Zpracování primární dokumentace: požadavky, příklad. Primární účetní dokumentace

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Činnost jakéhokoli podniku úzce souvisí s údržbou a zpracováním primární dokumentace. Je nezbytný pro výkaznictví, výpočet plateb daní, rozhodování o řízení. V článku se zamyslíme nad tím, co to je - primární dokumentace v účetnictví - a jak se zpracovává.

Základní pojmy

Primární dokumentace v účetnictví – co to je? Říká se tomu důkaz skutečnosti obchodní transakce, který se odráží na papíře. V současné době je mnoho dokumentů sestavováno v automatizovaném systému „1C“. Zpracování primární dokumentace zahrnuje evidenci a účtování informací o dokončených obchodních transakcích.

Primární účetnictví je počáteční fází nápravy událostí, ke kterým v podniku dojde. Obchodní transakce jsou akce, které zahrnují změny stavu aktiv nebo kapitálu organizace.

Zpracování primární dokumentace v účetnictví: příklad schématu

Zpravidla v podnicích pod pojmem „pracovat sdokumentace“znamená:

• Získání primárních dat.
• Předběžné zpracování informací.
• Dokumentace.
• Schválení vedením nebo specialisty pověřenými příkazem ředitele.
• Opětovné zpracování primární dokumentace.
• Provádění úkonů nezbytných k provedení obchodní transakce.

Klasifikace

Existuje jednorázová a kumulativní primární dokumentace. Zpracování informací obsažených v takových dokumentech má řadu funkcí.

Jednorázová dokumentace je určena k jednorázovému potvrzení události. V souladu s tím je postup jeho zpracování výrazně zjednodušen. Kumulativní dokumentace se používá po určitou dobu. Zpravidla odráží vícekrát provedenou operaci. V tomto případě se při zpracování primární dokumentace informace z ní přenášejí do speciálních registrů.

Požadavky na dokumentaci

Primární dokumentace je vypracována v době operace nebo bezprostředně po jejím dokončení.

Reflexe informací se provádí na speciálních jednotných formulářích. Pokud neexistují schválené formuláře, může je podnik vyvinout samostatně.

Fáze zpracování primární účetní dokumentace

V každém podniku ve státě je zaměstnanec odpovědný za práci s primárními informacemi. Tento specialista by to měl vědětpravidla pro zpracování primární dokumentace, přísně dodržovat požadavky zákona a posloupnost úkonů.

Fáze primárního zpracování dokumentace jsou:

• Taxi. Jde o vyhodnocení transakce na papíře, údaj o částkách spojených s její realizací.
• Seskupování. V této fázi jsou dokumenty distribuovány podle společných funkcí.
• Účetnictví. Předpokládá označení debetní a kreditní.
• Hašení. Aby se zabránilo opětovné platbě na primárních dokladech, účetní označí „zaplaceno“.

Chyby v dokumentech

Můžou se objevit z různých důvodů. Jejich vzhled je v zásadě způsoben nedbalým přístupem zaměstnance k práci, kterou vykonává, negramotností specialisty a poruchou zařízení.

Oprava dokumentů se důrazně nedoporučuje. V některých případech se však bez oprav chyb nelze obejít. Účetní musí opravit chybu v primární dokumentaci takto:

• Přeškrtněte nesprávný údaj tenkou čarou, aby byl dobře viditelný.
• Napište správné informace nad přeškrtnutý řádek.
• Zaškrtněte „Opravený názor“.
• Uveďte datum úpravy.
• Podpis.

Použití opravných prostředků není povoleno.

Práce s příchozími dokumenty

Proces zpracování příchozích dokumentů zahrnuje:

