Platba za palivo a maziva: plnění smlouvy, postup výpočtu, pravidla a vlastnosti registrace, časové rozlišení a platby

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Často nastávají situace, kdy je zaměstnanec kvůli výrobním potřebám nucen užívat svůj majetek. Nejčastěji jde o využití stroje. Zaměstnavatel je navíc povinen toto kompenzovat: uhradit pohonné hmoty a maziva (POL), odpisy a další náklady. Jak to udělat co nejefektivnější?

Legislativní rámec

Mnoho lidí ani nechápe, co to znamená platit za palivo a maziva a kompenzace za používání osobních vozidel. A zaměstnavatelé toho využívají. Jejich povinnost nahradit zaměstnanci náklady je sice zakotvena v § 188 zákoníku práce. Jak však bude vidět níže, jeho použití není nejlepší možností. Mnohem užitečnější informace obsahuje občanský a daňový řád. Abyste mohli využít všech výhod, které poskytují, musíte k problému přistupovat správně.

Jak to funguje v praxi?

Často dostane zaměstnanec na výběr: buď pojedete 300 km do jiného města v horku autobusem,nebo řídit své vlastní auto. Vůbec ho nenapadne, že nejen jemu mohou a mají být kompenzovány výdaje za placení pohonných hmot a maziv. Podniky využívají právní negramotnosti zaměstnanců. Většina neví, co je palivo v práci a kompenzace nákladů.

To se mimochodem netýká pouze automobilu, ale i jakéhokoli jiného osobního majetku, který zaměstnanec využívá při plnění svých služebních povinností. Nejčastěji je využívána právě osobní doprava. Platba pohonných hmot a maziv zaměstnancům na náklady zaměstnavatele je tedy normou. Ačkoli ne všichni zaměstnavatelé souhlasí s platbou.

Pár příkladů

Každý, kdo někdy zkusil pracovat jako obchodní zástupce, to zažil. Dalším příkladem, kdy zaměstnanci nejčastěji využívají vlastní dopravu, jsou taxi. Pro získání náhrady musí zaměstnanec používat automobil nebo jiný majetek pouze s vědomím a svolením vedení. A vše musí být zdokumentováno.

Platba za palivo a maziva zaměstnancům – co to je?

Na tuto otázku často neznají odpověď ani účetní, natož obyčejní zaměstnanci. Mnoho lidí si myslí, že palivo a maziva jsou pouze palivo: benzín nebo nafta. Není to tak úplně pravda. Ve skutečnosti se jako paliva a maziva (paliva a maziva) označuje mnohem více věcí:

• butter;
• nemrznoucí směs – v zimě;
• další nezbytný spotřební materiál.

V souladu s tím platba za palivo a maziva nezahrnuje pouze náklady na palivo.

Jak to udělat oficiální?

Existují 3 způsobyformalizujte své dohody se zaměstnavatelem:

• dodatek k pracovní smlouvě;
• smlouva o pronájmu auta;
• smlouva o poskytování přepravních služeb.

Každá z nich má své pro a proti. Podívejme se na ně podrobně níže.

Dodatečná dohoda k pracovní smlouvě

Nejjednodušší je uzavřít se zaměstnavatelem dodatkovou dohodu k pracovní smlouvě. Jednodušší však neznamená efektivnější: pro zaměstnance nebude snadné dostat platbu za pohonné hmoty a maziva na náklady zaměstnavatele. Níže je uveden příklad takové dohody.

Mělo by být jasně uvedeno:

• značka a vlastnosti vozidla;
• výše měsíčního odškodnění a náklady, které zaměstnavatel také kompenzuje: platba za pohonné hmoty a maziva, běžné a větší opravy, diagnostika a údržba, pojištění;
• termín, do kterého musí být předložena zpráva o skutečných nákladech;
• podmínky, ve kterých zaměstnavatel kompenzuje zaměstnanci výdaje.

