Strategie provozní efektivity: koncepce, komplexní přístup, vývojové fáze a výsledky

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Vzpomeňte si na slavné "Rychlé, vysoce kvalitní, levné: vyberte si dva." Splnění tří vzájemně se vylučujících přání současně bylo považováno z principu za nemožné. Nyní se musíme tohoto stereotypu zbavit.

Strategie provozní efektivity je zaměřena právě na zlepšování kvality produktu bez ztrát času a s minimálními výrobními náklady. Jde o odklon od uspěchaných prací a vyšší moci do nového stavu společností, jejichž jméno ještě není příliš ustálené. V podnikání se tomu někdy říká „agilita“s odkazem na rychlost, hbitost a obratnost.

Provozní efektivita podniku spočívá ve zlepšování kvality produktů při současném snižování nákladů. Není to snadný úkol a dosažení tak ambiciózních cílů bude vyžadovat strategie a zásadní změny ve společnosti.

Ta hra ale stojí za svíčku, protože hlavní výhodou těch nejlepších moderních společností je schopnost rychle a adekvátně reagovat na vnější změny a udržetto je optimální cena. Technologie pro dosažení vysoké úrovně provozní efektivity musí být dobře pochopena.

Něco se pokazilo. Všechno se pokazilo

Společnost funguje již několik let s dobrým ziskem a stabilním podílem na trhu. V systému řízení se nic nemění, protože „nejlepší je nepřítel dobra“a proč, když korporátní ukazatele jdou ruku v ruce s inflačními grafy a statistikami regionálních trhů. Všechno je v pořádku.

Dobré, ale ne tak dobré. Protože v této situaci se určitě objeví alarmující příznaky:

• další postupy a regulační opatření, které jsou zastaralé, ale nikdo je neodstranil;
• duplikace práce různými odděleními;
• nedostatek spolehlivých aktuálních informací o stavu zdrojů, včetně finančních;
• nedostatek plánů optimalizace nákladů a nákladů;
• staré vybavení, zastaralá technologie;
• pokles tvůrčí činnosti zaměstnanců: prostě nemají čas.

Takové příznaky nemohou vést k ničemu dobrému. Oni ne.

Zde je výsledek:

• stát je nafouknutý, výplaty rostou katastrofálně - článek o mzdách;
• nikdo nekontroluje náklady;
• objevují se nadbytečné papíry – dokumenty zbytečných výkazů, ztrátové pozice ve výkazech atd.;
• ve skladech – přezásobení a ve finančních výkazech – zmrazení peněz v zásobách;
• nálada zaměstnanců připomíná obecný depresivní syndrom společnosti,jakákoliv motivace přestala fungovat, zůstala jen metoda „pod holí“.

Diagnóza, jak vidíte, není důležitá. Nejlepším moderním prostředkem léčby je zvýšení provozní efektivity. Pojďme k tomu, jak jej používat, dávkování a kontraindikace.

Koncept, nuance a rozdíly

Jaký je zásadní rozdíl mezi standardními metodami zvyšování efektivity společnosti a projektovou iniciativou „Provozní efektivita“?

V provozním bloku činností společnosti nikdy nejsou maličkosti. Zdánlivě nevýznamná závada na začátku nebo v postranní větvi procesního řetězce může vést k vážným negativním důsledkům. Odstranění takových situací je obvykle velmi nákladné ze všech hledisek: psychologického, finančního, komunikačního atd.

Začnete například jednat tradičním způsobem a začnete řešit problém přezásobení ve skladech – snížit stav zásob hotových výrobků. Hledáte řešení v rámci firmy. A v takové situaci hrozí negativní vedlejší efekt v podobě konfliktu s výrobci, na které jste znemožnili požadavky na zvýšení rychlosti uvolňování produktu.

Bohužel efekt snahy vyhrát v jedné oblasti, zatímco v jiné utrpíte ztráty, je všudypřítomný: strategie ke zlepšení jednotlivých ukazatelů často vede k zavedení dalšího IT programu, komplikuje obchodní procesy nebo jednoduše zvyšuje náklady.

Strategie na operačním sáleefektivita znamená vyvážený přístup k hledání příležitostí pro vnitřní rezervy a jejich realizaci. Je to integrace všech činností ve společnosti.

Efektivita provozu podniku není v žádném případě strategie, je velmi důležité tomu porozumět. Strategie je vypracována s definicí cílových ukazatelů, způsobů jejich dosažení, hlavních vektorů vývoje. Provozní efektivita je v podstatě taktický nástroj, je to každodenní stav společnosti se stabilním výkonem na všech pozicích.

Všechno, najednou a rychle

Nejlepší poměr mezi náklady a konečnými výsledky práce je hlavní podmínkou realizace konceptu. Společnosti působící v tomto formátu provádějí stejné úkony rychleji, lépe a s minimálním počtem závad. Právě tato kombinace vlastností je silnou konkurenční výhodou na trhu. Protože nebude možné rychle dosáhnout vysokých ukazatelů výkonnosti. Je to tak drahé. K realizaci konceptu potřebujete trpělivost, odhodlání, vysoké komunikační schopnosti, samotný program provozní efektivity a mnoho dalšího. Tyto indikátory nelze "ukrást" - nebude fungovat žádným způsobem použití někoho jiného. Provozní efektivita má proto dvě cennější vlastnosti – udržitelnost a dlouhou životnost.

