Provedení briefingu umožní obchodníkovi rychle reagovat na měnící se situace

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Ve srovnání s tiskovou konferencí je briefing účinnějším prostředkem k informování veřejnosti, potažmo potenciálních zákazníků, o vašem podnikání, jeho příležitostech, perspektivách a výhodách spolupráce. Dovedná instruktáž vytváří pozitivní první dojem, příznivě prezentuje novinky, zdůrazňuje trendy a umožňuje rychle reagovat na události, které nastaly jen před několika hodinami.

Podstatu této události výmluvně popisuje anglické slovo brief (krátký, výstižný), ležící v jejím kořeni. V praxi public relations to znamená, že maximální doba trvání briefingu nesmí přesáhnout 30 minut. Existují i úspěšné, které se vejdou do čtvrt hodiny, ale v tomto případě by je měl provést skutečný PR profesionál s významnými zkušenostmi v této oblasti.

Mimořádně krátká doba vám umožní obejít se bez speciálně upravené místnosti, která vám umožní uspořádat akci doslova „skola , „on the fly“, poskytující pouze místo na stání pro řečníky a novináře. Proto je briefing možný téměř v každé hale administrativní budovy, hotelu nebo letiště. Zároveň minerální voda, káva, sendviče atd.. nejsou podávány.

Abyste z briefingu udělali jakousi PR akci, která upoutá pozornost společnosti, musíte především přísně dodržovat obecně uznávané schéma chování. Vzhledem k extrémně napjaté časové ose program briefingu vynechává povinnou prezentaci na tiskové konferenci a skočí přímo k jádru věci, jak jej přednášející představili v krátkém informačním prohlášení.

Text prohlášení je připraven předem, musí být předem vypracován a vyleštěn. Jeho cílem je uvést informaci nebo postoj tak jasně, aby nemohly být v médiích nepřesně prezentovány nebo překrucovány. Prohlášení by také mělo být stručné a srozumitelné pro novináře, aby nesledovali vysvětlující otázky, které komplikují briefing.

Jeho načasování je rozděleno na dvě nestejné části. Přibližně třetina času je věnována prohlášení nebo informační zprávě. Zbývající dvě třetiny jsou bleskové: novináři kladou krátké otázky a dostávají stejně krátké, ale na informace bohaté odpovědi. Zároveň je nanejvýš žádoucí, aby se přednášejících účastnili lidé, kteří mají rychlou a jasnou reakci na jakékoli otázky a schopnost na ně adekvátně odpovědět.

Aby byl briefing úspěšný, jeho přednášejícímusí neustále zvládat situaci a jako surfař „držet vlnu“. Jeho úkolem je zajistit maximální prezentaci informací řečníkem a zároveň důsledně dodržovat časový rámec, aby se z akce nestala tisková konference.

Vedení briefingu je nemyslitelné bez kvalifikované a včasné přípravné práce, kterou provedou manažeři pro styk s veřejností. Zahrnuje informování médií o místě a čase akce, nastínění její hlavní linie, vyjasnění hlavních problémů, plánování pořadí projevů. Před začátkem briefingu je nutné ještě jednou zkontrolovat, jak je pro něj místo připraveno a zda je audio a video zařízení v provozuschopném stavu. Je vhodné, pokud je to možné, odstranit zdroje rušivého hluku a světelných efektů z místa konání.

Dopředu je nutné připravit balíček materiálů, ve kterém je téma briefingu prezentováno formou abstraktu nebo abstraktu bez osobních názorů a citací.