Náhrada za použití osobního automobilu: postup výpočtu a vlastnosti

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Mnoho zaměstnanců používá při plnění svých povinností vlastní automobil. Přepravují zboží nebo jednatele firem, setkávají se s dodavateli nebo vykonávají jiné důležité činnosti. Požadují proto po řediteli převedení náhrady za použití osobního automobilu. Jeho velikost se může v různých situacích výrazně lišit, protože se berou v úvahu vlastnosti stroje, činnosti prováděné zaměstnancem a normy stanovené zákonem.

Jaké výdaje jsou hrazeny?

Výše kompenzace za použití osobního automobilu závisí na různých faktorech. Vedoucí mnoha společností najímají pouze specialisty, kteří mají vlastní stroje, což jim umožňuje zvládat mnoho pracovních povinností.

Na základě čl. Zaměstnanec může podle § 188 zákoníku práce požadovat po vedení společnosti převedení náhrady za použití osobního automobilu. K tomu musí prokázat, že musel vynaložit jistévýdaje. Následující prostředky platí vedoucí firmy:

• náhrada za znehodnocení majetku při jeho používání k pracovním účelům;
• Skutečné náklady spojené s provozem automobilu, představované náklady na benzín, opravy nebo údržbu.

Výši kompenzace by měli oba účastníci pracovního poměru předem projednat a také písemně stanovit. Obvykle se postup provádí v procesu uzavírání pracovní smlouvy. Je povoleno zapsat tyto informace do dodatečné smlouvy ke stávající pracovní smlouvě.

Jaké informace jsou zahrnuty ve smlouvě?

Při přidělování náhrady zaměstnanci za používání osobního vozu se zohledňuje řada parametrů vozu. Veškeré informace týkající se stanovení náhrady jsou uvedeny v pracovní smlouvě. Patří mezi ně:

• přesné parametry vozu patřícího zaměstnanci společnosti;
• postup pro provozování automobilu pro pracovní účely;
• důvody pro vlastnictví automobilu, protože zaměstnanec může být nejen jeho vlastníkem, ale také správcem a také nájemcem;
• období, během kterého budou pracovní povinnosti prováděny s pomocí vozidla;
• přesná výše kompenzace;
• další náklady spojené s provozem stroje;
• dokumenty, které musí zaměstnanec připravit, aby mohl potvrdit své výdaje za auto;
• objednávka, na základě které musípřevod prostředků;
• časové rámce, během kterých je vyplácena náhrada pracovníkovi.

Pokud je porušena alespoň jedna klauzule smlouvy, zaměstnanec může odmítnout používat svůj vůz pro pracovní účely.

Jaké náklady jsou hrazeny?

Kompenzace pracovníka osobního vozidla je navržena tak, aby pokryla následující náklady:

• údržba;
• platba za benzín;
• být na placeném parkovišti po celý pracovní den;
• mytí auta;
• další náklady spojené s provozem stroje pro obchodní účely.

Při výpočtu této platby se bere v úvahu, jak rychle se vůz opotřebovává, kolik peněz je vynaloženo na tankování a také jaké jsou náklady na plánovanou údržbu. Zaměstnavatel má právo požadovat po zaměstnanci předání různých šeků nebo účtenek potvrzujících určité výdaje.

Jaké dokumenty jsou vyžadovány?

Výplata náhrady za použití osobního automobilu je přidělena pouze po předání úředních dokumentů potvrzujících určité výdaje zaměstnavateli. Tyto dokumenty zahrnují:

• nákladní listy, které potvrzují, že konkrétní stroj byl skutečně použit k řešení pracovních problémů konkrétní společnosti, a forma tohoto dokumentu je vypracována každou organizací samostatně;
• pokladní doklady vystavené na čerpacích stanicích nebo čerpacích stanicích;
• zprávy sestavené zaměstnancem organizace;
• deník, který zaznamenává všechny pohyby zaměstnance v jeho autě za účelem vyřešení pracovních problémů.

Pokud existuje objednávka, je přidělena náhrada za použití osobního automobilu. Ukázku tohoto dokumentu si můžete prohlédnout níže.

Zdanění plateb

Výdaje podniků související s údržbou služebních vozidel slouží ke snížení základu daně při stanovení daně z příjmu. To je však možné pouze tehdy, pokud existují oficiální dokumenty potvrzující takové náklady. Zároveň je důležité, aby stroj skutečně sloužil k řešení pracovních problémů.

Toto bere v úvahu následující nuance:

• na náhradu za použití osobního automobilu se neúčtuje žádná daň z příjmu a pojistné se nepřevádí;
• částka této platby by neměla překročit zákonem stanovenou sazbu;
• pokud kompenzace převyšuje normu, nelze přebytek použít ke snížení základu daně pro daň z příjmu.