Dva v jednom: integrovaný přístup k implementaci strategie

Neexistuje jasná klasifikace hlavních přístupů k řízení organizace v ekonomice. Není pochyb o tom, že by to mělo být systémové. Ale výběrz dostupných metod řízení může způsobit určité potíže. Jaký je nejlepší přístup ke zvýšení provozní činnosti: strukturální, funkční, situační, procesní nebo projektový?

Zdá se, že hybridní řešení by bylo vhodné a logické: spojit oba přístupy. Hovoříme o integraci projektového a procesního přístupu. K jejich harmonizaci bude nutné rozvíjet strukturu provozních činností, vytvářet a implementovat procesy s využitím jednotného provádění projektů provozní efektivnosti. Všechny tyto akce nejsou nové a nadbytečné, v každém případě jsou potřeba. Proto se volba procesních a projektových přístupů zdá být docela přijatelná.

Fáze vývoje a implementace

Optimalizace obchodních procesů organizace. Pokud nebude procesní přístup ve firmě zaveden nebo formálně zaveden, bude nutné tuto situaci změnit. Bude nutné vypočítat a vybudovat optimální řetězce akcí, které povedou ke zlepšení výsledků s minimálními náklady v podobě materiálních a lidských zdrojů. Zaměstnanci odpovědní za procesní „filosofii“ve společnosti by měli být konkrétně přiděleni s jasným popisem funkčních odpovědností. Přímá podřízenost by měla být velmi vysoká – nejlépe vedoucí nebo první zástupce vedoucího

• Nejdůležitější a velmi perspektivní složkou je racionální využívání lidských zdrojů. Tento princip není v žádném případě omezen na srozumitelnéorganizační struktura s přesně definovanými funkčními povinnostmi každého zaměstnance. Hovoříme o nových náborových technologiích, talent managementu, nových formátech pro školení a rozvoj zaměstnanců. Jinými slovy, optimalizace lidských zdrojů znamená především vysokou kvalitu těchto zdrojů. Jsou to kompetentní a vzdělaní zaměstnanci.
• Princip „zdroje“– pečlivý přístup ke zdrojům. V dnešní době se často používá výraz „štíhlá výroba“, což nevypadá příliš profesionálně. Faktem je, že japonský systém „štíhlé výroby“zahrnuje zcela specifické a přísné požadavky, které si mnozí neuvědomují. Tak či onak, efektivita operačního systému zahrnuje problém se „zdroji“. Důležité je mít na paměti, že „opatrný přístup“neznamená úsporu peněz, ale optimální využití zdrojů všeho druhu.
• Sledování změn jakékoli povahy – vnitřních i vnějších. To není tak jednoduché, jak by se na první pohled mohlo zdát. Informace o konkurentech, nových technologiích, změnách v legislativě, hádkách mezi vedoucími oddělení, nehodách na vzdálených skladech – vše musí být zpracováno a předáno zavedenými kanály. Informační složka by měla být dobře napsána ve specializovaném obchodním procesu.
• Kontrolní a účetní systém. Kompetentní tok reportingu v souladu s pravidly klasické byrokracie. Pojem byrokracie je nezaslouženě zdiskreditován, znamená správný pracovní postup: „minimum nutné pro správné lidi“. procesní přístup, stejně jakoostatní změny by měly být zdokumentovány z jednoho důvodu: sledování výsledků a změn v KPI pro operace.

Úkoly pro ruské firmy

Na pozadí přísné regulace trhu, sofistikovanějších spotřebitelů, zpomalení růstu HDP a mnoha dalších událostí, které společnostem neusnadňují růst, je třeba jasně definovat rozsah. Lze je dokonce nazvat bojem a jejich naléhavou realizací - činnostmi v první linii. Bez vtipů se obejdete, ale specifika by měla být železná:

• Zajištění transparentnosti s partnery, optimalizace nákladů, zvýšení pokrytí, aktualizovaná strategie distribučních kanálů.
• Budování strategických aliancí s klíčovými partnery nového typu: s integrací a měnícími se smluvními podmínkami.
• Bezpodmínečné prvotřídní služby: jediný způsob, jak si udržet zákazníky a mít konkurenční výhodu.
• Vývoj a implementace nových standardů pro přímý a nepřímý prodej.

Ruské společnosti mají každou příležitost zlepšit obchodní funkce a zlepšit provozní efektivitu. Strategie by měla zahrnovat alespoň čtyři oblasti:

1. zlepšení produktivity práce;
2. efektivita personálního řízení;
3. racionální řízení kapitálu;
4. produktivní vztahy se zákazníky.

Řízení provozní efektivity

Toto je samozřejmě věc prvního vůdce. Mezi ovládacími nástrojiplnění stanovených úkolů, je také zahrnuta vyvážená výsledková karta, která dělá vynikající práci s analýzami a výpočty provozní efektivity.

