Dokumentace manažerských činností a jejích základních pojmů

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Dokumentací se rozumí zaznamenávání informací v souladu s regulovanými pravidly, tedy postup při zpracování dokumentů zvláštním způsobem. Protože proces zaznamenávání dat lze provádět různými prostředky, dokumenty v praxi manažerských činností jsou velmi odlišné - ručně psané, grafické, typografické, fotografické a video materiály.

Dokumentace řídících činností je regulovaný postup, který jí dává záruku právní síly - kvality, která je v současné legislativě.

Dnes se používají různé způsoby dokumentace: od jednoduchých (jako jsou tužky a obyčejná kuličková pera) po složitější elektromechanické (patří sem magnetofon, videokamera, phono zařízení atd.) a automatizované, počítač. Metody dokumentace také závisí na použitých prostředcích. Může být textový, elektronický, filmový a fotografický.

Činnost správy obvykle využívá textové dokumenty psané ručně nebo vytvořené na počítači. Protonazývají se manažerské záznamy.

Dokumentace je vždy fixace nějaké informace na konkrétního dopravce se speciálními detaily, podle kterých je pak identifikován. Dokumentace řídících činností vytváří prostředky a podklady pro regulaci činností jak jednotlivých úředníků, tak i finančních nebo organizačních činností celého podniku.

Dokumentace se může lišit svými funkcemi, účelem, obsahem, stupněm utajení a dostupností informací. Řešící faktory jej umožňují rozdělit na meziorganizační a externí. První, která nepřesahuje jednu instituci nebo organizaci a je vedena mezi jejími účastníky, se nazývá služba. Druhá - externí dokumentace - se provádí mezi organizacemi různého typu, jednotlivými úředníky, kteří si nejsou přímo podřízeni.

Technická dokumentace je zpracována v souladu se zavedenými standardy, které se liší pro jakýkoli typ dokumentu. Pro jakoukoli manažerskou činnost je to obzvláště důležité, protože tímto způsobem nabývá dokumentace právní moci, která slouží jako nejjistější důkaz pravosti informací v ní obsažených.

Dokumentace řídících činností ukládá úředníkům nebo řídícím orgánům, které ji provádějí, konkrétní povinnosti. Takže při vytváření jakýchkoli úředních dokumentů je třeba dodržovataktuální legislativní normy, registrační řád, který je celorepublikový. Kromě toho musí být ke každému dokumentu připojeny údaje o organizaci, právně významné: její název a dekódování, podpisy a pečeti vedení nebo určitého oddělení podniku, datum sestavení a číslo v evidenční knize, razítka schválení, atd. Konečně, dokumentace řídících činností by měla vydávat dokumenty přísně v rámci své vlastní pravomoci.

Dokumenty se liší stupněm pravosti. Koncepty nebo kopie z hlavní dokumentace obsahují pouze určitý text a nemají stejnou právní sílu jako originály. Za autentický dokument je považován ten, který obsahuje informace a výše uvedené podrobnosti potvrzující jeho platnost a pravost.