Odchozí korespondence: registrační protokoly, účetnictví, vzorky, pravidla vyplňování

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

V každé oblasti národního hospodářství existuje papírování, které zahrnuje mnoho funkcí. Mezi nimi je jedním z hlavních účtování příchozí a odchozí korespondence. Neexistuje jediný podnik, který by fungoval izolovaně od ostatních organizací. Komunikace a spolupráce se zákazníky, dodavateli, finančními a dalšími institucemi je povinná. Výrobní proces se proto neobejde bez korespondence. Kdo řeší evidenci došlých a odchozích dopisů? Jak je správně zaúčtovat? Kdo to potřebuje a proč? Tyto problémy zvážíme v článku.

Kategorie korespondence. Vlastnosti odchozí dokumentace

Existuje velké množství forem a typů dokumentů, ale všechny spadají pouze do dvou hlavních kategorií:

• Odesílání (odchozí pošta).
• Přijato (příchozí pošta).

Podívejme se na význam každé kategorie.

Korespondence, nazývaná odchozí, může být zaslána následujícím příjemcům:

• Vyšší orgány.
• Podřízeníorganizace.
• Partnerské podniky.
• Oddělení, dílny a další strukturální divize podniku.

Jaké dokumenty se zasílají vyšším orgánům?

Prakticky každý podnik je podřízen jakýmkoliv organizacím (okresním, resortním, regionálním i ministerstvům). Odchozí korespondence zasílaná těmto institucím mohou být zprávy, zprávy, plány na měsíc, čtvrtletí, rok, odpovědi na žádosti. Zpravidla se vydává na schválených standardních tiskopisech nebo na obyčejných listech s logem společnosti.

Dokumenty pro organizace downline

Ne všechny, ale mnoho podniků spolupracuje s organizacemi, které jsou jim podřízené. Mohou to být výkonné orgány, pobočky, malé firmy a další. Jím zasílaná korespondence mohou být směrnice, příkazy, upozornění, předpisy, pokyny, školicí materiály. Vydává se také na hlavičkovém papíře nebo obyčejných listech s logem společnosti. Pokyny a školicí materiály mohou mít navíc podobu brožur a příruček, ale musí k nim být přiloženy pokyny na standardních formulářích nebo průvodní dopisy s pečetí a podpisy. Pokud žádné neexistují, musí mít samotné manuály a brožury pečeť odesílajícího podniku a podpisy odpovědných osob.

Dokumentace pro partnerské firmy

Zpravidla v tomto případě hovoříme o dodavatelích, distributorech a zákaznících. Korespondence, kterou posílá, jsou objednávky, oznámenípříjem zboží, reklamace, reklamní brožury, oznámení o změnách jakýchkoli podmínek dohody nebo smlouvy, obchodní návrhy.

Je třeba poznamenat, že reklamní materiály, ceníky, gratulace, pozvánky např. na prezentaci není nutné registrovat.

Dokumentace v rámci stejné organizace

Tento typ odchozí korespondence probíhá v podnicích, kde jsou 2 nebo více oddělení, dílen, divizí. V takových případech vydává vedení příkazy, usnesení, směrnice, pokyny a podobné dokumenty, které jsou zasílány na oddělení a dílny. Pak pro manažery a administrativu bude taková korespondence odchozí a pro dílnu nebo oddělení - příchozí.

Pravidla designu deníku

Bez ohledu na to, kam je dokument odeslán, musí být zaúčtován. K tomu existují protokoly pro registraci odchozí korespondence. V době, kdy neexistovaly počítače a internet, se takové deníky vedly ručně. Mohou být libovolné. Dal by se použít běžný sešit, účetní kniha, poznámkový blok. Hlavně musel mít časopis sešívané listy, aby se nedaly vytrhnout. Navíc bylo potřeba je očíslovat. Na titulní straně časopisu bylo uvedeno datum, kdy byl zahájen. Dříve bylo nutné stránky sešít nití, zalepit jejich konce listem papíru, na který bylo nutné dát pečeť a podpis odpovědné osoby. Také na tomto listu byl uveden celkový počet číslovaných stran. Opravy nebyly povoleny.

Nyní je šití zásobníku nitěmi uloženo, kdyžregistrace zvláště důležitých dokumentů finanční nebo právní hodnoty.

Stránky v časopise jsou ve většině firem očíslovány.

Po vyplnění posledního řádku deníku se zapíše datum jeho konce. Skladuje se od 3 do 5 let. Záleží na typu korespondence v něm evidované. Za zvláště důležité jsou považovány soudní příkazy, finanční účty, dlouhodobé smlouvy a podobně. Deník můžete zlikvidovat pouze v případě, že každý z dokumentů v něm zaznamenaných pozbyl právní moci.

