Úředník: povinnosti a charakteristiky profese

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Papírování je charakteristická činnost většiny podniků, organizací a soukromých společností, která zahrnuje shromažďování, vyřizování a ukládání veškeré dokumentace. Efektivita získávání a zpracování informací závisí na správnosti a gramotnosti přípravy referátů a to vede k včasnému přijímání efektivních rozhodnutí. V personálu jakéhokoli obchodního subjektu je tedy úředník, jehož povinnosti se vztahují na správu dokumentů. Jaké jsou povinnosti úředníka?

Charakteristika profese

Po úředníkovi, jehož povinnosti se mohou lišit od papírování po operativní rozhodnutí, je na trhu práce vždy poptávka. Může pracovat v jakékoli společnosti, kde existuje tok dokumentů. Dnes je podle legislativy každý podnik bez ohledu na rozsah a formu vlastnictví povinen mít řádně vyhotovené podklady o činnosti a financích a jejich udržování je v kompetenci úředníka. K této profesi přicházejí z příbuzných pozic: dispečer-operátor, sekretář-referent,vedoucí kanceláře nebo zaměstnanec help desk. Dobrý administrativní pracovník je nepostradatelným specialistou a spolehlivým pomocníkem manažera. Úředník, jehož povinnosti již dávno přerostly banální papírování, se může stát osobním asistentem vedoucího. Specialistou v této profesi je především zaměstnanec, který zodpovídá za organizaci a ukládání firemních záznamů. Nejčastěji pracuje v kanceláři a řídí se daňovou, občanskou a soudní legislativou. V malých firmách úředník, jehož povinnosti se týkají pouze vyplňování papírů, vykonává své povinnosti sám. Je možné, že on a sekretářka jsou stejná osoba. Ve velkých společnostech a korporacích ve státě je několik zaměstnanců tohoto směru, kteří zpracovávají dokumenty na konkrétní okruh problémů.

Funkční povinnosti úředníka

Jeho hlavní povinností je udržovat tok dokumentů společnosti, on:

• přijímá, koresponduje, třídí, odesílá všechny obchodní dokumenty a dopisy;
• vede obchodní korespondenci;
• je sleduje ve speciálních denících a kontroluje nezveřejňování zvláště důležitých informací a také kontroluje včasné a správné provádění dokumentů;
• připraví všechny potřebné materiály pro jednatele a obchodní jednání;
• organizuje práci archivu.

Vytváření požadavků

Úředník musí mít vysokoškolské vzdělání (ekonomie, právo), jsou chvíle, kdy stačí střední vzdělání. Uchazeč musí ovládat jazyk, znát klíčová pravidla pro vedení obchodních dokumentů. Tato profese vyžaduje od specialisty nejen profesionalitu a intelektuální schopnosti, ale také takové osobní vlastnosti, jako je přesnost, organizace, dochvilnost, dobrá vůle. Člověk, který chce pracovat jako úředník, by se měl vyznačovat schopností dlouhodobého soustředění, výbornou pamětí, psychickou stabilitou, komunikačními schopnostmi a konstruktivním vnímáním kritiky. Nejčastěji jsou na uchazeče kromě osobních kvalit a diplomu kladeny další požadavky, například znalost cizích jazyků. Dnes mnoho firem spolupracuje se zahraničními podniky, a aby nedocházelo k nedorozuměním, musí úředník mluvit cizím jazykem, nejčastěji je to angličtina.