Úkoly a funkce finančního oddělení podniku

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Řízení podniku je obtížné a jeden lídr to nezvládne. Z tohoto důvodu vznikají četná oddělení, z nichž jedno z nejdůležitějších je finanční. Dá se říci, že je srdcem celé organizace. Podívejme se podrobněji na cíle a funkce finančního oddělení.

Co dělá?

Každé oddělení má specifické povinnosti, pokud jde o finanční oddělení, jsou tyto:

1. Finanční kontrola. Toto je nejdůležitější vlastnost. Zaměstnanci sledují realizaci plánů i jejich tvorbu. Finanční oddělení by se nemělo zabývat pouze analýzou a účetnictvím, ale také kontrolovat provádění obchodních procesů v organizaci.
2. Správa peněz. Druhou funkcí oddělení je řízení financí podniku. Navíc to zahrnuje sledování stavu vzájemného vypořádání a tvorbu splátkového kalendáře. Tyto odpovědnosti by se neměly podceňovat, protože jsou hlavním pilířem finančního oddělení.
3. Daně a účetnictví a jejich organizace. Není třeba nic vysvětlovat a je torozuměj.

Je důležité si uvědomit, že některé funkce mohou být podobné povinnostem hlavního účetního, ale není to tak úplně pravda. Musíte je jasně rozlišovat.

Rozdíly

Hlavní účetní je odpovědná za vedení daňového a regulovaného účetnictví, které je plně v souladu s požadavky zákona. Je povinen včas generovat daňové a účetní výkazy, odrážet fakta o ekonomické činnosti organizace v účetních registrech.

Funkce finančního a ekonomického oddělení, respektive jeho vedoucího, spočívá v tom, že plánuje činnost společnosti, finanční výsledky. Náčelník navíc musí dbát na to, aby jeho jednání nebylo v rozporu s legislativou naší země, která se neustále mění. Přímou odpovědností finančního ředitele organizace je daňové plánování.

Jak se hlavní účetní a finanční ředitel vzájemně ovlivňují, protože jejich povinnosti jsou podobné? Na tuto závažnou otázku nelze tak rychle odpovědět. Účetní musí podle zákona „o účetnictví“poslouchat generálního ředitele podniku, ale je také zahrnut do oblasti odpovědnosti finančního ředitele, což znamená, že musí plnit jeho příkazy. Věřící budou poslouchat obojí.

Mimochodem, povinnosti oddělení většinou neomezují úkoly, kterým ředitel služby čelí.

Koncept

Již jsme poznamenali, že funkce finančního a ekonomického oddělení jsou velmi rozsáhlé, ale tuto sekci jsme ještě nedefinovali. Ve skutečnosti je vše jednoduché. FEO je strukturální formace, kteráse zabývá výkonem manažerských funkcí v organizaci.

Počet zaměstnanců celého podniku a konkrétně finančního oddělení je ovlivněn povahou vykonávaných činností a také právní formou.

Finanční obrat, počet platebních dokladů pro vypořádání s partnery závisí na objemu výroby a povaze činností organizace. To zahrnuje dodavatele, zákazníky, věřitele, soukromé banky a samotný rozpočet. Počet a složení zaměstnanců FEO závisí na tom, jak velké jsou hotovostní transakce.

V předchozích odstavcích jsme již zmínili, že oddělení finanční kontroly plánuje rozpočet. Kromě toho provádí analytické a provozní činnosti.

O financích

Co je třeba chápat jako rozpočet studovaného oddělení? Odborníci poznamenávají, že v tomto případě mluvíme o:

1. O analýze vlastních potřeb obratu společnosti.
2. O plánování půjček a financí. Je třeba vzít v úvahu všechny nezbytné výdaje.
3. O identifikaci příležitostí k financování práce organizace.
4. O účasti na přípravě podnikatelského plánu.
5. O rozvoji investičních projektů s ohledem na všechny vlastnosti.
6. O navrhování peněžních plánů.
7. O účasti na plánování a implementaci produktů organizace.
8. O analýze ziskovosti a souvisejících nákladech.

