Controlling v podniku: nástroje, cíle a záměry

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Ti, kdo slyší slovo „ovládání“poprvé, si obvykle představují, že něco ovládají, ale ve skutečnosti tomu tak vůbec není. Controlling v podniku je komplexní systém, který je zaměřen na zlepšování finančních, personálních a technologických procesů tak, aby bylo dosaženo efektivního fungování organizace jako celku. Na rozdíl od kontroly, která je určena k identifikaci problémů a chyb, ke kterým došlo v minulosti, se controlling snaží vybudovat ve firmě systém řízení procesů, který se zaměřuje na současné a budoucí záležitosti. Proč je to tak důležité?

Služba controllingu v podniku je důležitým prvkem, protože jeho zaměstnanci mohou minimalizovat ztráty zdrojů, analyzovat současné a budoucí plány a také identifikovat možné chyby, tedy ty, kterých se mohou v průběhu činnosti společnosti. Abychom však pochopili, co tento typ činnosti je, je důležité podrobněji prostudovat jeho vlastnosti a klíčové body. Tento článek se bude zabývat základními pojmy, cíli a záměryovládání a také jeho koncepty, nástroje a funkce.

Pojmy a definice

Controlling je nový směr v systému řízení, takže dnes neexistuje jednoznačná definice tohoto pojmu. Existuje však několik definic, které jsou nejoblíbenější a odrážejí podstatu tohoto termínu.

Jeho původ je spojen s anglickým slovesem ovládat. V překladu „controlling“je „řízení, dohled, kontrola, řízení, regulace“. Takový popis však k pochopení podstaty tohoto jevu nestačí, proto stojí za to zvážit následující dvě přesnější definice.

Controlling je samostatná oblast činnosti v organizacích, která je spojena s implementací ekonomické funkce a je zaměřena na přijímání správných strategických a operativních rozhodnutí managementu.

Controlling je soubor akcí zaměřených na podporu všech procesů nezbytnou informační a analytickou podporou pro přijímání správných manažerských rozhodnutí. Nejčastěji jsou zaměřeny na zvýšení zisků v organizaci.

Moderní controlling v podniku musí nutně zahrnovat systém řízení kvality, řízení rizik a systém klíčových ukazatelů a také řízení procesů při zavádění jakéhokoli typu plánování.

Cíle a záměry

Na základě základních pojmů můžeme dojít k závěru, že hlavníúčelem controllingu v podniku je orientace všech řídících procesů na dosahování určitých cílů, které se mohou projevit ve zlepšování produktů, dosahování přiměřené úrovně konkurenceschopnosti a podobně. Jinými slovy, cílem je udržet efektivní řízení organizace. Jaký je jeho účel?

Na základě cíle se rozlišují tyto hlavní úkoly controllingu při řízení společnosti:

• vývoj metodiky plánování a její organizace;
• účetnictví, včetně sběru informací a jejich zpracování;
• control;
• organizace speciálních akcí pozorovacího systému.

Tyto úkoly, shrnuto, mají zvláštní dílčí úkoly, které musí provádět služba nebo oddělení, které je pověřeno kontrolní funkcí. Vývoj metodiky plánování a její organizace zahrnuje následující:

• zajištění vytvoření regulačního rámce, který pomůže implementovat prognózy rozvoje společnosti;
• poskytování poradenství lidem, kteří vyvíjejí strategické plány;
• koordinace práce při přípravě různých plánů, při stanovování hlavních cílů společnosti a sestavování rozpočtu;
• účast na diskuzích a definicích parametrů (kvalitativních a kvantitativních) práce.

Účetní úkol zahrnuje následující:

• vývoj struktury pro přenos a příjem informací;
• vytvoření systému informační podpory pro poskytování referencí, informací azprávy osobám odpovědným za určitý proces ve vedení společnosti;
• určit potřebu poskytnout potřebné informace manažerům nebo jiným odpovědným osobám;
• porovnávání plánů a zpráv a sestavování průběžné dokumentace pro podávání zpráv, která ukazuje průběh plánů;
• analýza odchylek od plánů, identifikace možných příčin a vypracování návrhů, jak zabránit vlivu negativních faktorů, které způsobily poruchy v práci.

