Symboly v časovém rozvrhu. Jak vyplnit pracovní list (ukázka)

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Pracovní doba a její účtování jsou důležitými součástmi každé organizace, které vám umožňují kontrolovat činnost společnosti a disciplinovat zaměstnance. Pro zjednodušení tohoto postupu byl vyvinut speciální formulář - časový list. Existuje v papírové i elektronické verzi. A každý z druhů má své vlastní nuance v plnění.

Kdo vyplní časový rozvrh

Každá organizace jmenuje osobu odpovědnou za vedení časového rozvrhu se zaměřením na specifika činnosti a počet zaměstnanců. Pokud je organizace malá a veškerá práce se provádí v kanceláři, pak personální inspektor, účetní nebo jiná pověřená osoba naplánuje zaměstnance.

V případě, že má podnik několik zařízení, je mnohem snazší evidovat zaměstnance přímo na jejich pracovišti. V tomto případě tuto odpovědnost nese předák nebo náčelníkdalší rozdělení na základě samostatné objednávky nebo předepsané v pracovní smlouvě.

Algoritmus pro práci s časovým rozvrhem

Nejprve musíte vědět, že každý podnik musí mít běžný (tedy v papírové verzi) docházku. Formulář si můžete vytisknout sami nebo si jej můžete objednat v tiskárně.

Existují dva schválené formuláře: T-12 a T-13. Jejich rozdíl je v tom, že první zohledňuje nejen pracovní dobu, ale má i kolonky pro výpočet měsíční mzdy. Vyplňují se podle stejného schématu, totiž každý měsíc v první den se otevře nový docházkový list. Je nutné vyplnit sloupce:

• Název společnosti (podle základních dokumentů), sériové číslo a datum dokončení.
• Období, pro které se časový rozvrh otevírá.
• Pořadová čísla zaměstnanců a jejich údaje z osobních karet.

Zbytek údajů se zadá do měsíce a vyplnění části, která se týká mezd, zůstává na účetní.

Symboly v časovém rozvrhu

Pro rychlejší a pohodlnější vyplňování časového rozvrhu byl vyvinut a schválen systém zápisu. Odrážejí způsob práce a odpočinku a další nuance. K dispozici je 36 označení. Někdy však toto číslo nestačí k přesnému zobrazení všech informací o zaměstnanci.

Symboly v časovém rozvrhu

	Jméno	Označení písmenem	Číselné označení
1	Denní a večerní hodiny	I	01
2	Noční otevírací doba	N	02
3	Práce o víkendech a svátcích	RP	03
4	Přesčas	c	05
5	Služební cesta	K	10
6	Hlavní dovolená	od	14
7	Dovolená navíc	one	15
8	Dovolená na studium	U	16
9	Krátká pracovní doba pro studenty	UV	17
10	Dodatečné studijní volno bez platu	UD	18
11	Mateřská dovolená	r	19
12	Rotovská dovolená (částečně placená)	veh	20
13	Rotovská dovolená (neplacená)	oj	21
14	Neplacené volno	do	22
15	Neplacené volno z právních důvodů	OZ	24
16	Nemocenské	B	25
17	Nezaplacenopostižení	t	26
18	Hodinové omezení práce	ch	27
19	Prostoj (z důvodů mimo zaměstnance)	vp	28
20	Nepřítomnost z právních důvodů (s platbou)	g	29
21	Neomluvená nepřítomnost	OL	31
22	Neodpracované hodiny (pokud zaměstnavatel zadal práci na částečný úvazek)	NS	32
23	Víkendy	do	33
24	Strikes	ZB	34
25	Nepřítomnosti z nejasných důvodů	НН	35

Tabulka ukazuje nejčastěji používané symboly v časovém rozvrhu. Podrobnější popis a kompletní seznam se obvykle nachází na první stránce formuláře. To usnadňuje navigaci mezi symboly a určování, v jaké situaci, co vložit do buňky.

Běžné vyplňování formuláře

Vyplňování časového rozvrhu je pečlivá práce, která vyžaduje pozornost. Lze to provést např. metodou nepřetržité docházky a nepřítomnosti.

V tomto případě se údaje zadávají do každého sloupce. Symboly označují jak přítomnost zaměstnanců na pracovišti, tak i jejich nepřítomnost s uvedením důvodů. Udává také počet hodinstrávený na pracovišti.

V samotném časovém rozvrhu to bude vypadat takto: ve volný den uveďte písmeno "B", pod něj 0, v pracovní den "I" a počet hodin, například 8. Podobně jako u víkendů jsou zaznamenány různé důvody nepřítomnosti, od služebních cest až po nepřítomnosti z nejasných důvodů.

