Pracovní doba. Foto pracovní doby: ukázka, ukázka

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Efektivita dělá lidi úspěšnými a konkurenceschopnými. Skvělým nástrojem pro zkoumání, jak efektivně využíváte pracovní dobu, je fotografie pracovní doby, jinak řečeno, také se jí říká měření času. Co je to za nástroj, jak jej používat a jaké výsledky přináší - přečtěte si v článku.

Jaká je pracovní doba fotografování?

Jedná se o výzkumnou metodu, při které je celý pracovní den nebo určité časové období podrobeno nepřetržitému měření. Díky tomuto pozorování můžete získat informace o tom, co daný zaměstnanec, skupina zaměstnanců nebo tým během pracovního dne dělá. Dozor provádí odborník a takovou studii lze provést i samostatně. Všechny akce související s prací a rozptýlením, kouřovými přestávkami, neformální komunikací atd. jsou zcela opraveny.

Mezi zaměstnanci, kteří mají rádi time managementa uvědomit si důležitost time managementu, je to oblíbený nástroj. Pokud vás navíc zajímá otázka, jak optimalizovat pracovní dobu, prvním krokem bude fotografie pracovní doby. Můžete řídit pouze to, co se měří. Často už pouhé pozorování, i když neprovádíte změny pracovního dne, vede ke zvýšení efektivity.

Cíle

Tato metoda slouží mnoha účelům. Jednou z nejdůležitějších je identifikace časových ztrát během pracovního dne. Dalším z nich je určit důvody ztráty času a vytvořit systém opatření, která vám umožní pracovat efektivněji. Fotografie pracovní doby vám umožňuje vyvinout časové standardy pro pracovní procesy, učit se z organizačních zkušeností nejúspěšnějších zaměstnanců a učit je další lidi, abyste dosáhli vysokých výsledků.

Tento druh výzkumu se stává obzvláště cenným, když se rozhoduje o otázce rozšíření nebo snížení počtu zaměstnanců, přerozdělení odpovědnosti.

Chcete-li se svým nadřízeným prodiskutovat zvýšení vaší mzdy nebo hledání asistenta, vlastní fotografie pracovní doby bude vynikající důkazní základnou. Budete mít silné argumenty, vůdce bude brát vaše návrhy vážněji, pokud se připravíte tímto způsobem.

Focení pracovní doby

Navzdory tomu, že název procedury obsahuje slovo „fotografie“, není potřeba nic z fotografického vybavení. Dostatek papíru apera. Pro zjednodušení úlohy byly vyvinuty hotové formuláře se vzorky plnění. Lze je nalézt v právních systémech, jako je „konzultant“. Formulář si můžete vytvořit sami nebo si vystačíte s obyčejným stolem.

Jeden den není vždy dostačující, takže sledování může trvat několik dní.

Celý proces lze podmíněně rozdělit do tří fází: přípravný, pozorovací proces, zpracování výsledků. V přípravné fázi se sestavují a vyplňují formuláře, ve fázi pozorování se vedou záznamy, ve fázi zpracování výsledků se počítá, jak dlouho trvá ten či onen typ práce, analyzuje se účinnost a vyvozují závěry.

Výsledky počítání

Aby bylo počítání pohodlnější, operace stejného typu se kombinují a shromažďují ve skupinách. Nejoblíbenější skupiny jsou:

• Přípravné a dokončovací práce (spuštění zařízení, příprava potřebného nářadí, vypnutí zařízení, úklid pracoviště).
• Organizační problémy.
• Čas využitý pro přímé plnění povinností.
• Přestávky na odpočinek a oběd.

Pokud je to vhodné pro konkrétní studii, lze identifikovat menší skupiny. Poté se vypočítá koeficient ukazující efektivitu nebo neefektivitu pracovního dne zaměstnance.

Časový rozvrh

Formulář musí mít „záhlaví“, kam se zadávají informace o celém jménu a specializacizaměstnance, zařízení, kde se studie provádí, datum a čas analýzy.

Pak by tam měl být stůl. První sloupec je pořadové číslo, poté sloupec pro název vykonávané práce. Třetí sloupec udává časové období od kdy a jak dlouho byla práce vykonávána. Čtvrtý sloupec vypočítává množství času stráveného prací. Můžete přidat sloupec komentářů.

Hlavní typy výzkumu

Je možné pozorovat jednoho zaměstnance, pak to bude individuální fotografie. Mohou sledovat skupinu nebo brigádu, pak to bude skupinová nebo brigádní fotka.

