Popis práce vedoucího kanceláře se sekretářskými funkcemi: vlastnosti a požadavky

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

I při malém počtu zaměstnanců, který zahrnuje pouze šéfa společnosti a jeho zaměstnance, je zapotřebí odpovědného zaměstnance, který by byl organizační silou schopnou řídit a kontrolovat pracovní proces – to je myšlenka, která určuje text popisu práce vedoucího kanceláře.

Tato pozice vyžaduje, aby uchazeč měl řadu specifických dovedností a příslušné vzdělání a také schopnost komunikovat s lidmi. Seznam požadavků však není omezen na toto.

Popis práce

Uchazeč se již ve fázi ucházení se o pozici může seznámit s normativním aktem upravujícím jeho práva, povinnosti a odpovědnosti ve společnosti. Takový dokument se nazývá popis práce. Skládá se z pěti hlavních částí:

1. Obecná ustanovení. Obsahují všechny organizační informace: název podniku, zastávanou pozici a strukturální jednotku, ke které patří. Dále uvádí podřízenost, postup při obsazování místa a odvolávání a také požadavky na vzdělání akvalifikace.
2. Odpovědnosti. Tato část obsahuje seznam povinností zaměstnance a také způsoby, jak je implementovat.
3. Práva zaměstnance, tedy všechny další příležitosti, které přispívají k efektivnímu plnění povinností.
4. Odpovědnost. V souladu s touto sekcí vedení rozhoduje o hodnocení výkonu, povýšení nebo penalizaci.
5. Vztahy. Tato část upravuje veškerou komunikaci s externími a interními divizemi, kterou zaměstnanec může mít v průběhu výkonu svých funkcí.

Zásady tvorby popisu práce

Normativním základem pro přípravu takových dokumentů je Kvalifikační adresář pro pozice manažerů, specialistů a ostatních zaměstnanců (1998). Při jeho vývoji byla věnována značná pozornost popisu pozice a podmínek pro zaměstnance k plnění jeho povinností. Specifika práce jsou zahrnuta v názvu dokumentu, například „Popis práce sekretářky“(vedoucí kanceláře nebo hlavní účetní).

Pokud navíc existují dvě pozice se stejným názvem, ale s různými úkoly, měly by být připraveny různé dokumenty, aby tyto rozdíly odrážely. Popisy práce vedoucího kanceláře personalisty mají určité odlišnosti od stejného předpisu pro sekretářku.

Požadavky na vedoucího kanceláře

Kandidát na pozici tak či onak bude muset řídit lidi. Může to být jen pár lidí v malé společnosti nebo celý administrativní personál ve velkém podniku. Přirozeně,žadatel musí být sebevědomým uživatelem PC a musí být schopen pracovat s dalším kancelářským zařízením (skener, tiskárna nebo fax). Kancelář je často zástupcem společnosti, takže dobrý projev a schopnost psát obchodní dopisy jsou předpokladem. Firmy velmi často požadují, aby po takových zaměstnancích znali základy kancelářské práce a pracovní právo. Znalost alespoň jednoho cizího jazyka je stále žádoucí dovedností, ale při přihlašování do velkého podniku je to již jeden z povinných požadavků.

V některých případech musí vedoucí kanceláře spojit své povinnosti s funkcemi ostatních zaměstnanců. To vede ke zvýšení požadovaných dovedností. Vedoucí kanceláře s funkcemi účetního tedy musí mít odpovídající vzdělání a vlastní speciální programy.

Hlavní odpovědnosti

Typický popis práce vedoucího kanceláře se sekretářskými funkcemi zahrnuje následující položky:

• zpracování pošty, příchozí i odchozí; jejich redistribuce v rámci společnosti;
• kontrola načasování plnění závazků vyplývajících ze smluv a dohod;
• odchozí a příchozí hovory;
• práce s klienty a zástupci partnerských společností;
• monitorování dostupnosti potřebných psacích potřeb;
• udržování kancelářského vybavení v provozuschopném stavu a přivolání specialistů v případě poruchy;
• rozdělení času v rámci pracovního plánu (v některýchpřípady a pro vůdce);
• organizace nezbytných akcí (schůzky, konference, služební cesty, firemní večírky);
• minuty ze schůzek;
• aktualizace a přidávání nového obsahu na firemní web.

Tento seznam obsahuje pouze základní požadavky. Další položky lze doplnit dle specifik uzavírané pracovní smlouvy. Náplň práce vedoucího kanceláře s funkcemi personalisty např. nařizuje zaměstnanci včas vést a poskytovat veškerou reportingovou dokumentaci nebo nahradit vedoucího personálního oddělení v případě jeho nepřítomnosti.

