Popis práce: asistent vedoucího organizace

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Velká organizace – velké práce. Ne všude bude mít šéf korporace čas ani s pomocí náměstků. Aby si manažer správně naplánoval den, na nic nezapomněl, rozdělil a řídil práci, potřebuje asistenta. Co dělá zaměstnanec na této pozici, co by měl umět a znát?

Asistent vedoucího: jeho role v organizaci

Podle logiky klasifikátoru profesí schválených na státní úrovni patří asistent manažera do kategorie manažerů, protože dohlíží na téměř všechny záležitosti v kompetenci první osoby.

Některé organizace si zároveň pozici asistenta manažera vykládají jako administrátor, manažer nebo sekretářka: první dvě pozice znamenají organizační a administrativní funkce, třetí - prezentace a podpora. Klasifikátor profesí zařazuje tyto druhy práce do různých kategorií.- specialisté, techničtí zaměstnanci, ale pouze asistent je klasifikován jako manažer.

Jak určit rozsah pracovních povinností?

Při najímání asistenta manažera nebo sekretářky by měla organizace rozhodnout o postavení, právech a povinnostech tohoto zaměstnance, protože na tom závisí požadavky na úroveň vzdělání, kvalifikaci a pracovní zkušenosti kandidáta.

• Recepční stačí úplné středoškolské vzdělání a etiketa a techniky práce s kancelářskou technikou uchazeče se učí přímo na pracovišti.
• Administrátor musí mít alespoň bakalářský titul, mít organizační schopnosti a energický charakter a mít určité pracovní zkušenosti v závislosti na požadavcích společnosti.
• Manažer jako zástupce profesionálů vyžaduje alespoň úplné vysokoškolské vzdělání, pracovní zkušenost je volitelná, ale společnost si tento standard nastavuje podle svého uvážení.
• Asistent hlavy. Z této pozice vyplývají stejné kvalifikační požadavky jako pro manažera: úplné vysokoškolské vzdělání, praxe v oboru minimálně 2 roky. Je pravděpodobné, že budou vyžadovány také zvláštní osobní vlastnosti žadatele a možná i pokročilé školení.

Proč potřebuji popis práce?

Asistent vedoucího jako úředník je povinen jednat v rámci svých funkčních práv a plně vykonávat předepsané funkce. Nicméně ani nejako vedoucí zaměstnanec je zaměstnanec povinen plnit své pracovní povinnosti svědomitě a včas.

Zakázka neobsahuje podrobné prohlášení o těchto kompetencích a ani v případě smlouvy není výčet funkcí vždy vyčerpávající. Aby se předešlo nesrovnalostem při určování pracovních podmínek zaměstnance, měl by popis práce asistenta vedoucího organizace obsahovat podrobné povinnosti, práva, která má, jakož i míru odpovědnosti za porušení pracovní smlouvy, interní pracovní předpisy, způsobení škody zaměstnavateli atd.

Osobní asistent jednatele

Popis práce asistenta je modelován podle podobného pokynu pro manažera nebo jeho zástupce, s výjimkou některých prioritních funkcí strategického plánování a řízení. Asistentovi pravděpodobně také nebude svěřeno přijímání a propouštění zaměstnanců, právo hospodařit s finančními prostředky podniku, udělování plných mocí a další kompetence, které osobně náleží vedoucímu.

Legislativa však umožňuje delegovat jakékoli funkce na zaměstnance, kterému důvěřujeme, za předpokladu, že má dostatečnou kvalifikaci, znalosti, zkušenosti a pravomoci takové záležitosti řešit. Důležité je pouze správně vydat oprávnění zaměstnance – příkazem nebo plnou mocí.

Popis práce asistenta vedoucího podniku by měl zároveň odrážet práci, kterou skutečně vykonává.

Typické sekce

Struktura pracovní náplně je pevně dána ve státních kvalifikačních adresářích a obsahuje všechny základní požadavky na zaměstnance a nuance pozice i její místo v organizační struktuře organizace.