Pomoc s počítačem

V tomto věku počítačových technologií je obtížné najít úředníka, který by ručně sledoval protokol příchozí a odchozí korespondence. Nyní existuje určitý program, který vám umožní tisknout formuláře nebo vést záznamy na počítači. Chcete-li jej použít, musíte mít:

• Počítač s MS Office, programy MS Excel.
• Tiskárna.
• Skener.
• E-mail v počítači.
• Razítko jako toto: „Vchod. Č. _, "_" _20_" Lze jej zadat ručně nebo zakoupit již hotový.

Dále musíte vstoupit do programu, stáhnout si požadovaný formulář a začít s ním pracovat. Formulář si můžete vytisknout, udělat spoustu fotokopií, sešít. Získáte deník, do kterého si budete muset dělat poznámky ručně. Nemůžete tisknout, registrujte se přímo na vašem počítači. Zpravidla se takto uchovávají dokumenty, které nemusíte podepisovat.

Kolik časopisů potřebujete?

Častějicelkem podniky vedou jeden protokol odchozí korespondence. Některé organizace s mnoha partnery a dalšími příjemci však mohou mít několik těchto časopisů, například:

• Pro evidenci korespondence zaslané třetím stranám a pro dokumenty v rámci podniku.
• Pro dopisy zaslané tuzemským a zahraničním společnostem.
• Pro dokumenty určené určitým organizacím (například ústředí, ministerstvu atd.) a všem ostatním. To se provádí pro pohodlí správy dokumentů, ale každý deník je vypracován podle jediného standardu.

Navíc některé organizace mají samostatné časopisy pro každý typ dokumentace. Například k evidenci odchozích objednávek, účetních objednávek, upozornění, manuálů, stížností zákazníků, protokolů a tak dále. K vyúčtování takových dokumentů lze použít formuláře s jinými sloupci.

Jak uchovávat záznamy v deníku

Je třeba říci, že formy formulářů jsou přibližně stejné pro účtování všech typů odchozí korespondence. Ukázka, jak by měl design vypadat, je uvedena v našem článku.

V horní části každé stránky je „záhlaví“se sloupci:

• Sériové číslo záznamu, které bylo také připojeno k dokumentu.
• Datum odjezdu.
• Název dokumentu (např. „Zpráva o průběhu“).
• Shrnutí (doslova pár vět, můžete uvést i číslo dokumentu).
• Název instituce, kam se zasílá korespondence.
• Podpis odpovědného žadatele o registraci.
• Způsob odjezdu (běžně nebo e-mailem, faxem). Tato položka byla přidána s příchodem nových technologií. Dříve to nebylo v protokolech korespondence.
• Pokud je zasílána odpověď na žádost nebo zpráva o provedení, měl by deník uvést číslo dokumentu, na jehož základě byl zaslaný dopis vytvořen. Dále je nutné uvést údaje o interpretovi (jméno, funkce).
• Počet kopií. Někdy je odděleně přidělen sloupec, ve kterém je uveden počet stránek v kopii.
• Poznámka. Zde jsou uvedeny informace, které nejsou uvedeny v předchozích sloupcích.

Pokud odchozí dokument není odpovědí na žádost nebo hlášení, jsou do sloupců o provedení a odpovědné osobě vloženy pomlčky.

V naší době se obsah a vyplňování protokolu odchozí korespondence nezměnilo. Ukázka zobrazená výše.

Příchozí pošta

Dopisy a dokumenty může podnik obdržet z následujících zdrojů:

1. Vyšší orgány.
2. Podřízení.
3. Partnerské firmy.
4. Další instituce neuvedené výše (policie, banky, soudy, soukromé osoby atd.).
5. V rámci podniku může příchozí korespondence pocházet z administrativy nebo jiné strukturální jednotky, například z účetního oddělení.

Nad námizvážili, jaké dokumenty mohou představovat korespondenci od organizací uvedených v prvních třech odstavcích.

Dokumenty od jiných institucí mohou být předvolání zaměstnanci, exekuční titul, soudní rozhodnutí, žaloba, stížnost nebo vyjádření soukromé osoby atd.

Doklady představující pracovní postup v rámci podniku se mohou velmi lišit: příkazy vedení, příkazy, pokyny, předpisy, normy, bezpečnostní předpisy, upozornění atd.

Práce s příchozími dokumenty

Je nutné vést evidenci nejen odchozí korespondence, ale i příchozí. Deník, do kterého se evidují dopisy přijaté podnikem, se vypracovává podle stejných pravidel jako u odeslaných dokumentů.

