Primární účetní doklady: typy, zpracování a uložení

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Vedení účetnictví v podnicích různých forem vlastnictví je nemožné bez dokumentární reflexe. Ani jeden postup, ani jeden projekt, ani jedna obchodní transakce se neuskuteční bez správně provedeného dokumentu, regulovaného vnitřními řády podniku a vnějšími legislativními normami. Každá akce provedená zaměstnancem např. obchodní společnosti, počínaje operátorem pro příjem žádostí a konče ředitelem, se promítne do dokumentární báze, která je založena na seznamu primárních dokumentů.

Koncept a význam

Pravděpodobně je obtížné si představit fungování existujícího podniku v jakékoli možné oblasti činnosti bez dokumentů potvrzujících obchodní transakce. Jako v každém jiném problému i zde hraje velmi důležitou roli dokumentace. Těžko si to dokážete představitkvalitní a právně odůvodněná práce letiště umožňující cestujícímu odlet bez dokladů prokazujících jeho totožnost - cestovního pasu a identifikačního kódu občana. Stejně tak lze jen těžko předpokládat připuštění k provozu vozu, jehož řidič nemá příslušnou dokumentaci v podobě průkazu a technického pasu k vozu, který řídí. Stejně tak primární účetní doklady. Každá společnost zapsaná ve státním seznamu podnikatelů musí mít řadu dokumentů nezbytných pro účetnictví, které jsou základním základem a počátečním článkem v řetězu regulační regulace jejích obchodních procesů.

Primární účetní dokumentace je soubor certifikátů, úkonů, objednávek, faktur, výpisů a zpráv, pomocí kterých jsou zaznamenávány operace společnosti a regulovány její obchodní postupy.

Typy dokumentů

Klasifikace účetního pracovního postupu zahrnuje následující hlavní typy primárních dokumentů:

• podle funkčního účelu - účetnictví, management, personál;
• podle stupně regulace - vnitřní a vnější.

První směr klasifikace umožňuje mezi sebou rozlišit dokumenty tří hlavních funkčních úrovní jakékoli obchodní firmy podle povahy jejich účelu a druhý - podle způsobu organizace právní regulace ekonomických vztahů. Každý ze směrů zahrnuje hmotuurčité typy dokumentů odrážející provádění konkrétních činností zaměstnanci společnosti.

Účetní dokumentace

Pokud vezmeme v úvahu primární účetní doklady, ty se zase dělí na regulaci tří fází obchodních transakcí.

První fáze je charakterizována uzavřením transakce. Primární účetní dokumentací je zde uzavření smlouvy a vystavení faktury k úhradě. Dohoda je dokument, který upravuje vztah mezi dvěma stranami za účelem stanovení podmínek pro interakci mezi nimi. Faktura k zaplacení je požadavek s definicí konkrétní částky, kterou podle podmínek smlouvy musí kupující zaplatit prodávajícímu za prodané zboží nebo poskytnutou službu.

Druhá fáze podnikatelské činnosti se odráží v platebních dokladech a nazývá se fáze platby za transakci. Vzhledem k tomu, že platbu lze provést bezhotovostně nebo v hotovosti, jsou primární doklady k ní předkládány buď jako výpisy z běžného účtu a platební příkazy, nebo pokladní šeky a účtenky za příchozí hotovostní příkazy.

Třetí, poslední fáze je určena konkrétně přijetím produktu nebo služby. V souladu s tím se také řídí primární dokumentací v podobě dodacího listu, prodejního dokladu a aktu o převzetí a předání produktů nebo úkonu práce provedeného v případě poskytování jakéhokoli typu služby.

Dokumentace manažerského účetnictví

Rozdíl mezi účetním a manažerským workflow spočívá především ve skutečnosti, že účetní činnost je regulována státní legislativou s rámcem pro odrážení obchodních operací konkrétně stanoveným úřady a řízení je určováno interními rozhodnutími a osobními preferencemi ředitel nebo přímý vlastník konkrétní společnosti. Jinými slovy, primární účetní dokumenty mají přísnou formu řízenou společným regulačním rámcem, zatímco řídicí dokumenty jsou vyvíjeny výhradně na podnikové úrovni. Jaké dokumenty kontrolují vedení manažerského účetnictví ve firmě? Mezi hlavní patří následující:

• kodex vnitřních pracovněprávních předpisů;
• účetní zásady podniku;
• kolektivní smlouva;
• předpisy a příkazy ředitele společnosti;
• popisy práce;
• administrativní dokumenty.

dokumentace HR

Pokud jde o seznam primárních dokumentů upravujících meziúrovňové vztahy zaměstnanců v podniku, jakož i řízení postupu při výpočtu mezd a určování odpovědnosti každého ze zaměstnanců společnosti, zde pracovní dokumentace obsahuje následující hlavní typy:

• personální - zahrnuje souhrn všech pozic v podniku, odraz jejich počtu a počtu personálních jednotek a také popis úrovně jejich mezdpoplatky, postup pro bonusy, zrušení vazby, přijetí ustanovení o povolenkách;
• pracovní rozvrh - obsahuje informace o pracovním dni, organizačních a administrativních záležitostech, pravidlech pro přijímání a propouštění zaměstnanců a také o podmínkách jejich povýšení jako příplatku za práci nebo pokárání ve formě důtky a srážky ze mzdy;
• popis práce - práce personálního oddělení každého podniku je založena na souboru práv a povinností, obecných ustanovení, úkolů, odpovědností, kvalifikačních požadavků a vztahů z hlediska podřízenosti mezi jednotlivými úrovněmi personálních útvarů v podnik.