Rozpočet je tedy celý peněžní tok vytvořený oddělením.

Provozní práce

Oddělení finanční kontrolypracuje tímto směrem. Služba se primárně zabývá prováděním různých úkolů. Mezi nimi:

1. Zajistěte doplnění rozpočtu prostřednictvím plateb ve stanovený čas. Patří sem také kontrola plateb za půjčky - dlouhodobé i krátkodobé, vyplácení mezd zaměstnancům včas, všechny hotovostní transakce.
2. Platit dodavatelům za práci nebo zboží.
3. Pokrytí nákladů zahrnutých v plánech.
4. Zpracování úvěrů na základě smluv.
5. Denní kontrola nad prodejem produktů, zisky z nich a dalšími zdroji příjmu pro organizaci.
6. Kontrola nad implementací požadavků materiálového plánu a celé materiálové situace organizace.

Funkce finančního a ekonomického oddělení tím ale nekončí.

Kontrolní a analytická práce

Již bylo řečeno výše, že FEO neustále monitoruje peněžní příjmy. Tato povinnost je považována za jednu z hlavních funkcí finančního a ekonomického oddělení. Není to ale jediné, stejně důležité je spočítat proveditelnost využití firemního rozpočtu a vypůjčených prostředků. Mezi poslední patří bankovní půjčky.

Dříve všechny povinnosti FEO vykonávali účetní. Postupem času se ale každý stal zodpovědným za své projekty. Stalo se tak proto, že studované oddělení mělo více úkolů, takže nastal čas odbočit do samostatné služby. Další úkoly přibyly poté, co se objevily neziskové organizace a různé organizační a právní formydopis. Stopu zanechalo i to, že předměty státního a obecního majetku začaly přecházet do soukromých rukou a zesílil růst samostatnosti subjektů.

Pokud je společnost malá, přebírá funkce finančního oddělení organizace účetní. Důvodem je skutečnost, že v podniku je málo zaměstnanců a obrat finančních prostředků je malý. Ale pokud jde o velkou organizaci nebo otevřenou nebo uzavřenou akciovou společnost, funkce oddělení vykonává služba sama. To je způsobeno velkým obratem finančních prostředků a mnoha zaměstnanci.

Finanční správa

Tento termín můžete často slyšet, ale ne vždy je jasné, o co jde. Tomu se říká správa všech zisků a výdajů. Je nezbytné, aby se prostředky z rozpočtu podniku a přitahované zvenčí mohly co nejúčinněji zvýšit zisk organizace.

Funkce finančního oddělení podniku zahrnují analýzu zpráv o několika ukazatelích a zároveň systém pro predikci budoucích příjmů. FM vyvíjí nejziskovější strategii a taktiku pro řešení problémů s penězi. Díky tomu jsou finanční služby podniku nepostradatelné.

Povinnosti finančního oddělení podniku jsou velmi rozmanité, jak jste již viděli. Služba však byla vytvořena především proto, aby zajistila prosperitu organizace a růst jejích zisků.

Co je to finanční práce?

Funkce a úkoly FEO jsou úzce provázány, a proto vedení organizace pověřuje zaměstnance služby:

1. Financování obchodních aktivit.
2. Racionální plánování a využití prostředků podnikového rozpočtu a vypůjčených peněz.
3. Udržování partnerství s ekonomickými, finančními a úvěrovými subjekty.
4. Zajištění příjmů z rozpočtu včas, srážky bankám, platby zaměstnancům a dodavatelům.

Shrneme-li, ukázalo se, že finanční služba se zabývá oběhem financí, přičemž přísně plánuje, kam tyto prostředky utratit. Zde můžete také přidat partnerství a zvýšit komerční zisky.

Pokud neexistuje FEO

S funkcemi a úkoly finančního oddělení je vše víceméně jasné, přejděme k analýze situace, kdy žádná taková služba neexistuje.

V případě špatně nastaveného manažerského účetnictví dostává ředitel údaje o ztrátách a ziscích až po měsíci uzávěrky zúčtovacího období. To znamená, že šéf nemůže situaci nijak ovlivnit, což má špatný vliv na práci organizace. Jak být?

