Plánování projektu je Fáze a vlastnosti procesu, vývoje a přípravy plánu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Během plánování jsou přijímána kvalitativní a kvantitativní rozhodnutí k dosažení cílů organizace v dlouhodobém horizontu. Navíc v průběhu takové práce je možné přesně určit optimální cesty. Plánování projektu je vypracování přesného schématu, podle kterého se bude uskutečňovat rozvoj organizace. To vám umožní promyslet všechny detaily, zvolit způsoby řešení problémů a dosažení vašich cílů. Jak se taková práce provádí, bude diskutováno později.

Naplánování schůzky

Projektové plánování je důležitým procesem v řízení podniku. Je to nesmírně důležité, a proto tuto práci dnes provádí téměř každá firma. Vyžaduje to nějaký čas a zdroje, ale vyplatí se to.

Od kvality plánování po projektový managementzávisí na jejich další realizaci. Při takovém postupu probíhá iniciace, při které se schvaluje charta, registr účastníků a vybírá se strategický směr dalšího rozvoje.

Nejprve se vypracuje pořadí hlavních akcí. Po jejich schválení jsou dopracovány detaily.

Po nastínění koncepce budoucího projektu a hlavních fází jeho postupu bude management schopen korigovat všechny jeho fáze, zvolit nejlepší způsoby, jak dosáhnout stanovených cílů.

Projektové plánování je důležitý proces v managementu. Umožňuje vám následně sledovat a včas korigovat pohyb na cestě vývoje. Skutečné ukazatele jsou porovnávány s plánovanými, což odhaluje informace o míře plnění plánovaných úkolů. Při monitorování je brán zřetel na neustále aktualizované informace z externích i interních zdrojů. Podmínky stanovené v plánu, podmínky a ukazatele se mohou změnit, protože musí odpovídat skutečné situaci.

Plánování přímo ovlivňuje všechny procesy projektového řízení. Proto jej provádí každá organizace. Není možné nic řídit, pokud neexistuje jasně stanovený sled akcí. Tyto etapy jsou úkoly, jejichž realizace vede k dosažení cíle. Pokud se něco začne nedařit, jak bylo plánováno, manažer identifikuje příčiny takových jevů a přijme rozhodnutí o správných krocích za daných okolností.

Proces plánování je počáteční fází životního cyklu projektu. Bez toho to nejdedosáhnout požadovaného výsledku.

Úkoly plánování

Plánování cílů projektu zahrnuje vývoj systému úkolů, které stejně jako kroky vedou k jejich dosažení. Předkládaná práce umožňuje ještě před zahájením práce určit, zda zvolený druh činnosti může přinést zisk. Každý investor se snaží investovat své prostředky do nejziskovějšího a nejziskovějšího projektu. Při plánování je možné nastínit hlavní parametry a výsledky budoucích aktivit, zvolit adekvátní, realistické způsoby, jak jich dosáhnout.

Aby byla organizace produktivní, bude muset řešit řadu problémů. Pokud se v průběhu výpočtů ukáže, že výsledek takové činnosti je negativní (společnost obdrží ztrátu), není dostatečně vysoká, je nutné identifikovat důvody tohoto jevu. Provedením určitých úprav je možné zvýšit efektivitu projektu. Změny lze provádět v každé fázi provádění úkolů. Mohou být následující:

• Detaily, objasnění účelu (nebo cílů) návrhu, určení požadovaného výsledku akce.
• Určení rozsahu a složení budoucí práce.
• Odhadněte načasování každé fáze.
• Vypočítejte si rozpočtové náklady projektu.
• Vytvořte harmonogram a vypočítejte rozpočet pro každou fázi.
• Potřeba zdrojů je určena. Výpočet se provádí pro každou fázi projektu a aktivity organizace v tomto směru jako celek.
• Logistický plán probíhá.
• Probíhá hodnocení rizik, vytváří se metodika pro správnou reakci v případě nebezpečných situací.
• Podrobnosti akce jsou podrobně vysvětleny investorovi.
• Podrobnosti jsou dohodnuty se všemi účastníky procesu.
• Odpovědnost za provedení práce a plnění zadaných úkolů je rozdělena mezi vykonavatele a manažery.
• Upřesňují se plánované interakce a postupy manažerského plánování.

Řízení projektu a plánování projektu spolu úzce souvisí. Pouze důsledné plnění úkolů stanovených v dohodnutém časovém rámci a v plném rozsahu může zaručit dosažení cíle a zisk v rámci činnosti společnosti.