• Určení typu dokumentu. Účetní doklady vždy obsahují informace o uskutečněných obchodních transakcích. Zahrnují například fakturu, příkaz k přijetí finančních prostředků atd.
• Kontrola údajů o příjemci. Dokument musí být adresován konkrétní firmě nebo jejímu zaměstnanci. V praxi se stává, že jsou firmě speciálně vystaveny doklady k nákupu materiálu, ačkoli smlouva s dodavatelem není uzavřena.
• Kontrola podpisů, pečetí. Osoby podepisující dokument k tomu musí mít oprávnění. Pokud nahlédnutí primárních papírů není v kompetenci zaměstnance, pak jsou neplatné. Pokud jde o tisky, v praxi se chyby často vyskytují v těch podnicích, které mají několik pečetí. Informace na tiráži musí odpovídat typu dokumentu, na kterém se nachází.
• Kontrola stavu dokumentů. V případě zjištění poškození na papírech nebo chybějících listů je nutné sepsat akt, jehož kopii zašlete protistraně.
• Kontrola platnosti události uvedené v dokumentu. Zaměstnanci podniku musí potvrdit informace o skutečnosti transakce. Doklady o převzetí cenin ověřuje vedoucí skladu, podmínky smlouvy potvrzuje obchodník. V praxi nastávají situace, kdy dodavatel obdrží fakturu za zboží, které firma neobdržela.
• Definujte období, do kterého dokument patří. Při zpracování primárních dokumentů je důležité nezaznamenat stejné informace dvakrát.
• Definujte účetní sekci. Po obdržení primdokumentaci, je nutné stanovit, pro jaké účely budou dodané hodnoty použity. Mohou fungovat jako dlouhodobý majetek, materiály, nehmotná aktiva, zboží.
• Určete rejstřík, do kterého bude dokument uložen.
• Zaregistrovat papír. Provádí se po všech kontrolách.

Práce s odchozími papíry

Zpracování tohoto typu dokumentace se poněkud liší od výše uvedeného.

Za prvé, oprávněný zaměstnanec podniku vytvoří návrh verze odchozího dokumentu. Na jeho základě je vypracován návrh dokumentu. Odesílá se vedoucímu ke schválení. Návrh dokumentu však může schválit i jiný zaměstnanec s příslušným oprávněním.

Po certifikaci je projekt vypracován podle stanovených pravidel a odeslán příjemci.

Plánování pracovního postupu

Tato fáze je nezbytná pro zajištění rychlého přijetí, odeslání a zpracování dokumentace. Pro kompetentní organizaci oběhu dokumentů v podniku jsou vypracovány speciální plány. Označují:

• Místo a termín registrace primárních prací.
• Jméno a funkce osoby, která připravila a odeslala dokumenty.
• Účty odvozené z cenných papírů.
• Čas a místo pro uchování dokumentace.

Účetní registry

Jsou vyžadovány pro registraci primární dokumentace. Zároveň napapíry jsou označeny účetní značkou. Je nutné zabránit opětovné registraci dokumentů.

Primární dokumenty mohou být uloženy v elektronických registrech. Na žádost vládních agentur nebo protistran však musí podnik poskytnout tištěné kopie.

Funkce obnovení dokumentů

V současné době neexistuje v předpisech jasný postup pro obnovu dokumentů. V praxi tento proces zahrnuje následující činnosti:

• Jmenování komise, která prošetří důvody ztráty nebo zničení dokumentů. Je-li to nutné, může vedoucí podniku zapojit do postupu orgány činné v trestním řízení.
• Požádejte o kopie primárních dokumentů bankovní organizaci a protistrany.
• Oprava daňového přiznání k dani z příjmu. Nutnost předložit aktualizovanou zprávu je způsobena skutečností, že nezdokumentované náklady nejsou pro daňové účely uznány jako výdaje.

V případě ztráty primární dokumentace vypočítá IFTS výši daňových odpočtů na základě dostupných dokladů. Zároveň existuje možnost, že správce daně uplatní opatření k odpovědnosti ve formě pokuty.

Běžné chyby v procesu vydávání primárních dokladů

Správci záznamů se obvykle dopouštějí následujících porušení:

• Vyplňte formuláře, které nejsou jednotné nebo schválené vedoucím podniku.
• Neuvádějte podrobnosti neboodrážet je s chybami.
• Neschvalujte dokumenty s jejich podpisem ani nedovolte zaměstnancům, kteří nemají oprávnění, podepisovat dokumenty.

Dokumentace potvrzující fakta o obchodních transakcích je pro podnik nesmírně důležitá. K jeho návrhu je třeba přistupovat velmi opatrně. Jakákoli chyba může vést k negativním důsledkům.