Příklad účelu služebních cest pro řádnou registraci

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Je známo, že příklad účelu služebních cest lze snadno najít ve specializovaných časopisech pro účetní. Zdálo by se, že využít hotové zkušenosti není těžké. Pokud je však nesprávně formulován účel cesty, nelze náklady na ni zohlednit ve výdajích na snížení zdanitelného zisku podniku. Proto je nutné pracovní „cestu“zaměstnance promyšleně a pečlivě zdůvodnit.

Jaké dokumenty připravit

Je velmi pohodlné, když v organizaci pracuje specialista, který ví, jak zařídit služební cestu. Ale v dobách masivního propouštění musí mnoho majitelů malých podniků vést své vlastní záznamy a dělat většinu úředních papírů.

Soukromí podnikatelé a zaměstnanci, kteří neabsolvovali kurzy účetnictví, se v případě potřeby zajímají o způsob zpracování cestovních náhrad.

Není žádným tajemstvím, že tento postup zahrnuje několik kroků.

1. DozorceSpolečnost vystavuje příkaz na pracovní cestu ve formuláři T9. Obsahuje:

• Celé jméno zaměstnanec;
• jeho osobní číslo;
• position;
• divize společnosti (oddělení, sektor, oddělení), ve které zaměstnanec pracuje;
• cíle a cíle cesty, její načasování, zdroje financování (obvykle prostředky zaměstnavatele);
• destinace.

K objednávce je přiložen dokument – důvod cesty (poznámka nebo pozvánka).

Do roku 2013 bylo také nutné připravit zadání služby a cestovní osvědčení. Tyto formuláře již nejsou vyžadovány. Mzdové náklady účetních se snížily, ale vyvstaly nové otázky: jak potvrdit skutečnost pracovní cesty a jak prokázat splnění účelu pracovní cesty?

V tomto ohledu v mnoha organizacích zaměstnanci nadále vydávají cestovní potvrzení. Jedná se o malý a zároveň velmi informativní dokument. Účel v cestovním certifikátu je stejný jako v objednávce.

2. Zaměstnavatel zakoupí cestovní lístky, zarezervuje hotelový pokoj.

3. Vyslaný zaměstnanec podepíše, že je seznámen s objednávkou, obdrží cestovní lístky a informace o místě bydliště.

4. Vypočítávají se denní dávky. Podle zákona jsou:

– 700 rublů. za den – při cestování na území Ruské federace.

– 2500 rub. za den – pro služební cesty do zahraničí.

Zaměstnavatel může z vlastní iniciativy zvýšit platby, ale v tomto případě bude povinen přispívat do rozpočtuDaň z příjmu fyzických osob účtovaná z částek přesahujících stanovené hodnoty.

5. Mzda zaměstnance se vypočítává za dobu jeho pobytu mimo hlavní místo výkonu práce. Jde o průměrný denní výdělek vynásobený počtem dnů pracovní cesty. Připadne-li čas strávený na služební cestě částečně na víkendy nebo svátky, je mzda za tento den vypočítána dvojnásobnou sazbou.

6. Zaměstnanec po návratu ze zájezdu vyplní zálohové hlášení o vynaložených výdajích ve formuláři č. AO-1 a přiloží doklady: cestovní lístky, poukaz na ubytování v hotelu, cestovní list, šeky na úhradu PHM, popř..

7. Shrnutí: splnil se účel cesty? Zaměstnanec vypracuje písemnou zprávu nebo předloží dokumenty potvrzující dokončení úkolu.

Co když nebude dosaženo stanoveného účelu cesty?

Lze v tomto případě cestovní výdaje zohlednit pro snížení základu daně? Tento problém stále vyvolává spory mezi účetními a zástupci Federální daňové služby. Ten tvrdí, že náklady na neúspěšnou cestu nejsou akceptovány pro daňové účetnictví.