Tato platba je přidělena pouze během období, kdy zaměstnanec podniku přímo plní své pracovní povinnosti. Pokud je na nemocenské nebo na dovolené, nelze náklady na náhradu za použití osobního automobilu zaměstnancem snížit základ daně o daň z příjmu.

Jak se přihlásit?

Zaměstnavatelé, kteří zaměstnávají zaměstnance, kteří mají vlastní vozidla, by měli vědět, jak na to kompetentněkompenzovat je za používání auta. K tomu je kompetentně připravena příslušná dokumentace. Postup přidělování kompenzace zahrnuje následující kroky:

• při přijímání občana je nutné, aby informace o nutnosti převodu náhrady byla součástí pracovní smlouvy, protože nový zaměstnanec bude k plnění úkolů vedoucího používat svůj automobil;
• vlastnická dokumentace k vozidlu se převádí na zaměstnavatele a to zahrnuje nejen osvědčení o registraci, ale i titul, a pokud je občan správcem, tak kopii plné moci na zákl. z nichž auto používá, je navíc převedeno;
• dále jsou stanoveny všechny podmínky spolupráce, které by měly být výhodné pro oba účastníky pracovního poměru;
• pokud si dlouholetý zaměstnanec koupí auto, které začne používat pro služební účely, je uzavřena dodatečná dohoda ke stávající pracovní smlouvě;
• pokud je vůz převeden pro použití jinými úředníky společnosti, je sepsán akt o převzetí a převodu vozu;
• Měsíčně nebo týdně vypracuje zaměstnanec společnosti zprávu, která uvádí veškeré výdaje za auto používané k pracovním účelům;
• k této zprávě je připojeno množství platebních dokumentů potvrzujících výdaje a předložených různými šeky, fakturami nebo jinými podobnými doklady.

Vůz může řídit přímý vlastník nebo jinízaměstnanci společnosti jmenovaní odpovědnými osobami na příkaz zaměstnavatele.

Vydání příkazu vedoucím

Náhrada za použití osobního automobilu se vyplácí pouze v případě, že jsou správně vyplněny potřebné dokumenty. Patří sem i vystavení příkazu ředitelem společnosti, na základě kterého je provedena platba majiteli vozidla.

Namísto trvalého vydávání příkazů je povoleno stanovit potřebu načítání kompenzačních plateb v místních interních aktech společnosti.

Objednávkový formulář si může vypracovat každá společnost samostatně. Tento dokument obsahuje následující informace:

• název společnosti, kde majitel vozu pracuje;
• jeho pozice a celé jméno;
• název a parametry vozidla použitého k provozu;
• podmínky, za kterých se vyplácí náhrada, může to být například pevná částka převedená zaměstnanci na konci každého měsíce a může být také vypočtena na základě platebních dokladů předložených zaměstnancem zaměstnavatel.

Podkladem pro vystavení objednávky je pracovní smlouva nebo dodatková dohoda. Tyto dokumenty musí obsahovat informaci, že konkrétní zaměstnanec používá při plnění pracovních povinností vlastní automobil.

Jaké předpisy platí?

Kompenzační sazby za použití osobního automobilu musí vedení společnosti zohlednit, protožezávisí na tom, zda je možné snížit základ daně pro daň z příjmů o výdaje spojené s převodem náhrad na majitele nemovitosti, zastoupeného zaměstnancem společnosti. Tyto normy jsou stanoveny na státní úrovni. Patří mezi ně:

• pokud je použit osobní automobil, jehož objem motoru nepřesahuje 2 tisíce metrů krychlových. vidíte, pak je sazba platby 1, 2 tisíce rublů;
• pokud objem motoru přesáhne 2 tisíce metrů krychlových. vidíte, pak je norma 1,5 tisíc rublů;
• pokud je pronajatý motocykl, je poplatek za něj v rámci normy 600 rublů.

Použití nákladních vozidel není regulováno žádným zákonem, protože takové náklady jsou zahrnuty do jiné kategorie firemních nákladů.

Mohu si půjčit auto?

Náhrada za použití osobního automobilu nepodléhá dani z příjmu fyzických osob, ale ke snížení daně z příjmu se používá pouze v případě, že její výše nepřesahuje normy stanovené zákonem. Často je však nutné převést na majitele vozu částku, která tuto sazbu převyšuje. Aby se předešlo nutnosti platit značnou daň, může se vedoucí společnosti rozhodnout sepsat se zaměstnancem nájemní smlouvu.

Při generování tohoto dokumentu je zohledněno, zda bude auto s posádkou zapůjčeno či nikoliv. Kromě toho tato smlouva obsahuje informace o tom, jak bude stroj servisován.

Taková dohoda je sepsána pouze vpísemně, ale nevyžaduje notářské ověření ani státní registraci. Předmětem smlouvy je skutečný vůz, proto se do textu zapisují informace o jeho registračních značkách a přepisují se údaje z titulu a osvědčení o registraci.

