Inventář – co to je? Cíle, metody a typy inventarizace

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Inventarizace je speciální postup, jehož hlavním účelem je identifikovat určitá porušení v různých společnostech. Prostřednictvím tohoto procesu je možné zjistit, jak pravdivé a přesné jsou údaje o položkách na skladě. Odhalují se chyby v práci různých specialistů podniku. Navíc funguje jako určitá metoda sledování práce zaměstnanců.

Koncept procesu

Zásoby jsou určitou metodou účtování v podniku, která má kontrolní funkce. Je navržen tak, aby určil, zda skutečné množství určitého zboží ve společnosti odpovídá informacím obsaženým v dokumentaci organizace.

Pokud jsou během inventarizace zjištěny různé chyby nebo nedostatky, stává se to základem pro interní šetření ve vztahu k finančně odpovědným zaměstnancům společnosti.

Problémy nastávají nejen při nedostatku, ale i při přebytku hodnot, protože to vede k potížím při vymáhání pohledáveksplátky dluhu nebo půjčky. Výsledky inventarizace jsou pro daňovou inspekci důležité, protože závažné nesrovnalosti mohou být důsledkem protiprávního jednání ze strany vedení nebo zaměstnanců společnosti.

Jaké funkce se provádějí?

Inventář je komplexní proces, při jehož implementaci lze provádět různé funkce:

• controlling;
• account;
• odhalování zločinů.

Existuje několik typů tohoto postupu, které se volí v závislosti na účelu jednání a okolnostech.

Funkce postupu

Vedení jakékoli společnosti má zájem o provedení inventury. Důvodem je skutečnost, že jeho výsledky mohou odhalit sebemenší nesrovnalosti mezi skutečným majetkem a údaji obsaženými v záznamech společnosti.

Ověřování se věnují specialisté, kteří se o jeho výsledky nezajímají, proto si k tomu vedení podniku často najímá nezávislé odborníky.

Hlavní účel akce

Hlavním účelem inventarizace je zjištění správnosti účetnictví, pro které jsou reálné ukazatele porovnávány s údaji obsaženými v četných firemních dokumentech. Proto se různých výsledků dosáhne kontrolou:

• všechny položky zapojené do procesu inventury jsou přepočítány, změřeny nebo zváženy;
• výsledkové součty jsou porovnány súdaje, které jsou dostupné v účetní dokumentaci;
• monitorování implementace pravidel stanovených ve společnosti a navržených tak, aby byla zachována integrita různých hodnot;
• je identifikováno zboží nebo materiály, které budou brzy poškozeny;
• byl objeven poškozený majetek;
• jsou identifikovány všechny cennosti, které se v podniku nepoužívají a které se po inventuře často jednoduše prodají;
• nesrovnalosti se nacházejí v různých dokumentech;
• kontrola podmínek, za kterých je zboží a položky skladovány;
• řídí správné zobrazení mnoha obchodních transakcí v účetnictví.

Pokud se skutečně vyskytnou závažné chyby v účetnictví, může to mít pro společnost negativní důsledky, představované hmotnými ztrátami. Proto je nutně pravidelně prováděna inventura pokladny.

Pokud daňoví inspektoři v důsledku kontroly společnosti zjistí, že organizace neprovádí pravidelně inventarizaci, pak je to přirovnáno k absenci účetnictví v podniku, a proto mohou být uvaleny značné správní sankce takové firmy. Výsledky kontroly jsou často chybně sepsány účetní nebo jinou odpovědnou osobou, což je považováno za správní delikt, za který je finanční inspekcí potrestán.

Legislativní nařízení

Pravidla pro provádění a účtování inventury lze prostudovat v ustanovení vyhlášky Ministerstva financí č. 49. Kromě toho existují speciální pokyny obsahující informace o postupu provádění auditu.

Každá společnost si navíc může vytvořit vlastní interní předpisy, na základě kterých jsou stanovena jedinečná pravidla pro realizaci tohoto procesu. Některé firmy dávají přednost provádění inventarizace majetku měsíčně nebo čtvrtletně. Tento problém nezávisle řeší vedení podniku.

Povinná je kontrola prováděná před okamžitou přípravou roční účetní závěrky. Pokud takový inventář neexistuje, může být společnost hnána k administrativní odpovědnosti a rovněž mohou být úředníkům společnosti uloženy pokuty.

Hlavní typy procesu

Existuje několik klasifikací, které charakterizují tuto kontrolu. Liší se v mnoha ohledech.

Výběr jednoho nebo druhého typu závisí na účelu inventáře.

O povinném ověření

Inventář může být povinný nebo iniciativní. V prvním případě se vyžaduje její vedení na základě zákonných požadavků, proto ve společnosti obvykle nastávají situace, které jsou předem dané zákonem. Zaměstnanci Federální daňové služby nebo jiných vládních agentur mohou na takové kontrole trvat.

Iniciativní ověření se provádí na základě přijetí příslušného rozhodnutí vedoucími organizace. V tomto případě neexistují žádná omezení ohledně důvodů pro vedení procesu. Obvykle je potřeba tento procesnastává, když má management pochybnosti o poctivosti zaměstnanců.

Na místě

Inventarizace je postup pro kontrolu, zda se skutečný majetek shoduje s údaji z dokumentů, takže ji mohou provádět společnosti na různých místech.

Procedura může být proto implementována na pokladně podniku nebo ve výrobě, ve skladech nebo na prodejně.

Předměty ke kontrole

Objekty inventáře mohou mít různé hodnoty patřící konkrétní společnosti. To zahrnuje dlouhodobý majetek představovaný budovami, stavbami nebo vybavením, zásobami, penězi, hotovými výrobky nebo dokonce finančními závazky podniku.