Účetní a majitelé firem zase uplatňují nároky na uznání, že služební cesta zaměstnance je výrobního charakteru, bez ohledu na její výsledek. Často se jim podaří obhájit svůj názor u soudu.

Zejména velmi častý příklad účelu služebních cest - "Uzavření smlouvy se zákazníkem." Tady jepravděpodobnost, že se transakce neuskuteční. Finanční úřady v tomto případě považují za nepřiměřené přiřazovat náklady na pracovní cestu do nákladů na snížení zisku. Vedoucím podniků se však opakovaně podařilo prokázat, že během jednání byly navázány silné obchodní vazby s potenciálními zákazníky, které mohou v budoucnu vést k uzavření smlouvy. Soud uznal právo poplatníka uznat cestovní výdaje pro daňové účely.

"Univerzální" formulace pro přidělení práce

V současné době zkušení auditoři doporučují: v případě pochybností o splnění účelu cesty je lepší to uvést v objednávce obecně. Při stanovování cílů je dovoleno používat volné formulace. Zde jsou příklady účelů pracovních cest, které nezavazují zaměstnance k doložení skutečnosti splnění úkolu:

Ivanov I. A míří do města N-sk pro:

• řešení produkčních problémů,
• jednání o možné spolupráci,
• navazování obchodních kontaktů,
• průzkum trhu pro možnost nákupu zboží.“

Vyslaný pracovník nedokončil úkol uvedený v objednávce

Pokud byl stanoven konkrétní cíl a nebylo jej dosaženo, je přípustné požadovat od zaměstnance vysvětlující poznámku obsahující informace o:

• proč se úloha služby nezdařila,
• jaký je výsledek cesty,
• než je „cesta“pro společnost ekonomicky výhodná.

Pokud existuje dopis od daňového úředníkaúřady zpravidla uznávají jako legitimní uznat cestovní výdaje pro daňové účetnictví.

Jaké podmínky musí být splněny při přidělování přidělení služby?

Normativní dokumenty bohužel neuvádějí správné příklady účelů služebních cest jako vzor. Úkoly, které musí zaměstnanec během cesty řešit, si zaměstnavatel určuje samostatně. Při sestavování objednávky je však důležité vzít v úvahu některé body:

1. Aby mohly být cestovní výdaje akceptovány pro daňové účetnictví, musí být zřejmá potřeba výroby přesunout zaměstnance do jiného města nebo země. Například náklady na cestu na firemní akci nebo slavnostní předávání cen nelze zahrnout do nákladů, aby se snížil zisk.
2. Cíle a cíle pracovní cesty musí odpovídat pracovním povinnostem zaměstnance.
3. Datum a trasa „cesty“nemůže být v rozporu s její příčinou. Pokud byl například zaměstnanec vyslán na služební cestu k účasti na výstavě, musí odjet opačným směrem do 24 hodin po skončení akce.

Cestování vedoucích zaměstnanců

První osoby společností a jejich zástupci cestují do jiných měst a zemí zpravidla za:

• provádění klíčových jednání s partnery,
• účast na oficiálních akcích,
• navázání kontaktů s potenciálními zákazníky.

Služební cesta manažera se nejčastěji nevydává objednávkou ve formulářiT9, ale s objednávkou obsahující frázi: „Odjíždím do _ za účelem …“. V objednávce, stejně jako v objednávce, je nutné uvést celé jméno. a postavení zaměstnance, cíl, účel a cíle pracovní cesty.

Zde jsou příklady pracovních úkolů, které může první osoba společnosti přidělit sobě nebo svým zástupcům:

• vyjednávání se společností Komplekt LLC;
• ukázka vzorků produktů společnosti Standard LLC;
• účast na výstavě "Elektrické materiály Ruska", Moskva 27. září 2016;
• uspořádání prezentace pro účastníky setkání Cosmotechnics dne 20. července 2016;
• účast na semináři „Jak přežít finanční krizi“dne 21. srpna 2016, pořádaném školicím střediskem LLC „Consultation“v Moskvě;
• přednáška pro studenty a postgraduální studenty Moskevské státní univerzity na téma „Státní podpora pro domácí výrobce“;
• výměna zkušeností s účastníky konference „Podnikání je snadné a zábavné“, která se konala od 10. do 15. října 2016;
• profesionální rozvoj;
• zažijte nové technologie.

