Plánovací a ekonomické oddělení: jeho funkce a úkoly. Předpisy o plánovacím a ekonomickém oddělení

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Plánovací a ekonomické útvary (dále PEO) jsou vytvářeny pro efektivní organizaci ekonomiky organizací a podniků. I když často není práce takových oddělení jasně regulována. Jak by měly být organizovány, jakou by měly mít strukturu a jaké funkce by měly plnit?

Úvod

V jakékoli učebnici ekonomie se říká, že PEO shromažďuje ekonomické ukazatele detailu společnosti, analyzuje je a na základě závěrů získaných během analýzy sestavuje plány rozvoje.

Pokud mluvíme o malém podniku, pak tuto funkci může vykonávat vedoucí společnosti (nebo samostatný podnikatel), s rostoucím rozsahem činnosti mohou být tyto pravomoci přeneseny na jinou osobu nebo dokonce skupina lidí. Čím větší organizace, tím více lidí v ní odpovídá za ekonomické plánování. Pro pohodlí práce jsou tito lidé sjednoceni v PEO.

Struktura PEO

PEO má standardní strukturu. V čele tohoto oddělení stojí osoba, kterápodléhá přímo finančnímu manažerovi, řediteli reklamy a propagace nebo dokonce generálnímu řediteli. Vše závisí na organizační struktuře společnosti jako celku.

Existují dva typy organizační organizace PEO:

1. Organizace, ve které se pracovní místa zaměstnanců PEO nacházejí uvnitř oddělení.
2. Organizace, ve které někteří zaměstnanci pracují mimo oddělení (shromažďují informace o práci společnosti) a někteří pracují uvnitř (analyzují obdržené informace a sestavují plány).

Poslední typ organizace je typický pro výrobní společnosti.

Výhodou prvního typu organizace je, že práci takovéto strukturální jednotky společnosti lze snadno kontrolovat. Nevýhodou je, že ne vždy pracovníci PEO obdrží informace včas.

Pokud použijete první možnost pro organizaci plánovacího a ekonomického oddělení a jeho funkcí, pak by měly být jeho zaměstnancům přiděleny následující funkce:

• získávání primárních dat z finančních zdrojů a strukturálních jednotek;
• tvorba metod plánování a manažerského reportingu;
• přímé vytváření manažerského reportingu;
• kontrola a analýza společnosti jako celku.

Neméně často se používá i druhý způsob organizace PEO. V tomto případě by zaměstnanci oddělení měli být pověřeni následujícími funkcemi:

• monitorování implementace vypracovaných plánů;
• monitorování plnění rozpočtu konkrétní jednotky;
• analýza výkonukonkrétní jednotka.

Je důležité, aby PEO pracující mimo jejich jednotku měli k dispozici vše, co potřebují k další analýze a plánování ekonomiky organizací a podniků.

Zaměstnanci PEO se mohou hlásit přímo vedoucímu oddělení a vedoucímu jakékoli výrobní jednotky. V prvním případě se podřízení nazývá funkční, ve druhém - administrativní. Takto vypadá dvojité podání.

Následující funkce by měly být přiděleny ekonomovi plánovacího a ekonomického oddělení:

1. Vývoj obchodních metodologií (jak napříč firmou, tak v rámci jednotlivých oddělení organizace).
2. Vývoj základních adresářů obsahujících výkonnostní ukazatele divizí společnosti.
3. Vytváření zásad řízení společnosti.
4. Vývoj plánovacích a reportovacích formulářů.
5. Vývoj metod pro analýzu a hodnocení výkonnosti firmy.

Výhoda tohoto typu organizace plánovacího a ekonomického oddělení a jeho funkcí spočívá v tom, že všechny potřebné informace se bez prodlení dostanou k analytikům útvaru. Nevýhodou je slabá kontrola nad prací ekonomů, kteří pracují mimo oddělení, a také fakt dvojí podřízenosti zaměstnanců.

Tento způsob organizace práce může výrazně zvýšit počet zaměstnanců PEO na neopodstatněnou velikost.

Příklad struktury PEO v různých podnicích

Pokud jde o středně velké společnostivelikost, pak má v nich PEO nejčastěji tuto strukturu: vedoucí je vedoucím oddělení a jsou mu podřízeni tři specialisté PEO.

Pokud se bavíme o velkém podniku, pak struktura plánovacího a ekonomického oddělení na něm je následující: vedoucí oddělení má na starosti oddělení, jemu je podřízen zástupce oddělení, kterému jsou přímo podřízeni jak hlavní ekonom resortu, tak vedoucí ekonom resortu. Dva ekonomové PEO se hlásí hlavnímu ekonomovi.

Problémy IEE

Úkoly této divize společnosti zahrnují přípravu následujících dokumentů a žádostí:

• plány a prognózy rozvoje společnosti;
• dokumentace hlášení různé povahy (jednorázové a pravidelné);
• potřebné odkazy a analytická vysvětlení;
• ekonomické výpočty;
• investiční projekty a obchodní plány.