Hlavní procesy

V procesu organizování plánování projektu se provádí řada povinných a volitelných akcí. Bez ohledu na aktivity organizace jsou uplatňovány při vytváření celkové strategické vize. Mezi povinné procesy patří následující:

• Popis a další dokumentace všech plánovaných úkolů, obsahu projektu.
• Definice hlavních fází projektu, jejich následné rozpracování.
• Příprava odhadovaného odhadu. Vypočítají se celkové náklady na všechny zdroje potřebné k dokončení projektu.
• Sestavení akčního plánu krok za krokem, jehož realizace povede k dosažení vašich cílů.
• Popisuje sled prací.
• Závislosti technické povahy a také omezení prováděné práce.
• Výpočet doby potřebné prodokončení každé fáze práce, stanovení mzdových nákladů a dalších zdrojů, které budou vyžadovány v každé fázi výrobního cyklu.
• Určení typu, souboru zdrojů a také jejich objemu.
• Uvádí skutečné načasování práce, pokud jsou zdroje omezené.
• Vytvořte rozpočet a propojte odhadované náklady pro každý typ práce.
• Vytvořte hotový plán.
• Shromažďování výsledků dalších výzkumných prací během návrhu, rozložení plánovaných hodnot v jednom dokumentu.

Během plánování a vývoje projektu jsou tyto akce povinné.

Pomocné postupy

Během plánování implementace projektu nemusí být některé procesy potřeba. Až když je to potřeba, manažer je zařadí do obecného seznamu. Tyto podpůrné procesy zahrnují následující:

• Plánování standardů kvality, stanovení jejich maximálního povoleného rozsahu. Jsou také diskutovány způsoby, jak dosáhnout požadované úrovně vlastností hotového výrobku.
• Plánování v oblasti organizace, což znamená rozdělení funkčních kompetencí, odpovědností a podřízenosti mezi všechny účastníky projektu.
• Výběr pracovníků s odpovídající úrovní kvalifikace, pracovními zkušenostmi, jejichž činnost umožní co nejrychlejší realizaci projektu. V některých případech je vyžadováno vytvoření dobře koordinované týmové práce.
• Nastavte komunikaci pro zabezpečení členůprojekt s informacemi, které potřebujete.
• Identifikace typů rizik projektu, jejich hodnocení a dokumentace. To umožňuje identifikovat a eliminovat nejistoty již ve fázi plánování, posoudit míru jejich možného dopadu na projekt. V této fázi jsou kalkulovány příznivé i nepříznivé scénáře vývoje situace při realizaci zvolené strategie.
• Plánování logistických postupů. Je přesně stanoveno, jaké suroviny, další potřebné materiály a zdroje budou nakupovány od externích organizací, v jakém množství a také s jakou frekvencí budou dodávky realizovány.

Při plánování projektových procesů mohou být vyžadovány další činnosti. Závisí to na cílech, které organizace v průběhu vykonávání své práce sleduje.

Kroky plánování

Plánování projektu má 4 hlavní fáze. Nabídla je poradenská společnost Booz Allen & Hamilton.

Standardní plánovací model je následující:

Fáze 1. Formování cílů

Jsou nastaveny dva typy cílů. Mohou být formální nebo skutečné. V prvním případě jsou navržena kritéria pro určení užitečnosti projektu. Formální cíle vyplývají z motivace manažerů. Skutečné cíle jsou způsoby, jakými lze dosáhnout formálních cílů.

Krok 2. Analýza problému

Během této fáze plánování se zjišťuje skutečná situace organizace. Dále se provede prognóza jeho budoucího stavu. Potéje prováděna identifikace existujících problémů, za tím účelem jsou systémy cílů proti výsledkům prediktivní analýzy. To umožňuje, aby byly problémy nakonec strukturovány.

Fáze 3. Hledejte alternativy

Toto jsou řešení, která se vzájemně vylučují.

Fáze 4. Hodnocení alternativ

Je stanovena přijatelnost každého ze stávajících scénářů. U každého rozhodnutí je hodnocena účinnost a míra rizika, načež je přijato vhodné rozhodnutí. Optimální alternativa by měla být nejen prakticky proveditelná, ale také legální, umožňující dostat se co nejblíže k cíli. Současně se berou v úvahu stávající omezení v čase, zdrojích atd.

Při vytváření plánovacího projektu pro územní, průmyslový nebo jiný typ se ujistěte, že jej použijete v budoucnu, abyste porovnali skutečné výsledky s plánovanými. To vám umožní řídit pokrok směrem ke společnému cíli, provádět příslušné úpravy včas.

