Rozpočet na veřejné zakázky: podstata sestavování, ukazatelů a tvorby

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Při přípravě rozpočtu jsou plány prodeje a výroby transformovány do ukazatelů příjmů a výdajů oddělení. Aby každé z oddělení mohlo dosáhnout zamýšlených cílů, je nutné nakupovat materiály v rámci plánu nákladů. Za tímto účelem se sestavuje rozpočet na veřejné zakázky.

Procurement Organization Model 1

Prvním krokem je určit účel vytvoření nákupního oddělení. Na základě specifik produktu a počtu dodavatelů tvoří oddělení o 2-5 lidech (maximálně 7 dodavatelů na vedoucího). Každý z nich je zodpovědný za načasování dodávek, stav zásob, platby a realizaci smluv. Činnost oddělení nelze vykonávat pouze na pokyn vedoucího. Divize je vytvořena pro realizaci plánu prodeje, který je sestaven na měsíc, čtvrtletí a rok. Za jeho splnění plánu je poskytován bonus:

• základní příjem: 40 % pro manažera, 60 % pro manažera;
• bonusy: 50 % – pro manažera, 30 % – pro hlavu;
• prémiové – 10 %.

Bonusy pro manažery se načítají na základě výkonnostních ukazatelů:

• doručení včas;
• objem nelikvidního zboží;
• průměrný obrat zásob.

Pro bonusy můžete využít i kvalitativní ukazatele, například koeficient služby, tedy počet zboží v aplikaci, které lze uspokojit okamžitě.

Procurement Organization Model 2

Toto schéma se od předchozího liší tím, že na základě plánu prodeje vedoucí oddělení vypočítá rozpočet nákupu. To znamená, že v rámci jednotky je vytvořeno samostatné finanční kontrolní středisko. Provádí se efektivnější výběr manažerů, protože jsou zohledněny logistické náklady a dodací podmínky. Všichni zaměstnanci mají zájem na realizaci plánu nákupu, a tím i na rozvoji společnosti. Vedení zase bude moci snížit schéma zpětného úplatku na minimum.

Postavení prvního pracovního modelu bude trvat 1,5–2 měsíce. Úkolem ředitele je získat zaměstnance se zkušenostmi. V druhém případě bude vybudování oddělení trvat 6–18 měsíců. Hlavní problém spočívá v psychologické práci. Ředitel potřebuje ze zaměstnanců udělat individuální obchodníky. Ne každý tuto roli zvládne.

Provozní plánování

Provozní rozpočet odráží plánované aktivity na daný rok pro segment nebo konkrétní funkci podniku. Vyvíjí se ve všech odpovědných střediscích a následně se konsoliduje do jednoho konsolidovaného rozpočtu. Sestavení dokumentu lze považovat za účetní a řídící proces. Rozdíl spočívá v tom, že zpráva odráží aktivity podniku v budoucnosti, nikolifixace předchozích událostí. Skládá se z rozpočtů na nákup, prodej, administrativní, výrobní náklady. Podívejme se na každý z těchto prvků.

Prodej

Objem prodeje a jeho struktura určují povahu podniku. Proto je jedním z prvních plán prodeje. Při jeho přípravě je třeba vzít v úvahu nejen tržby za předchozí období, ale také analyzovat faktory, které je mohou ovlivnit (sezónnost, akce atd.).

Rozpočet prodeje se sestavuje s ohledem na úroveň poptávky, geografickou polohu prodejů a kupujících. Zahrnuje cílovou úroveň příjmů, která se může odrazit v hotovostním rozpočtu. Výpočet tohoto ukazatele však způsobuje potíže, protože společnost nemůže kontrolovat jednání zákazníků. Plánovaná výše výdajů je vypočítána na základě činnosti organizace. Nejjednodušší je to spočítat. Prodej jako obchodní proces má velký význam. U organizací, které se zabývají prodejem produktů, je to plán prodeje, který určuje chybu ve výpočtech. Pokud je napsáno špatně, ovlivní všechny ostatní oblasti činnosti.

Produkce a zásoby

Plán vydání produktu je založen na objemu prodeje. Zohledňuje také výrobní kapacitu, změny zásob a rozpočty nákupu. Výpočet se provádí podle následujícího vzorce:

Produkce produktu=zásoby na konci období + objem prodeje - zásoby na začátku období.

Objem výroby se vypočítává na základě charakteristik výroby produktů.

Celkové výrobní náklady jsou náklady spojené s výrobou produktů. Samostatná linka zároveň zohledňuje mzdové náklady ve dvou částech: fixní a kusová (prémie zaměstnanců na základě realizace výrobního plánu).

Rozpočet na komerční, administrativní náklady

Prodejní výdaje jsou veškeré náklady spojené s prodejem, propagací zboží. Jejich objem závisí na rozhodnutích v oblasti managementu. Rozhodnutí o změně plochy provozovny bude mít vliv na náklady spojené se skladováním zboží. Výši variabilních nákladů tvoří provize, náklady na balení, zpracování, dopravu. Všechny ostatní fixní náklady jsou administrativní.

Rozpočet veřejných zakázek

Plán nákupu podle typu zboží nebo podle dodavatelů ukazuje, kolik produktů by společnost měla nakoupit od externích a interních dodavatelů. Rozpočet nákupu se tvoří na základě plánu prodeje, úrovně zásob, výrobní zátěže, podmínek a postupu pro splácení závazků.

Nákup=plánované využití + zásoby na konci období – zásoby na začátku období.

Zásoby pro výrobu

Potřeba stálých výrobních materiálů je určena náklady na opravy zařízení, plánem výstavby a přípravou nových produktů. Ekonomové často dělají chybu, když tyto náklady při sestavování rozpočtu ignorují.