PEO má také určité funkce, které by měly být jasně uvedeny v regulační dokumentaci společnosti.

Funkce PEO

Funkce PEO jsou následující:

• analýza výkonnosti firmy;
• prognóza výkonnosti společnosti;
• posouzení finanční situace organizace;
• vypracování standardů pro výrobní procesy;
• kontrola tvorby a změn ve výrobních nákladech;
• kontrola cen produktů;
• management reporting;
• účast ve formacirozpočty oddělení.

Všechny funkce PEO jsou propojeny s obchodními procesy probíhajícími ve společnosti. Následující text popisuje vztah mezi těmito pojmy.

Vztah mezi funkcí PEO a obchodními procesy ve firmě

Hlavní obchodní procesy probíhající ve společnosti jsou:

• prodej;
• production;
• purchases;
• výzkum a experimentální vývoj.

Pro každou z fází práce společnosti má PEO svůj vlastní úkol.

Při práci s prodejem produktů provádí PEO plánování, kontrolu a další analýzy prodeje. Při výrobě produktů jsou úkoly PEO podobné.

Když je výrobní proces ve fázi nákupu potřebných zdrojů, PEO se zabývá také plánováním nákupů, jejich kontrolou a analýzou získaných hodnot a finančních prostředků. S výzkumem a experimentálním vývojem je situace stejná.

Plánování, kontrola a analýza jsou tři povinnosti ekonoma v podniku při práci se základními obchodními procesy. proč to dělat? Pro optimalizaci stejných procesů v budoucnu.

Pomocné mohou být i obchodní procesy. Jsou to:

• produkční technologie;
• kvalita produktu;
• engineering;
• kapitálová výstavba zařízení;
• logistika.

Jaké jsou v tomto případě úkoly PEO? Totéž: plánování, kontrola a analýza. V prvním případě se pracuje na technologii výroby experimentálních vývojů, vdruhý - přes certifikaci, licencování a metrologii, za třetí - přes údržbu zařízení a dodávky energie, za čtvrtý - přes výstavbu budov, za pátý - přes dopravní náklady.

Vyznačují se organizace obsluhující obchodní procesy, mezi které patří:

• práce s personálem;
• marketing;
• finanční management;
• právní služby;
• obecná správa.

V tomto případě se povinnosti ekonoma v podniku nemění.

Regulace práce PEO

Některé společnosti vytvářejí PEO, ale vůbec se nestarají o regulaci práce této konstrukční jednotky. Neexistují žádná opatření pro plánovací a ekonomické oddělení.

Pokud organizace práci PEO nijak nereguluje, je naléhavé připravit dokument, který tento nedostatek vyřeší. Tento dokument se stane základem pro tvorbu popisů práce pro zaměstnance pracující v WtE, které vyřeší problémy popsané na začátku článku.

Standardní regulační dokument plánovacího a ekonomického oddělení a jeho funkcí obsahuje následující položky:

1. Obecná ustanovení.
2. Struktura oddělení.
3. Hlavní úkoly oddělení.
4. Funkce oddělení.
5. Práva.
6. Pracujte s ostatními strukturami podniku.
7. Odpovědnost.
8. Kritéria pro hodnocení činnosti oddělení.

Dále struktura dokumentu upravujícího práci a úkoly plánování a ekonomikyoddělení.

Struktura dokumentu upravujícího práci IEE

Sekce Obecná ustanovení obsahuje obecné informace o této jednotce. Specifikováno:

• účel vytvoření oddělení v souladu s hospodářskou politikou podniku;
• základní pojmy;
• osoba jmenovaná vedoucím;
• dokumenty, kterými se toto oddělení řídí při plnění svých povinností.

Sekce "Struktura oddělení" obsahuje informace o struktuře PEO a jeho kvantitativním složení.

Oddíl „Klíčové úkoly oddělení“popisuje klíčové úkoly EEO a také seznamy zpráv a plánů, které musí jeho zaměstnanci předkládat vedení k posouzení.

Hlavní úkoly PEO

Hlavní úkoly plánovacího a ekonomického oddělení, které by měly být uvedeny v regulačním dokumentu, zahrnují:

1. Práce na ekonomickém plánování, racionalizaci ekonomické činnosti.
2. Rozvoj strategie rozvoje společnosti za účelem rychlého přizpůsobení obchodních aktivit neustále se měnícím podmínkám na trhu.
3. Provedení komplexní ekonomické analýzy finančních a ekonomických aktivit podniku.
4. Statistické účetnictví všech ukazatelů fungování společnosti.
5. Technicko-ekonomické plánování činností ostatních oddělení společnosti.