Požadované dokumenty

Každá registrovaná a legálně fungující společnost má seznam povinných dokumentů, které se musí objevit v rámci jejích činností. Povinné primární dokumenty jsou následující:

• dohoda – ať už se jedná o jakoukoli dohodu, tento dokument je základním základem pro zahájení vztahu mezi dvěma podnikateli, mezi prodávajícím a kupujícím, mezi nabídkou a poptávkou;
• vystavená faktura - při rozhodování o prodeji zboží nebo poskytování služeb vystaví prodávající fakturu na stranu kupujícího jako předpoklad transakce;
• formy přísného hlášení – v procesu schvalování se neobejde bez šeků, hotovosti a komoditních dokladů souvisejících se seznamem povinných;
• komodita-přepravní list - dokument, který uvádí příjemce, přepravce, odesílatele zboží, samotné zboží v sortimentu jeho nomenklatury, počet zasílaných produktů, cenu a množství;
• Akt o převzetí a převodu dokončené práce nebo odeslaného zboží.

Interní dokumenty

Jak již bylo zmíněno dříve, práce jakékoli společnosti předpokládá přítomnost externí a interní dokumentace. Hlavními primárními dokumenty pro interní účely jsou seznam všech těch formulářů, certifikátů, prohlášení, příkazů, pokynů, které jsou vyvíjeny přímo v podniku a vztahují se pouze na personál v něm působící, aniž by měly jakýkoli legislativní vliv na společnost přesahující rámec tato společnost.

Externí dokumenty

Dokumentace externího účelu znamená vyšší hierarchickou úroveň podřízenosti, protože externí dokumenty jsou ty, které jsou regulovány státem a jeho legislativním rámcem. Vypracovaná ustanovení o účetnictví, soubor účtů účetní korespondence, standardy účetnictví a finančního výkaznictví - to vše má regulatorní pozadí a je regulováno právním rámcem státu.

Formuláře dokumentů

Formy primárních dokumentů jsou rozmanité ve své povaze účelu, typu designu a vlastnictví. Právně se rozlišují následující hlavní divize:

• formy personální evidence (objednávky, objednávky, rozvrhy,běžné režimy a plány);
• formy účtování mezd a pracovní doby (časové výkazy, osobní účty, deníky, mzdy);
• účetní formuláře pro kapitálovou výstavbu (certifikáty, deníky, akty);
• produktové účetní formuláře (akty a evidence zásob, vahové listy, stranické karty, zprávy o pohybu zásob);
• peněžní účetní formuláře (pokladní deník, úkony o převodech a hotovosti na pokladně);
• obchodní účetní formuláře (objednávky, faktury, akty, specifikace, certifikáty kvality);
• formy účtování hotovostních transakcí (zálohová zpráva, PKO, RKO, deník jejich evidence);
• formuláře pro zaznamenávání výsledků inventury (seznamy inventur, akty, certifikáty, deníky, výpisy).

Kromě výše uvedeného existují také formuláře prvotních dokladů pro účtování stavebních strojů a mechanismů, autodopravy, dlouhodobého a nehmotného majetku, materiálu, drobných předmětů, zemědělských produktů a surovin.

Postup registrace

Primární dokumenty jsou vypracovány kvůli určitým požadavkům, které musí být splněny. Například záznamy v dokumentaci musí být provedeny výhradně modrým inkoustem, přičemž musí být čisté a čitelné. Dokument musí také obsahovat řadu údajů požadovaných pro každý typ a musí být ověřen osobním podpisem vedoucího, hlavního účetního nebo oprávněné osoby a také opatřen pečetí podniku. Čísla v peněžních dokladechměla by být také psána slovy, a tam, kde je sloupec dokumentu prázdný, musí být pomlčka, aby se zabránilo následnému vyplňování nesprávných čísel jakýmkoli nepříznivcem.

Úložiště

Ukládání primárních dokumentů probíhá přímo v podniku. Nebo můžete využít služeb soukromého (či státního) archivu. Pokud kontrola ze strany daňové inspekce odhalí absenci primárního dokladu, je podniku uložena pokuta, jejíž výše je stanovena v závislosti na konkrétním druhu a počtu ztracených dokladů. Podle platné legislativy Ruské federace jsou primární dokumenty uchovávány v podniku po dobu nejméně pěti let.