Plánovaná výše výdajů závisí na typu zdrojů a způsobu jejich spotřeby. Rozpočet se tvořína základě norem spotřeby zdrojů ve výrobě, v hospodářských centrech a potřebě fixních aktiv. První článek se vypočítá vynásobením plánovaného objemu výroby normami. Tento požadavek je upraven o stavy zásob a standardy zásob. Takto se tvoří naturální rozpočet na veřejné zakázky. Chcete-li ji převést na hodnotové podmínky, musíte ji vynásobit plánovanou cenou.

Příklad

Ocelárna plánuje v příštím roce vyrobit 3000 tun výrobků. To bude vyžadovat měď a kyselinu olejovou. Spotřeba na 1 tunu: měď - 0,06 kg, kyselina - 0,0058 l. Zůstatek mědi na začátku roku je 100 kg a na konci - 50 kg. Cena surovin je 4 500 rublů. /t. měď a 10 000 rublů. / litr kyseliny.

Potřeba pro rok:

• 30000, 006=180 kg mědi
• 30000,0058=17,4 litrů kyseliny

Plánovaný objem nákupu:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1 035 000 rublů. - pro měď.
• (17, 410 000)=174 000 rublů. - pro kyselinu.

Akcie ADC

Plánování rozpočtu veřejných zakázek v administrativních a ekonomických činnostech (AHA) se provádí odlišně. Sortiment zboží je velmi široký (od psacích potřeb až po materiály pro renovaci kanceláří) a neexistují žádné sazby spotřeby. Požadavky na zásoby lze určit třemi způsoby:

• Použít požadavky od strukturálních jednotek. Zásobovací služba shromažďuje žádosti, zpracovává, vyhodnocuje zůstatky, aktualizuje ceny a vypočítává rozpočet.
• Instalovatinventární standardy pro nejoblíbenější položky, jako jsou psací potřeby, čisticí prostředky. Rozpočet je vypočítán na základě dostupných zásob.
• Nastavte limit nákupu zásob pro AHD jako procento z ceny základních materiálů.

Zvláštní pozornost by měla být věnována sestavování zásob, aby bylo možné identifikovat přebytečné zdroje. Při sestavování rozpočtu zakázky by takové materiály měly být upraveny směrem dolů. Obzvláště pokud nabídka není omezena.

Funkce rozpočtu veřejných zakázek

• Rozpočet je plánovací nástroj, který ukazuje, jak lze zdroje využít na základě příležitostí. Je to také prostředek pro monitorování a hodnocení výkonnosti porovnáním plánovaných a skutečných ukazatelů.
• Práci manažerů lze hodnotit podle struktury a stupně plnění rozpočtu na veřejné zakázky. Organizace je používají k hodnocení výkonnosti svých řídících jednotek.
• Rozpočet nákupního oddělení může plnit motivační funkci, pokud obsahuje cíl činnosti. Například oddělení dostalo za úkol nakoupit suroviny za půl milionu rublů na základě doplatku. Pokud bude cíle dosaženo, pak vedoucí a jeho zástupci obdrží prémii, která navýší výdajovou stranu rozpočtu v dalším období.
• Zaměstnanec musí rozumět tomu, jaké úkoly jsou pro něj stanoveny. Pokud budou rozvojové cíle organizace utajovány, nebude jich dosaženo. V tomto smyslu tvoří rozpočet komunikační prostředí v týmu i mezi sebouzaměstnanci a podřízení.

Práce s tendry

Za účelem sestavení rozpočtu na nákup materiálu lze konat výběrová řízení - najít nejlepší dodavatele zboží určité kategorie. Podle regulačních dokumentů je vypracována strategie pro distribuci materiálů podle skupin, ukazatelů kvality a klasifikace dodavatelů. Připravuje se výběrová listina s návrhy dodavatelů. "Vítěz" je automaticky určen podle zadaných hodnotících kritérií. Dále se pracuje na uzavření smlouvy a sestavení rozpočtu zakázky.

Možnosti nákupu:

• Jedna várka. Proces přípravy dokumentů je zjednodušen, ale organizace bude potřebovat velké sklady pro skladování zásob. Zvyšuje se riziko ztrát způsobených znehodnocením produktu.
• Malé šarže. Rychlý obrat kapitálu a menší úložný prostor.
• Podle potřeby. Zboží je dodáváno na faktury (bez uzavření smlouvy) v malých dávkách s plnou platbou předem.

Kontrola zadávání zakázek

Za účelem kontroly plnění rozpočtu mohou centra finanční odpovědnosti vypočítat nákupy. Zároveň se plánování provádí na dvou úrovních:

• Výhledový management - tvorba potřeby materiálů na rok, v členění podle čtvrtletí / měsíců. Po sestavení ročního plánu se provádí výběr dodavatelů a uzavírání dlouhodobých smluv.
• Správa kalendáře - tvorba měsíčníkua desetidenní / týdenní plány nákupu za účelem nepřetržitého zásobování podniku specifickými surovinami. Toto je detail ročního plánu.

Abyste mohli vypočítat měsíční rozpočet nákupu, měli byste postupovat podle tohoto algoritmu:

• Vypočítejte potřebu materiálů pro výrobu s ohledem na aktuální zůstatky, očekávané příjmy a bezpečnostní zásoby.
• Požadavek je upraven pro objednávky, položky a povolené výměny.
• V případě změn ve výrobních plánech se rozpočet nákupu upraví.
• Vytváří se harmonogram dodávek surovin a plán plateb pro dodavatele.
• Pokud se dodávka nezdaří, provede se krok zpět a vybere se nový dodavatel. Pokud není možné změnit dodavatele, je zahájena změna v nákupu nebo jakosti materiálu.

Zde je návod, jak nastavit rozpočet na nákupy.