Kontrolní úkol zahrnuje:

• monitorování realizace plánů zaměřených na dosažení strategických cílů;
• monitorování stavu podmínek životního prostředí souvisejících s rozvojem strategických plánů;
• monitorování nedostatků, které byly zjištěny během plánování nebo kontroly průběhu programu.

Úkol organizování akcí pro speciální pozorovací systém zajišťuje následující:

• vývoj regulačního rámce pro získávání a poskytování informací v rámci organizace;
• rozvoj aktivit poskytujících další informace a analytickou podporu.

Zvláštním místem v systému řízení financí, personálu a zdrojů je účetnictví. Tradiční reporting zpravidla implikuje zaměření na minulost a prezentaci faktických dat o minulých procesech a jevech, zatímco reporting v controllingu je zaměřen na budoucnost.

Můžete tedy vidět, že organizace controllingu v podniku přispívá k vytvořeníaktuální kontrolu nad procesy za účelem zjištění důsledků určitých manažerských rozhodnutí. Lze také říci, že zavedení controllingu vám umožní ušetřit vedení společnosti před unáhlenými nebo nerentabilními rozhodnutími, která znamenají plýtvání zdroji.

Metody

K plnění všech úkolů stanovených při řízení organizace zahrnuje controlling použití následujících obecných vědeckých metod:

• analysis;
• deduction;
• indukce;
• specifikace;
• abstrakce;
• synthesis;
• analogie;
• simulace.

Po zvážení cílů, cílů a metod této oblasti činnosti je nesmírně důležité pozastavit se nad jejími funkcemi.

Funkce

Kontrolní systém v podniku zahrnuje takové základní funkce jako:

• informational;
• účetnictví a kontrola;
• analytical;
• funkce plánování.

A také lze podmíněně rozlišit tři funkce, které budou kombinací výše uvedeného - obsluha, komentování a správa.

Důvody pro ovládání

Na přelomu devatenáctého a dvacátého století čelilo mnoho amerických vůdců v procesu řízení organizací naléhavé potřebě zlepšit metody ekonomického účetnictví a finanční kontroly. První pokusy o vylepšení účetního systému vypadaly taktozpůsobem - vedoucí podniků pověřených hlavním finančníkem a tajemníkem společnosti úkolem poskytovat analytické informace o otázkách ekonomické a ekonomické části. Vznikl tak úzký pracovní vztah mezi finanční službou a osobou, která asistuje generálnímu řediteli. Následně bylo zjištěno, že vzhledem k různorodosti informací a potřebě jejich detailnosti je účelnější svěřit tento úkol jednotlivým úředníkům. Došlo tak k zavedení controllingu v podniku.

Lze rozlišit následující předpoklady pro vznik controllingu:

• globální ekonomická krize;
• komplikace a zpřísnění daňového systému pro podnikatele;
• komplikace forem financování.

Rozvoj controllingu jako odvětví ekonomické vědy je způsoben následujícími důvody:

• internacionalizace a diferenciace společností;
• změna technologií ve výrobních oblastech;
• komplikace systému řízení podniku;
• komplikace vnějšího prostředí;
• komplikace komunikačních procesů pro přijímání manažerských rozhodnutí, která vedla k naléhavé potřebě kompetentního personálu v oblasti systémového inženýrství a organizace.

Dnes mnoho šéfů zahraničních podniků poznamenává, že po vytvoření kontrolních oddělení v podniku se například zvýšily příjmy společnosti, správnější využívání finančních, lidských a jiných zdrojů a podařilo se významným způsobem.snížit náklady.

Služba controllingu v organizaci stojí před velmi vážným úkolem – zajistit rychlý sběr a přípravu podrobné analýzy informací o všech dostupných nákladech za účelem řízení podniku. Ředitel podniku, vedoucí finanční služby a vedoucí výrobních útvarů musí dostávat včas a pravidelně informace, aby v případě případných odchylek mohli přijmout správná opatření a napravit práci celého podniku.

