Matice RACI jako nástroj řízení odpovědnosti. RACI: přepis

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Jednou z nejčastějších příčin neúspěšných projektů je nesprávné rozdělení funkcí mezi členy týmu. Určitě jste se s tím už setkali: při sebemenších potížích začnou účastníci hledat viníka a místo řešení problému na sebe házet odpovědnost. A právě proto, aby se takovým situacím předešlo, byla vynalezena matice RACI – jednoduchý a účinný nástroj pro plánování lidských zdrojů.

"Pod mikroskopem": 4 klíčové role v každém projektu

Rozdělení úkolů je jednou z hlavních povinností manažera. V praxi ale většinou vše vypadá jinak: manažer jednoduše jmenuje členy týmu s očekáváním, že o tom, kdo má co dělat, rozhodnou sami specialisté. Co se ale stane, když se nedodrží termíny nebo se uvolní nekvalitní produkt? "Tohle nedělám", "neřekli mi"… A žádná užitečná akce.

Dobře navržená matice odpovědnosti RACI řeší mnoho problémů. Podle této metodiky, bez ohledu na složitost a rozsah práce, člen týmu jakéhokoli projektu vykonává jednu ze čtyř rolí.

R - Zodpovědný

Přeložil Zodpovědnýznamená "umělec". Jedná se o zaměstnance, který je přímo odpovědný za realizaci konkrétní oblasti práce. Zároveň ve většině případů nevybírá řešení a reportuje projektovému manažerovi.

Do této role jsou jmenováni kompetentní pracovníci a specialisté – lidé, kteří vědí, jak na to. V RACI plní umělci následující funkce:

• určete, co konkrétně je potřeba udělat pro realizaci projektu a jak dlouho to bude trvat (v rámci podmínek stanovených „shora“);
• udělejte si seznam potřebných zdrojů;
• podílet se na koordinaci a schvalování technické dokumentace;
• analyzovat postup projektu a průběžné výsledky;
• poskytovat zprávy o postupu manažerovi.

V týmu může být několik takových lidí. Tuto roli lze navíc kombinovat s dalšími. Nejběžnější kombinace je Accountable + Resbonsible (přeloženo jako "zodpovědný + vykonavatel").

A – Odpovědný

"Odpovědný" nebo "odpovědný" je hlavní projektový manažer. Je to on, kdo odpovídá za to, že úkoly budou splněny včas, v požadované kvalitě a v rámci přiděleného rozpočtu. Také A:

• vybírá vykonavatele a tým projektového řízení;
• přiděluje úkoly všem účastníkům;
• kontroluje postup práce;
• distribuuje zdroje mezi účinkující;
• uchovává záznamy o využití zdrojů ataké zdůvodní kurátorovi potřebu přidělit další finanční prostředky;
• zvažuje nápady a návrhy od ostatních členů týmu a může je schválit nebo odmítnout.

Projektový manažer obvykle funguje jako „spojka“mezi zákazníkem nebo vyšším vedením a týmem.

C – konzultováno

Třetí role v matici RACI je „konzultant“(někdy také označovaný jako „zprostředkovatel“). Spolu s manažerem se podílí na řízení projektů, ale primárně se zabývá strategickými otázkami:

• schvaluje jakékoli změny v rozsahu a načasování prací;
• přiděluje zdroje potřebné k realizaci projektu;
• v případě potřeby se dohodněte se zákazníkem na nutnosti navýšení rozpočtu;
• přijímá zprávy o postupu od manažera;
• dělá rozhodnutí v jakýchkoli nepředvídaných situacích, v případě kritických změn, které mohou ovlivnit načasování a náklady projektu.

Role konzultantů je obvykle přidělena vyšším manažerům. Jsou to oni, kdo určují globální cíle a pak jmenují projektového manažera, který již rozděluje úkoly mezi členy týmu.

