Jak vypracovat předběžnou zprávu? Vzor a pravidla

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Výkaz výdajů je primární dokument v účetním pracovním postupu. Jeho hlavním účelem je potvrdit částku vynaloženou odpovědnou osobou.

Dvoustranný jednotný formulář č. AO-1 – jeden formulář pro každou právnickou osobu jakékoli formy vlastnictví. Jedinou výjimkou jsou státní zaměstnanci, kteří od roku 2002 používají speciální formulář „0504049“.

Za výkaz výdajů je odpovědný každý zaměstnanec, který obdrží finanční prostředky na služební cestu nebo nákup jakéhokoli materiálu nebo produktu (jako jsou kancelářské potřeby nebo jídlo).

Přehled výdajů cestovatele

Jak správně vypracovat předběžnou zprávu, pokud byl zaměstnanec vyslán organizací provést nějaký úkol do jiného města?

Služební cesta je cesta zaměstnance za účelem plnění pracovních povinností mimo sídlo společnosti. Nikdy se neobejde bez výdajů, které jsou předmětem náhrady zaměstnanci v souladu s aktuálnímlegislativa.

Cestovní náklady zahrnují:

• Zpáteční, ale pouze pokud má pracovník jízdenky.
• Pronájemní bydlení (vyžadují se šeky nebo účtenky).
• Dodatečné výdaje zahrnuté v dietách.
• Telefonní hovory, pošta, směnárna, tranzitní a provizní poplatek, jízdenka na zavazadla a jakákoli jiná událost, bez které nebude dosaženo hlavního účelu cesty.

Všechny výše uvedené výdaje musí být zdokumentovány. Pokud mluvíme o denních dietách, pak je jejich velikost obvykle uvedena v objednávce nebo v pozici na služební cestě vydané každým podnikem. Částka se může lišit v závislosti na tom, kam zaměstnanec odešel: v rámci regionu, do jiného subjektu Ruské federace nebo do zahraničí.

Legislativa nestanoví maximální denní dávku, ale pokud jejich hodnota v zemi přesahuje 700 rublů a mimo ni - 2500 rublů, měli by podléhat dani z příjmu fyzických osob. Problémy se správným vypracováním zálohové zprávy po návratu ze služební cesty by neměly nastat. Lhůta pro doručení dokumentu - ne více než tři dny od data příjezdu. Pokud zaúčtovatelná částka nebyla vyčerpána celá, musí být rozdíl vrácen pokladně prostřednictvím příchozího peněžního příkazu, a pokud naopak došlo k překročení, je zaměstnanci kompenzováno vše pomocí odchozí hotovosti. objednávka.

Jaké jsou důsledky nesprávného hlášení předem?

Správně vypracujte předběžnou zprávu ozaměstnanec musí vycestovat na pracovní cestu do tří dnů, v opačném případě může orgán dozoru tuto částku považovat za příjem, ze kterého je třeba časově rozlišit daň z příjmu fyzických osob a pojistné.

Mimochodem, přijetí nové verze zákona č. 290-FZ ze dne 3. července 2016 zavádí některé úpravy, například vážnou pokutu za provedení nesprávné kontroly. Plánuje se také začít používat speciální bankovní karty, které vyhovují mezinárodnímu standardu Visa a MasterCard k úhradě cestovních výdajů.

Obecná pravidla

Jak vypracovat předběžnou zprávu? Stačí dodržet každý z následujících bodů:

1. Zpráva musí být vypracována nejpozději do tří pracovních dnů od okamžiku:

• doba uvedená zaměstnanci v žádosti o vydání finančních prostředků vypršela;
• zaměstnanec šel do práce, pokud vypršení doby, na kterou byly peníze vydány, připadlo na dovolenou nebo nemoc;
• zaměstnanec se vrátil ze služební cesty.

2. K vypracování zprávy použijte jednotný formulář č. AO-1 nebo formulář přijatý podnikem.

3. Zaměstnanec spolu s účetním, který ví, jak správně sestavit zálohové výkazy (příklad je jasně dostupný v používaném programu), musí doklad vyplnit.

4. Manažer je odpovědný za schválení zprávy.

5. Ke každému zálohovému dokladu musí být přiloženy šeky, faktury,vstupenky a další doklady, které potvrzují, že daná osoba skutečně utratila zúčtovatelné prostředky.

Vyplňování objednávky

Jak vypracovat předběžnou zprávu?

První nebo přední část musí vyplnit účetní. Nelze se obejít bez uvedení podrobností dokladu (čísla a data), údajů o podniku a odpovědných osobách, výše vydané zálohy, souhrnných údajů: vynaložených prostředků a účetních účtů, na jejichž základě lze posoudit pohyb a odpis. Kromě toho by zde měla být uvedena překročená nebo vrácená nevyužitá záloha.