Vše si musíte pořádně naplánovat, je žádoucí, aby plán byl na každý týden. V tomto případě není nutné čekat na účetní výkazy, můžete nezávisle kontrolovat výdaje a vyhnout se zbytečným výdajům.

Správné plánování bude skvělým nástrojem pro prosperitu podnikání.

Struktura oddělení

Jako každá služba má i finanční oddělení svou vlastní strukturu. Záleží na rozsahu organizace, objemech výroby, aktivitách a cílech podniku.

Oddělení je rozděleno do následujících divizí:

1. Účetnictví. Hlavní funkcí je účtování, vedení a vykazování rozvahy. To také zahrnuje zprávu o výdajích a ziscích, přípravu obecných zpráv v souladu s požadavky a legislativou.
2. Oddělení analytiky. Tito zaměstnanci sledují celkový stav podniku a analyzují finanční údaje. Příprava výroční finanční zprávy jak pro podnik, tak pro valnou hromadu. Analytické oddělení se zabývá návrhem investičního fondu a finanční výkonností organizace.
3. Finanční plánování. Funkcí oddělení plánování a financí je provádět rozvoj projektů různého trvání a spravovat rozpočet organizace.
4. Daňové plánování. Zaměstnanci jsou povinni vypracovat správnou daňovou politiku, sestavovat hlášení a daňová přiznání a předkládat dokumenty určitým úřadům. Zaměstnanci jsou také zodpovědní za to, že daně budou zaplaceny v plné výši a včas. Výpočty hlavního rozpočtu a dalších finančních zdrojů by měly být rovněž odsouhlaseny.
5. Provozní oddělení. Servisní pracovníci komunikují s dlužníky a věřiteli, bankami a dalšími finančními institucemi. Zaměstnanci oddělení kontrolují všechny malé skupiny pracovníků ohledně daňové, platební a zúčtovací disciplíny.
6. Sekce kontroly měny a cenných papírů. Funkce oddělení finanční kontroly se od tohoto liší, a to je přirozené, protože každé oddělení dělá svou práci. Zde zaměstnanci tvoří balík cenných papírů, spravujíjejich pohyb. Dohlížejí na to, aby veškeré finanční transakce probíhaly v souladu se zákony naší země. Ukazuje se, že společnost je založena na tomto oddělení.

Kolik vedoucích finančního oddělení, tolik názorů na strukturu služby. Někteří se rozhodnou držet se klasického schématu, jiní nabírají oddělení v souladu s cíli podniku.

Zaměstnanci

Pokud jsme si ujasnili funkce finančního oddělení administrativy a dalších oddělení, přistoupíme k analýze zaměstnanců.

Služba zahrnuje:

1. Controller.
2. Pokladník.
3. Hlavní účetní.
4. Ředitelé finančních odhadů.
5. Auditor.
6. Administrátor nebo daňový manažer.
7. Ředitelé plánování.
8. Finanční výbor.

Podívejme se na každého zaměstnance podrobněji.

Kdo je kontrolor?

Pokryli jsme hlavní funkce finančního oddělení, přejděme na zaměstnance. Co dělá ovladač? Zaměstnanec je povinen dohlížet v rámci oddělení. Také je oprávněn vyvíjet různé strategie nákladového účetnictví pro zvýšení ziskovosti výroby.

Zaměstnanec předá všechny obdržené informace nahoře: generálnímu řediteli, viceprezidentovi společnosti a představenstvu. Je také zodpovědný za vypracování finančních odhadů.

Úředník je povinen analyzovat finanční situaci v organizaci, hodnotit stav, předvídat budoucí události, nabízet určité možnosti,což jen zvýší ziskovost.

V korporaci je zaměstnanec jmenován do pozice kontrolora představenstvem, přičemž povinnosti jsou stanoveny v zakládací listině organizace. Jmenování musí také podpořit prezident společnosti spolu s finančními výbory.

Co dělá pokladník?