Zaměstnanec musí často cestovat podle pokynů od vedení nebo mu cestovní povaha práce umožňuje plnit jeho úřední povinnosti. Podle zákona je totiž platba za pohonné hmoty a maziva při používání osobních vozidel, stejně jako kompenzace dalších výdajů, možná pouze v případě potřeby výroby.

Zaměstnanec každý měsíc předkládá zprávu o svých cestách, kde uvede:

• datum cesty;
• čas odjezdua vrátit se;
• destination;
• účel cesty.

Tento dokument musí navíc obsahovat datum sestavení a podpis zaměstnance.

Výhody a nevýhody dodatečné smlouvy

Náhrada výdajů zaměstnance na základě pracovní smlouvy je výhodná především pro zaměstnavatele. Koneckonců, můžete to vždy omezit na velikost stanovenou nařízením vlády č. 92 z 8. února 2002: 1200 rublů - pro vozy s objemem motoru menším než 2000 cm³ a 1500 rublů - pro vozy s objemem motoru větším než 2000 cm^3.

Takováto náhrada však zaměstnanci pravděpodobně nebude vyhovovat – při současných cenách benzínu je téměř nemožné ji splnit. V souladu s tím musí zaměstnavatel přistoupit na kompromis a uzavřít nájemní smlouvu nebo smlouvu o poskytování přepravních služeb, nebo zaplatit z vlastní kapsy - kompenzaci náhrady prostřednictvím snížení daně nebude možné.

Jak si půjčit auto?

V tomto případě se vztah mezi stranami bude řídit občanským zákoníkem. V praxi se častěji používají půjčovny bareboatů. Níže vidíte typickou smlouvu.

V nájemní smlouvě je povinné uvést:

• vlastnosti vozu: značka, rok výroby, barva, číslo karoserie a motoru, číslo státu;
• podnájemní podmínky - je žádoucí zakázat zaměstnavateli půjčovat auto někomu jinému;
• další ujednání – kdo a v jakém časovém rámci provádí STK, kdo platíspotřebního materiálu a údržby, k jakým účelům lze automobil používat – například pouze přeprava osob.

Při uzavírání nájemní smlouvy musíte pochopit, že tím převádíte své auto na společnost, byť dočasně, ale k použití. Zatímco podle pracovní smlouvy můžete auto používat pouze vy.

Proto musí nájemní smlouva přesně stanovit, jak může zaměstnavatel používat váš vůz. V opačném případě se nedivte, že budete nuceni vozit různé zboží nebo nějaké odpadky – vždyť automobilka je nyní, i když dočasně, ve vlastnictví společnosti.

Důležité: Ujistěte se, že cenu vozu zafixujete v době pronájmu ve smlouvě.

Často bývá problém s tím, že si smluvní strany nevědí v nájemní smlouvě předepsat úhradu PHM a maziv. I právníci se o tom přou. Výpočet platby za PHM a maziva se provádí na základě nákladních listů - podle skutečně najetých kilometrů. K tomu existují speciální pravidla, na základě kterých se odpis provádí.

Odborníci stále doporučují uzavřít smlouvu o pronájmu auta s platbou za palivo a maziva. To je však na dohodě. Pokud nájem nepočítá s úhradou PHM, je s dodavatelem uzavřena samostatná dohoda o úhradě PHM a maziv a řidiči je vystavena palivová karta s určitým limitem.

Je také důležité předem specifikovat další nuance: platí vám společnost každý měsíc pevnou částkunebo platba je hodinová – v závislosti na skutečně odpracovaných hodinách, kdo a jak platí pojištění.

Smlouva o poskytování přepravních služeb

Používá se mnohem méně často – hlavně pokud je zboží přepravováno osobní dopravou. Představte si stěhovací firmu. Namísto pořízení nebo leasingu vozu mohla uzavřít smlouvu o poskytování přepravních služeb s nakladačem, který vlastní požadovaný vůz.