I – informováni

Kromě uvedených rolí je v matici RACI uveden „informovaný“(„pozorovatel“). Vykonává funkce správce a podílí se především na organizaci správy dokumentů. Pozorovatel se však hlásí vedoucímu projektu, na rozdíl odostatní účastníci, nenese odpovědnost za její výsledky. Místo toho on:

• shromažďuje a organizuje všechny informace o projektu, zdrojích a plánech;
• pořizuje zápisy ze schůzek;
• přijímá dokumentaci od účastníků projektu, aby ji poté přenesl do příslušných struktur;
• monitoruje termíny pro odevzdání a správnost vyplňování zpráv.

Všimněte si, že komunikace s pozorovatelem je převážně jednosměrná. Jeho hlavní funkcí je zbavit manažera nutnosti ztrácet čas byrokratickými procedurami a „odlehčit“mu.

Učíme se vytvořit matici RACI pomocí příkladu

Promluvme si o praktické stránce problému. Jak sestavit schéma rozdělení pravomocí a odpovědností?

1. Kompilace do seznamu úkolů

Nejprve si musíte zapsat vše, co je potřeba udělat. Míra podrobnosti závisí na konkrétním projektu. Někdy je pro usnadnění kontroly a řízení vyvinuto několik matric. Nejprve uveďte hlavní bloky práce a poté každý rozdělte na samostatné funkce a úkoly. Seznam prací je uveden v tabulce svisle.

Kroky
Smluvní podmínky
Prototyp
Design
Kód programu
Zkušební protokol
Webová prezentace

2. Výběr členů týmu

Zde musíte odpovědět na otázku: "Kdo se bude podílet na tomto projektu?". Horizontálně je nutné uvést všechny zaměstnance a/nebo oddělení, která se podílejí na implementaci ve všech fázích – od plánování až po prezentaci výsledků a předložení zprávy.

Kroky	Analytik	Designer	Sys. architekt	Vývojář	Tester	Sys. admin	Projektový manažer
Smluvní podmínky
Prototyp
Design
Kód programu
Zkušební protokol
Webová prezentace

3. Vyplňování tabulky

Popak můžete začít distribuovat funkce. Chcete-li to provést, musíte jasně rozumět každé fázi práce a tomu, jak funguje práce v týmech.

Vezměme si náš příklad jako základ a zastavme se ve fázi „Design“. V tomto případě R - performer - pouze jeden. V procesu práce se zaměřuje na předem připravený prototyp webu. Proto systémový architekt, který jej vyvinul, v této fázi vystupuje jako konzultant C. Svá přání může vyjádřit i analytik a vývojář. Hotový návrh je schválen projektovým manažerem (A). Testeři a správce systému ale v této fázi nedělají žádná rozhodnutí, pouze dostávají informace o tom, jak práce probíhá, a proto je jim přidělena role informovaných - I.

Kroky	Analytik	Designer	Sys. architekt	Vývojář	Tester	Sys. admin	Projektový manažer
Smluvní podmínky	R	I	C	C	I	C	A
Prototyp	C	I	R	C	I	I	A
Design	C	R	C	C	I	I	A
Kód programu	C	I	C	AR	I	I	I
Zkušební protokol	C	C	C	C	AR	I	I
Webová prezentace	C	I	C	C	I	AR	I

Varianty modelu

Ve většině případů si vystačíte se standardní maticí. Při práci na složitějších projektech je však někdy potřeba dalších rolí. Proto se v posledních letech objevily 2 rozšířené verze diagramu odpovědnosti.

RACI-VS

Zde jsou ke standardním rolím přidány další dvě role:

• Ověřuje (V) - zaměstnanec nebo speciální tým, který kontroluje, zda výsledek realizace konkrétního úkolu splňuje schválená kritéria.
• Sign off (S) koordinuje dodávku projektu se zákazníkem, provádí prezentaci a poskytuje zprávy. Obvykle tuto funkci vykonává Zodpovědný, ale RACI-VS si na to najímá samostatného specialistu.