Existují tři oblasti, na které se musíte zaměřit:

1. Vytváření a údržba štíhlého a stabilního operačního systému.
2. Vytvoření nové organizační struktury.
3. Integrujte firemní kulturu a zapojení zaměstnanců do všech činností zlepšování.

Při plánování jakékoli účinné akce si musíte položit čtyři otázky:

• Jak optimalizovat podmínky a potřebné zdroje pro tuto akci?
• Kteří pracovníci by měli být zapojeni? Jak budou lidé kontaktováni?
• Jaká je jejich motivace a co by se mělo udělat pro její zvýšení?
• Jsou lidé dostatečně kompetentní, nebo je třeba je proškolit?

Všechny typy operací a činností dokonale zapadají do bloků obchodních procesů. Pokud ještě neexistují, bude nutné je popsat, aby mohly být následně optimalizovány podle všech pravidel moderní vědy o řízení podniku. Procesní přístup se zásadně liší od toho funkčního, a to především ve schopnosti rychle se měnit a soustředit se na konečný výsledek.

Pokud je u tradičního funkčního přístupu společnost souborem oddělení, pak u procesního přístupu je to soubor operací ve formě procesů. Hlavní pracovní jednotkou celé strategie zlepšování bude provoz – hlavní cihla úspěchu.

Lidé

Nyní tomu říkají módníHR termín „personal engagement“, což je vlastně nejdůležitější složka úspěchu. Je důležité nenahrazovat toto zapojení četnými interními zaměstnaneckými průzkumy, jak se bohužel často stává. Anketa je skvělá pomůcka, kterou při všech pracích určitě budete potřebovat. Před provedením průzkumu je ale potřeba zapracovat na tom, aby naprosto každý zaměstnanec pochopil, kam a proč se celá společnost jako celek a její divize konkrétně posouvají. A nejdůležitější bude pochopení jeho vlastní role v tomto hnutí. Taková motivace nikdy nikoho nezklamala, stojí za to hodně.

Kromě hlubokého pochopení všech změn ve společnosti ze strany zaměstnanců je nutné seriózně implementovat systém klíčových ukazatelů KPI. Ostatně, když se na to podíváte, tak klasické klíčové ukazatele jsou zároveň ukazateli provozní efektivity.

Výsledky: úspěch je potřeba dnes

Společnosti dnes s největší pravděpodobností potřebují přehodnotit své názory na zlepšování technologií: nemohou se vyhnout projektovým aktivitám ke zlepšení procesů a operací. Před několika lety byly konkurenční výhody tvořeny zaměřením zlepšení jedním směrem – například snížením výrobních nákladů nebo revizí zákaznického věrnostního programu. Účinky provedených změn se nejčastěji nedostavily okamžitě, ale během několika měsíců nebo dokonce let.

Dnestakové sazby jsou nepřijatelné. Situace se mění s kosmickou rychlostí na všech frontách, nyní funguje instalace „úspěch dnes“. Nejde ale jen o rychlost. Po dosažení zvýšení ukazatelů kvality výroby na pozadí optimalizace nákladů je zastavení u toho jako smrt. Již ve druhém nebo třetím cyklu procesu je potřeba začít dosahovat vyšších zisků. Nečekejte na negativní příznaky a začněte nový projekt, abyste je odstranili – tento přístup již nefunguje.

Dnes neexistují a nemohou být žádná firemní tajemství nebo tajemství spojená s konkrétními výhodami. Úspěšný vývoj a dočasné výhody jakéhokoli jednoho směru v činnosti společnosti jsou veličiny s velmi pochybnou hodnotou.

Zachování konkurenční výhody nebude možné pomocí konkrétních produktů nebo oblastí činnosti, ale díky schopnosti společnosti se rychle a efektivně přizpůsobit. Schopnost změnit se ve všech oblastech najednou – lidské zdroje, řízení zásob, workflow, produktová řada, klíčoví zákazníci, řízení rizik a další – to je to, co by mělo řízení provozní výkonnosti jako stálá společnost vypadat.

Místo závěru: zdravý životní styl

Provozní efektivita podniku je neustálý a nepřetržitý proces, který by se nikdy neměl zastavit. Tento formát práce by se měl stát pro firmu „zdravým životním stylem“– způsobem existence. Řečeno v metaforách, není třeba jít na přísnou dietu, abyste do léta naléhavě zhubnuli. Nebo sestřelitprudký krevní tlak s tvrdými prášky.

Říct zaměstnancům v pondělí ráno: „Od nynějška budeme efektivnější“nepřipadá v úvahu, zkušení lídři to dobře chápou. Zapojte všechny, vysvětlete co nejvíce a poskytněte potřebné nástroje – to je úkol prvních vůdců, aby ho lidé následovali.

Žádné požáry nebo vyšší moc. Být neustále v dobré kondici, sledovat jakékoli změny, nacházet krásná a chytrá řešení, jednat proaktivně… Prostě jen tak. Není jiné cesty.