Další odpovědnosti

Popis práce vedoucího kanceláře kromě základních funkcí obsahuje seznam různých povinností, které se mohou lišit v závislosti na aktivitách společnosti. Manažerovi kanceláře může být nařízeno spolupracovat se správními úřady, tj. získat povolení k podnikání, otevření pobočky společnosti nebo dceřiné společnosti atd.

Jedním z nejzodpovědnějších úkolů je samotné řízení společnosti v nepřítomnosti jejího ředitele. To je samozřejmě možné pouze v případě, že se zaměstnanec etabloval jako odpovědná a spolehlivá osoba, na kterou je spolehnutí. Popis práce office managera navíc často obsahuje doložku o nutnosti vystavení generální plné moci. Takový dokument můževyžadováno například pro příjem pošty vysoké důležitosti.

Neformální požadavky

Velké společnosti obvykle umožňují kandidátům na tuto pozici, aby se předem seznámili se vzorovým popisem práce vedoucího kanceláře, aby si byli plně vědomi seznamu požadavků a povinností.

Ale i s takovými pravomocemi musí žadatel pochopit, že zůstává jedním z mnoha zaměstnanců podniku. V tomto ohledu by se nemělo zapomínat na to, co není uvedeno v popisu práce. Vedoucí kanceláře s funkcemi sekretářky musí být člověk citlivý na čas, aby jej mohl distribuovat podle potřeby.

Úkoly pracovního postupu

Nejdůležitějším požadavkem na jeho práci je efektivita, proto je člověk na takové pozici povinen hospodárně utrácet kancelářské materiály, kontrolovat množství spotřebované elektřiny.

Za ostatní zaměstnance společnosti odpovídá vedoucí kanceláře téměř na stejné úrovni jako vedoucí. Z tohoto důvodu musí zajistit, aby pracovní podmínky odpovídaly přijatým hygienickým normám a bezpečnostním pravidlům. Konečně při plnění svých přímých povinností získá vedoucí kanceláře přístup k tajné dokumentaci, takže jedním z požadavků je podepsání smlouvy o nezveřejňování obchodních tajemství či jakýchkoli jiných informací, které by mohly poškodit pozici společnosti na trhu.

Správná kancelář-manažer

Samozřejmě, že plnění takového počtu povinností umožňuje zaměstnanci požívat zvláštních práv. Jsou také uvedeny v popisu práce vedoucího kanceláře. Podstata některých z nich, jako je například možnost přístupu k důvěrným informacím, přímo vyplývá z potřeby plnit jejich pracovní povinnosti. Jiné jsou spojeny s mocenskými privilegii. Manažer kanceláře má tedy právo požadovat od ostatních zaměstnanců, aby opravili chyby, kterých se dopustili z nedbalosti ve výrobních dokumentech, nastavili pro ně míru podpory nebo uvalili sankce na ty nedbalé.

Kancelář je často spojovacím článkem mezi zaměstnanci a vedoucími pracovníky. Tato pozice mu umožňuje usilovat o lepší pracovní podmínky a prezentovat kolektivní přání pro zlepšení kvality práce jak jednoho oddělení, tak celého podniku.

Funkce popisu práce vedoucího kanceláře obchodního oddělení

Kancelářští manažeři jsou již dlouho nepostradatelní ve velkých i malých společnostech, takže k obsazení takového volného místa potřebují určité speciální dovednosti. Častým případem je, když v jednom podniku se speciálními funkcemi pracuje více office manažerů, nad nimiž je senior. Jejich popisy práce jsou v podstatě stejné, ale liší se v další sadě funkcí.

Pokud tedy manažer kanceláře pracuje v obchodním oddělení, jeho popis práce může obsahovat položky jako:

• hledat nové prodejny;
• sledování změn ve struktuře poptávky;
• příprava reportovacích dokumentů o dokonalém prodeji;
• přímá spolupráce s klientem při přijímání objednávek a jejich následném zpracování;
• pracujte na informování zákazníků o případných změnách v sortimentu zboží a přepočítávání cen;
• organizovat nezbytné schůzky;
• podepisování smluv na dodávku zboží.

Další požadavky mohou souviset se specifiky zboží nabízeného společností. Pokud se společnost zabývá prodejem a nákupem nemovitostí, pak povinnosti vedoucího kanceláře mohou zahrnovat přípravu informačních brožur a zpracování konkrétních dokumentů.

Odpovědnost vedoucího kanceláře

V případě neplnění svých povinností, při spáchání přestupků, včetně prozrazení obchodního tajemství, nebo jiného jednání poškozujícího image společnosti, odpovídá vedoucí kanceláře v souladu s normami správního, obč. a trestních zákoníků. Pokud byla organizaci způsobena materiální škoda, pak je trest uložen v souladu s ustanoveními zákoníku práce.