Koncepty

Dnes se v ekonomické literatuře rozlišuje německý a americký koncept controllingu. Obecně jsou tyto koncepty navzájem velmi podobné, ale jejich hlavní rozdíl je v tom, že první je více zaměřen na zvažování problémů interního účetnictví a analýzy vnitřního prostředí organizace a druhý je více zaměřen na problémy vnější prostředí, se kterým je společnost úzce propojena.

Stojí za zmínku, že německý koncept získal širší přijetí. Podle této koncepce je ústředním úkolem řešit problémy vnitropodnikového účetnictví plánovanou, kontrolní a dokumentační formou.

Americký koncept staví do popředí také řešení otázek souvisejících s plánovanou, kontrolní a dokladovou podobou vnitropodnikového účetnictví, ale centrální místo je zde kladeno i na řešení problematiky hodnocení vnějšího prostředí a jeho detailní analýza.

Nástroje

Ovládací nástroje jsou sada akcí, které vám umožňují provádět určité funkce a úkoly. Tyto nástroje lze klasifikovat jakokritéria:

• doba platnosti (strategická nebo provozní);
• rozsah (závisí na úkolech).

Abyste jasně porozuměli tomu, jaké jsou hlavní nástroje používané při kontrole a za jakých okolností se nejlépe používají, zvažte níže uvedenou tabulku.

Rozsah použití	Toolkit	Doba platnosti
Účetnictví	Zprávy o obchodních aktivitách Zaznamenat formuláře Účetní údaje Metody analýzy vykazování	Provozní
Organizace informačních toků	Systém správy dokumentů	Strategic
Plánování	Práce s objemy objednávek Analýza bodu zlomu Analýza ABC Analýza slabých stránek firmy Analýza investičních projektů Analýza slev Analýza vzorů prodeje a spotřeby Vyhodnocení rentability zahájení výroby surovin pro výrobu vlastních produktů Odhad křivky učení Logistické metody Benchmarking Posouzení potenciálu firmy SWOT analýza Vnímací mapy Měření kvality služeb Ganttův diagram Výpočet úrovně zásob Plánování kapacit Cena Analýza vstupních bariér Plánování sítě a další	Strategic
Monitorování a kontrola	Systém včasného varování Analýza nákladů Analýza shody indikátorů (plánovaných a skutečných) Analýza mezer	Strategic

K otázce výběru nástrojů v controllingu je třeba přistupovat s extrémní opatrností. Například pro organizaci působící na oligopolním nebo monopolním trhu nemá absolutně žádný smysl používat analýzu konkurence.

Výše uvedené nástroje v controllingu financí mohou značně zjednodušit postup ekonomického rozvoje a přípravu plánovací a reportovací dokumentace.

Strategický a provozní controlling

Existují dva typy ovládání, které se liší dobou působení a také úkoly a způsoby jejich řešení.

Strategický controlling je zaměřen na realizaci dlouhodobých programů, strategií. Jeho cílem je vytvořit jasný plánovací systém, který vám umožní spolehlivě řídit společnost, což povede ke zvýšení zisku.

A. Galweiter (vědec-ekonom) ve svých spisech identifikoval osm oblastí, které by měl strategický controlling pokrývat, konkrétně:

1. Určení úplnosti plánů společnosti a také jejich formálního a finančního obsahu.
2. Kontrola nestabilitypodmínky uvnitř organizace i ve vnějším prostředí, které úzce souvisejí s realizací strategických plánů společnosti.
3. Kontrola nad přijímáním důležitých rozhodnutí a jejich implementací na základě aspektu načasování.
4. Sledování realizace plánů, zejména v obtížných nebo důležitých fázích jejich realizace.
5. Včasná reakce na nepříznivé vnější a vnitřní podmínky, které mohou organizaci způsobit finanční újmu nebo být vedlejším produktem činnosti.
6. Sledování strategické situace firmy na základě pravidelných recenzí.
7. Kontrola vymezení strategických jednotek podniku.
8. Sledování souladu s definujícími principy podniku, které byly dříve definovány.

Rozlišujeme následující úkoly tohoto typu řízení:

• definujte kvantitativní a kvalitativní cíle;
• zodpovědnost za plánování;
• vypracování systému alternativních strategií;
• určení kritických bodů ve vnitřním a vnějším prostředí pro systém alternativních strategií;
• identifikace a řízení slabých stránek organizace;
• vytvoření výsledkové listiny;
• správa odchylek a jejich ukazatelů;
• řízení motivace v instituci;
• řízení ekonomického potenciálu.

