Co je primární dokumentace v účetnictví? Definice, druhy, vlastnosti a požadavky na plnění

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Účetnictví jakéhokoli podniku se zabývá primárním výkaznictvím. Seznam primární dokumentace v účetnictví obsahuje několik povinných dokumentů. Každý z nich souvisí s fázemi obchodního procesu. Pokud zaměstnanci organizace nebudou udržovat primární dokumentaci v „1C: Accounting“, bude společnost čelit hmatatelným sankcím.

Co je to?

Účtování primární dokumentace v účetnictví je nejvyšší prioritou. Veškeré činnosti prováděné v tomto směru jsou upraveny federálním zákonem „o účetnictví“. V prvním odstavci deváté kapitoly je tedy řečeno, že jako primární dokumentaci lze označit jakýkoli papír správně zpracovaný a certifikovaný managementem, který odráží různé epizody obchodních aktivit společnosti. Mimochodem, tyto epizody se jmenují:

• přijímání peněz za poskytnuté zboží nebo službypodnik;
• převod finančních prostředků za přijaté zboží a materiál.

K povinnému seznamu prvotní dokumentace v účetnictví tedy existuje ještě jedna navíc. Zpravidla se sestavuje na žádost vedení společnosti. A zadávají do něj formuláře, které mají informace o vzájemných zápočtech, které nemají finanční základ.

Funkce práce s primární dokumentací v účetnictví

První věc, kterou byste měli věnovat pozornost, je, že všechny „primární“formuláře musí být spojeny s převodem finančních prostředků. Proto byste do tohoto seznamu neměli uvádět plnou moc k přijímání dokumentů.

Uchování tohoto typu papíru se provádí po dobu nejméně pěti let od data podpisu. Při daňové kontrole vyžaduje inspektor primární dokumentaci po dobu jednoho až tří let. Papíry s delší dobou lze tedy odeslat do archivu k uložení. Po pěti letech je lze zcela zlikvidovat. Zničení „primárky“se provádí v souladu s interní chartou společnosti a legislativou dané země. Tento postup je poměrně složitý a časově náročný. Proto mnoho podniků drží „primární“, pokud je místo v účetním oddělení. Doba uložení dokumentů v archivu v Rusku není nijak omezena.

Seznam

Abyste pochopili, co je primární dokumentace v účetnictví, musíte vědět, jaké typy dokumentů obsahuje. Je třeba mít na paměti, že řečje o papírech souvisejících s pohybem finančních prostředků. Zde je seznam toho, co je součástí primární dokumentace v účetnictví:

1. Smlouva.
2. Faktura k platbě.
3. Hotovost a prodejní účtenky.
4. Přísné formuláře pro hlášení.
5. Akty.
6. Faktury.

Další informace o každém z těchto primárních dokumentů jsou uvedeny v následujících odstavcích.

Smlouva

Tato položka vyvolává mezi zaměstnanci účetního oddělení mnoho kontroverzí. Faktem je, že primární dokumentace v účetním oddělení by měla být v každém případě uložena, ale smlouvy někdy končí u právníků nebo dokonce na personálním oddělení. Ale je tu i druhá strana mince. Koneckonců je to smlouva, která je základem pro transakci související s pohybem peněžních toků.

Faktura

Tento formulář odkazuje na primární dokumentaci v účetním oddělení. Co je to účet, ví každý účastník obchodního procesu. Ve skutečnosti je tento dokument základem pro převod finančních prostředků za přijaté zboží nebo služby. Pokud jedna ze stran přijme účet, znamená to, že s transakcí mlčky souhlasí. Může také obsahovat informace týkající se dřívější smlouvy. Faktura obsahuje nejen tyto údaje, ale také postup pro vrácení finančních prostředků v případě této potřeby.

Nákladní list

Tento dokument je jedním z nejchytřejších představitelů primární dokumentace v účetnictví. Jde o to, že vuvádí úplný seznam zboží odeslaného kupujícímu. V tomto případě mluvíme jak o hotových výrobcích, tak o surovinách. Nákladní list se vystavuje v neomezeném počtu vyhotovení. Tento moment nemá jasnou regulaci a ve skutečnosti je založen pouze na tom, kolik stran tento druh dokumentu potřebuje. To znamená, že kolik účastníků transakce, tolik kopií by mělo být poskytnuto. Je třeba připomenout, že platné jsou pouze ty formuláře, na kterých je podepsán podpis odpovědné osoby. Pečeť nebo razítko není v této situaci vyžadováno.