Se zvýšenou kontrolou a užším kontaktem s klientem je tento model ideální pro technicky složité nebo rozsáhlé projekty, které zahrnují desítky (nebo dokonce stovky) lidí.

RASCI

V této variantě se v matici objevuje jedna nová role - Supportive (S). Jeho hlavní funkcí je poskytnout projektu další zdroje, tedy podporu pro manažera a umělce.

Dokonalá rovnováha rolí

Matice RACI je sestavena nejen proto, abychom věděli, koho „potlačit“v případě jakýchkoli problémů. Dokonce i ve fázi plánování, pomocí této tabulky, můžete vidětslabé stránky v organizaci pracovního postupu.

Vertikální analýza vám umožňuje vidět odpovědnosti a pravomoci každého z účastníků projektu, abyste mohli objektivně posoudit úroveň pracovní zátěže:

• hodně R – s největší pravděpodobností se člověk bude muset roztrhat mezi několika úkoly, což negativně ovlivní rychlost a výsledky práce;
• hodně A – zaměstnanec každému „jde do krku“; doporučuje se rozdělit odpovědnost rovnoměrněji;
• žádné buňky R a A – důvod přemýšlet o vhodnosti této pozice jako takové (ve skutečnosti platíte specialistu, který nic nedělá);
• žádné prázdné buňky – opět problém přetížení, ne každý je schopen vykonávat tolik úkolů současně.

Horizontální analýza zase prokazuje kvalitu organizace práce v každé fázi. I zde často nastávají problémy:

• hodně R – možná dochází ke zdvojení funkcí a jeden z členů týmu dělá zbytečnou práci;
• hodně A – dochází k „rozostření“odpovědnosti a zmatku při doručování projektů;
• hodně C – diskuse výrazně zpomalují pracovní tok (musíte počkat, až všichni udělají své úpravy a komentáře, najdou kompromisy atd.);
• ne I – může to být signál, že na jednom úkolu pracuje příliš mnoho účinkujících, což také zpomaluje projekt.

S RACI může manažer rychle identifikovat přepracované nebo nedostatečně zaměstnané pracovníky, zbytečná pracovní místa a oblasti práce, za které nikdo nenese odpovědnost. Dobře navržená matice může výrazně zlepšit kvalitu organizace a kontroly nad realizací projektů a také snížit počet konfliktů mezi účinkujícími („Tohle vůbec nedělám…“, „Měl to udělat toto …“, atd.).

Užitečné tipy

Je třeba mít na paměti několik důležitých věcí, aby matice RACI mohla plnit své funkce a zajišťovat efektivní obchodní kontinuitu ve společnosti.

1. Při vyplňování tabulky zvažte kvalifikaci zaměstnanců. Účetní by tedy neměl být jmenován konzultantem (C) ve fázi rozvržení webu, přinejmenším proto, že této oblasti nerozumí.
2. Na každou položku musí být pouze jeden odpovědný (A). Pokud je jich více, uveďte podmínky. Například A1 je zodpovědný za testování desktopové verze webu a A2 je zodpovědný za testování mobilní verze.
3. Jakýkoli úkol musí mít Zodpovědný a odpovědný (v překladu - "Odpovědný" a "Vykonavatel").
4. Snažte se formulovat každý úkol co nejkonkrétněji. Používejte slovesa - "publikovat", "připravit", "zapsat", "zkontrolovat", "aktualizovat" atd. Je vhodné okamžitě uvést potřebné výsledky - nejen "Zkontrolujte rychlost načítání stránek", ale "Ujistěte se, že rychlost načítání webu není delší než 0,8 s."
5. Akce by se neměly vztahovat na konkrétního zaměstnance, ale na pozici jako celek.
6. Matriku RACI je lepší sestavit v týmu na základě analýzyskutečné pracovní situace. Je důležité, aby si každý účastník byl vědom své role a úkolů, kterým čelí.