Popis práce „Asistent manažera“by měl jako každý jiný obsahovat následující části:

1. Všeobecné podmínky. Označuje postup přijímání a propouštění, podřízenost, postup výměny zaměstnance.
2. Pracovní funkce. Jedna z nejdůležitějších částí, kterou je třeba podrobně zohlednit.
3. Práva udělená zaměstnanci.
4. Omezení odpovědnosti za porušení.
5. Kvalifikace, odborná praxe, úroveň vzdělání.
6. Co by měl zaměstnanec na této pozici vědět.
7. Vztahy mezi ním a ostatními částmi organizace.

Uvedené sekce nelze zkrátit, ale je přípustné je rozbalit a přidat potřebné položky.

Výkonný asistent Popis práce Ukázka

Schváleno:

Ředitel (název organizace)

podpis

(celé jméno)

datum schválení

Popis práce „Asistent manažera“

1. Základní podmínky

1.1. Profesionální kategorie "Lídři".

1.2. Přijato a propuštěno z práce na příkaz ředitele.

1.3. Hlášení: přímo řediteli.

2. Funkce

Asistent výkonného ředitele:

2.1. Koordinuje práci oddělení, úseků a dalších úseků podniku v souladu s pokyny, usneseními a příkazy ředitele.

2.2. Vede záznamy o termínech pro provedení kontrolních příkazů ředitele podle strukturálních divizí.

2.3. Vypracuje plán práce pro ředitele na další pracovní den a včas jej předloží vedoucímu.

2.4. Organizuje a kontroluje kancelářskou práci v podniku, kontroluje, zda je v souladu s právními požadavky.

2.5. Zajišťuje účtování a evidenci všech plných mocí vydaných ředitelem.

2.6. Řídit úředníky a kontrolovat výsledky jejich činností.

Dodatek v závislosti na potřebách konkrétní organizace a profilu pozice.

3. Schopnosti

Výkonný asistent má právo:

3.1. Seznamte se s rozhodnutími podniku.

3.2. Účastněte se schůzek vedení.

Dodatek v závislosti na potřebách konkrétní organizace a profilu pozice.

4. Zodpovědnost

Odpovědný asistent supervizora:

4.1. Za neplnění nebo nesprávné plnění svých povinností dle tohoto pokynu, příkazů a příkazů ředitele platí platná legislativa upravující činnost podniku.

4.2. Za nedostatečnou kontrolu činnosti podřízených zaměstnanců.

4.3. Pro zveřejnění informací s omezeným přístupem.

Dodatek podlena potřebách konkrétní organizace a profilu pozice.

5. Kvalifikace

Asistent manažera musí mít úplné vysokoškolské vzdělání, profilovou pracovní praxi minimálně 2 roky.

6. Musíš vědět

Současná legislativa, Charta, Kolektivní smlouva (uvádí, jaké zákony a normy by měl zaměstnanec znát).

7. Interakce

Uvádí, s kým a na jakých záležitostech asistent manažera spolupracuje.

Souhlasím:

Vedoucí lidských zdrojů

Podpis

(celé jméno)

Právní poradce

Podpis

(celé jméno)

Seznámení:

podpis

(celé jméno)

Specifické kompetence asistenta projektového manažera

Předpokládá se, že projektové řízení je dočasná pozice a asistent přebírá určité povinnosti až do dokončení projektu. Jeho funkční odpovědnosti budou záviset na specifikách a tématu projektu a také na potřebách konkrétní organizace.

Popis práce asistenta projektového manažera pro funkce bude více specializovaný, ale s administrativním a organizačním zabarvením. Typické odpovědnosti pro tuto pozici lze nalézt v Příručce kvalifikací a poté je upravit podle situace.

Liší se povinnosti asistenta generálního ředitele?

Povinnosti asistentaGenerální ředitel a zástupce ředitele pro obecné záležitosti se budou lišit. Ve druhém případě budou samozřejmě pravomoci zaměřeny úžeji, protože vedoucí obecných záležitostí není odpovědný za všechny činnosti organizace, ale pouze za samostatný sektor.

Popis práce asistenta manažera pro obecné záležitosti je sestaven na základě funkcí šéfa, kterému je „pomáháno“. V souladu s tím bude základem rozsah jeho odpovědnosti a funkcí.

Popis práce "Asistent manažer" je v tomto případě vhodný jako základ, můžete na něm stavět při vývoji nových dokumentů pro související pozice.