Pokud pozorování probíhá v průběhu pracovního dne, pak se takové fotografii říká klasika. Můžete opravit ne celý den, ale pouze jeho jednotlivé okamžiky.

Ještě jedna divize již byla zmíněna výše. Pozorovat může odborník, nebo si pracovní den můžete vyfotit sami. Při použití vnějšího pozorovatele se můžete setkat s negativní reakcí zaměstnanců. Mohou odmítnout pracovat pod dohledem, nebo naopak začít pracovat rychleji a více než obvykle, což povede k nesprávným údajům o nákladech na čas.

Výzkum lze provádět pomocí video zařízení. Na jednu stranu to umožňuje získat objektivní informace, na druhou stranu ne každý čin lze jasně odlišit tím, že jej budete pozorovat pouze ze strany, bez komentářů toho, kdo práci provádí.

Psychologicképříprava

Výzkum toho, jak zaměstnanci využívají pracovní dobu – fotografování pracovní doby, technicky jednoduchý, ale psychologicky náročný způsob. Zaměstnanci takové studie vnímají jako snahu je sledovat, zhoršovat pracovní podmínky, odhalovat nedostatky a trestat.

Proto je důležité věnovat pozornost předběžným vysvětlením důležitosti takové studie. Psychologické klima v týmu má vážný dopad. Pokud lidé pracují v atmosféře důvěry a dobré vůle, udělají ochotně vše, co pomůže organizaci učinit efektivnější a konkurenceschopnější. Pokud se naopak tým vyznačuje nedůvěrou, neustálým trestáním, pak bude extrémně obtížné získat spolehlivé informace, které skutečně přinesou výsledky.

Je důležité vybudovat motivační systém, ve kterém by bylo pro zaměstnance přínosné pracovat co nejefektivněji.

Rozebírání příkladu

Není možné, aby každý zaměstnanec přesně načasoval pracovní den. Nejobtížnější je provést to se zaměstnanci na manažerských pozicích, obzvláště obtížné je fotografování pracovní doby účetní. S těmi specialisty, jejichž operace mají jasné hranice a charakteristické rysy, je to jednodušší. Zpravidla se jedná o pracovní speciality.

Podívejme se na příklad. Zaměstnanec je manažer v podnikovém oddělení. Zde je fotografie pracovní doby (ukázka):

• Začátek pracovního dne - 9-00.
• Příprava pracoviště(bootování počítače, příprava dokumentů) - 9-10.
• Planerka – 9-15.
• Telefonní rozhovor s klíčovým klientem – 9-30.
• Kontrola e-mailu – 9-42.
• Příprava smlouvy pro klienta – 9-53.
• Kouřová přestávka – 10-37.
• Příprava prezentace nového produktu pro klienta – 10-57.
• Oběd – 14-05.
• Stáž pro nového zaměstnance – 14-58.
• Kouřová přestávka – 16-15.
• Volání zákazníkům – 16–30.
• Konec dne (vyčištění plochy, vypnutí počítače) - 17-55.
• Odchod z domova - 18-00.

Nyní musíte spočítat, jak dlouho každá akce trvala, rozdělit typy práce do skupin, vypočítat manažerův poměr efektivity. Tato fotografie pracovní doby (příklad) vám pomůže vytvořit si vlastní.

Kdo potřebuje tyto informace?

Za prvé, zúčastněné strany jsou manažeři a vlastníci společnosti, kteří chtějí pochopit, jak optimálně jsou zaměstnanci vytíženi, zda jsou pracovní zdroje společnosti využívány efektivně.

Zaměstnanci HR oddělení, HR oddělení také potřebují podobné studie, aby mohli sestavit proveditelné popisy práce, vybrat přesně počet zaměstnanců, které organizace potřebuje, a provést výzkum.

Samotní zodpovědní zaměstnanci mají zájem na tom, aby byl pracovní den využíván efektivně, bez prostojů a mimořádných prací, nedocházelo k situacím s přesčasy nebo odebíráním prácedomů.

Nyní jste obeznámeni s technikou, která vám umožňuje posoudit, zda je pracovní doba využívána efektivně (fotografie pracovní doby). Zkuste metodu uvést do praxe, najdete velké množství rezerv, uvidíte, jak optimálně fungovat. Díky tomuto přístupu se můžete proměnit v jednoho z nejproduktivnějších zaměstnanců společnosti a to bude určitě vidět a oceníme.