Plánování

Za zmínku stojí, že plánování projektů je založeno na trochu jiném schématu. Zdůrazňuje 5 hlavních fází:

1. Definování úloh a jejich psaní jako seznam. V některých případech dělají manažeři chyby tím, že neuvádějí všechny procesy najednou. Pro vyloučení tohoto jevu se doporučuje použít metodu sekvenčního rozkladu v průběhu určování připravované práce.
2. U každé vybrané pozice je určeno pořadí a doba trvání. Záleží natechnologické vlastnosti připravovaného díla. K tomu se využívá i technika rozkladu, která je doplněna odbornými posudky. To vám umožní přesně určit plánovanou dobu trvání každé operace. K tomu můžete použít techniku brainstormingu, která vám umožní zvážit vlastnosti technologie z různých úhlů pohledu.
3. Určuje typ zdrojů a jejich dostupnost. Mohou to být finance, materiál, práce, informace a tak dále. Harmonogram prováděných prací koreluje s harmonogramem logistiky, financování atd. Všechny etapy musí být propojeny, tvoří kontinuální proces. Tím se zabrání narušení výrobního procesu. Vzácné zdroje zároveň vyžadují samostatné posouzení. Z velké části určují dobu trvání a sled celého spektra nadcházejících prací.
4. Omezení jsou nastavena zvenčí. Patří mezi ně sezónnost výroby, vyrobitelnost dodávek zařízení a další vnější faktory.
5. Vytváří se systém, který má reagovat na vznikající rizika v průběhu projektového řízení. Plánování projektu začíná jejich analýzou. Pro nejpravděpodobnější a nejnebezpečnější hrozby se vyvíjejí vhodná opatření reakce.

Zásady plánování

Při plánování obchodního projektu musí manažer dodržovat určité zásady. Hlavní jsou:

• Účelnost. Realizace projektu sleduje jasný, konečný cíl, aniž by byla stříkána na nepodstatné úkoly.
• Systematické. Řízení budoucích projektů by mělo být holistické a komplexní. Současně se berou v úvahu vlastnosti jeho vývoje a kompilace. V některých případech může být projekt rozdělen do subsystémů. Budou také příbuzní. Změny v jednom systému zároveň znamenají změny v jiné struktuře. Rozdělení projektu na několik částí vám umožní sledovat vnitřní vazby a interakce prvků, vybrat nejefektivnější strukturu. Hodnocení realizace projektu lze v tomto případě uvést z hlediska kvalitativních a kvantitativních procesů.
• Složitost. Jevy jsou posuzovány z hlediska jejich souvislosti a závislosti. K tomu se používají různé metody a přístupy k řízení.
• Zabezpečení. Během plánování projektových prací se předpokládá, že všechny činnosti budou zajištěny potřebnými zdroji.
• Priorita. Hlavní pozornost při vývoji projektu je věnována hlavním, nejdůležitějším úkolům. Jejich definice závisí na celkové koncepci rozvoje v budoucnosti.
• Ekonomická bezpečnost. Vypočítá se míra ztrát a ztrát, které organizaci vzniknou v případě nenaplnění zamýšlené akce. Rizikům se nelze vůbec vyhnout, ale je třeba je v tomto směru posoudit a odůvodnit rozhodnutí.

Strukturování projektu

Strukturování je vyžadováno v průběhu plánování práce na projektu. Hierarchická posloupnost práce zahrnuje rozdělení celého projektu na samostatné části. To vám umožní detailně rozebrat komplexy na různých úrovních. Takovýpřístup zjednodušuje procesní řízení.

Strukturování vám umožňuje:

• Definujte rozsah práce k dosažení středně pokročilých cílů.
• Kontrolujte stupeň pokroku projektu, vyhodnocujte možnost dosažení všech jeho cílů.
• Přehledy jsou vytvářeny podle optimální struktury.
• K měření pokroku projektu jsou nastaveny milníky.
• Odpovědnost je správně rozdělena mezi účinkující.
• Všichni členové týmu dostávají objektivní a srozumitelné informace o cílech a záměrech projektu.

Chyby ve strukturování

Někteří manažeři dělají chyby v průběhu strukturování, což negativně ovlivňuje dosahování cílů. Hlavní jsou následující:

• Fáze strukturování se obecně vynechává. Manažer jde přímo do hledání řešení problémů současného období.
• Používají se pouze organizační jednotky, nejsou použity žádné finální produkty ani zdroje.
• Strukturování nepokrývá celý projekt.
• Prvky struktury se opakují.
• Nedochází k integraci struktur v souladu se specifiky přípravy projektové dokumentace a finančního výkaznictví.
• Struktura je příliš nebo málo podrobná.
• Jednotlivé prvky projektu nelze zpracovat na počítači.
• Nehmotné konečné produkty (služby, služby atd.) se neberou v úvahu.

Důvody pro strukturování

Plánování projektu je zodpovědná práce. Strukturování musí být provedeno správně. Provádí se na následujících základech:

• Období životního cyklu vytvářeného projektu.
• Vlastnosti struktury divizí.
• Složky výsledku, které budou získány po dokončení projektu.
• Procesní, funkční prvky práce společnosti.
• Geografické umístění objektů.