Výpočet časového rozvrhu je v tomto případě o něco jednodušší, protože všechna potřebná čísla a označení máte před očima. To platí zejména pro specialisty s malými pracovními zkušenostmi – takže je méně pravděpodobné, že se zmýlí a udělají chybu.

Vyplňte časový rozvrh moudře

Existuje také způsob registrace odchylek. Uplatňuje se, když pracovní den trvá po celé období stejně. V tomto případě jsou zaznamenány pouze nestandardní situace, tedy absence, práce přesčas, služební cesty atd. Při použití této metody je vynaloženo mnohem méně času a konečný výsledek je v obou případech stejný.

Na listu to vypadá takto: horní řádek obsahuje informace o nepřítomnosti zaměstnance na pracovišti - V, K, FROM, HH, PR, B a další. Spodní řádek je ponechán prázdný. V konečném výpočtu odpracovaných hodin totiž nuly nerozhodují a při stejné délce pracovního dne zbývá provést jen ty nejjednodušší akce: spočítat počet prázdných buněk v horním řádku (jedná se o docházky) a vynásobte počtem hodin.

Tato metoda je výhodnější pro zkušenépersonalisté a účetní. Je také vhodný pro malé organizace s malým počtem zaměstnanců. Pokud váš management neví o jednodušším systému sledování času, pak je čas mu ho navrhnout.

Vedení časového rozvrhu na počítači

Kromě papírové verze existuje i několik elektronických. Jak již bylo zmíněno výše, časové výkazy musí být bezpodmínečně duplikovány. Je to nutné, aby se neztratila data o práci zaměstnanců a byla potvrzena jejich spolehlivost (přeci jen ne všude je možné používat počítač).

Jednou z cenově dostupnějších možností je časový rozvrh vytvořený v kancelářských programech. Excel je pro tento účel ideální. Tabulky umožňují vytvořit jakýkoli typ a velikost dokumentu. Také díky možnosti nastavit vzorce je sčítání a počítání průběžných dat mnohem jednodušší.

Pomocí specializovaného softwaru

V případě nedostatečných dovedností v tabulkovém procesoru může zaměstnanec nebo vedení zvolit jiný podobný program. Časový výkaz bude v tomto případě vypadat podobně jako papírová verze. To pomůže zkrátit čas potřebný ke zpracování dokumentu.

Je třeba také mít na paměti, že každý program zahrnuje použití licencovaných verzí. U různých dodavatelů mají samozřejmě své vlastní náklady. Například program Time Sheet bude uživatelům stát z1000 rublů. a výše - v závislosti na počtu personálu.

Další výhodou takových nástrojů je to, že nemusíte vyplňovat papírový pracovní list. Formulář se všemi značkami lze kdykoli snadno vytisknout. Tuto funkci má jistě každý podobný program.

O ukládání dokumentů

K čemu slouží časový rozvrh? To je základem pro účtování mezd v té či oné výši a také hlavní důkaz, že zaměstnanec byl na pracovišti a plnil své povinnosti. Tento dokument je bezpochyby velmi důležitý pro každou organizaci.

Jak dlouho je tedy tento formulář uchováván? Pracovní výkaz musí být uchováván po dobu jednoho roku. Toto je stanoveno zákonem a takové normy je třeba dodržovat.

Pokud ztratíte již uzavřený časový rozvrh, nepropadejte panice. Vždy jej lze obnovit pomocí jiných dokumentů. K tomu slouží vysvětlující, nemocenská, informace o služebních cestách, harmonogramech dovolených atd. Pro obnovu dat lze použít vše, co potvrzuje a vysvětluje nepřítomnost člověka na jeho pracovišti.

Kdo může potřebovat vysvědčení?

Tento dokument je často vyžadován pro různé kontroly. Daňová služba například kontroluje její přítomnost v organizaci a správnost vyplnění.

Neexistence časového výkazu i v té nejmenší firmě může být důvodem k poměrně vysoké pokutě. Stejnýdochází k chybám při vyplňování formulářů. To platí jak pro výpočty, tak pro zneužití symbolů.

Přítomnost docházkových výkazů je povinná. Jsou potřebné jak pro samotnou společnost (účetnictví, disciplinování zaměstnanců), tak pro auditorské organizace. A co je nejdůležitější - správně aplikujte symboly v časovém rozvrhu. Pak se můžete vyhnout řadě problémů se zaměstnanci a regulačními orgány.