Operativní controlling v podniku se liší od strategického v tom, že je zaměřen na pomoc manažerům dosahovat výsledků v krátkodobých cílech. Je třeba poznamenat, že jeho hlavním úkolem je předcházet krizistav v organizaci a sledovat aktuální průběh plánovaných činností.

Abyste pochopili rozdíly mezi těmito dvěma druhy, zvažte níže uvedenou tabulku.

Znaky	Strategické ovládání	Operační kontrola
Orientace	Interní prostředí Externí prostředí	Ziskovost Nákladová efektivita
Úroveň ovládání	Strategické (dlouhodobé)	Taktické a operační
Cíle	Vytváření podmínek pro přežití Provádění protikrizových opatření Udržení úspěšného potenciálu	Zajištění likvidity a ziskovosti
Hlavní úkoly	Definujte kvantitativní a kvalitativní cíle Odpovědnost za plánování Vývoj systému alternativních strategií Stanovení kritických bodů ve vnitřním a vnějším prostředí pro systém alternativních strategií Identifikace a řízení slabých stránek organizace Analýza efektivnosti nákladů	Metodická pomoc při vývoji rozpočtu Hledejte slabiny pro taktické ovládání Určení sady ovladatelných indikátorů v souladu s proudemcíle Porovnání plánovaných a skutečných ukazatelů Stanovení dopadu odchylek na realizaci současných plánů Motivace

Vztah mezi operativním a strategickým controllingem

Tyto dva typy ovládání jsou navzájem nedílnou součástí. Nejdůležitějším úkolem strategického controllingu je zajistit dlouhodobou existenci konkrétního podniku a operativní - aktuální plánování a realizace určitých plánů za účelem zisku.

Vztah těchto dvou typů lze znázornit jako tato rčení:

• „dělat správnou věc“je strategické ovládání;
• „dělat správnou věc“funguje.

Můžeme tedy dojít k závěru, že operativní controlling je nedílnou součástí implementace toho strategického.

Představení a organizace služby

Pokud se vedoucí podniku rozhodl zavést systém controllingu, pak bude muset nejprve provést změny v organizační struktuře a vytvořit službu (oddělení), které musí být přímo podřízeno generálnímu řediteli nebo vedoucímu výkonný. Controllingová služba může zahrnovat následující specialisty:

• vedoucí služby;
• kontrolor-kurátor workshopů (divize/divize/oddělení);
• manažerský účetní;
• Specialista na informační systémy.

Pokud objemy výroby nebovelikost organizace je malá, pak můžete kombinovat funkce těchto oblastí a vyloučit jednu pozici.

Pro správnou organizaci práce při zavádění takového systému by měl každý specialista dostat popis práce, jehož funkčnost bude určena na základě potřeb podniku.

Každý vedoucí, zejména podniky nacházející se na postsovětských územích, si musí pamatovat, že zavedení inovativních metod řízení může způsobit kritiku ze strany zaměstnanců a v některých případech dokonce úplné odmítnutí. Před zahájením práce controllingové služby je proto nutné představit novinky a upozornit všechny zaměstnance na hlavní úkoly, cíle a hlavní funkce, které bude tato konstrukční jednotka plnit.

Za zmínku také stojí, že implementace takové služby by měla být rozfázovaná a zahrnovat přípravnou fázi, ve které se zkoumá stav podniku, poté samotnou implementaci a nakonec v případě potřeby fázi automatizace.

Závěr

Kontroling obecně odráží širokou škálu vědeckých ekonomických a manažerských disciplín – management, strategické plánování, kybernetiku, ekonomickou teorii a tak dále. Díky tomu je profesionální manažer nebo tým několika specialistů pověřený funkcí controllingu schopen řešit výrobní, ekonomické a personální otázky s přihlédnutím k různorodosti a širokému spektru problémů této činnosti. Proto přítomnost zavedeného kontrolního systému v podniku umožňuje řešení a často i předvídání problémů, což vede k včasné reakci a minimalizaci různých nákladů a vážných finančních ztrát.