Pokladník dohlíží na výkon funkcí finančního oddělení rezervy. Pracuje také s firemní hotovostí a cennými papíry. Veškeré peněžní transakce, ať už se jedná o převod, inkaso, investici, platbu nebo půjčku financí, provádí pokladník. Je podřízen viceprezidentovi nebo prezidentovi společnosti. Je pozoruhodné, že posledně jmenovaný pouze ve výjimečných případech.

Zaměstnanec komunikuje s bankami a kontroluje úvěrové a hotovostní operace organizace. Pro správné předvídání situace s financemi pracuje pokladník v tandemu s ředitelem finančních odhadů. Někdy je připojen ovladač.

Funkce a úkoly oddělení finanční podpory se na první pohled zdají podobné jako u jiných oddělení, ale to je jen iluze. Totéž se děje s povinnostmi pokladníka: pokud se ponoříte hlouběji, najdete zásadní rozdíly ve zdánlivé podobnosti.

Pokladník má pravomoc podepisovat všechny šeky organizace, ať už velké nebo malé. Dá se říci, že spravuje pokladnu a částky. Nebo to dělají podřízení s jeho vědomím.

Pokladník je někdy také sekretářkou, která podepisuje faktury, smlouvy, hypotéky, certifikáty a dalšífinanční dokumenty.

Pokladník hraje důležitou roli v systému řízení organizace, ale je důležité si uvědomit, že podléhá viceprezidentovi.

Povinnosti hlavního účetního

Výše jsme řekli, že funkce účetního a finančního oddělení jsou v mnoha ohledech podobné. Pojďme se bavit o povinnostech, které je zavazují. Co dělá hlavní účetní? Má téměř stejné povinnosti jako kontrolor, pouze s drobným upřesněním - hlavní účetní je podřízen tomu druhému, což znamená, že jeho funkce jsou méně rozsáhlé.

Zaměstnanec je odpovědný za plánování, vývoj a implementaci strategií pro účtování nákladů a výdajů podniku. V jeho kompetenci jsou i metody efektivního auditu. Všechny výše uvedené funkce jsou spíše vedlejší, přičemž hlavním úkolem je udržovat finanční výkaznictví a účetnictví.

Zaměstnanec je povinen připravovat statistické a finanční zprávy. Následně je obdrží správce, manažer nebo pokladník. Pokud je však organizace malá, jsou funkce finančního a ekonomického oddělení v podniku, jmenovitě kontrolora a hlavního účetního, kombinovány. To nemá vliv na produktivitu.

Kdo je finanční ředitel?

Velké společnosti mají takového zaměstnance. Je zodpovědný za systémové hlášení a finanční odhady.

Ředitel finančních odhadů je podřízen kontrolorovi, protože má podobné funkce jako on. Manažer je povinen správně posoudit perspektivu a možnosti pracovních sil a surovin. Při pohledu nana základě obdržených informací zaměstnanec vytvoří projekty na základě administrativních a výrobních finančních odhadů, které jsou poskytnuty vedení podniku.

Ředitel je navíc povinen vytvořit konečné verze odhadu a ukázat je všem vedoucím oddělení a vedoucím.

Dalším úkolem ředitele pro odhad nákladů je včas navrhnout zlepšení jak odhadů, tak výrobních plánů.

Auditor jde k nám

Všichni četli ve škole kultovní komedii, takže existuje přibližná představa, o kom se bude diskutovat. Ihned poznamenáváme, že auditor nemusí být ve finančním oddělení každého podniku. Ale pokud je taková pozice poskytnuta, musíte znát odpovědnost.

Primárním úkolem tohoto zaměstnance je kontrolovat hlášení, přesněji, jak dobře jsou vedeny. Auditor nepracuje sám, má asistenty, zástupce oddělení a pracovníky kanceláře.

Inspektor může hlásit komukoli: od kontrolora po představenstvo a prezidenta organizace.

Pokud je jeden šéf nespokojený s vykonanou prací nebo ji nechce přijmout, může se auditor obrátit na vyššího manažera.

Tento konkrétní zaměstnanec nejčastěji spolupracuje s účetními, kteří auditují účetní knihy organizace.

Někdy se pozice auditora a ředitele odhadů kombinuje.