Služební cesta ředitele a jeho zástupců může souviset i s kontrolou kvality práce poboček společnosti. Zde je několik příkladů:

• shrnutí výsledků finanční a ekonomické činnosti dceřiné společnosti Our Firm LLC za 1. pololetí 2016;
• účast na auditu finančních a obchodních operací pobočky OOO "Enterprise" v N-sk;
• analýzakvalita práce a certifikace personálu doplňkové kanceláře č. 0233 v A-sk od 2. září do 10. září 2016

V případě potřeby lze účel cesty rozdělit do několika užších úkolů. Obvykle nejsou uvedeny v objednávce, ale jsou uvedeny v interních dokumentech společnosti.

Za cíl „jednat s Perspektiva LLC o možné spolupráci“lze tedy nastavit například následující úkoly:

Seznámení a osobní jednání s generálním ředitelem Perspektiva LLC: ukázka propagačních materiálů, vzorky produktů, projednání dodacích podmínek

Plánovaný výsledek:

• pro navázání kontaktu s vedoucím Perspektiva LLC,
• abychom mu přinesli informace o konkurenčních výhodách produktů naší společnosti a výhodách spolupráce,
• vyjednat smlouvu na dodávku první dávky zboží.

2. Účast na schůzce s oddělením nákupu LLC "Enterprise", diskuse o podmínkách smlouvy.

Plánovaný výsledek:

• Získejte právo dodat zboží za podmínek 100% platby předem, s výhradou poskytnutí velkoobchodní slevy Perspektiva LLC ne více než 20 % z ceny uvedené v ceníku (varianta 1);
• Dohodněte si dodávky zboží v množství jedné tuny surovin měsíčně bez slevy s platbou na splátky po dobu maximálně 3 týdnů (varianta 2).

Po návratu z cesty ředitel sečte, zda bylo dosaženo účelu cesty.

Služební cesty obchodních manažerů

Jak si rezervovat služební cestuzaměstnanec zodpovědný za zákaznický servis a prodej? Prodejním manažerům jsou obvykle stanoveny jasné cíle, vyjádřené v kvantitativním vyjádření. To, jak dobře a efektivně zaměstnanec splní obchodní plán, závisí na jeho výdělcích a kariérních vyhlídkách.

Pokud se zaměstnanci odpovědnému za práci s klienty nepodaří splnit hlavní úkol pracovní cesty (prodat), zaměstnavatel chce přesto získat co nejvíce informací o potenciálním zákazníkovi, perspektivách spolupráce s ním, stejně jako důvody, proč se podařilo uzavřít obchod.

Pro šéfa společnosti zaměřené na rozšiřování klientské základny je navíc důležité, aby pochopil, se kterou z konkurenčních firem potenciální zákazník spolupracuje a za jakých podmínek jsou smlouvy uzavírány.

Když se tedy obchodní manažer vydá na služební cestu, dostane víceúrovňový cíl, který zahrnuje úkoly související nejen s jednáním se zákazníkem, ale také se sběrem informací o trhu.

Hlavní úkol může znít takto:

• vyjednávání a navázání prvního kontaktu se společností Future Client LLC;
• uzavření smlouvy na dodávku materiálu pro společnost JSC "Zákazník";
• rozšiřování zákaznické základny, zkoumání příležitostí na trhu v N-ska;
• účast na výstavě "Stavební materiály dnes" 01. srpna 2016;
• výměna zkušeností s obchodními manažery západní pobočky společnosti; účast ve společnostiKonference ziskových nabídek;
• Školení nových zaměstnanců obchodního oddělení West Branch;
• organizace a pořádání semináře "Úspěšná práce".