Akt o přijetí-převod

Řadoví zaměstnanci tohoto oddělení se věnují zpracování primární dokumentace v účetním oddělení. Jako podpůrný doklad nejčastěji dostávají osvědčení o provedených pracích (službách). Tento papír, jak již z jeho názvu vyplývá, je vypracován po poskytnutí služeb nebo provedení práce. Akt o převzetí a převodu, podepsaný oboustranně, se považuje za platný. Jsou chvíle, kdy jedna z protistran odmítne dokument schválit. V této situaci může být formulář ověřen pouze jednou stranou, ale za podmínky, že při podpisu budou přítomni pozorovatelé. Kromě základních informací může akt přijetí a předání obsahovat údaje upřesňující nebo upřesňující povahy. Zpravidla se zapisují do speciálně vytvořené tabulky. Pokud jde o schválení razítek, je to vždy vítáno, ale pokud není tisk, neznehodnocuje to papír. Za zmínku stojí, že při vedení primární dokumentace v účetnictví je zákon odrážející pohyb dlouhodobého majetkupodniky by také měly být zahrnuty do seznamu primárních dokumentů.

Výplata

Tento typ primární dokumentace odráží pohyb finančních prostředků mezi podnikem a jeho zaměstnanci. Kromě základní výše mzdy zahrnuje všechny prémie a náhrady. V této situaci vystupuje jako svědek prohlášení hlavní účetní spolu s vedoucím podniku. Aby byl dokument platný a vstoupil v platnost, musí být opatřen razítkem. Pokud tak neučiní, může být formulář považován za neplatný. Stojí za zmínku, že tato pečeť je ve dvou výše uvedených dokumentech nepovinná.

Doklady v hotovosti

Tento seznam obsahuje následující formy:

• příjmová objednávka,
• poznámka o vyplacení,
• pokladní kniha.

Tato primární dokumentace obsahuje nejúplnější informace týkající se pohybu finančních prostředků. Hotovostní listy se dělí na několik typů. Takže nejčastěji v práci účetnictví se používají KO-1, KO-2 a KO-4. Odrážejí všechny skutečnosti ekonomického života organizace. Při daňové kontrole jsou tak na ně inspektoři nejháklivější. Kromě těchto typů existují formy KO-3 a KO-5. Třetí je evidence hotovostních příkazů a pátá zohledňuje pohyb hotovosti v podniku. Inspektoři těmto typům primární dokumentace věnují zpravidla mnohem menší pozornost. Pokud jde o jejich ukládání a evidenci, tyto procesyprovádí v souladu s obecným postupem.

Oddělení v závislosti na fázi transakce

Jakákoli transakce je rozdělena do tří fází. A každý z nich má specifickou dokumentaci.

Za prvé se strany vždy dohodnou na podmínkách transakce. V tomto okamžiku uzavřou smlouvu a vystaví faktury k platbě. Poté jedna ze stran na požádání přispěje. A na podporu toho je plátce povinen poskytnout podpůrné doklady. Pokud byly prostředky odeslány z běžného účtu, je nutné předložit výpis. Pokud je platba provedena v hotovosti, potvrzení se provádí poskytnutím pokladních šeků, přesných formulářů pro hlášení nebo účtenek. Poslední fází jakékoli transakce je poskytnutí placeného zboží nebo služeb. Tento okamžik musí být potvrzen provedeným úkonem (službami) nebo nákladním listem, mluvíme-li o různých druzích produktů.

Vyplňte požadavky

Pro správný pracovní postup nestačí jen vědět, co je to primární dokumentace v účetnictví. Je důležité zvážit základní požadavky na jeho vyplnění. Za prvé, každý formulář musí mít svůj název. Sestavovatel dokumentu je také povinen uvést datum vytvoření těchto zpráv a název podniku. Podnik označuje dodavatele, dodavatele nebo kupujícího. Bankovní detaily,iniciály úředníků a název provozu jsou rovněž zobrazeny v samostatných sloupcích primární dokumentace v účetním oddělení. Každý ví, jak se operace jmenuje, jen nezapomeňte, že tato hodnota musí být vyjádřena v kvantitativní podobě. Posledním okamžikem při přípravě tohoto typu papíru je podpis a pečeť odpovědných osob.

Editace

Při práci s velkým množstvím dokumentů zaměstnanci často dělají chyby. Musí být opraveny v souladu s pravidly stanovenými zákonem. Existují dva typy úprav:

1. Za přísnou odpovědnost. Je-li potřeba ve formuláři provést drobnou opravu, pak je odpovědná osoba povinna nesprávný řádek přeškrtnout tenkou čarou a navrch vyznačit správný zápis. Pro potvrzení správnosti provedených změn na papíře je nutné napsat „Opraveno věřím“a formulář potvrdit podpisem a razítkem úředníka. Nelze-li doklad bodově opravit, je odpovědná osoba povinna chybně vypsaný formulář proškrtnout od rohu k rohu tenkou červenou čárou. Musí být také označeno jako „Zrušeno“. Po vytvoření správné instance je zakázáno zničit tu chybnou.
2. Pro nepřísnou dokumentaci. V tomto případě je poškozený formulář zničen a je vytvořen papír se správnými informacemi.

Stojí za to vědět, že přeškrtnutí by mělo být provedeno pouze velmi tenkou čarou. Pokud zaměstnanecpřeškrtává text tak, že se stává nečitelným, to je velmi hrubá chyba.