Správce daní

Už vidíme, že někdy dochází ke zdvojení funkcí finančních oddělení, ale není tomu takse týká správce daně. Zaměstnanec se hlásí pokladníkovi, ale kontrolor mu může zadávat i úkoly. Koneckonců, abyste mohli vyřešit daňové problémy, musíte komunikovat jak s obecným účetním oddělením, tak s oddělením auditu.

Správce je povinen provádět pojišťovací operace. Pokud je firma velká, tak má každý typ provozu svého správce. No, pokud se podnik nemůže pochlubit rozsahem, pak je za všechno odpovědný jeden člověk.

Mimochodem, ve velkých organizacích je administrátor podřízen přímo finančnímu výboru nebo prezidentovi společnosti.

Ředitel plánování

Jaké funkce finančního a analytického oddělení existují, jsme již vysvětlili výše, ale shodují se s povinnostmi ředitele plánování?

Samozřejmě, protože toto je jeho přímé pole působnosti. I když pozice jako taková není v podniku zajištěna, funkce vykonává jiný zaměstnanec.

Pozice ředitele je považována za prestižní, protože je v přímém kontaktu s manažery společnosti. Na pozici plánovacího ředitele se zpravidla může dostat hlavní účetní nebo ředitel pro odhad nákladů.

Zaměstnanec vypracovává finanční plány, určuje cílové oblasti v různých oblastech.

Pokud se rozhodne o koupi nové pobočky nebo likvidaci podniku, je třeba vzít v úvahu stanovisko plánovacího ředitele. Posuzuje nejen ekonomickou situaci organizace, ale také vypočítává stav trhu v budoucnosti a současnosti.

Funkce vedoucího finančního oddělení a ředitele jsou velmi podobné, ale podobnévěc nekončí. Ve skutečnosti je plánovací ředitel zapojen do práce všech výše uvedených zaměstnanců, stejné pravidlo funguje v opačném směru. Pokud pozice není zajištěna rozsahem podniku, povinnosti se dělí mezi správce, vedoucího FEO a ředitele pro odhad nákladů.

Funkce vedoucího finančního a ekonomického oddělení bude přirozeně širší než u ostatních zaměstnanců. Koneckonců, vedení je primárně odpovědné.

Finanční výbor

Který výbor jsme zmínili v názvu? K čemu je, co má na starosti? V poslední době získal funkce oddělení finanční kontroly řešící nejdůležitější strategické úkoly. Jinými slovy, každé vážné rozhodnutí v podniku je výsledkem práce finančního výboru.

O vytvoření takového orgánu rozhoduje představenstvo. Schůze jsou organizovány pouze tehdy, je-li důvod k diskusi na programu jednání. Předsedou může být buď člen představenstva nebo finanční manažer či prezident organizace. Pokud je společnost malá, pak výbor zahrnuje všechny odpovědné úředníky.

Taková činnost ale není ta hlavní. Kromě všeho uvedeného plní výbor funkce oddělení finančního zabezpečení. Koneckonců, je to on, kdo dává souhlas s velkými půjčkami, když předtím vypočítal všechna rizika.

Pokud je s pozicemi vše víceméně jasné, tak přejděme k činnosti oddělení.

Jak to funguje?

CFO používá k řízení podnikurůzné metody. Může to být:

1. Zdanění.
2. Půjčky.
3. Samofinancování.
4. Plánování.
5. Sebepojištění. Tomu se říká tvorba rezerv.
6. Bezhotovostní platební systém.
7. Pojištění.
8. Leasing, trust, factoring, zajištění a další operace.

Kterákoli z metod poskytuje možnost finančních transakcí.

Práce oddělení se ubírá třemi směry:

1. Správa finančního obratu v tuto chvíli.
2. Finanční plánování. To zahrnuje výdaje, kapitál, příjmy.
3. Kontrola a analýza všech peněžních transakcí.

Jak se vytváří rozpočet?