Konkrétní objekt je předběžně vybrán iniciátorem kontroly, načež jsou tyto informace předány komisi zapojené do postupu.

Podle způsobu implementace procesu

Postup může být úplný nebo částečný. Každá odrůda má své vlastní vlastnosti:

• Úplná kontrola. Provádí se před sestavením roční účetní závěrky nebo před auditem. Často implementováno během revize. Veškeré hmotné hodnoty, peníze a závazky, které má podnik k dispozici a které se promítají do účetnictví společnosti, podléhají ověřování. Inventarizaci podléhá i majetek získaný společností na základě pronájmu.
• Částečně. Lze ji provést kdykoli, což vyžaduje pouze příslušné rozhodnutí vedení společnosti. K tomu obvyklezahrnuje majetek seskupený podle typu, umístění nebo jiných principů. Například může být zkontrolován pouze jeden sklad nebo cennosti, za které odpovídá jeden zaměstnanec.

Samotné firmy by měly mít zájem o pravidelnou dílčí inventuru finančních prostředků, neboť v tomto případě je možné sledovat správnost práce různých specialistů ve firmě.

Podle metody

Podle způsobu provádění inventury může být selektivní nebo průběžná.

Namátková kontrola se provádí na základě rozhodnutí vedení podniku. Průzkum se provádí ve vztahu k několika hodnotám zvoleným ředitelem. Často se tento způsob ověřování používá ve velkých firmách. Pokud výsledky takové inventury odhalí byť jen drobné nesrovnalosti, pak bude určitě přidělena úplná kontrola.

Kdykoli poté, co o tom vedení společnosti rozhodne, může být provedena kompletní inventura. Během tohoto procesu je zhodnocen veškerý majetek společnosti a také různé cennosti umístěné v divizích nebo pobočkách.

Nečekaně

Inventář může být:

• plánováno s ohledem na harmonogram sestavený na začátku roku vedením podniku a podmínky jeho realizace jsou dodatečně oznámeny předem;
• neplánovaně, implementováno v případě určitých nepředvídaných okolností, například je nahrazena odpovědná osoba nebo dojde k mimořádné události v podnikusituace;
• opakovaný, jmenován pod podmínkou, že výsledky poslední kontroly jsou považovány za nespolehlivé nebo pochybné, proto je nutné potvrdit určité skutečnosti;
• kontrola, prováděná po dokončení kompletní inventury, u které se hodnotí veškeré jednání komise a ověřuje se správnost postupu.

Všechny výše uvedené typy inventarizace lze provádět na základě rozhodnutí vedení společnosti.

Koncept technického ověřování

Technický inventář představuje soupis majetku, který určuje všechny jeho vlastnosti a katastrální hodnotu. Obvykle se provádí ve vztahu k různým vlastnostem.

Postup, který je třeba dodržet před roční účetní závěrkou. Na základě vypracovaného zákona lze pochopit, jak moc se změnila katastrální cena objektu.

Kdy je potřeba inventář?

Tato kontrola je bezpodmínečně nutná v těchto situacích:

• kupuje se, prodává nebo pronajímá nemovitost;
• před roční účetní závěrkou;
• nahrazena odpovědná osoba;
• zjištěna krádež nebo poškození majetku;
• po přírodní katastrofě nebo jiných mimořádných událostech;
• při uzavření nebo reorganizaci společnosti.

Inventarizaci lze provést i v jiných situacích stanovených zákonem.

Postup ověření

Pořadí zásob je považováno za jednoduché, pro kterése provádějí sekvenční akce:

• příslušná objednávka je vystavena vedením společnosti;
• vytváří se inventarizační komise;
• stanovení lhůt pro proces;
• dokumenty předávají finančně odpovědní zaměstnanci;
• provádí se přímá inventura zahrnující vážení, počítání, měření a provádění dalších podobných akcí;
• výsledky získané po provedení inventarizace jsou porovnány s údaji dostupnými v záznamech společnosti;
• jsou zjištěny nesrovnalosti;
• určení příčin problémů;
• výsledky se zpracovávají.

Na konci kontroly se vytvoří inventarizační akt. Obsahuje všechny skutečnosti zjištěné v důsledku inventarizace. Na základě tohoto dokumentu můžete pochopit, jak efektivní byl inventář. Ukázka tohoto dokumentu se nachází níže.

Akt by měl obsahovat jiné informace. Obsahuje informace:

• datum kontroly;
• uvádí všechny osoby, které jsou členy inventarizační komise;
• jsou uvedeny studované předměty;
• popisuje všechny metody používané k získávání informací;
• fit výsledky;
• znaky všech účastníků jsou umístěny na konci.

Zákon je v každé společnosti považován za důležitou dokumentaci. Může podléhat ověření zaměstnanci Federální daňové služby, proto musí být v podniku uloženo nejméně pětlet. Pokud existují pochybnosti o přesnosti informací obsažených v tomto dokumentu, může ředitel společnosti jmenovat opětovné ověření.

Závěr

Inventarizace je považována za důležitý proces, na jehož základě dochází ke sladění skutečných dat s informacemi, které jsou zaznamenány v evidenci společnosti. Může být prezentován v mnoha podobách.

Jsou situace, kdy musí být audit proveden bez problémů na základě požadavků státních orgánů. Proces provádí pouze speciálně vytvořená inventarizační komise, která zahrnuje pouze odborníky a často jsou sem zváni i externí odborníci, kteří se o výsledky inventarizace nezajímají.