Hlavní funkce kontroly v managementu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Každý vedoucí vykonává základní funkce řízení: plánování, organizace, motivace, kontrola. Čtyři prvky kontrolní funkce: definování ukazatelů a metod pro měření výsledků, měření výsledků, určování, zda jsou výsledky na správné cestě, a nápravná opatření.

Všechny manažerské funkce: plánování, organizace, motivace, kontrola jsou úzce propojeny. Jsou stejně důležité pro efektivní řízení. Nelze je rozdělit na hlavní a vedlejší. Současně jsou funkce řízení: organizace, motivace a kontrola založeny na promyšleném a efektivním plánování.

• Plánování je primární, základní funkce. Na základě strategických cílů je sestaven plán k jejich dosažení, který počítá s alokací určitých zdrojů a tuto alokaci v čase propojuje. Plánování dokumentuje alokaci zdrojů a sjednocuje úsilí jednotlivých oddělení a zaměstnanců o dosažení společného cíle. Za tímto účelem se provádírozklad společných cílů na osobní. Je nezbytné zajistit plánování a kontrolu organizace. Manažerské funkce kromě stanovování cílů zajišťují také sestavení seznamu prací, které je nutné v určitém pořadí provést, aby bylo dosaženo cíle. Každé dílo je zároveň svázáno s časem svého začátku a konce, zdroji k němu přiřazenými a následnými (nebo předchozími) díly v čase.
• Organizace jako funkce managementu spočívá ve vytvoření struktury, která umožňuje jednotlivým prvkům systému spolupracovat podle daných pravidel a racionálně vynakládat přidělené zdroje k dosažení cílů. Organizační struktura je popsána řadou formalizovaných pravidel – nařízení, nařízení, pokynů.
• Motivace jako funkce managementu je povzbudit zaměstnance na všech úrovních, aby efektivně spolupracovali na dosažení svých cílů. Toto je nejhumanističtější a nejméně formalizovaná funkce vládnutí.
• Kontrola, jako funkce, proces řízení spočívá v kvantitativním a kvalitativním účtování výsledků práce, je to proces, který zajišťuje, že organizace dosáhne svých cílů

Přidělení kontroly

Kontrola je hlavní funkcí managementu. Je to pro:

• Snížení nejistoty výrobního procesu a procesu řízení.
• Předpověď a prevence selhání.
• Podpořte úspěšnou akci.

Kontrola je nemyslitelná bez měření. Abych pochopil copráce probíhá podle plánu, je nutné porovnat kvantitativní ukazatele dosažené v době kontroly s některými dříve známými plánovanými.

Řízení procesu je systém, který vám umožňuje plánovat, měřit, identifikovat odchylky a opravovat jakoukoli obchodní činnost, jako je výroba, balení, dodávka spotřebiteli a další.

Kontrolní funkce v managementu je nezbytnou součástí procesu managementu.

Při absenci ovládací funkce ztrácí jakýkoli ovládací prvek smysl. Nebudete vědět, jestli se udělalo to, co bylo plánováno, a obecně, jestli se něco dělá.

Bez ovládací funkce je také nemožné řídit personál.

Proces řízení je funkční proces pro řízení organizace, měl by vyrůstat z cílů a strategických plánů organizace

Čtyři prvky ovládací funkce

Funkce řízení správy má čtyři hlavní kroky:

1. Definujte ukazatele a jak měřit výsledky.
2. Měřte výsledky.
3. Určete, zda jsou výsledky podle plánu.
4. Použijte nápravné opatření.

"Kontrola" znamená seznam vedený ve dvou vyhotoveních (francouzsky contrôle, z contrerôle -, z latiny contra - proti a rotulus - svitek).

Nastavení cílů a metod měření výsledků

Je nutné sestavit soubor ukazatelů, které jsou důležité pro řízený proces, a pro každý stanovit plánované hodnoty v daných časových bodech. Když v tuto chvíli skutečnýVýsledkem je, že manažeři dostávají signály o tom, jak se věci mají, a nemusí tedy kontrolovat každý krok implementace plánů.

Ukazatele by měly být jasně formulované, měřitelné a měly by být materiálem ke sledování. Ve výrobním závodě mohou metriky zahrnovat prodej a výstup, efektivitu práce, bezpečnost a další.

U poskytování služeb by naopak metriky měly zahrnovat například počet zákazníků, kteří musí čekat ve frontě v bance, nebo počet nových zákazníků přivedených v důsledku aktualizované reklamní kampaně.

Měřicí body na časové ose by také neměly být vybírány náhodně, ale měly by být spojeny s kriticky důležitými, z hlediska řízeného procesu, časovými obdobími nebo začátkem/koncem důležitých fází procesu. Mohlo by to být

• Začátek nebo konec plánovacího období – směna, den, týden nebo měsíc.
• Začátek nebo konec důležité etapy: dokončení předvýroby, zahájení finální montáže produktu, expedice produktu k zákazníkovi.
• Vydání nového produktu nebo dosažení plánovaného objemu služeb.

