Jak správně vyplnit deník pokladního operátora: vzor a základní pravidla

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Deník (kniha) pokladník-operátor - typ dokumentace, která musí být vedena pro každou pokladnu v organizaci. Přitom je důležité nejen jej správně zaevidovat a vystavit, ale také do této účetní knihy zapisovat denní zápisy podle stanoveného vzoru bez oprav. Pojďme analyzovat všechny aktuální požadavky na pokladní deník pro roky 2016-2017

Definice a role časopisu

Další název pro pokladní knížku je formulář KM-4. Je závazná od 25.12.1998 podle vyhlášky č. 132 Státního výboru pro statistiku. Pro každý KKM (pokladna) je vyžadován jeden takový souhrnný doklad. Vedení tohoto deníku je povinností pokladníka, pokladního, který obsluhuje zákazníky pomocí pokladen a přijímá od nich hotovost jako platbu za produkty, služby, práci atd. Tato kniha je primární účetní dokumentací pro účtování příchozích finančních prostředků.

V KM-4 jsou hodnoty převzaté z KKM zaznamenávány denně,a peněžní částky prošlé pokladnou. Zaměstnanec do něj na začátku a na konci dne zapíše odečty měřidel KKM (tzv. Z-výpis) - rozdíl mezi nimi bude považován za tržbu běžného dne. Hlavní úlohou pokladního deníku je sladit skutečný zůstatek peněz v pokladně s tím, co napočítal bankomat.

Pravidla formátování a vyplňování

Při registraci deníku pokladního operátora je důležité věnovat pozornost následujícím detailům:

• KM-4 je povinný pro flashování celé knihy nebo pouze listů.
• Podpis na kontrolním listu musí být rukou jednotlivého podnikatele nebo vedoucího organizace. Pokud ji instituce používá, musí být ověřena pečetí.
• V knize musí být každý list očíslován, počínaje prvním. Stránky není třeba číslovat.
• Na posledním listu je povinná poznámka: „Časopis očíslován, sešněrován a zapečetěn podpisem (a pečetí) … listy.“Část tohoto textu musí být uvedena na kontrolním listu.

Jak správně vyplnit deník pokladního operátora (ukázku konkrétního zápisu uvidíte níže)? Pravidla jsou:

• Do knihy můžete psát pouze propiskou nebo inkoustovým perem s tmavě modrým inkoustem.
• Zápisy se zapisují v přísném chronologickém pořadí. Jeden řádek je jeden hotovostní den.
• Zdroj pro záznamy je pouze Z-report - informace by neměly býtvýsledek nezávislých výpočtů. Pokud bylo během hotovostního dne pořízeno několik takových zpráv, musí být údaje pro každou z nich zapsány do knihy.
• Každý záznam musí být ověřen podpisem pokladníka, samostatného podnikatele a manažera.
• Kniha by neměla obsahovat opravy a skvrny.

Pokud pokladník-operátor udělá chybu v již provedeném zadání, můžete ji opravit podle následujících pokynů:

• Nesprávné údaje je nutné přeškrtnout a poté vedle nich uvést správné informace a také datum opravy.
• Samotný pokladní, stejně jako jeho přímý nadřízený, potvrdí skvrnu svým podpisem.
• Pokud je měřítko chyby měřeno několika stránkami nebo listy, je povoleno je udeřit napříč.

Pokud jsou všechny skvrny opraveny podle zadaného schématu, neměly by být pro zaměstnance trestné.

Požadavky na titulní stránku

Titulní strana deníku pokladníka-operátora by měla být před přímým předložením knihy finančnímu úřadu sepsána následovně:

• Celý název instituce, její adresa by měla být uvedena nahoře.
• Další - informace o KKM - značka, typ, model. Na pravé straně - číslo výrobce a registrační číslo, které nahlásí ČTÚ nebo daňový inspektor při registraci zařízení.
• Je povinné uvést, kdy bylo zahájeno plnění knihy a následně - kdy byl proveden poslední záznam.
• Je nutné uvést funkci a celé jméno odpovědné osoby -pokladní pracující na základě pracovní smlouvy.

Náhrada formuláře KM-4

Před zahájením práce musí být kniha pokladního registrována u Federální daňové služby. V této době by již měla mít dokončenou titulní stránku, stránkování a byl sešit záznam na poslední stránce, který ovlivňuje kontrolní list.

Nový žurnál by měl být spuštěn pouze tehdy, když je starý zcela vyplněn (každý formulář je určen pro 1000 záznamů). Důvodem výměny může být i zjevná zchátralost knihy nebo její značné poškození.

Sloupce časopisu KM-4 a jejich význam, ověřovací vzorce

Když už mluvíme o tom, jak správně vyplnit deník pokladního operátora, jehož ukázku jste již viděli na fotografii, analyzujeme všechny sloupce, které v něm existují, a odhalíme jejich význam.

