Příklady zpráv o průběhu. Jak napsat zprávu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Neexistuje žádný takový vůdce, který by alespoň jednou ročně nepožadoval od svých podřízených, aby podávali zprávy o tom, co bylo vykonáno. A problém je v tom, že při běžném zaměstnávání se vypracování takového dokumentu jeví jako poměrně obtížný úkol. A z nějakého důvodu je nám trapné žádat od úřadů příklady zpráv o vykonané práci. Co když se rozhodne, že neodpovídáme pozici, kterou zastáváme?

Kdo to potřebuje

Tuto otázku pokládá účinkující, který dostal za úkol nahlásit. Zaměstnanci firem se takovými požadavky nejčastěji cítí téměř uraženi. Ale všechno má svůj význam.

Za prvé, zprávu o odvedené práci potřebuje sám účinkující. Ne formální, ale zainteresovaný přístup k tomuto procesu vám umožní najít úzká místa a slabá místa ve vaší kvalifikaci. Jsou tedy určeny směry, kterými je možné (a nutné) se rozvíjet. Koneckonců, všichni se učíme ze svých chyb.

Za druhé, vůdce to potřebuje. Zpráva o odvedené práci umožňuje objektivně posoudit kvalitu arychlost řešení úkolů. Díky tomuto dokumentu zmizí mnoho otázek - od nejprimitivnějšího „co pořád děláš“až po složité „proč bych ti měl měnit počítač za modernější“. Protože v sestavě bude uvedeno, že uložení změn v dokumentu trvá dlouho. A nezáleží na interpretovi - zastaralé kancelářské vybavení nemůže pracovat rychleji. Ve skutečnosti se proto zdá, že zaměstnanec neustále pije čaj - jen čeká na dokončení operace.

A otázka: "Proč potřebuji napsat zprávu o odvedené práci za daný měsíc?" sám o sobě je nesprávný. Protože hromadění statistických informací a naplňování databází má smysl pro stratégy, a ne pro provozní zaměstnance. Je pro ně jednodušší vyřešit problém, než mluvit o metodách jeho řešení.

Co napsat

Příklady zpráv o průběhu ukazují, že musíte psát velmi podrobně. Cokoli se zdá být maličkostí nebo malým gestem, může být klíčovým prvkem při plnění konkrétních funkcí. Ale pochopení toho přijde až po prostudování několika písemných zpráv.

Pokud je práce rutinního charakteru, např. sesouhlasení dokumentů a identifikace nesrovnalostí, pak má smysl vypracovat tabulkovou formu. V tomto případě by opět měla být tabulka nejprve velmi podrobná a měla by obsahovat mnoho sloupců; časem zmizí potřeba některých sloupců a forma zprávy nabude normálního (čti - rozumného) vzhledu.

Bv řadě případů při sestavování zprávy o vykonané práci (např. učitelé) nelze formálně přistupovat k problematice introspekce. Škola se totiž kromě plánované výchovně-metodické zátěže a studia potřebného materiálu věnuje i vzdělávací činnosti. To vyžaduje zvláštní přístup k přípravě dokumentu: je nutné pochopit důvody zaostávání za řadou studentů, najít způsoby, jak děti zaujmout o jejich předmět. A přitom bychom neměli zapomínat na úspěšné (a dokonce nadané) školáky.

Nahlásit cíle

Pro správné sestavení a minimální časové náklady je nutné hned na začátku rozhodnout, za jakým účelem a proč se sepisuje zpráva o provedené práci za daný rok. Jmenujme ty nejoblíbenější:

- zdůvodnění skutečného přínosu konkrétní pozice v organizaci;

- potvrzení o kvalifikaci zaměstnance;

- ukázka efektivní práce vedení;

- příjem finančních prostředků na další vykazované období;

- získání souhlasu pro vývoj směru (nápadu);

- zdůvodnění utrácení přidělených zdrojů a financí atd.

Dobře známá formulace – správné zadání problému poskytuje 50 % řešení – funguje i v tomto případě. Čím lépe rozumíme tomu, proč je zpráva potřebná, tím snazší je pro nás její napsání. Až na to, že dokument „na výstavu“od nás vůbec nevyžaduje kreativní přístup. A časově náročné.

Struktura dokumentu

Pokud společnost nemávytvořený formulář pro podávání zpráv, pak jej musíte vyvinout sami. Při znalosti účelu dokumentu je nutné promyslet jeho strukturu. Vzorové zprávy o pokroku naznačují, že je zapotřebí jasný a jednoduchý nástin.

Úplně na začátku by měl být vysvětlen účel a logika prezentace informací. Vysvětlete pořadí prezentace a vytvořte obsah. U tabulky je nutné uvést stručné vysvětlení, proč byla zvolena taková forma.