„Uzavření smlouvy o dodávce zboží“je nejoblíbenějším účelem pracovních cest zaměstnanců odpovědných za práci se zákazníky. Může být odhalen v problémech:

• setkání se zástupcem oddělení nákupu společnosti Future Customer LLC, identifikace a analýza potřeb;
• Návštěva konkurenčních podniků LLC „Rival 1“a JSC „Rival 2“jako „mystery shopper“: získání ceníků, sběr informací o podmínkách spolupráce se zákazníky, sestavení zprávy pro marketingové oddělení, identifikace silné stránky LLC "Rival 1" a JSC "Rival 2";
• jednání s vedoucím oddělení nákupu společnosti Future Client LLC, předvedení vzorků produktů, dohoda o podmínkách smlouvy;
• setkání s generálním ředitelem společnosti Future Client LLC, podepsání smlouvy.

Po návratu z cesty musí vedoucí prodeje předložit zprávu o provedení každého úkolu a dosažených výsledcích. Doprovázejí ho zápisy z jednání, analýza potřeb potenciálního klienta, podklady pro marketingový průzkum, kopie obchodních nabídek, podepsaná smlouva (pokud existuje).

Obdobně lze účel pracovní cesty formulovat pro vedoucího klientského oddělení nebo ředitele obchodního oddělení.

Následující úkoly mohou být přiděleny manažerskému týmu:

• provedení interníhoaudit prodejních transakcí,
• kontrola nad prací pobočky společnosti,
• účast na schůzce výboru pro zlepšování zákaznické zkušenosti,
• poskytování zprávy o prodeji členům představenstva na výroční schůzi.

Cestování za nákupem zásob

Ředitelé podniků i zaměstnanci nákupních oddělení často jezdí na služební cesty za účelem nákupu zboží pro potřeby podniku.

V tomto případě může být v objednávce uveden libovolný příklad účelu služební cesty z následujících:

• vyjednávání s možným dodavatelem 1 LLC a možným dodavatelem 2 LLC, projednávání podmínek spolupráce;
• navázání obchodních kontaktů se společností Zavod LLC, studium výrobního procesu a vzorků produktů;
• uzavření smluv na nákup surovin a komponentů s LLC „Material“a JSC „Details“;
• vyjednávání podmínek smlouvy s dodavatelem Producer LLC.

Cestování výrobních pracovníků

Často „cestovní“účet pro inženýry pro instalaci a instalaci zařízení, stavitele, dělníky. Pro tyto specialisty je relevantní jakýkoli příklad úkolu služební cesty z následujícího:

• instalace a počáteční testování výrobního zařízení "Line-1" v dílnách JSC "Zákazník",
• instalace, seřízení a zprovoznění zařízení "Conveyor-100",
• záruční servis stroje "A-2",
• práce na údržběvýrobní linka JSC "Zákazník",
• neplánované opravy, oprava poruch stroje,
• údržba zařízení.

Řidiči služebních cest

„Zaměstnanci kormidla“musí často cestovat do jiných měst, aby přepravili zboží, dokumenty a dopravili specialisty na svá pracoviště.

Služební cesta zaměstnance této kategorie je obvykle spojena s následujícími úkoly:

• doručení obchodního ředitele Standard LLC na místo jednání s Client LLC,
• příjem materiálu na sklad dodavatele, dodání nákladu na území Our Firm LLC,
• oprava auta, nákup náhradních dílů,
• technická diagnostika vozu v certifikovaném autoservisu.

Závěr

Nyní víte, na jaké body je důležité věnovat pozornost při sjednávání služební cesty zaměstnance. V tomto článku si můžete vybrat příklad účelu služebních cest, který vyhovuje vašemu osobnímu případu.