Druhou částí je odtrhávací potvrzení o tom, že zálohová zpráva byla přijata k ověření. Po vyplnění jej musí účetní odříznout a předat odpovědnému zaměstnanci.

Třetí část (zadní strana formuláře AO-1) musí být vyplněna společně. Úkolem odpovědného zaměstnance je zohlednit podrobnosti a připojit každý správně provedený prodejní doklad pro zálohovou zprávu. Účetní bude muset vyplnit částku a účet, který bude odrážet vynaložené peníze.

Dokument musí být podepsán zaměstnancem, účetním a hlavním účetním. Teprve poté to může schválit vedoucí.

Přiměřené nadměrné výdaje

Jak podat překročení výdajů ve zprávě o výdajích? Nejprve se musíte ujistit, že je to oprávněné:

• výdaje jsou vyššípřiděleno bylo požadováno k dokončení úkolu jménem úřadů;
• zaměstnanec má podpůrné doklady.

Pokud není splněna alespoň jedna podmínka, částku peněz nelze vrátit.

Postup pro kompenzaci nadměrných výdajů na pokladně

V případě překročení výdajů stojí účetní před otázkou: jak správně sestavit výkaz výdajů. Vzor formuláře hotovostního příkazu k účtu č. KO-2 lze snadno najít na obrovském internetu. Podrobnosti tohoto dokladu musí být uvedeny ve zprávě - řádek "Překročení vystaveno hotovostním příkazem".

Termín pro kompenzaci nadměrně vynaložených prostředků zaměstnancem není zákonem stanoven. Pokud tedy účetní okamžitě neuvedl informace o příkazu k vydání v předběžné zprávě, nebude to mít za následek žádné sankce.

Podmínky náhrady za překročení výdajů na platové kartě

V současné době téměř všechny organizace převádějí platy zaměstnancům na bankovní kartu. Je možné stejným způsobem vrátit zaměstnanci překročenou částku podle výkazu výdajů?

Legislativa nemá jasnou odpověď. Samotný dokument navrhuje pouze jednu formu náhrady překročené účetní částky – hotovost.

Ruská centrální banka sdílela stejný názor v roce 2006 ve svém dopise č. 36-3/2408. Zároveň jeho dopis, ale ze dne 24. prosince 2008 č. 14-27 / 513, obsahuje informaci k dotazu: je možné platit bankovní kartouzúčtovatelná částka není v kompetenci centrální banky. Tento síťový podnik by měl v tomto případě samostatně řešit své problémy. A aby kontrolní agentura neměla zbytečné dotazy, doporučuje se použít pokladnu.

Jak kompenzovat osobní peníze zaměstnance?

Zaměstnanec organizace může sám jít nakoupit potřebné zboží (práce, služby) na vlastní náklady. V tomto případě není potřeba vyplňovat hlášení předem. Jak zařídit výše uvedené kroky?

Postačí přihláška a dokumenty potvrzující nákup (pokladní doklady, faktury, přísné formuláře pro hlášení, cestovní doklady atd.).

Vystavení předběžné zprávy za 1С

Každý účetní by měl znát takový dokument, jako je výkaz výdajů. Jak zařídit v 1C? Umístění dokladu v programu je sekce "Banka a pokladna".

Ve vytvořeném okně musíte nejprve zadat informace o organizaci a odpovědných osobách. Tlačítko "Přidat" zpřístupní tabulku, ve které musíte uvést všechny informace o vydaných prostředcích.

Existují tři typy platby předem:

• Doklady o penězích. To bere v úvahu letenky a železniční jízdenky, poukázky, poštovní známky atd.
• Hotovost. Hlavním účelem dokumentu je odepsat hotovost.
• Zúčtovací účet. Doklad je nezbytný pro zohlednění odpisu bezhotovostní částky z vypořádánífiremní účty.

Chcete-li vygenerovat informace o výběru hotovosti, musíte začít vytvořením nového odchozího hotovostního příkazu. Po vyplnění by měl být dokument vytištěn a předán odpovědné osobě, aby tato vyplnila řádek o přijetí finančních prostředků a podepsala. Teprve poté můžete dokument uložit a odeslat.

V tabulkové části pokladního dokladu by měly být uvedeny informace o zboží a materiálu zakoupené odpovědnou osobou. Pokud byl nákup zboží doprovázen vystavením faktury, pak je nutné dát příznak SF, vybrat dodavatele a vyplnit jeho údaje.

Sekce „Vratný obal“vyžaduje vyplnění informací o obalech, na které dodavatel čeká zpět.

Sekce „Platba“zaznamenává částky zaplacené dodavateli za dříve zakoupené zboží. Záloha se promítne do zaúčtování D 60,02 K 71,01.

Záložka „Ostatní“je navržena tak, aby zahrnovala další výdaje odpovědné osoby (služební cesta, cestování, výdaje na palivo atd.).