Hlavní funkce PEO

Hlavní funkce PEO, které jsou obvykle uvedeny v regulační dokumentaci, zahrnují:

1. Ekonomickýplánování práce společnosti zaměřené na racionalizaci obchodních aktivit.
2. Příprava návrhů plánů činnosti ostatních útvarů společnosti. Součástí přípravy je také zdůvodnění uzavření určitých smluv podložené výpočty.
3. Vypracování plánů výrobních, finančních a obchodních aktivit společnosti na různá období (krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé).
4. Informování oddělení společnosti o aktuálních plánech.
5. Provedení komplexní analýzy aktivit společnosti ve všech oblastech.
6. Monitorování implementace aktuálních plánů odděleními a také včasné podávání zpráv.
7. Vytvářejte racionální záznamy, které mírně zvyšují byrokratickou zátěž zaměstnanců.

Toto není úplný seznam hlavních funkcí, které musí plánovací a ekonomické oddělení vykonávat.

Práva PEO

Specialista v plánovacím a ekonomickém oddělení má v rámci své pracovní náplně právo na:

• vyžádat si od oprávněných zástupců ostatních divizí společnosti údaje nezbytné pro kontrolu a analýzu jejich činnosti;
• vytvářet odborné pracovní skupiny, jejichž úkolem je ekonomické plánování organizace;
• v rámci své působnosti se účastní obchodních jednání se zástupci jiných firem a organizací, podepisují smlouvy;
• organizovat analýzu nových programů a vědeckých projektů společnosti pro jejich efektivitu aúčelnost vývoje;
• předkládat návrhy k otázkám, které spadají do kompetence IEE ve formě projektů.

Interakce, odpovědnost, hodnocení

Regulační dokumentace upravující práci PEO často obsahuje oddíly, které specifikují interakci PEO s ostatními strukturami organizace; odpovědnost za veškeré jednání spáchané zaměstnanci oddělení; Hodnocení činnosti IEE.

V sekci „Práce s ostatními strukturami podniku“je proveden pouze úvod podle šablony: „Oddělení v rámci své činnosti spolupracuje s následujícími strukturálními útvary (tyto útvary jsou uvedeny níže)“. Při převodu vše závisí na tom, jak široké pravomoci mají být svěřeny zaměstnancům PEO.

V části „Odpovědnost“je uvedeno, že vedoucí IEE přebírá plnou odpovědnost za práci oddělení; míra odpovědnosti zaměstnanců je stanovena v souladu s jejich pracovní náplní; všichni zaměstnanci a vedoucí PEO jsou osobně odpovědní za dokumenty, které vypracovali, a za operace prováděné v souladu s právními předpisy Ruské federace.

V části „Kritéria pro hodnocení činnosti oddělení“jsou předepsána dvě kritéria:

1. Včasná a kvalitní realizace úkolů.
2. Kvalitní plnění okamžitých povinností.

Můžete zadat další hodnotící kritéria.

Tím je návrh regulačního dokumentu dokončen. Samozřejmě musí být naformátován v souladu s pravidly návrhu.podobné papíry: všechna data musí být podepsána a orazítkována a datována.

Kontrola provozu PEO

Kontrola práce PEO jednoho z následujících zaměstnanců:

• finanční ředitel firmy (ve velké společnosti);
• CFO (v malé nebo střední společnosti);
• hlavní ekonom (ve výrobě).

Kontrola činností PEO se provádí pro následující účely:

1. Okamžité provedení jednorázových úkolů.
2. Soulad s výkaznictvím a tokem dokumentů v souladu s vnitřními předpisy společnosti.
3. Zajištění spolehlivosti poskytnutých výpočtů a reportovací dokumentace.
4. Analýza práce za účelem identifikace účinnosti fungování IEE.

Závěr

V každé učebnici ekonomie se píše, že PEO je skutečně nezbytnou strukturální jednotkou firmy. Bez něj je efektivita mnoha podniků a organizací výrazně snížena. Ačkoli ne všechny společnosti mají PEO správně nastavené.

Někde nejsou jasně definovány funkce oddělení, někde úkoly zaměstnanců. V některých firmách je složitá situace s podřízeností zaměstnanců PEO. I když plánování v tržní ekonomice je nejdůležitější proces.

Pro vyřešení problému je nutné, aby vedoucí firmy jasně rozuměl odpovědím na následující otázky:

1. Co je PEO?
2. Jaká je jeho struktura?
3. Potřebuje to tato společnost nebo její funkce můžepopravit jednu osobu?

Pokud bylo jednoznačně rozhodnuto o vytvoření PEO, pak stojí za to okamžitě přistoupit k provedení regulační dokumentace, kde bude kromě obecných ustanovení napsáno:

• struktura oddělení;
• práva a funkce;
• responsibility;
• práce s ostatními strukturami firmy.

Pokud se budete řídit těmito doporučeními při navrhování plánovacího a ekonomického oddělení a jeho funkcí, pak bude mít společnost efektivní strukturální jednotku.

Je-li práce této jednotky jasně stanovena, pak jsou její specialisté schopni optimalizovat všechny výrobní procesy bez újmy na činnosti. Přeloženo do řeči peněz to znamená, že efektivní PEO vám umožní utrácet méně zdrojů a vydělávat více.