V rámci sekcí a podsekcí je také třeba dodržovat jednotu prezentace. Dokument tak bude srozumitelnější, ve výsledku bude snáze vnímatelný. Ve zprávě na dlouhou dobu se docela hodí ilustrace ve formě diagramů a grafů, které usnadní vnímání. Zde je ale potřeba dodržet pravidlo „zlaté střední cesty“: pevný text, stejně jako výhradně vizuální materiály, se velmi rychle unaví.

Styling

Pro běžného zaměstnance je možná nejobtížnější věc na psaní terminologie a formulace. Bombastická zpráva bude vypadat nepřirozeně a způsobí negativní reakci vedení. Příliš jednoduchá formulace (například 25 xeroxovaných dokumentů) čtenáře také odpudí.

Je třeba se vyhnout šablonám. Jedinou výjimkou je dokument, který si nikdo nikdy nepřečte. Občas se s takovými problémy setkáváme, ale v tomto článku nás zajímají skutečné (nikoli pro forma) zprávy.

V žádném případě byste neměli mluvit pouze o úspěších. Chcete-li je zvýraznitje třeba hovořit o obtížích, se kterými se muselo v průběhu práce setkat. Analýza složitosti je mimo jiné námětem k zamyšlení nad optimalizací práce pro vedoucí pracovníky. Příklady zpráv o pokroku naznačují, že byste neměli používat vágní fráze jako „neuspokojivý stav“, „zjištěné potíže“atd. Je lepší vše nazývat pravým jménem: „rozbitá kopírka“, „nedostatečný přístup k internetu“, „nedostatek nebo předčasný příjem informací od přidruženého oddělení. To vše nám umožňuje adekvátně a objektivně posoudit současnou situaci ve společnosti.

Vyhodnocení výsledků

Každý výsledek musí být zálohován čísly. Taková konkretizace poskytuje pochopení dynamiky vývoje.

Navíc je nutné nastavit kritéria pro hodnocení výsledků. Zda se bude jednat o předchozí reportovací období (pokud se jedná např. o čtvrtletní report) nebo naopak o procento plnění stanovených cílů, je na autorovi dokumentu.

Obecně platí, že nepřímé indikátory mohou hodně napovědět o procesu řešení úkolů. Je zde také velké množství informací pro další analýzu. Od stanovení mzdových nákladů po pochopení správnosti stanovení cílů.

Od problému k řešení

Většina zpráv je psána na základě postupu. Výhodnější je dokument, který jasně ukazuje vztah problém-řešení. Čtenář okamžitě pochopí, jaké metody a techniky (v případě potřeby)účinkující využil včasného a kvalitního dokončení úkolu.

Ještě podrobnější řetězec "konkrétní problém - jeho příčiny - stanovení cílů - řešení" okamžitě naznačuje potřebu předkládat denní zprávu v tabulkové formě. Názvy grafů jsou navíc již známé. Informace prezentované tímto způsobem lze snadno číst a analyzovat.

Prezentace kvantitativních ukazatelů

V případech, kdy se zpráva skládá převážně z číselných údajů, může být tabulková forma jen velmi obtížně srozumitelná. Nepřetržitý proud čísel čtenáře po pár minutách doslova unaví. Další věc - barevné tabulky a grafy. Jsou jasné, srozumitelné, snadno čitelné.

Každý diagram musí být okomentován. Kromě toho je nutné uvést, jak jsou různé grafy propojeny; vysvětlení vztahů příčiny a následku dále usnadní analýzu zprávy.

Pokud byly během práce vynaloženy materiální zdroje, neměli byste je pouze vypsat všechny. Místo toho by měly být uvedeny získané výhody. Suchá fráze: „Kancelářské vybavení zakoupeno“bude znít úplně jinak, pokud napíšete: „Byla vytvořena 2 pracovní místa, která umožnila zvýšit výkon oddělení.“

Jak vystavit doklad

Navzdory skutečnosti, že neexistuje jednotná forma kompilace, lze zprávu o provedené práci vypracovat v souladu s GOST, který definuje hlavnívědecká kritéria. Vysvětluje požadavky na formátování, typ a velikost písma atd.

Pokud jde o čitelnost dokumentu, zde je několik tipů:

- snažte se mít v jednom odstavci maximálně 5 vět;

- klíčové indikátory lze zvýraznit písmem nebo barvou;

- rozdělit text tak, aby tabulka nebo graf nezabíraly celou stránku; nezapomeňte si k nim nechat prostor pro komentáře;

- napište jasné a stručné shrnutí zprávy.

Tyto tipy vám pomohou usnadnit vnímání vaší zprávy, což znamená, že zpočátku nastaví čtenáře k loajálnímu přístupu k autorovi dokumentu. Představte si, že jste šéf. A sestavte zprávu způsobem, který by pro vás byl užitečný a zajímavý ke čtení.