Ganttův diagram je váš pomocník při plánování. Co je Ganttův diagram a jak jej vytvořit?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Ganttův diagram je jedním z nejoblíbenějších nástrojů pro vizuální znázornění harmonogramu v řízení projektů.

Co je to?

Ganttův diagram je navržen tak, aby ilustroval různé fáze práce v oblasti malých a středních podniků. Vizuálně se jedná o jednoduchou sadu pásů skládající se ze dvou hlavních os: případů a času. Každému časovému období je přiřazen konkrétní úkol, který je třeba splnit.

Na diagramu může být kromě hlavních bloků ještě speciální doplňkový sloupec zobrazující procento dokončené práce. Speciální značky – milníky – se používají ke zvýraznění dvou nebo více úkolů a demonstraci pořadí jejich realizace.

Ganttův diagram je jakýmsi standardem v oblasti projektového řízení, protože právě s jeho pomocí je možné jasně ukázat strukturu realizace všech fází projektu.

K čemu slouží Ganttův diagram?

Vzhledem k tomu, že většina lidí je vizuální, diagram poskytuje příležitost vyřešit jeden z hlavních úkolů a ukázat zaměstnancům, na čem mají pracovat, jaké zdroje použít v procesu asjak rychle provádět určité úkoly. Veškeré informace jsou uvedeny v komprimované podobě, bez použití nepřehledných tabulek a obrovského množství textu. Podstata je přitom jasná a srozumitelná všem účastníkům projektu bez výjimky.

Použití grafu výrazně zjednodušuje řízení malých projektů a umožňuje mít aktivity zaměstnanců vždy pod kontrolou.

Historie vzhledu prvního žebříčku

První formát grafu vyvinul a otestoval Henry L. Gant na počátku 20. století. Vědec byl najat, aby řídil stavbu lodí pro použití v první světové válce. Zvláštní plán mu umožnil koordinovat práci několika inženýrů a kontrolovat plnění úkolů včas. Gant začal přímo vypsáním všech požadovaných úkolů a jejich naplánováním podle dostupných zdrojů.

Důležitou fází bylo prokázání závislosti některých úkolů na jiných. Gant navíc každému člověku přidělil časové období, během kterého musel dokončit určitý typ činnosti, uvedl, kdo a jaký úkol bude proveden, s ohledem na čas vyhrazený pro projekt.

Ganttův diagram se provádí pomocí svislé osy představující různé úkoly a vodorovné osy představující čas.

Ganttův diagram v moderním světě

Tato plánovací metoda dnes neztrácí na aktuálnosti, protože umožňuje poskytnout grafické zobrazení výrobního plánu, zjednodušuje sledování průběhu implementacepřidělené úkoly. Ganttův diagram se stal natolik silným analytickým nástrojem, že za téměř 100 let neprošel žádnými změnami. Teprve v 90. letech minulého století do něj byly za účelem podrobnějšího popisu vztahů zavedeny komunikační linky mezi různými úkoly:

• "finish-start" – aktivita B nemůže začít, dokud nebude dokončena aktivita A;
• "start-finish" - akce B nemůže začít, dokud nezačne akce A;
• "start-start" - akce B nezačne dříve než akce A;
• "dokončit-dokončit" - akce B nesmí skončit dříve, než skončí akce A.

Existují důkazy, že Ganttův diagram byl použit při stavbě obřích inženýrských staveb, jako je Hooverova přehrada (Las Vegas, 1939) a systém Eisenhower Highway (spojuje většinu velkých měst ve Spojených státech).

Pokyn: jak sestavit Ganttův diagram v 5 krocích?

Dále se podíváme na pravidla pro konstrukci Ganttova diagramu a pokusíme se jej vytvořit sami v tabulce Microsoft Excel.

Krok 1. Sběr dat

Abychom mohli sestavit graf, potřebujeme následující údaje:

• souřadnice všech datových sad (kde by měl každý sloupec začínat);
• název každé fáze;
• trvání každé fáze.

Pro usnadnění je zadáváme ihned do příslušných polí v tabulce. Po zadání všech požadovaných informací můžeme přistoupit k vytvoření samotného grafu.

Důležité: ujistěte se, že jsou všechny formáty datjsou správné: to platí zejména pro data.

Krok 2. Vytvoření rozvržení

Známe tedy účel plánování a klíčová data, na jejichž základě sestavíme harmonogram. Nyní v okně tabulky musíme přejít do sekce "Vložit -> graf" a poté kliknout na položku "Řádek". Nepotřebujeme obvyklé, ale s akumulací, protože pouze to poskytuje druhou řadu dat, která v našem případě bude hlavní.

Krok 3. Vymažte vše ostatní

Za tímto účelem program poskytuje speciální nástroje. Na grafu, který se objeví na obrazovce, musíte přesunout kurzor myši nad modrý pruh, kliknout na něj pravým tlačítkem a ze zobrazené nabídky vybrat „Formátovat datovou řadu“. Zobrazí se okno, ve kterém musíme přejít na položku "Vyplnit" a vybrat položku "Bez vyplnění". Poté bude graf vypadat takto:

Krok 4. Dokončovací úpravy

Vzhledem k tomu, že ve výchozím nastavení jsou všechna data v našem grafu uspořádána zdola nahoru, budeme je muset trochu upravit. K tomu klikneme pravým tlačítkem na osu kategorií (tu, vedle které máme seznam úkolů), přejdeme do okna "Formát osy". Okamžitě se otevře karta, kterou potřebujeme - „Parametry osy“. Zaškrtněte políčko vedle položky Obrátit pořadí kategorií. Ve skutečnosti je Ganttův diagram již připraven, zbývá už jen pár užitečných drobností.