Count	Jméno	Zadané informace
1	Datum změny	Zadejte datum vytištěné na šeku - Z-report
2	Číslo oddělení	Sloupec je vyplněn, pokud existuje v rámci organizace rozdělení na sekce
3	Jméno odpovědné osoby	Pokud deník vede stejný pokladník, pak je přípustné uvést celé jméno na prvním řádku a na další řádky vložit pomlčky (--//--)
4	Počet sériového čísla kontrolního počítadla na konci směny	Zapisuje se pořadové číslo Z-reportu - tato informace je v něm viditelnánejvíce
5	Zpráva z fiskální paměti (kontrolní měřidlo), registrující součet přenosů celkových odečtů měřidel	Někteří pokladní si sem zapisují počet prodejů za den, někteří duplikují informace ze sloupce 4. Většina doporučuje ponechat tuto sekci prázdnou
6	Indikace součtových počítadel na začátku dne	Neresetovatelný součet konce předchozí směny (včerejší Z-report) – odpovídá údajům ve sloupci 9 předchozí položky
7	Podpis pokladníka
8	Podpis administrátora
9	Údaje sčítacích čítačů na konci směny	Neobnovitelná celková částka na konci pracovního dne
10	Výše denního příjmu	Uvedeno v Z-zprávě. Chcete-li to zkontrolovat, můžete to vypočítat takto: sloupec 9 - sloupec 6=sloupec 10
11	Vložená hotovost	Částky v hotovosti předané pokladním do hlavního pokladního trezoru. Správnost výpočtů můžete zkontrolovat pomocí vzorce: sloupec 10 - sloupec 13 - sloupec 15=sloupec 11
12	Placeno podle dokumentace, ks	Zde zaznamenává počet produktů, jejichž nákup byl zaplacen kartami, cestovními šeky atd.
13	Placeno podle dokladů, rub.	Částka nákupů ze sloupce 12
14	Celkové pronajaté RUR	Uvede se celá částka peněz předaná hlavnímu pokladníkovi – hotovost ibezhotovostně. Pokud nebyly žádné chybně vyřazené kontroly, vrácení zboží, pak se údaje odtud rovnají sloupci 10
15	Částky vrácené zákazníkům na nevyužité šeky KKM	Chybně proražené šeky, vrácení zboží je nutné zadat také do formuláře KM-3
16	Podpisy na konci směny pokladního, administrátor, leader	Sloupce 17 a 18 lze podepsat jednou rukou
17
18

Uvažujme o vyplnění deníku na konkrétním příkladu.

Jak správně vyplnit registr pokladního operátora: ukázka

Předpokládejme, že při uzavření směny 10. května 2017 pokladní odebrala zprávu č. 3210. Denní příjem podle ní činil 23845,12 rublů. Neresetovatelná celková částka byla 50645,20 rublů. Jeho čísla za včerejšek - 26800,08 rublů. Zboží bylo vráceno ve výši 2114,50 rublů. Zadáme informace do KM-4.

Číslo krabice	Informace
1	10.05.2017
2	---
3	Ivanova A. A.
4	3210
5	---
6	26800,08
7	(Podpis)
8	(Podpis)
9	50645,20
10	23845,12 (50645,20 – 26800,08)
11	21730,62 (23845,12 – 2114,50)
12	---
13	---
14	21730,62
15	2114,50
16	(Podpis)
17	(Podpis)
18	(Podpis)

Vrácení a uložení finančních prostředků

Jak vyplnit registr pokladního operátora? Vzorek dokládá vrácení zboží spotřebiteli. Takové situace, kromě toho, že jsou zadány v KM-4, musí být zadány v KM-3. Vrácení probíhá prostřednictvím hlavní pokladny organizace, méně často prostřednictvím KMM určitého pokladníka.

Veškerou hotovost uloženou v pokladní zásuvce je nutné na konci směny odevzdat přímému nadřízenému, jednotlivému podnikateli nebo hlavní pokladně. Provozovatel nemá právo disponovat s těmito částkami po provedení zápisu do deníku.

Akvizice

Acquiring je bezhotovostní platba pomocí bankovních karet. Tato relativně čerstvá novinka někdy při vyplňování pokladního deníku zamotává hlavu – sloupec denních tržeb obsahuje větší částku, než která je uložena na pokladně. Kromě toho musí zaměstnanec vést záznamy o spotřebitelích (uchovat si jejich kopie šeků pro sebe), kteří zaplatili bankovním převodem.

Jak správně vyplnit deník pokladníka-operátora, ukázky v tomto článku jasně ukázaly. Tato kniha je jednou z nejdůležitějšíchdoklady při provádění zúčtovací a pokladní činnosti. Jeho absence, stejně jako jeho ztráta, znamená pokuty uložené kontrolními orgány Federální daňové služby, a to jak zaměstnanci, tak organizaci.