhého typu personálního auditu podle takových parametrů, jako jsou:

• Použité datové období: krátkodobé, dlouhodobé a krátkodobé.
• Způsob získávání informací: ústní nebo dokumentární
• Povaha kontrolovaných informací: legální, způsobilé nebo smíšené;
• Pro recenzenty: interní a externí.

Personální audit se provádí ve dvou směrech: identifikace porušení zákona aidentifikace porušování pracovní kázně - hledání bezdůvodného překračování nákladů, identifikace důvodů pro prosté, sňatkové apod. Proto se personální audit ve směru činnosti dělí především na právní, kvalifikační a smíšené.

Audit právního personálu

Při právním personálním auditu kontrolují dokumentaci personálního oddělení, pracovní výkaz dílen, kontrolují faktury a účtenky s dostupnými materiály a nástroji. Zkontrolujte správnost vyplnění pracovních smluv, sešitů, prováděcích příkazů. Kontrola, zda zaměstnanci dodržují popisy práce. Provádějí průzkumy a provádějí průzkumy za účelem zjištění porušení pracovněprávních předpisů Ruské federace, jakož i pravidel a norem přijatých v konkrétní oblasti činnosti, které musí zaměstnanci dodržovat. Například požadavky hygienických norem v potravinářském průmyslu, GOST, normy kvality a dodržování předpisů.

Hlavním úkolem právního personálního auditu je identifikovat porušení dříve, než je během auditu odhalí speciální komise. To pomůže vyhnout se problémům se zákonem a zlepšit kvalitu produktů a služeb.

Kvalifikační personální audit

Kvalifikační personální audit organizace se provádí za účelem zjištění nedostatků v práci personálu a stanovení způsobů jejich odstranění. Umožňuje také identifikovat přítomnost nedostatečné kvalifikace pracovníka respnaopak, identifikovat nejcennější zaměstnance, kteří potřebují být povýšeni nebo placeni více, aby podávali ještě lepší výkon a dělali více.

Kvalifikační personální audit je nejdůležitější v těch oblastech činnosti, kde úspěch podniku zcela závisí na odborných kvalitách zaměstnance. Například v obchodě. Pokud prodávající zachází s kupujícími nesprávně, z neznalosti nebo neschopnosti, pak to přímo ovlivňuje finanční výsledek podniku - tržby se snižují, objemy prošlých výrobků rostou. Pouze kontrola přitom může odhalit, zda důvodem poklesu tržeb je nízká kvalifikace zaměstnance, a nikoli nějaký jiný faktor. V tomto příkladu by personální audit pomohl identifikovat bezohledného zaměstnance a nahradit ho včas, než by byla obchodní společnost na pokraji bankrotu.

Komplexní personální audit

Komplexní personální audit zahrnuje využití jak právních a kvalifikačních auditů, tak všech dostupných metod hodnocení a analýzy informací. Taková kontrola umožňuje zhodnotit stav personálu a identifikovat personální potenciál společnosti, identifikovat existující porušení právních předpisů v podniku a odstranit je dříve, než to povede k nežádoucím finančním a personálním ztrátám.

Tento způsob provádění personálního auditu má kromě vyjmenovaných výhod dvě nevýhody – bude dražší a zabere více času, protože se na kontrolu velkého množství dat zapojí více účastníků. Protomá smysl provádět pouze v naléhavých případech: v případě bankrotu nebo během finanční krize, kdy se trh zužuje a konkurence zesiluje.

Kdo může kontrolovat

Audit personálního systému mohou provádět jak zaměstnanci společnosti, tak i organizace třetích stran. Zároveň vyvstává problém se stanovením úrovně kompetence inspektora, neboť pojem personální audit není v právní praxi ustálen a pro audit v účetní činnosti jsou určeny stávající pokyny, normy a pravidla. Ale to, jak úplné a spolehlivé budou informace přijímány a jak budou analyzovány a vyhodnocovány, závisí na tom, jaké kroky podnikne vedoucí podniku ke zlepšení situace s personálem.

Bylo však nalezeno východisko. Jako základní pokyny a pravidla pro organizaci personálního auditu v podniku lze tedy vzít základy finančního auditu, a to zejména takové požadavky na informace, které obdrží a budou poskytovány jako:

• objektivita;
• důvěryhodnost;
• včasnost;
• poctivost;
• plnost.

V souladu s tím musí auditor dodržovat nejen pravidla profesní etiky, být čestný a objektivní, ale také dodržovat určitá pravidla při shromažďování a zpracovávání informací a také při přípravě auditorské zprávy. K takové činnosti, jako je personální audit, přitom u sebe nepotřebuje mít žádný speciální certifikát. Ale to neznamenáže ji může provádět každý zaměstnanec. Pro řešení úkolů personálního auditu musí mít inspektor určitou úroveň znalostí a kvalifikace.