Pokud zaměstnanec společnosti používá automobil na základě plné moci, pak při sepisování nájemní smlouvy budete muset zapojit přímého vlastníka nemovitosti. Pokud je vůz pronajat bez posádky, je k němu dodatečně připojena platná politika OSAGO.

Nuance používání úvěrového mechanismu

Vzhledem k tomu, že se z náhrad za používání osobního automobilu neplatí daň z příjmu fyzických osob a další daně, zaměstnanec často souhlasí s konkrétním způsobem registrace, který spočívá v tom, že vůz je převeden pomocí mechanismu půjčky na zaměstnavatel. K tomu se berou v úvahu následující nuance:

• proces použití úvěrového mechanismu zahrnuje zohlednění požadavků čl. 689 GK;
• za takových podmínek je vůz převeden do užívání společnosti, takže nejen majitel, ale i další zaměstnanci společnosti mohou působit jako řidič;
• je to společnost, která je povinna se zabývat údržbou vozidla, jeho opravou, účtováním benzínu a dalšími významnými problémy, což výrazně zjednodušuje proces výpočtu daně z příjmu fyzických osob a daní organizace;
• ve smlouvě je povoleno uvést, že vůz bude používat výhradně přímý vlastník;
• Výhody použití úvěrového mechanismu zahrnují zjednodušení procesustanovení nákladů společnosti na údržbu a používání vozu;
• nezbytně je společnost kupujícím zásad OSAGO;
• není nutné převádět na zaměstnance žádnou další odměnu, která má omezenou výši;
• pokud je stroj předán k ovládání stroje jinému zaměstnanci společnosti, bude muset vedení společnosti vypracovat další personální dokumenty.

Účetní musí kompetentně vstoupit do programu 1C kompenzace za použití osobního automobilu. Zda může společnost počítat se snížením základu daně o daň z příjmů, záleží na správnosti účetnictví.

Nuance při sepisování smlouvy GPC

Další možností využití osobního zaměstnance automobilu pro účely společnosti je sepsání smlouvy GPC mezi vedením společnosti a přímým vlastníkem vozu. Tato dohoda je alternativou k pracovní smlouvě.

Podle takové dohody je zaměstnancem dodavatel a společnost je zákazníkem. Takovou spolupráci neupravují ustanovení zákoníku práce.

Mohu zpochybnit kompenzaci?

Výpočet náhrady za použití osobního automobilu by měl vycházet z dokumentace předložené zaměstnancem účetnímu oddělení společnosti. Často však i zkušení odborníci dělají chyby, které obvykle odhalí daňoví inspektoři v procesu kontroly organizace.

Nejčastěji zpochybňovaná částka platby zaměstnanci Federální daňové služby. Může to mít několik důvodů:

• absence platebních dokumentů předložených šeky, fakturami, objednávkami nebo jinými doklady;
• postup pro používání vozu vlastněného zaměstnancem společnosti pro organizační účely je nesprávně sestaven;
• Chybí různé důležité dokumenty k vozu předložené STS nebo PTS.

Výzva se provádí u soudu. Často je důvodem i to, že vůz převádí občan, který jej může užívat na základě obyčejné, nikoli obecné plné moci, tudíž nemá právo převést vůz do užívání třetí osobě. večírky.

Pravidla pro vyplácení náhrad za použití služebního vozidla pro osobní účely

Další situace je, když zaměstnanec obdrží auto od zaměstnavatele. Používá se k řešení důležitých problémů, ale často jej zaměstnanec potřebuje použít pro osobní účely. To vyvolává otázku, jak takové vztahy formalizovat. Proto k tomu lze použít následující možnosti:

• ústní dohoda mezi vedoucím a zaměstnancem společnosti;
• sepsání nájemní smlouvy se zaměstnancem společnosti;
• management vydává příkaz k převodu vozu na zaměstnance.

Při výpočtu nákladů společnosti se berou v úvahu informace z cestovních listů a ukazatelů ujetých kilometrů. V tomto případě můžete určit ujeté kilometry během pracovní doby. Pokud bylo provozováno používání služebního vozidla pro osobní účely, odškodnění nesmíplacené vedoucímu společnosti zaměstnancem.

Závěr

Mnoho společností najímá pouze zaměstnance, kteří mají osobní auto, které pak slouží k řešení pracovních záležitostí. V tomto případě může majitel vozu očekávat určitou kompenzaci a její výše závisí na skutečných výdajích, kterým musí čelit při řešení pracovních úkolů osobním automobilem.

Výše kompenzace by neměla překročit zákonem stanovené normy, jinak tyto výdaje nemůže společnost použít ke snížení základu daně o daň z příjmu. Účetní často porušují pravidla pro výpočet této platby, což vede k napadení odškodnění daňovými inspektory u soudu.