Nakladač by tedy plnil své bezprostřední povinnosti (nakládka a vykládka) podle pracovní smlouvy. A soukromě by poskytoval služby pro přepravu tohoto zboží z bodu A do bodu B. K tomu by však musel vystavit IP, protože podnikatelská činnost je v Ruské federaci bez registrace zakázána.

Jak může majitel auta optimalizovat daně?

Pro zapůjčení auta nebo poskytování dopravních služeb bude muset zaměstnanec vydat IP. Přísně vzato, může si pronajmout auto, aniž by byl podnikatel. Pokud však existuje několik takových vozů, musíte stále vydat IP. Navíc v tomto případě odvede nižší daň – 6 % z příjmu zjednodušeného zdanění, namísto 13 % daně z příjmu fyzických osob. Z jeho oficiálního platu však bude stále srážena daň z příjmu fyzických osob ve výši 13 %.

Je zde ještě jedna důležitá nuance. Bez ohledu na výkon jednotlivého podnikatele musí platit pojistné, i když nemá zaměstnance. Částka je pevná a v roce 2018 je 32 385 rublů. Pokud však příjem jednotlivého podnikatele přesáhne 300 000 rublů ročně, pakdodatečná platba ve výši 1 % rozdílu „příjem mínus 300 000 rublů“.

Výše pojistného však nemůže překročit určitou částku. V roce 2018 je to 212 360 rublů do penzijního fondu (tyto peníze „nezmizí“, ale jdou na vytvoření budoucího důchodu podnikatele) a 5 840 rublů ve formě příspěvků na zdravotní pojištění. V souhrnu nesmí pojistné pro jednotlivé podnikatele překročit 218 200 rublů ročně.

Pojistné je na první pohled zbytečné dodatečné náklady. Ale je tomu skutečně tak? Spíš ne. Faktem je, že jednotliví podnikatelé mají právo snížit zálohu v rámci zjednodušeného daňového systému „Příjmy“o výši zaplaceného pojistného. Při pronájmu auta tedy nemůžete platit daň vůbec (výše daně pravděpodobně nepřesáhne zaplacené příspěvky) a je to zcela legální. A hlavní část zaplacených příspěvků jde na váš budoucí důchod.

Důležité: Status samostatného podnikatele a zjednodušený daňový systém nezbavují podnikatele povinnosti platit přepravní daň. Stejně se to bude muset zaplatit. Ale daň z nemovitosti v tomto případě není nutné platit.

Příklad, jak individuální podnikatel zvyšuje příjem z pronájmu auta

Představme si, že Ivan pronajal své auto společnosti Romashka LLC, jejímž je zaměstnancem, za 100 000 rublů měsíčně. Zároveň se firma stará o běžné i větší opravy vozu, úhradu paliva a maziv a dalšího spotřebního materiálu.

Bez registrace jednotlivého podnikatele by zaměstnanec obdržel pouze 1 044 000 rublů ročně. Zaměstnavatel, jednající jako Ivanův daňový agent, by z této částky samostatně srazil 13 % daně z příjmu fyzických osob. Současně s vydáním IP o zjednodušeném daňovém systému"Příjem", Ivan by platil následující daně:

• příspěvky na pojištění do penzijního fondu: 32385 + 1 % × (100 000 × 12 - 300 000)=41385 rublů;
• příspěvky na zdravotní pojištění: 5840 rublů;
• USN 6 %: 100 000 × 12 × 6 % – 41385 – 5840=24775 rublů.

Podle toho byl jeho čistý příjem 100 000 × 12 – 41385 – 5840 – 24775=1 128 000 rublů. Navíc 41 385 rublů by šlo do Ivanova budoucího důchodu, a ne do státní pokladny. Daňové úspory by tak činily 125 385 rublů ročně. Nebo o něco více než 10 000 rublů měsíčně.