Abyste to udělali správně, musíte vzít v úvahu spoustu dat. Mezi nimi:

1. Prognózy a informace o ziskovosti služby, produktu nebo zakázky.
2. Pevné a obecné náklady. Analýza musí být provedena pro každý jednotlivý produkt, protože jedině tak lze zjistit ziskovost.
3. Proměnné výrobní náklady v každé skupině produktů.
4. Prognóza změn v aktivech organizace, zdrojích investic, ukazatelích obratu, ziskovosti obratových aktiv.
5. Daňová solventnost společnosti, půjčky, přidělování prostředků mimorozpočtovým organizacím.
6. Prognóza ziskovosti barterové práce, reportování po analýze ziskovosti.
7. Obecný stav věcí v organizaci. To zahrnuje opotřebení vybavení, složení některých fondů, jejich ziskovost a procento obnovy.

Abyste mohli úspěšně spravovat rozpočet společnosti, musíte zvážit následující:

1. Používání metod účetnictví a výkaznictví.
2. Analýza potenciálu firmy.
3. Vývoj systému správy fondů.
4. Účtování pro personální strukturu.
5. Příprava rozpočtových prostředků k použití a podávání zpráv o nich.

Nejprve je jmenován rozpočtový ředitel, který vše uvádí do života. Zaměstnanec odpovídá za koordinaci činností substruktur a služeb podniku.

Pokud má organizace ředitele rozpočtu, je to on, kdo stojí v čele finančního výboru.

Regulační dokument

Každá oblast činnosti má svůj vlastní zákon. V našem případě se jedná o "Předpisy o finančním oddělení v podniku." Obsahuje všechny důležité body personálního řízení a vedení záznamů. Dokument připravuje finanční ředitel.

Složky nařízení:

1. Organizační a funkční struktura finanční služby. Prezentováno jako blokové schéma, které nejlépe reprezentuje strukturu finančního oddělení se všemi odděleními.
2. Počet zaměstnanců a struktur finančního oddělení. Vyjádřeno v tabulce, která uvádí všechna oddělení, počet zaměstnanců, úředníky.
3. Hlavní úkoly a cíle. Cíle podniku a úkoly každého oddělení závisí na strategii rozvoje organizace.
4. Matrice funkcí. Tabulka obsahující názvy funkcí svisle. Vodorovně se píší jména zaměstnanců organizačních jednotek a vedoucích pracovníků, kteří odpovídají za výkon konkrétní funkce. Používánímtabulky, můžete snadno sledovat pracovní vytížení každého oddělení a přerozdělovat.
5. Pořadí interakce mezi zaměstnanci finančního oddělení. Obvykle vytvářejí vnitřní pořádek mezi zaměstnanci jednoho oddělení a mezi několika odděleními finanční služby. Samostatně je stanoven externí postup, který reguluje interakci s veřejnými nebo soukromými organizacemi a klienty. Základem jsou strukturální rysy podniku, úkoly a cíle oddělení a také tradice společnosti.
6. Řešení sporů a konfliktů. Pokud dojde ke konfliktu, je třeba podat odvolání. Za tímto účelem byl vyvinut vlastní řetězec „generální ředitel – finanční ředitel – vedoucí oddělení – zaměstnanec“. Stejné schéma platí i v případě dotazů od řadových zaměstnanců. Mimochodem, otázky se mohou týkat úkolů, rozhodnutí, pobídek, kompenzací a také různých návrhů, které zvýší ziskovost podniku.
7. Stanovení ukazatelů pro hodnocení práce finanční služby. V tomto odstavci jsou uvedeny ukazatele, jejichž dodržování ukazuje na úspěšnou práci oddělení. Je důležité, aby ukazatele byly konkrétní a měřitelné. Pokud je formulace vágní, nemohou sloužit jako druh opatření.
8. Závěrečná ustanovení. Zde jsou uvedeny hlavní požadavky na přípravu tohoto nařízení, lhůty pro přijetí zaměstnanci oddělení a pravidla skladování. Souhlas s Předpisy musí dát generální ředitel organizace a zaměstnanci personálního oddělení.

Jak vidíte, práci podniku provází organizačníobtíže, které je třeba překonat. Ale pro člověka, který zná funkce finančního oddělení podniku, nejsou žádné překážky hrozné.