Provést personální audit může být buď zaměstnanec specializované společnosti, nebo někdo z personálu podniku s dostatečnou úrovní vzdělání a kompetencí. Nejčastěji se jedná o vedoucí oddělení, účetní a další vysoce kvalifikované odborníky. A zde před šéfem podniku vzniká dilema: Co je lepší, najmout si specializovanou organizaci nebo provést audit samostatně? Odpověď na tuto otázku závisí na faktorech, jako jsou:

• Náklady na vysoce kvalifikovaný personál zapojený do personálního auditu a náklady na služby auditorské společnosti;
• Množství informací vyžadujících zpracování a přípustné podmínky pro jejich zpracování.

Obecně se má za to, že personální audit prováděný zaměstnanci podniku je levnější, což není vždy pravda. Zapojení externích specialistů je často mnohem výnosnější, pokud je nutné provést audit ve velkém podniku, kde je objem informací velmi velký. Firmy poskytující auditorské služby mají více zkušeností, jejich zaměstnanci jsou kvalifikovanější, alespoň v oblasti personálního auditu, pak bude audit stát méně a lépe a zabere méně času.

Audit lidských zdrojů na vlastní pěst, jak provádět

Pokud se vedoucí podniku přesto rozhodl provést audit s pomocí svých zaměstnanců,potřebuje znát některé funkce. Obvykle je cílem personálního auditu v tomto případě prostudovat práci nikoli podniku jako celku, ale nějakého samostatného oddělení, přičemž je nutné zajistit maximální míru důvěrnosti informací.

Pro začátek bude muset manažer vytvořit pracovní skupinu, která obvykle zahrnuje 4–5 lidí, a určit osobu odpovědnou za provedení auditu a vypracování zprávy o auditu. Celý proces přípravy a průběhu lze rozdělit do následujících fází personálního auditu:

1. Vypracování akčního plánu.
2. Určení velikosti vzorku: počet dotazovaných zaměstnanců, objem a typ kontrolovaných dokumentů. Čím větší vzorek, tím přesnější je výsledek, ale ověřovací proces bude trvat déle.
3. Vývoj dotazníkových formulářů, příprava otázek.
4. Kontrola dokumentace personálního oddělení a také dokumentů v kontrolované oblasti.
5. Průzkum a dotazování zaměstnanců podniku.
6. Analýza shromážděných informací, včetně použití počítačové technologie a speciálních programů.
7. Na základě informací získaných během auditu vypracuje auditorskou zprávu, ve které se osoba odpovědná za provedení personálního auditu v podniku vyjádří ke stavu personálu, jeho kvalifikaci a spokojenosti s prací. podmínky.

Zpráva o auditu je vypracována písemně, je k ní připojen důkaz ve formě zprávy o provedené práci. Všechny stránky zprávy musí být očíslovány a uloženy ve složce. Obecně jakékolinebo neexistují přísná pravidla pro vypracování závěru, jakož i jeho provedení, neboť účelem personálního auditu je získat informace pro interní uživatele, proto údaje získané z takového auditu nejsou nikde zveřejňovány, a nejčastěji jsou přísně důvěrné a jejich zveřejnění je nepřijatelné. Kromě toho musí být zajištěna důvěrnost informací, a to jak ve fázi plánování, tak ve výsledcích ověřování. Je žádoucí, aby zaměstnanci podniku nevěděli o nadcházející kontrole. To pomůže vyhnout se tajným dohodám mezi nimi, což znamená, že to umožní zvýšit objektivitu a spolehlivost přijímaných informací.

Metody sběru a zpracování informací

Metody auditu lidských zdrojů se neliší od metod používaných při auditech účetnictví, získávají se pouze informace jiné povahy a účelu. Využívají především předem připravené formuláře dotazníků a seznamy otázek. Informace získané během auditu o zaměstnancích podniku jsou porovnávány se základními požadavky předepsanými ve specializovaných příručkách, popisech práce a standardech kvality práce.

Informace získané během auditu ve formě dotazníků a záznamů odpovědí na otázky a dalších dokumentů, které byly během auditu obdrženy, jsou shromažďovány, tříděny a porovnávány podle času a místa, kdy byl personální audit proveden. Zpráva sestavená na základě výsledků auditu by měla obsahovat pokud ne všechny dokumenty, tak ty nejdůležitější z nich.