Funkce plánování a kontroly v managementu jsou velmi úzce propojeny a jedna bez druhé nedávají smysl. Žádný kontrolovaný plán se nepromění v prázdný papír. Manažerské funkce motivace a kontroly jsou také příbuzné.

Výsledky měření

Měření výsledků v kontrolních bodech a jejich porovnání s plánovanýmiindikátory by měly být prováděny proaktivním způsobem, aby bylo možné odchylky odhalit co nejdříve nebo je dokonce předvídat dříve, než k nim dojde, a tak se vyhnout nebo minimalizovat nápravná opatření.

Pokud jsou kontrolní body správně naplánovány a jsou k dispozici nástroje, které přesně určí, co podřízení dělají, bude posouzení aktuálního a očekávaného výkonu přesné a snadné.

Existuje však mnoho činností, u kterých je obtížné určit přesné kontrolní body, existuje také mnoho činností, které je obtížné měřit.

Je poměrně jednoduché například stanovit standardní čas pro výrobu hromadných produktů a stejně snadné je měřit skutečné hodnoty těchto ukazatelů

Situace je složitější u typů práce daleko od technologií. Není například snadné monitorovat práci manažera průmyslových vztahů, protože není snadné vytvořit jasnou výsledkovou listinu.

Šéf tohoto typu manažera se často spoléhá na tak vágní ukazatele, jako jsou odborové vztahy, nadšení a loajalita podřízených, fluktuace zaměstnanců a/nebo pracovní spory. V takových případech jsou výsledky měření podřízeného manažerem také vágní.

Soulad výsledků s plánem

Jedná se o jednoduchý, ale velmi důležitý krok v procesu kontroly. Zahrnuje porovnávání naměřených výsledků s předem stanovenými cíli. V této fázi je nesmírně důležitá předem vyvinutá srovnávací technika. V tomtoDokument by měl jasně definovat, co se konkrétně měří, v jakém časovém okamžiku a za jakých podmínek. Dodržujte přesně tuto techniku, jinak budou výsledky měření a porovnání s plánem nespolehlivé.

Pokud je výkon podle plánu, může se vedení domnívat, že je vše pod kontrolou. V tomto případě není třeba zasahovat do každodenního chodu organizace.

Nápravné opatření

Tato fáze se stává nejdůležitější v případě, že indikátory nedosahují plánovaných hodnot a analýza ukáže potřebu nápravných opatření. Tato nápravná opatření mohou zahrnovat změny jednoho nebo více aspektů každodenního provozu organizace.

Například vedoucí pobočky banky musí rozhodnout, že je potřeba obsadit více pokladních v hale, aby byla dodržena dříve stanovená maximální pětiminutová čekací doba.

Nebo se vedoucí obchodu rozhodne poslat operátorům stroje přesčas, aby dodrželi termíny dodání produktů.

Monitoring také pomáhá identifikovat nesprávně nastavené cíle, v takovém případě bude nápravným opatřením korigovat cíle a ne bojovat za změnu aktuálních naměřených hodnot.

Včasnost nápravných opatření

Vždy musíte vyvinout konstruktivní způsob, jak uvést indikátory na plánované hodnoty, jinak si budete muset se zpožděním uvědomit, že k selhání již došlo. Čím dříve je chyba nebo selhání identifikováno, tím je pravděpodobnější, že se opraví nebo dožene. A tím méně času, materiálu a pracovních zdrojů bude vynaloženo na jeho opravu.

Odchylky objevené později může být zcela nemožné opravit. V tomto případě organizace utrpí značné finanční ztráty a ztráty dobré pověsti až do ukončení její činnosti.

Špatné zprávy dnes jsou lepší než stejné zprávy zítra.

D. S. Chadwick

Vztah ovládacích funkcí

Funkce řízení: motivace a kontrola spolu úzce souvisí. K vybudování efektivního motivačního systému pro podřízené potřebuje manažer přístup k přesným a včasným výsledkům kontroly.

Kontrola může být provedena za účelem souladu:

• plánované ukazatele;
• standardy kvality;
• podnikové zásady;
• požadavky na bezpečnost a ochranu práce;
• požadavky na kontrolu státních nebo veřejných organizací.

Kontrola může být také pravidelná a jednorázová, plánovaná a nouzová, soukromá a jako součást obecného auditu organizace.

Závěr

Hlavní funkcí kontroly v managementu je zajistit realizaci plánu a tím dosáhnout cílů organizace. Další funkce - podpora organizace a motivace a interakce s nimi. Kontrolní funkce v managementu je nejdůležitější. Bod kontroly neníza účelem přistihnout jednotku nebo zaměstnance při neplnění plánu a potrestat je. Jde o to, včas odhalit odchylky od plánu. Pak je šance mít čas na nápravná opatření. Promyšlená organizace kontrolních procesů je klíčem k přesné a včasné realizaci plánů a dosažení cílů.