Krok 5. Formátování

Na grafu tedy nadále pracujeme. Jak vidíte, stále to vypadá nevzhledně a nyní to opravíme pomocí samotné tabulky:

1. Roztáhněte graf na požadovanou velikost pomocí šipky v pravém horním rohu.
2. Vyberte všechna data v tabulce, klikněte pravým tlačítkem myši na oblast výběru a přejděte na "Formát buněk-> číslo". Tato část představuje hlavní formáty čísel, se kterými pracujeme. Aby se nápisy navzájem nepřekrývaly, doporučujeme zvolit kratší verzi zápisu. Poté znovu klikněte pravým tlačítkem na osu s daty v grafu, vyberte „Formátovat číslo osy ->“a zaškrtněte políčko vedle „Odkaz na zdroj“.
3. Vyberte legendu (symboly „Datum“a „Trvání“vpravo) a stiskněte tlačítko Delete na klávesnici.
4. Otevřete "Parametry formátování osy ->" a nastavte minimální a maximální hodnoty (nastavili jsme 15. prosince, protože je pondělí, a 3. ledna). Zde můžeme nastavit cenu hlavních divizí (to se hodí v případech, kdy např. práce na projektu bude trvat několik týdnů či měsíců). V našem případě je výhodnější ponechat výchozí hodnotu (2.0).

Trochu více experimentování s formátováním – a to je ta krása, kterou nakonec získáme. Zde je hotový Ganttův diagram. Příklad, který jsme uvedli, je samozřejmě velmi jednoduchý – stačí však k pochopení podstaty tohoto způsobu plánování avizuální ukázka procesu provádění určitých úkolů.

Další mapové programy

Samozřejmě existuje mnoho dalších, lepších programů, které usnadňují řízení projektů. Ganttův diagram jakékoli složitosti lze snadno sestavit pomocí aplikací, jako jsou:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project a mnoho dalších.

Kromě toho existuje řada online služeb, které svým uživatelům poskytují možnost nejen plánovat své záležitosti, ale také dostávat pravidelné reporty, upozornění na aktuální stav úkolů e-mailem. Nelze však popřít skutečnost, že důvěrnost dat uložených v síti je ohrožena a stacionární software, který je instalován přímo na počítači uživatele, má zpravidla mnohem širší funkčnost a je spolehlivější v provozu.

Výhody a nevýhody metody

Nakonec stojí za to podrobně zvážit hlavní výhody a nevýhody popsané metody plánování a řízení.

Hlavní výhodou je bezesporu grafická prezentace materiálu. Pro obchodníky je zpravidla výhodné pracovat s Ganttovými diagramy - mají rádi schopnost jasně identifikovat a označit fáze práce na projektu. Prezentací úkolů ve formě různých barevných pruhů mohou všichni členové týmu doslova na první pohled identifikovat své úkoly.

Je třeba také poznamenat, že Ganttovy diagramy jsouvynikající prezentační nástroj, který je schopen demonstrovat klíčové priority projektu. To znamená, že jakmile vedoucí alokují a distribuují každý z dostupných zdrojů, tým se o tom okamžitě dozví a následuje další pokyny. Tato funkce Ganttova diagramu je mimořádně užitečná pro vyšší manažery – s její pomocí je mnohem snazší připravit podrobnou, prostornou zprávu o stavu různých projektů.

Avšak jako každá jiná metoda plánování má Ganttův diagram své nevýhody. Jedním z nich je závislost na úkolu. Poměrně často musí manažeři v procesu prezentace projektů ukázat, které z těchto úkolů spolu souvisí. Ale bohužel to samotný formát grafu neumožňuje. Aby manažeři toto omezení obešli, uchylují se k různým trikům: například do grafu přidávají speciální svislé čáry, které demonstrují klíčové závislosti. Toto je však pouze dočasné řešení, které nedokáže předat informace v plném rozsahu.

Další nevýhodou Ganttových diagramů je jejich nepružnost. V dnešní době nejsou projekty statické – neustále procházejí nějakými změnami, posuny, které prostě nelze ve schématu zohlednit. Než se pustí do sestavování grafu, musí manažeři vše spočítat do nejmenších detailů, protože při sebemenší změně odhadu se musí celý diagram překreslit od začátku. A to nemluvím o schopnosti ilustrovat několik různých způsobů plánování najednoutaké chybí.

Bez ohledu na to, proč potřebujete Ganttův diagram, program (ani ten „nejpokročilejší“) nebude schopen zobrazit význam a náročnost na zdroje určitých děl, jejich podstatu. Proto se zřídka používá pro zvláště rozsáhlé projekty.

Nicméně nelze popřít, že tato metoda je v praxi projektového řízení extrémně běžná - za více než století jejího používání měli lidé možnost ověřit její účinnost a vysokou efektivitu.