V prvním případě Ivan platí daň z příjmu fyzických osob okamžitě. Ve skutečnosti tyto peníze ani nevidí – daň za něj převádí zaměstnavatel. Ve druhém Ivan dostává celou částku „do svých rukou“. A pak platí daně. Navíc si je může během roku libovolně rozdávat - hlavní je vše zaplatit nejpozději do 31. prosince.

Schopnost řídit načasování plateb daní představuje významnou výhodu. Předpokládejme, že se Ivan rozhodl rovnoměrně rozdělit daňové zatížení a každé čtvrtletí zaplatit splatnou částku.

Může tedy dodatečně uvolnit následující částky:

• leden – 100 000 × 13 %=13 000 rublů;
• únor – 100 000 × 13 % +13 000=26 000 rublů;
• březen – 100 000 × 13 % + 13 000 + 13 000=39 000 rublů.

Do konce března může s těmito penězi nakládat, jak uzná za vhodné. A teprve poté zaplatit odpovídající platbu za pojistné, čímž se sníží záloha v rámci zjednodušeného daňového systému „Příjmy“.

ZapnutoNa první pohled se zdá, že částky jsou malé. Ale pokud Ivan zvýší svůj příjem 10krát - pronajmete si několik aut nebo zvolíte leasing místo pronájmu, úspory budou působivé.

Jak může firma ušetřit na daních?

Pokud je společnost na DOS (obecný daňový systém) nebo zjednodušeném daňovém systému „Příjmy minus náklady“(jeden z typů zjednodušeného daňového systému), pak náklady na pronájem automobilu, poskytování přepravních služeb popř. vyplácení náhrad na základě pracovní smlouvy lze zohlednit pro snížení základu daně. Je pravda, že v druhém případě je u automobilů částka odpočtu omezena zákonem.

V případě půjčení auta na DOS se kompenzuje nejen nájemné, ale také:

• palivo a maziva a další spotřební materiál;
• údržba a generální opravy vozů;
• Údržba, mytí, poplatky za parkování a parkování;
• pojištění;
• mzdy řidiče.

Navíc se jako uznatelné náklady uznávají pouze doložené výdaje. Zároveň musí být ekonomicky odůvodněné.

Důležité: společnost není vlastníkem pronajatého vozu, a proto není povinna platit daně z majetku a dopravy.

Firmy obvykle vydělávají více peněz, než jsou náklady na pronájem auta. Snížením daně z příjmu je tedy možné více než kompenzovat všechny skutečně vzniklé náklady.

Summarize

Ustanovení § 188 zákoníku práce ukládá zaměstnavateli povinnostNáhradu zaměstnanci za použití osobní dopravy pro služební účely. Má-li být takové použití příležitostné, stačí uzavřít příslušný dodatek k pracovní smlouvě a včas podat zprávu.

Pokud však zaměstnanec bez využití osobní dopravy nemůže plnit své povinnosti a je nucen neustále používat svůj automobil pro služební účely, nebude tato náhrada schopna pokrýt většinu skutečně vzniklých nákladů. Je to pouze na úkor zisků podniku. Organizace bude moci takovou náhradu použít ke snížení daně z příjmu pouze v zákonem stanovené výši, která nepokryje ani desetinu skutečných nákladů.

V souladu s tím tento přístup není prospěšný ani pro zaměstnance, ani pro společnost. A to vše kvůli zvláštnostem zdanění: zaměstnanec jako fyzická osoba platí příliš vysokou daň z příjmu fyzických osob a společnost nemůže daně správně optimalizovat. Pro obě strany je mnohem výhodnější uzavřít nájemní smlouvu nebo poskytování přepravních služeb (pokud mají být přepravováni další cestující nebo náklad).

Pouze v tomto případě bude muset zaměstnanec vydat IP - postup není složitý a nezabere mnoho času. Někteří lidé si myslí, že poté, co se stanou samostatnými podnikateli, nebudou moci pracovat jako soukromá osoba. Nicméně ve skutečnosti je to možné - zákon to nezakazuje.