Jaké úkoly lze vyřešitpersonální audit

Audit personálního systému pomáhá lépe posoudit potenciál společnosti a kvalifikaci zaměstnanců. To umožňuje identifikovat nejcennější zaměstnance v pracovní síle a poskytnout jim práci a mzdy, které více odpovídají jejich úrovni.

Jak ukazují zkušenosti, pro manažera je výhodnější pozvednout na kariérním žebříčku ty, kteří již v podniku pracují, než najmout nového. Na jednu stranu se tím zvýší návratnost ostatních zaměstnanců, protože uvidí kariérní vyhlídky, na druhou stranu se nový zaměstnanec nemusí v týmu uchytit a tím se zvyšuje fluktuace zaměstnanců, což může negativně ovlivnit výkon podnik. Fluktuace zaměstnanců může být také důsledkem nesprávné personální politiky. Pokud se například neshoduje složitost práce nebo míra odpovědnosti a výše úhrady. To může odhalit pouze audit personální práce.

Taková kontrola pomáhá nejen identifikovat nejcennější zaměstnance nebo se zbavit těch nejméně hodnotných, ale také řešit problémy, které přímo souvisejí s tím, že organizace práce je v podniku nesprávně prováděna. Při kontrole v jedné z dílen se například ukázalo, že kvůli nevhodnému umístění materiálu trávili dělníci až dvě hodiny denně jejich rozvozem na místa zpracování, protože byly uskladněny ve vzdáleném skladu. Výsledkem bylo promarnění času a úsilí. Pracovníci se rychleji unaví a ztrácejí koncentraci. To ovlivnilo kvalitu a objem produktů. Bez personálního auditu tato systémová chybavýroba by nebyla pevná, což by znamenalo plýtvání zdroji.

Odpovědnost auditorů

Auditor je odpovědný pouze za svůj výrok vyjádřený ve zprávě auditora. Nakonec o personálních změnách rozhoduje vedoucí podniku a úkolem auditora je pouze sdělit mu o stavu zaměstnanců podniku, jakou úroveň jejich kvalifikace, zda dochází k porušení zákona, pracovní kázeň, bezpečnostní opatření, zda existují skutečně vysoce kvalifikovaní odborníci. Uveďte faktory, které negativně nebo pozitivně ovlivňují práci zaměstnanců a racionální využívání pracovní doby.

V důsledku toho auditor vypracuje zprávu o auditu, ve které uvede:

• jaké události se konaly;
• kolik práce bylo vykonáno;
• s jakými problémy a riziky se při své práci setkal;
• co je třeba udělat pro nápravu situace, pokud je stav personálu nebo personální politika negativní;
• možné následky, pokud nebudou porušení napravena.

Kontrola sama o sobě neřeší problém nevhodně zvoleného personálu nebo nesprávného jednání zaměstnanců podniku, jejich porušování bezpečnostních pravidel nebo nedodržování pokynů a technických předpisů. Účelem personálního auditu je identifikovat silné a slabé stránky stávajícího personálního systému v podniku a dát doporučení, jak nedostatky odstranit a tento systém zlepšit. Auditor neodpovědnost za stav personální politiky a rozhodnutí, která manažer učiní na základě výsledků auditu.

Kde a jak najmout auditory na kontrolu personálu

Tento druh služeb poskytují především poradenské společnosti a personální agentury, které se specializují na poradenství a nábor pro jiné podniky. Takové organizace jsou téměř v každém větším městě. Své služby nejčastěji inzerují v místních inzertních novinách a časopisech nebo na speciálních reklamních stěnách na internetu. Některé mají oficiální webové stránky společnosti.

Při náboru je sepsána smlouva mezi podnikem a společností poskytující služby personálního auditu, která by měla specifikovat práva a povinnosti stran a platit za službu. Obvykle se smluvní strany před uzavřením smlouvy několikrát sejdou, prodiskutují nuance a možná rizika. Jaké činnosti budou prováděny. Je sjednán přibližný pracovní plán (poradenská společnost může dokonce předložit prospekt plánu HR auditu).

Hlavní výhodou zapojení specializované organizace třetí strany do organizace personálního auditu je nezávislost auditu. Pokud zaměstnanec podniku, tak či onak, závisí jak na manažerovi, tak na pracovní síle, pak má externí auditor téměř úplnou nezávislost. Jeho názor je založen pouze na pozorovaných faktech.

HR audit je jedním z nejjednodušších a nejdostupnějších způsobů, jak zkontrolovat personální systém organizace aurčit stávající potenciál lidských zdrojů podniku. Tento způsob ověřování je nedílnou součástí manažerského účetnictví společnosti a měl by být prováděn pravidelně bez ohledu na finanční výsledek její činnosti.