Rozdíl je v "cap" na formulářích. Měl by obsahovat následující sloupce:

• Pořadové číslo. Je také připojen k dokumentu.
• Datum přijetí.
• Organizace, která dokument odeslala.
• Jak byl přijat (faxem, e-mailem nebo běžnou poštou).
• Název dokumentu.
• Počet kopií.
• Kam byl dokument odeslán (název dílny, oddělení nebo složky).

Ukázka jedné z forem deníku příchozí korespondence je uvedena níže.

Je-li došlým dokumentem objednávka nebo metodický pokyn vedení, který dílna (oddělení) obdržela k provedení, musí být v evidenčním deníku uvedeno, kdo je odpovědnou osobou, a také připojitpoznámka k představení, datum a podpis umělce.

Kdo vede záznamy?

Každá odpovědná osoba jmenovaná vedoucím může evidovat příchozí a odchozí korespondenci. V tomto případě musí být tento druh pracovní činnosti zahrnut v jeho popisu práce nebo schválen na příkaz vedoucího podniku. Kancelářskou práci v organizacích zajišťuje zpravidla sekretářka. Evidenci korespondence může navíc provádět zaměstnanec úřadu nebo správce (v malých firmách). V některých organizacích vyřizují korespondenci dva zaměstnanci – kompilátor a sekretářka.

Obchody a oddělení také vedou záznamy o příchozí a odchozí dokumentaci. To provádí zaměstnanec, který je pověřen tímto typem činnosti na základě příkazu vedení.

Jak mám správně zaznamenávat příchozí dokumentaci?

Evidence příchozí a odchozí korespondence není obtížný, ale odpovědný úkol. Všechny dokumenty obdržené podnikem podléhají účetnictví. Pokud pocházely z organizací, musí být opatřeny razítkem a podpisem vedoucího. Někdy je vyžadován i podpis odpovědných osob, např. hlavního účetního, jde-li o fakturu vystavenou podniku. Dopisy od jednotlivců, jako jsou vysvětlující nebo nároky, mohou nést pouze podpis osoby, která tento dokument sestavila.

Ve většině podniků musí veškerou příchozí korespondenci kontrolovat manažer, aby udržoval krok s výrobními procesy. Sámrozhoduje o tom, co s přijatými dokumenty udělat - přijmout k vyřízení, seznámit s informacemi zúčastněné osoby nebo prostě založit papír do složky. Proto tajemník, který zaregistroval příchozí korespondenci do deníku, ji poskytne vedoucímu. Na každý dokument označí, kterému oddělení má být zaslán.

Na základě tohoto „verdiktu“zaznamená sekretářka v rejstříku došlé korespondence do příslušného sloupce další „osud“každého dopisu. Například nové nařízení o výpočtu pojistného lze zaslat účetnímu oddělení, bezpečnostní pokyny technickému oddělení a reklamaci občana Ivanova oddělení kontroly kvality výrobků. Tím je práce tajemníka dokončena s příchozí dokumentací.

Jak mohu sledovat odchozí poštu?

Výše jsme zkoumali, jaké dokumenty se mohou týkat tohoto typu dokumentace. V některých organizacích musí jednotlivé požadavky zodpovědět asistent tajemníka nebo kompilátor. Podle GOST R 6.30-2003.12 je takový dokument vypracován na zvláštním formuláři nebo na prázdném listu s logem společnosti. Jakýkoli obchodní dopis zaslaný organizaci nebo jednotlivci musí být orazítkován a podepsán manažerem. Sekretářka musí zpravidla pořídit fotokopii dokumentu, která musí být uložena ve správné složce.

Odchozí korespondence je evidována v odpovídajícím deníku. Tajemník musí zkontrolovat, zda jsou všechny potřebné pečeti a podpisy, údaje o jeho firmě aorganizace, pro kterou byl dokument vypracován, uveďte na něj číslo odpovídající číslu, pod kterým je zapsán v deníku, datum odeslání, název složky, ve které je kopie uložena. Pokud je zasílaná korespondence odpovědí na došlý dopis, musíte uvést i číslo, pod kterým byla evidována. Dokumenty musí být odeslány v den uvedený v registračním deníku.

Proč potřebujeme korespondenční účetnictví?

Někteří lidé, kteří jsou daleko od výroby, se domnívají, že pečlivá evidence příchozí a odchozí korespondence je práce navíc, takzvané papírování. Korespondenční účetnictví ve skutečnosti provádí následující funkce:

• Organizuje pracovní postup.
• Zajišťuje včasnou reakci na příchozí signály.
• Zefektivňuje výměnu informací v rámci výroby.
• Zaručuje efektivní účast společnosti na zahraničním ekonomickém životě.
• Pomáhá vám rychle najít dokument, který potřebujete.

Důležitost této práce je zřejmá, takže k její implementaci musíte přistupovat zodpovědně.